Sembilan Cara Ampuh untuk Meningkatkan Efisiensi Tim Pemasaran Anda di Tempat Kerja

Efisiensi tim telah menjadi istilah umum dan berdampak besar pada pertumbuhan dan produktivitas bisnis Anda. Rapat yang tidak produktif, minimal atau tidak ada gagasan tentang apa yang dilakukan anggota tim lain, dan pendekatan yang tidak sistematis dapat mengurangi efisiensi tim secara signifikan. Dalam skenario bisnis yang kompetitif ini, sangat penting untuk meningkatkan efisiensi tim dan menghilangkan semua hambatan yang membuat tujuan ini tidak dapat dicapai.

Sesuai indeks Anatomy of Work, sebanyak 71% karyawan pernah mengalami burnout di tahun 2020 dan 87% karyawan lembur. Ketika efisiensi tim meningkat, semua masalah ini dapat diselesaikan dengan mudah. Ini juga memungkinkan Anda dan tim Anda untuk lebih fokus pada pekerjaan yang lebih produktif. Berikut adalah sembilan tip teratas yang harus diikuti untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek dan meningkatkan efisiensi tim Anda.

1. Jadikan Rapat Produktif

Rapat yang tidak perlu berbahaya bagi efisiensi tim Anda. Alasannya sederhana - seluruh tim menghabiskan waktu yang berharga dan berupaya untuk membawa hasil yang berharga di setiap pertemuan. Jika rapat tetap tidak produktif maka semua waktu dan usaha ini akan hilang.

Oleh karena itu, perlu adanya agenda yang jelas dan setiap anggota harus berkontribusi untuk mencapai tujuan bersama dalam setiap pertemuan. Terlebih lagi, perlu untuk menjaga semua anggota tim dalam lingkaran menggunakan alat manajemen tugas yang kuat. Anda dapat membuat dan membagikan agenda dan menentukan semua tujuan sebelum setiap pertemuan.

2. Fokus pada Komunikasi Real-time

Komunikasi real-time adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi tim. Penting untuk mengidentifikasi berbagai saluran untuk komunikasi yang efektif. Setiap tim memiliki berbagai alat komunikasi, tetapi tujuan dari semua alat ini harus didefinisikan dengan benar.

Sesuai survei resmi, rata-rata karyawan menggunakan sekitar 10 aplikasi setiap hari. Itu membuat hidup karyawan sulit di tempat kerja. Lebih baik merencanakan, melacak, mengelola, dan mengomunikasikan tugas menggunakan alat manajemen tugas yang andal. Lebih baik untuk menjaga jumlah alat komunikasi sesedikit mungkin untuk memastikan bahwa tim Anda mendapatkan akses ke semua data yang mereka butuhkan dengan mudah.

3. Tentukan Tujuan

Anda perlu menentukan tujuan di balik setiap proyek dan seluruh tim harus mengetahuinya. Saat menentukan tujuan, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat peta jalan untuk proyek tersebut. Ini mencakup tujuh elemen penting termasuk metrik keberhasilan, pemangku kepentingan, anggaran, pencapaian, jadwal, komunikasi, dan tujuan yang ingin dicapai.

Peta jalan sangat penting tidak hanya untuk mendefinisikan objek tetapi juga untuk mengetahui persyaratan dan rintangan proyek sebelumnya. Setelah menentukan tujuan, tim Anda dapat mencoba mencapai tujuan yang lebih besar dengan lebih efisien dan antusias.

4. Prioritaskan Tugas Secara Efektif

Aturan praktis untuk memprioritaskan semua tugas dengan benar adalah - Anda harus mempertimbangkan hasil utama untuk semua tugas yang ada. Sangat mungkin bahwa setiap hari, setiap karyawan mungkin memiliki beberapa tugas berbeda yang harus diselesaikan. Di antara mereka, beberapa tugas lebih penting daripada yang lain, dan perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu tim Anda memprioritaskan tugas dan melacaknya.

