Nueve maneras poderosas de mejorar la eficiencia de su equipo de marketing en el lugar de trabajo

La eficiencia del equipo se ha convertido en un término general y causa un alto impacto en el crecimiento y la productividad de su negocio. Las reuniones improductivas, la mínima o ninguna idea de lo que están haciendo otros miembros del equipo y un enfoque no sistemático pueden reducir significativamente la eficiencia del equipo. En este escenario empresarial competitivo, es imperativo mejorar la eficiencia del equipo y eliminar todas las barreras que hacen que esta meta sea inalcanzable.

Según el índice Anatomy of Work, hasta el 71 % de los empleados experimentaron agotamiento en el año 2020 y el 87 % de los empleados trabajan hasta tarde. Cuando aumenta la eficiencia del equipo, todos estos problemas se pueden resolver fácilmente. También le permite a usted y a su equipo concentrarse más en un trabajo más productivo. Estos son los nueve consejos principales a seguir para mejorar las habilidades de gestión de proyectos y aumentar la eficiencia de su equipo.

1. Haz que las reuniones sean productivas

Las reuniones innecesarias son perjudiciales para la eficiencia de su equipo. La razón es simple: todo el equipo dedica un tiempo valioso y se esfuerza por lograr un resultado valioso en cada reunión. Si las reuniones siguen siendo improductivas, se pierde todo este tiempo y esfuerzo.

Por lo tanto, es necesario tener una agenda clara y cada miembro debe contribuir a lograr objetivos comunes en cada reunión. Además, es necesario mantener informados a todos los miembros del equipo utilizando una herramienta sólida de gestión de tareas. Puedes crear y compartir la agenda y definir todos los objetivos antes de cada reunión.

2. Centrarse en la comunicación en tiempo real

La comunicación en tiempo real es clave para mejorar la eficiencia del equipo. Es necesario identificar varios canales para una comunicación efectiva. Cada equipo tiene una variedad de herramientas de comunicación, pero el propósito de todas estas herramientas debe definirse adecuadamente.

Según una encuesta oficial, un empleado promedio usa alrededor de 10 aplicaciones todos los días. Hace que la vida del empleado sea difícil en el lugar de trabajo. Es mejor planificar, rastrear, administrar y comunicar tareas utilizando una herramienta de administración de tareas confiable. Es mejor mantener la cantidad de herramientas de comunicación lo más baja posible para garantizar que su equipo tenga acceso a todos los datos que necesita con facilidad.

3. Definir objetivos

Debes definir los objetivos detrás de cada proyecto y todo el equipo debe saberlo. Mientras define los objetivos, puede considerar hacer una hoja de ruta para el proyecto. Incluye siete elementos esenciales que incluyen métricas de éxito, partes interesadas, presupuesto, hitos, plazos, comunicación y objetivos a alcanzar.

La hoja de ruta es esencial no solo para definir objetos, sino también para conocer los requisitos y obstáculos del proyecto de antemano. Después de definir los objetivos, su equipo puede intentar lograr una meta mayor con más eficiencia y entusiasmo.

4. Prioriza las tareas de manera efectiva

La regla general para priorizar adecuadamente todas las tareas es: debe considerar los resultados clave para todas las tareas en cuestión. Es bastante posible que todos los días, cada empleado tenga varias tareas diferentes para completar. De ellos, algunas tareas son más importantes que otras, y el software de gestión de proyectos puede ayudar a su equipo a priorizar tareas y realizar un seguimiento de ellas.

Las metas a corto plazo pueden actuar como base para las metas a más largo plazo. Debe conectar los objetivos de la empresa con el trabajo individual mientras prioriza las tareas. Una vez que se priorizan las tareas, puede asignarlas fácilmente.

5. Aprovechar las fortalezas del equipo

Cada empleado tiene una fuerza, una pericia y una experiencia diferentes. En cada equipo, diferentes personas realizan diferentes tareas para lograr un objetivo común. Por ejemplo, un miembro de su equipo puede realizar una investigación y otro miembro puede recopilar los resultados de la investigación.

Por lo tanto, es beneficioso para usted saber qué equipo sobresale en habilidades específicas. Esto puede ayudar a simplificar las tareas y su equipo puede realizar estas tareas de manera más eficiente. Si su equipo consigue un trabajo que les resulta gratificante o desafiante, puede funcionar bien. En cierto modo, puedes aprovechar la fuerza del equipo.

6. Delega tareas correctamente

Después de establecer la prioridad y encontrar la capacidad del equipo, la delegación adecuada de tareas es esencial. La gestión adecuada de la carga de trabajo puede mejorar la eficiencia de su equipo en el lugar de trabajo y aumentar la felicidad. Puede administrar fácilmente la carga de trabajo eliminando, aplazando y disminuyendo las tareas de menor prioridad.

Por ejemplo, puede eliminar el aspecto de un proyecto que no es útil para lograr el objetivo de la empresa. También puede considerar la delegación de dos tareas igualmente importantes a otro miembro libre del equipo. El software de administración de tareas del equipo puede ayudarlo a delegar y realizar un seguimiento de todas las tareas.

7. Haz un plan de proyecto

Mientras supervisa o realiza un seguimiento del progreso de todas las tareas, puede realizar los cambios necesarios en el plan del proyecto para cumplir con la fecha límite. Si por el progreso parece que el proyecto puede extenderse un poco más, entonces puede considerar cambios en el plan existente para que la moral de su equipo permanezca intacta. Es imperativo evitar el agotamiento o el estrés excesivo para mantener la eficiencia del equipo. Puede reducir el tiempo de las reuniones o eliminar reuniones para ahorrar tiempo.

8. Colabora de manera eficiente

La colaboración multifuncional es esencial para mejorar la eficiencia de sus equipos. Debe realizar un seguimiento de las actividades de todos los equipos que utilizan el software de gestión de proyectos para alentarlos a colaborar. Una herramienta de administración de tareas de equipo personalizada puede aumentar la visibilidad del proyecto mientras mapea cada fase de sus proyectos. Puede monitorear el progreso de manera eficiente y compartirlo con su equipo para impulsar el trabajo en equipo.

9. Cumplir con los plazos

La forma más importante de mejorar la eficiencia de su equipo es cumplir con todos los plazos. Sus equipos están acostumbrados a trabajar en un entorno en el que se cumplen todos los plazos y, por lo tanto, si su proyecto o dos no cumplen los plazos, puede afectar la eficiencia y la productividad de su equipo. Puede utilizar el software de gestión de proyectos para cumplir con la fecha límite de cada proyecto, independientemente de las múltiples tareas y la complejidad.

Líneas finales

Aumentar la eficiencia del equipo es una necesidad del momento. Aunque es una tarea continua y engorrosa, es de suma importancia que su equipo siga siendo eficiente para todos los proyectos. Puede recibir ayuda de la tecnología e integrar herramientas avanzadas de gestión de tareas de equipo para lograr este objetivo.