Dziewięć skutecznych sposobów na poprawę wydajności zespołu marketingowego w miejscu pracy

Efektywność zespołu stała się pojęciem parasolowym i ma duży wpływ na wzrost i produktywność Twojej firmy. Nieproduktywne spotkania, minimalne lub zerowe pojęcie o tym, co robią inni członkowie zespołu oraz niesystematyczne podejście mogą znacznie zmniejszyć wydajność zespołu. W tym konkurencyjnym scenariuszu biznesowym konieczne jest zwiększenie wydajności zespołu i wyeliminowanie wszystkich barier, które uniemożliwiają osiągnięcie tego celu.

Według wskaźnika Anatomy of Work, aż 71% pracowników doświadczyło wypalenia w 2020 roku, a 87% pracowników pracuje do późna. Gdy wydajność zespołu wzrośnie, wszystkie te problemy można łatwo rozwiązać. Pozwala także Tobie i Twojemu zespołowi bardziej skoncentrować się na bardziej produktywnej pracy. Oto dziewięć najważniejszych wskazówek, których należy przestrzegać, aby poprawić umiejętności zarządzania projektami i zwiększyć wydajność swojego zespołu.

1. Spraw, aby spotkania były produktywne

Niepotrzebne spotkania szkodzą wydajności Twojego zespołu. Powód jest prosty – cały zespół poświęca cenny czas i wkłada wysiłek, aby każde spotkanie przyniosło wartościowy efekt. Jeśli spotkania pozostają bezproduktywne, traci się cały ten czas i wysiłek.

Dlatego konieczne jest posiadanie jasnej agendy i każdy członek powinien przyczyniać się do osiągnięcia wspólnych celów na każdym spotkaniu. Co więcej, konieczne jest utrzymanie wszystkich członków zespołu w pętli za pomocą solidnego narzędzia do zarządzania zadaniami. Możesz tworzyć i udostępniać agendę oraz definiować wszystkie cele przed każdym spotkaniem.

2. Skoncentruj się na komunikacji w czasie rzeczywistym

Komunikacja w czasie rzeczywistym jest kluczem do zwiększenia efektywności zespołu. Konieczna jest identyfikacja różnych kanałów efektywnej komunikacji. Każdy zespół dysponuje różnymi narzędziami komunikacji, ale cel wszystkich tych narzędzi powinien być odpowiednio zdefiniowany.

Jak wynika z oficjalnej ankiety, przeciętny pracownik korzysta z około 10 aplikacji dziennie. Utrudnia życie pracownika w miejscu pracy. Lepiej planować, śledzić, zarządzać i komunikować zadania za pomocą niezawodnego narzędzia do zarządzania zadaniami. Lepiej jest utrzymywać jak najmniejszą liczbę narzędzi komunikacyjnych, aby zapewnić zespołowi łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych danych.

3. Zdefiniuj cele

Musisz zdefiniować cele stojące za każdym projektem i cały zespół powinien o tym wiedzieć. Definiując cele, możesz rozważyć stworzenie mapy drogowej dla projektu. Obejmuje siedem podstawowych elementów, w tym mierniki sukcesu, interesariuszy, budżet, kamienie milowe, ramy czasowe, komunikację i cele do osiągnięcia.

Mapa drogowa jest niezbędna nie tylko do definiowania obiektów, ale także do wcześniejszego poznania wymagań i przeszkód projektu. Po zdefiniowaniu celów Twój zespół może podjąć próbę osiągnięcia większego celu z większą wydajnością i entuzjazmem.

4. Skutecznie ustalaj priorytety zadań

Ogólną zasadą prawidłowego ustalania priorytetów wszystkich zadań jest to, że należy wziąć pod uwagę kluczowe wyniki dla wszystkich wykonywanych zadań. Jest całkiem możliwe, że każdego dnia każdy pracownik może mieć do wykonania kilka różnych zadań. Spośród nich niektóre zadania są ważniejsze niż inne, a oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Twojemu zespołowi w ustaleniu priorytetów zadań i ich śledzeniu.

