Apa itu Konferensi Pers? Bagaimana Merencanakan Briefing Seperti Pro

Pernah mengadakan pesta hanya untuk mengetahui tidak ada yang muncul?

Seperti inilah mimpi terburuk seorang profesional hubungan masyarakat (PR).

Saat Anda menyalakan berita, kemungkinan besar Anda melihat acara dengan orang terkemuka menjawab sekelompok jurnalis atau reporter. Jika Anda membaca harian, Anda akan menemukan cerita serupa tentang pertemuan tokoh terkenal dengan perwakilan pers.

Acara yang berlangsung di sini adalah konferensi pers.

Konferensi pers adalah versi PR dari sebuah partai. Di sini, para hadirin mewakili suara publik – pers. Seperti acara apa pun, konferensi pers memerlukan persiapan, waktu, dan upaya sebelumnya . Kesuksesan konferensi pers tidak hanya didasarkan pada persiapan yang matang, tetapi juga pada kualitas kehadiran dan liputan.

Ini adalah kesalahpahaman umum bahwa konferensi pers disediakan untuk politisi atau selebritas papan atas. Sebaliknya, mereka adalah alat hubungan masyarakat yang luar biasa yang dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan jangkauan dan kesadaran merek mereka.

Perangkat lunak distribusi siaran pers membantu perusahaan terus menyebarkan berita. Alat-alat ini memungkinkan bisnis untuk menerbitkan dan mendistribusikan siaran pers, mengumpulkan dan mengukur analitik, dan tetap terhubung ke berbagai outlet media dan organisasi.

Mari selami konferensi pers dan pelajari cara mempersiapkannya.

Menonton konferensi pers untuk pengumuman olahraga dan pernyataan tentang tragedi adalah hal biasa. Karena informasi menyebar begitu cepat, sering kali Anda perlu mendahului berita dengan cerita Anda alih-alih menunggu orang mengarang cerita mereka.

Konferensi pers adalah acara khusus. Menggunakannya secara berlebihan dapat mengakibatkan pergantian audiens dan sangat memengaruhi reputasi bisnis Anda di antara reporter dan audiens Anda, seperti anak laki-laki yang menangis serigala.

Anda hanya boleh mengadakan konferensi pers jika acara Anda layak diberitakan, tepat waktu, dan relevan. Jika digunakan secara berlebihan, acara seperti itu kehilangan liputan, dan reporter kehilangan kepercayaan pada kemampuan PR Anda. Jika topiknya tidak menarik dan mengasyikkan, sebaiknya Anda tidak mengadakan konferensi pers sejak awal.

Pentingnya konferensi pers

Konferensi pers adalah salah satu cara paling efektif untuk berkomunikasi dengan media dan menarik perhatian mereka.

Materi PR seperti siaran pers, boilerplate, dan kit media adalah cara yang bagus untuk membuat pesan Anda didengar, tetapi konferensi pers adalah cara yang tepat untuk acara khusus atau masalah mendesak.

Pembicara pada konferensi pers biasanya seorang politikus, selebriti, pengacara, atlet, atau kepala polisi. Konferensi pers adalah kesempatan untuk mendapatkan sisi cerita mereka di berbagai platform media. Orang yang merencanakan acara ini sebagian besar adalah seorang profesional hubungan masyarakat.

Keuntungan dan kerugian konferensi pers

Konferensi pers dapat memiliki banyak kelebihan dan kekurangan, mengingat ruang lingkup organisasinya dan pembicara yang terlibat. Berikut adalah beberapa pro dan kontra yang paling umum dari menyelenggarakan konferensi pers yang akan membantu Anda memutuskan apakah mengadakannya masuk akal.