Tujuan jangka pendek dapat bertindak sebagai dasar untuk tujuan jangka panjang. Anda perlu menghubungkan tujuan perusahaan dengan pekerjaan individu sambil memprioritaskan tugas. Setelah tugas diprioritaskan, Anda dapat dengan mudah mengalokasikannya.

5. Memanfaatkan Kekuatan Tim

Setiap karyawan memiliki kekuatan, keahlian, dan pengalaman yang berbeda. Di setiap tim, orang yang berbeda melakukan tugas yang berbeda untuk mencapai tujuan bersama. Misalnya, seorang anggota tim Anda dapat melakukan penelitian dan anggota lain dapat menyusun temuan penelitian ini.

Oleh karena itu, bermanfaat bagi Anda untuk mengetahui tim mana yang unggul dalam keterampilan tertentu. Ini dapat membantu merampingkan tugas dan tim Anda dapat menyelesaikan tugas ini dengan lebih efisien. Jika tim Anda mendapatkan pekerjaan yang menurut mereka bermanfaat atau menantang, itu dapat bekerja dengan baik. Di satu sisi, Anda dapat memanfaatkan kekuatan tim.

6. Delegasikan Tugas dengan Benar

Setelah menetapkan prioritas dan menemukan kemampuan tim, pendelegasian tugas yang tepat sangat penting. Manajemen beban kerja yang tepat dapat meningkatkan efisiensi tim Anda di tempat kerja dan meningkatkan kebahagiaan. Anda dapat dengan mudah mengelola beban kerja dengan menghapus, menunda, dan mengurangi tugas dengan prioritas lebih rendah.

Misalnya, Anda dapat menghapus aspek proyek yang tidak berguna untuk mencapai tujuan perusahaan. Anda juga dapat mempertimbangkan pendelegasian dua tugas yang sama pentingnya kepada anggota tim bebas lainnya. Perangkat lunak manajemen tugas tim dapat membantu Anda mendelegasikan dan melacak semua tugas.

7. Buat Rencana Proyek

Saat memantau atau melacak kemajuan semua tugas, Anda dapat membuat perubahan yang diperlukan dalam rencana proyek untuk memenuhi tenggat waktu. Jika terlihat dari progres proyek bisa sedikit lebih panjang, maka Anda bisa mempertimbangkan perubahan rencana yang ada agar moral tim Anda tetap terjaga. Sangat penting untuk menghindari kelelahan atau stres yang berlebihan untuk menjaga efisiensi tim. Anda dapat mengurangi waktu rapat atau menghilangkan rapat untuk menghemat waktu.

8. Berkolaborasi Secara Efisien

Kolaborasi lintas fungsi sangat penting untuk meningkatkan efisiensi tim Anda. Anda perlu melacak aktivitas semua tim menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mendorong mereka berkolaborasi. Alat manajemen tugas tim kustom dapat meningkatkan visibilitas proyek sambil memetakan setiap fase proyek Anda. Anda dapat memantau kemajuan secara efisien dan membagikannya dengan tim Anda untuk meningkatkan kerja tim.

9. Memenuhi Tenggat Waktu

Cara paling penting untuk meningkatkan efisiensi tim Anda adalah memenuhi semua tenggat waktu. Tim Anda terbiasa bekerja di lingkungan di mana semua tenggat waktu terpenuhi, dan oleh karena itu, jika satu atau dua proyek Anda melewatkan tenggat waktu, hal itu dapat memengaruhi efisiensi dan produktivitas tim Anda. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memenuhi tenggat waktu untuk setiap proyek terlepas dari banyak tugas dan kompleksitas.

Garis Penutup

Meningkatkan efisiensi tim adalah kebutuhan saat ini. Meskipun ini adalah tugas yang berkelanjutan dan rumit, sangat penting bahwa tim Anda tetap efisien untuk semua proyek. Anda dapat mengambil bantuan dari teknologi dan mengintegrasikan alat manajemen tugas tim tingkat lanjut untuk mencapai tujuan ini.