Cele krótkoterminowe mogą stanowić podstawę dla celów długoterminowych. Musisz powiązać cele firmy z indywidualną pracą przy jednoczesnym ustalaniu priorytetów zadań. Po ustaleniu priorytetów zadań możesz je łatwo przydzielić.

5. Wykorzystaj mocne strony zespołu

Każdy pracownik ma inną siłę, wiedzę i doświadczenie. W każdym zespole różni ludzie wykonują różne obowiązki, aby osiągnąć wspólny cel. Na przykład członek twojego zespołu może prowadzić badania, a inny członek może skompilować te wyniki badań.

Dlatego dobrze jest wiedzieć, który zespół wyróżnia się określonymi umiejętnościami. Pomoże to uprościć zadania, a Twój zespół może je skuteczniej wykonywać. Jeśli Twój zespół otrzyma pracę, którą uzna za satysfakcjonującą lub wymagającą, może ona dobrze działać. W pewnym sensie możesz wykorzystać siłę zespołu.

6. Właściwie deleguj zadania

Po ustaleniu priorytetu i ustaleniu możliwości zespołu niezbędne jest odpowiednie delegowanie zadań. Właściwe zarządzanie obciążeniem pracą może poprawić wydajność zespołu w miejscu pracy i zwiększyć zadowolenie. Możesz łatwo zarządzać obciążeniem, usuwając, odraczając i zmniejszając zadania o niższym priorytecie.

Na przykład możesz usunąć aspekt projektu, który nie jest przydatny do osiągnięcia celu firmy. Możesz też rozważyć przekazanie dwóch równie ważnych zadań innemu bezpłatnemu członkowi zespołu. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami zespołowymi może pomóc w delegowaniu i śledzeniu wszystkich zadań.

7. Zrób plan projektu

Monitorując lub śledząc postępy wszystkich zadań, możesz dokonać niezbędnych zmian w planie projektu, aby dotrzymać terminu. Jeśli z postępów wydaje się, że projekt może się nieco rozciągnąć, możesz rozważyć zmiany w istniejącym planie, aby morale twojego zespołu pozostało nienaruszone. Niezbędne jest unikanie wypalenia lub nadmiernego stresu, aby utrzymać efektywność zespołu. Możesz skrócić czas spotkań lub wyeliminować spotkania, aby zaoszczędzić czas.

8. Współpracuj wydajnie

Współpraca między funkcjami jest niezbędna do zwiększenia wydajności zespołów. Musisz śledzić działania wszystkich zespołów za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, aby zachęcić je do współpracy. Niestandardowe narzędzie do zarządzania zadaniami zespołowymi może zwiększyć widoczność projektu podczas mapowania każdej fazy projektów. Możesz skutecznie monitorować postępy i udostępniać je swojemu zespołowi, aby usprawnić pracę zespołową.

9. Dotrzyj terminów

Najważniejszym sposobem na poprawę efektywności Twojego zespołu jest dotrzymywanie wszystkich terminów. Twoje zespoły są przyzwyczajone do pracy w środowisku, w którym wszystkie terminy są dotrzymywane, a zatem, jeśli Twój projekt lub dwa nie dotrzymują terminów, może to wpłynąć na wydajność i produktywność Twojego zespołu. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby dotrzymać terminu każdego projektu, niezależnie od wielu zadań i złożoności.

Linie końcowe

Zwiększenie efektywności zespołu to potrzeba chwili. Chociaż jest to ciągłe i uciążliwe zadanie, niezwykle ważne jest, aby Twój zespół pozostał wydajny we wszystkich projektach. Aby osiągnąć ten cel, możesz skorzystać z pomocy technologii i zintegrować zaawansowane narzędzia do zarządzania zadaniami zespołowymi.