Keuntungan

Konferensi pers menawarkan sejumlah keuntungan. Mari kita lihat beberapa manfaat merencanakan dan melaksanakan konferensi:

• Ini nyaman dan hemat waktu. Konferensi pers dapat menyebarkan pesan inti kepada banyak orang sekaligus. Saat konferensi pers, semua wartawan atau jurnalis berkumpul di satu tempat. Pembicara membuat pengumuman hanya sekali, tidak bertemu dengan beberapa wartawan dan membuat pengumuman yang sama atau menjawab pertanyaan yang sama.
• Ini memastikan dampak maksimum untuk informasi atau pengumuman yang dibuat. Banyaknya wartawan atau wartawan yang hadir dalam jumpa pers membuat pengumuman tersebut layak diberitakan.
• Ini memungkinkan Anda menjangkau audiens yang lebih besar. Terlepas dari jumlah reporter yang hadir selama konferensi, jangkauannya akan meluas begitu mereka menyebarkan berita melalui saluran masing-masing.
• Ini membantu Anda membangun hubungan dengan anggota pers atau media. Memiliki teman di media sangat bermanfaat, dan melibatkan mereka dalam konferensi pers Anda adalah cara yang baik untuk memulai strategi hubungan media Anda.
• Ini memungkinkan Anda mengontrol aliran informasi. Anda hanya memberi tahu pers apa yang ingin Anda ketahui. Anda sepenuhnya dapat mengontrol informasi apa yang akan dibagikan dan ditahan.

Kekurangan

Selain memberikan banyak keuntungan, konferensi pers juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu:

• Itu membutuhkan perencanaan. Anda perlu merencanakan konferensi pers jauh-jauh hari agar sukses, termasuk logistik, korespondensi antara pihak-pihak yang terlibat, dan beberapa faktor lainnya.
• Itu kurang tepat sasaran. Bahkan jika seseorang bukan bagian dari audiens target Anda, mereka tetap terpapar pada informasi atau pengumuman yang Anda bagikan, dan dipublikasikan oleh jurnalis.

Kapan mengadakan konferensi pers

Konferensi pers mencakup berbagai aspek pemasaran, hubungan media, branding, dan komunikasi dalam satu acara.

Beberapa kesempatan memerlukan konferensi. Berikut adalah beberapa contoh di mana bisnis sering mengadakan konferensi pers:

• Mengumumkan perubahan struktur organisasi. Di perusahaan besar, mengumumkan perubahan atau transisi dalam manajemen dan kepemimpinan dapat menarik perhatian luas. Misalnya, jika sebuah perusahaan menunjuk CEO baru, konferensi pers bagus untuk memperkenalkan mereka.
• Akan IPO. Ketika perusahaan go public, mereka biasanya mengadakan konferensi pers untuk mengumumkan penawaran umum perdana (IPO) mendatang.
• Meluncurkan produk dan layanan baru. Jika perusahaan Anda meluncurkan lini produk baru atau memperkenalkan layanan baru, menyelenggarakan konferensi dapat membantu menyebarkan berita secara efektif dan efisien.
• Membentuk kemitraan baru. Konferensi pers adalah tempat yang tepat untuk mengumumkan kolaborasi atau kemitraan penting dengan bisnis atau institusi lain.
• Mengontrol kerusakan. Konferensi pers membantu mengatasi masalah atau keluhan dari pelanggan atau masyarakat umum mengenai produk dan layanan perusahaan.
• Memasarkan acara. Ini mempublikasikan acara atau aktivitas perusahaan yang akan datang, memungkinkan masyarakat umum atau target pasar Anda untuk berpartisipasi.

Cara mengadakan konferensi pers

Seperti yang mungkin Anda ketahui sekarang, konferensi pers adalah acara media di mana pembicara membuat pernyataan dan menjawab pertanyaan dari wartawan yang hadir. Tapi bagaimana Anda sampai pada titik memegangnya?

Cara termudah untuk memecah persiapan konferensi pers adalah dengan membagi rencana Anda menjadi tiga tahap: sebelum, selama, dan sesudah. Dengan begitu, Anda dapat fokus pada satu bagian yang bergerak pada satu waktu, tidak menyulap banyak hal sekaligus.

Sebelum konferensi pers

Anda harus menyelesaikan sebagian besar pekerjaan sebelum konferensi pers. Bagian terpenting dari persiapan adalah penjangkauan media. Buat topik yang menarik untuk menarik media ke acara Anda. FOMO (takut ketinggalan) membuat pers memberi Anda liputan media yang Anda inginkan.

Waktu ideal untuk mulai mempersiapkan konferensi pers adalah dua minggu, tetapi terkadang Anda harus bertindak bahkan sebelum waktu yang dijadwalkan. Mempersiapkan konferensi pers membutuhkan waktu lebih lama daripada konferensi pers itu sendiri.

