تسع طرق قوية لتحسين كفاءة فريق التسويق في مكان العمل

أصبحت كفاءة الفريق مصطلحًا شاملاً وتسبب تأثيرًا كبيرًا على نمو وإنتاجية عملك. الاجتماعات غير المثمرة ، وفكرة قليلة أو معدومة عما يفعله أعضاء الفريق الآخرون ، والنهج غير المنتظم يمكن أن يقلل من كفاءة الفريق بشكل كبير. في سيناريو العمل التنافسي هذا ، من الضروري تحسين كفاءة الفريق وإزالة جميع الحواجز التي تجعل هذا الهدف غير قابل للتحقيق.

وفقًا لمؤشر تشريح العمل ، فقد عانى ما يصل إلى 71٪ من الموظفين من الإرهاق في عام 2020 ويعمل 87٪ من الموظفين متأخرًا. عندما تزداد كفاءة الفريق ، يمكن حل كل هذه المشكلات بسهولة. كما أنه يمكّنك أنت وفريقك من التركيز بشكل أكبر على عمل أكثر إنتاجية. فيما يلي أهم تسعة نصائح يجب اتباعها لتحسين مهارات إدارة المشروع وزيادة كفاءة فريقك.

1. اجعل الاجتماعات مثمرة

الاجتماعات غير الضرورية تضر بكفاءة فريقك. السبب بسيط - يقضي الفريق بأكمله وقتًا ثمينًا ويبذل جهدًا لتحقيق نتيجة قيّمة في كل اجتماع. إذا ظلت الاجتماعات غير مثمرة ، فسيضيع كل هذا الوقت والجهد.

لذلك ، من الضروري أن يكون لديك جدول أعمال واضح ويجب على كل عضو أن يساهم في تحقيق الأهداف المشتركة في كل اجتماع. علاوة على ذلك ، من الضروري إبقاء جميع أعضاء الفريق في الحلقة باستخدام أداة قوية لإدارة المهام. يمكنك إنشاء ومشاركة جدول الأعمال وتحديد جميع الأهداف قبل كل اجتماع.

2. التركيز على الاتصال في الوقت الحقيقي

الاتصال في الوقت الحقيقي هو المفتاح لتعزيز كفاءة الفريق. من الضروري تحديد قنوات مختلفة للتواصل الفعال. كل فريق لديه مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال ، ولكن يجب تحديد الغرض من كل هذه الأدوات بشكل صحيح.

وفقًا لاستطلاع رسمي ، يستخدم الموظف العادي حوالي 10 تطبيقات يوميًا. يجعل حياة الموظف صعبة في مكان العمل. من الأفضل تخطيط المهام وتتبعها وإدارتها وتوصيلها باستخدام أداة موثوقة لإدارة المهام. من الأفضل إبقاء عدد أدوات الاتصال منخفضًا قدر الإمكان لضمان وصول فريقك إلى جميع البيانات التي يحتاجون إليها بسهولة.

3. تحديد الأهداف

أنت بحاجة إلى تحديد الأهداف وراء كل مشروع ويجب أن يعرفها الفريق بأكمله. أثناء تحديد الأهداف ، يمكنك التفكير في وضع خارطة طريق للمشروع. يتضمن سبعة عناصر أساسية بما في ذلك مقاييس النجاح ، وأصحاب المصلحة ، والميزانية ، والمعالم ، والجداول الزمنية ، والتواصل ، والأهداف التي يجب تحقيقها.

تعد خارطة الطريق ضرورية ليس فقط لتحديد الأشياء ولكن أيضًا لمعرفة متطلبات وعقبات المشروع مسبقًا. بعد تحديد الأهداف ، يمكن لفريقك محاولة تحقيق هدف أكبر بمزيد من الكفاءة والحماس.

4. تحديد أولويات المهام على نحو فعال

القاعدة الأساسية لتحديد أولويات جميع المهام بشكل صحيح هي - يجب أن تأخذ في الاعتبار النتائج الرئيسية لجميع المهام في متناول اليد. من الممكن إلى حد ما أنه في كل يوم ، قد يكون لكل موظف عدة مهام مختلفة يجب إكمالها. من بينها ، تكون بعض المهام أكثر أهمية من غيرها ، ويمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع فريقك في تحديد أولويات المهام وتتبعها.

يمكن أن تعمل الأهداف قصيرة المدى كأساس للأهداف طويلة المدى. تحتاج إلى ربط أهداف الشركة بالعمل الفردي مع تحديد أولويات المهام. بمجرد تحديد أولويات المهام ، يمكنك بسهولة تخصيصها.

5. رفع قوة الفريق

كل موظف لديه قوة وخبرة وتجربة مختلفة. في كل فريق ، يؤدي الأشخاص المختلفون واجبات مختلفة لتحقيق هدف مشترك. على سبيل المثال ، قد يقوم أحد أعضاء فريقك بإجراء بحث ويمكن لعضو آخر تجميع نتائج البحث هذه.

لذلك ، من المفيد لك معرفة الفريق الذي يتفوق في مهارات معينة. يمكن أن يساعد ذلك في تبسيط المهام ويمكن لفريقك إنجاز هذه المهام بكفاءة أكبر. إذا حصل فريقك على عمل يجده مجزيًا أو صعبًا ، فيمكنه الأداء بشكل جيد. بطريقة ما ، يمكنك الاستفادة من قوة الفريق.

6. تفويض المهام بشكل صحيح

بعد تحديد الأولوية وإيجاد قدرة الفريق ، يعد التفويض المناسب للمهام أمرًا ضروريًا. يمكن أن تؤدي الإدارة السليمة لأعباء العمل إلى تحسين كفاءة فريقك في مكان العمل وتعزيز السعادة. يمكنك بسهولة إدارة عبء العمل عن طريق حذف المهام ذات الأولوية الأقل وتأجيلها وتقليلها.

على سبيل المثال ، يمكنك حذف جانب المشروع ، والذي لا يفيد في تحقيق هدف الشركة. يمكنك أيضًا التفكير في تفويض مهمتين متساويتين في الأهمية إلى عضو فريق آخر مجاني. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة مهام الفريق في تفويض وتتبع جميع المهام.

7. ضع خطة مشروع

أثناء مراقبة تقدم جميع المهام أو تتبعه ، يمكنك إجراء التغييرات اللازمة في خطة المشروع للوفاء بالموعد النهائي. إذا بدا من التقدم أن المشروع يمكن أن يمتد لفترة أطول قليلاً ، فيمكنك التفكير في التغييرات في الخطة الحالية بحيث تظل الروح المعنوية لفريقك كما هي. من الضروري تجنب الإرهاق أو الإجهاد المفرط للحفاظ على كفاءة الفريق. يمكنك تقليل توقيت الاجتماعات أو إلغاء الاجتماعات لتوفير الوقت.

8. التعاون بكفاءة

يعد التعاون متعدد الوظائف ضروريًا لتعزيز كفاءة فرقك. تحتاج إلى تتبع أنشطة جميع الفرق باستخدام برنامج إدارة المشروع لتشجيعهم على التعاون. يمكن لأداة إدارة مهام الفريق المخصصة زيادة وضوح المشروع أثناء تعيين كل مرحلة من مراحل مشاريعك. يمكنك مراقبة التقدم بكفاءة ومشاركته مع فريقك لتعزيز العمل الجماعي.

9. الوفاء بالمواعيد النهائية

تتمثل أهم طريقة لتحسين كفاءة فريقك في الوفاء بجميع المواعيد النهائية. اعتاد فريقك على العمل في بيئة يتم فيها الوفاء بجميع المواعيد النهائية ، وبالتالي ، إذا فات مشروعك أو مشروعين المواعيد النهائية ، فقد يؤثر ذلك على كفاءة فريقك وإنتاجيته. يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع للوفاء بالموعد النهائي لكل مشروع بغض النظر عن المهام المتعددة والتعقيد.

خطوط ختامية

زيادة كفاءة الفريق هي حاجة الساعة. على الرغم من أنها مهمة مستمرة ومرهقة ، إلا أنه من الأهمية بمكان أن يظل فريقك فعالاً في جميع المشاريع. يمكنك الحصول على المساعدة من التكنولوجيا ودمج أدوات إدارة مهام الفريق المتقدمة لتحقيق هذا الهدف.