Penyelenggaraan konferensi pers dimulai dengan tahap perencanaan. Pada tahap ini, Anda mulai dari awal dan bekerja sampai pada titik di mana Anda dapat menjalankannya dengan lancar. Keberhasilan konferensi pers sangat bergantung pada perencanaan. Jika dilakukan dengan buruk, acara yang dihasilkan tidak akan berhasil.

Luangkan banyak waktu untuk merencanakan. Anda tidak ingin terburu-buru pada jam ke-11. Ada baiknya memulai perencanaan beberapa minggu sebelum konferensi pers. Hal ini tidak hanya memastikan bahwa Anda memiliki cukup waktu untuk menyatukan semuanya, tetapi Anda juga memiliki lebih banyak ruang untuk melakukan penyesuaian di menit-menit terakhir.

Saat merencanakan konferensi pers, berikut adalah beberapa area yang menjadi fokus.

Topik

Tujuan utama konferensi pers adalah untuk menyebarkan informasi di antara para pemangku kepentingan. Sangat penting untuk memilih topik yang relevan yang berfungsi sebagai sarana bagi bisnis untuk menyampaikan pesannya.

Wartawan selalu mencari acara yang layak diberitakan berikutnya. Jika topik Anda tidak cukup menarik untuk dibahas, mereka tidak akan tertarik menghadiri konferensi Anda.

Tanggal dan waktu

Saat melakukan konferensi pers, Anda tidak dapat menjadwalkan hari dan waktu secara acak atau hanya memutuskan apakah pembicara bebas. Alih-alih, pilih tanggal untuk tim Anda dan jurnalis yang hadir. Jangan ditunda-tunda sampai pernyataan Anda tidak lagi menarik perhatian media.

Waktu konferensi pers juga penting. Yang terbaik adalah memilih kapan media kemungkinan besar hadir. Lakukan pada saat Anda dapat memaksimalkan liputan pers dengan partisipasi media yang maksimal.

Pastikan konferensi pers Anda tidak bertepatan dengan acara lain yang dapat mengalihkan perhatian wartawan. Perhatikan jadwal para awak media yang diundang, terutama dengan deadline pekerjaan atau acara penting lainnya.

Lokasi

Lokasi konferensi pers sama pentingnya dengan tanggal dan waktu. Mendapatkan ke tempat tersebut harus mudah bagi wartawan. Waktu tempuh yang lama dapat membuat mereka enggan untuk menghadiri acara tersebut.

Idealnya, lokasi harus relevan dengan acara atau pengumuman Anda. Sebagian besar bisnis mengadakan konferensi pers di kantor pusat mereka, terutama di ruangan atau area besar untuk menampung kelompok besar. Untuk konferensi pers yang sukses, lokasi harus memiliki semua fasilitas dan peralatan yang diperlukan, termasuk akses jaringan, parkir, dan peralatan serta utilitas lain untuk wartawan.

Memilih lokasi yang menarik adalah kuncinya. Sulit untuk mengadakan konferensi pers di ruang tertutup dengan pencahayaan dan ventilasi yang buruk. Ini dapat berdampak negatif pada persepsi merek Anda.

Tempat yang memfasilitasi interaksi dan komunikasi membantu Anda menjangkau audiens yang tepat. Jika konferensi pers Anda berlangsung di jalan yang sibuk atau jalan raya, audiens Anda sulit mendengar Anda, dan pembicara tidak dapat berkonsentrasi karena kebisingan yang berlebihan.

Pembicara dan moderator

Konferensi media melibatkan dua pemain penting: pembicara dan moderator.

Pembicara mewakili bisnis atau perusahaan pada konferensi pers. Mereka menyampaikan pesan, mengumumkan berita, dan menjawab pertanyaan wartawan, jadi Anda harus memilihnya dengan bijak.

Terlepas dari apakah pembicara adalah anggota senior atau akrab dengan perusahaan, mereka harus belajar dan berlatih untuk acara tersebut. Bersiap selalu lebih baik daripada terbang dengan cepat. Spontanitas dihargai, tetapi itu tidak bisa menjadi tulang punggung dari keseluruhan acara.

Pembicara Anda harus mempersiapkan dan membagikan poin-poin penting selama konferensi pers. Orang yang berbicara atas nama klien atau perusahaan Anda harus menyadari potensi pengawasan dan permusuhan media ketika berhadapan dengan subjek yang sensitif.

Perwakilan media

Setelah Anda menentukan tanggal, waktu, dan lokasi yang sesuai untuk konferensi pers Anda, Anda dapat menghubungi orang yang ingin Anda hadiri. Hubungi reporter dan jurnalis serta organisasi media, dan kantor berita yang ingin Anda undang.

Selalu tekankan topik utama dan detail pembicara saat menghubungi perwakilan media. Jika Anda mengundang media seminggu sebelumnya atau lebih, kirimkan email tindak lanjut sehari sebelumnya.

Menulis dan mendistribusikan siaran pers

Siaran pers adalah undangan kepada media untuk konferensi pers. Cantumkan tanggal, waktu, dan lokasi konferensi pers dalam siaran pers Anda. Juga, tambahkan mengapa Anda memegangnya dan pengait yang menarik untuk menarik perhatian para reporter.

Kirim siaran pers Anda setidaknya seminggu sebelum tanggal acara. Anda dapat menggunakan perangkat lunak distribusi siaran pers untuk merilis berita Anda secara massal kepada wartawan. Hubungi orang-orang media yang ingin Anda hadiri peluncurannya melalui email atau telepon langsung, bahkan jika itu tentang siaran pers yang didistribusikan.

Kembangkan perangkat pers

Kit pers memberi wartawan ikhtisar acara dan informasi penting lainnya. Kit ini berisi folder dengan topik, pesan, atau masalah Anda.

Logistik

Jika konferensi pers berlangsung di luar tempat kerja Anda, Anda bertanggung jawab untuk mengawasi dan menangani logistik acara, termasuk reservasi tempat. Sebagai bagian dari perencanaan Anda, selesaikan semua pengaturan vendor untuk pencahayaan, katering, dan suara, membantu Anda menghindari perubahan mendadak.

Mulailah dengan mempersiapkan ruangan pada hari konferensi. Uji semua yang akan Anda gunakan. Juga, buat kartu nama, atur tempat duduk ekstra, dan sediakan minuman seperti air dan kopi.

Selama konferensi pers

Ini adalah hari konferensi, dan Anda telah melakukan segala kemungkinan untuk mempersiapkannya. Saat media tiba, sambut mereka dan masuk dengan informasi kontak mereka. Pandu mereka ke tempat duduk mereka dan mulai acara tepat waktu.

Tidak ada yang suka membuang-buang waktu. Memulai tepat waktu sangat penting untuk kesuksesan acara Anda dan keharusan dalam membuat wartawan ingin menghadiri konferensi pers Anda berikutnya.

Begitu konferensi pers dimulai, pembicara harus mulai dengan poin-poin utama dalam 15 menit pertama. Mereka kemudian harus membuka kesempatan untuk pertanyaan. Jadwalkan waktu 45 menit untuk pertanyaan, karena Anda hanya punya waktu satu jam untuk menyelesaikan konferensi.

Anda dapat meminta moderator melacak waktu dan memanggil reporter. Ini membantu menghilangkan tekanan dari pembicara dan fokus untuk menjawab pertanyaan dengan tenang dan terkumpul.

Setelah konferensi pers

Selamat! Bagian yang paling menegangkan sudah selesai. Jika Anda mengikuti langkah-langkah ini, tidak ada alasan konferensi pers Anda tidak sukses besar.

Setelah konferensi pers, jangan lupa untuk berhubungan dengan wartawan secara pribadi. Koneksi ini dapat membantu Anda sepanjang karir PR Anda.

Bersiaplah untuk yang terburuk; berharap yang terbaik!

Konferensi pers harus meningkatkan citra publik Anda, bukan merusaknya. Persiapan adalah kunci untuk mewakili perusahaan atau klien Anda dengan lebih baik. Dengan memisahkan persiapan untuk konferensi pers, Anda dapat memastikan acara yang dihadiri banyak orang.

Konferensi pers adalah alat lain dalam sabuk spesialis komunikasi. Pelajari cara membuat rencana PR dan mewujudkan spektrum penuh dari strategi hubungan masyarakat yang disusun dengan baik.