Mengapa Proyek Gagal

Sebuah proyek yang dilakukan sesuai dengan rencana awal jarang terjadi. Risiko adalah bagian dari proyek apa pun, dan tugas manajer adalah mencegahnya menyebabkan kegagalan. Pada artikel ini, kita akan mengetahui mengapa proyek gagal dan bagaimana menangani risiko kegagalan.

Dalam kehidupan nyata, proyek jarang berjalan sesuai rencana – ini adalah fakta yang menyedihkan tapi nyata. Kegagalan terjadi, tetapi mereka juga memiliki efek positif. Mereka adalah sumber pengalaman dan pelajaran berharga yang membantu kesuksesan di masa depan. Dalam artikel ini, kita akan melihat lebih dekat alasan kegagalan proyek, kegagalan proyek yang terkenal dan pelajaran yang didapat darinya, dan rekomendasi umum tentang cara menghindarinya.

Alasan Umum untuk Kegagalan Proyek

Setiap proyek bersifat individual – yang berarti bahwa risiko dan kemungkinan alasan kegagalannya juga bersifat individual. Namun, ada alasan khas kegagalan yang dapat muncul di lingkungan apa pun. Dan, sambil dengan hati-hati melacak data proyek Anda untuk mengidentifikasi kemungkinan kemacetan dan kerentanan, akan sangat membantu untuk menyadari situasi umum yang menyebabkan kegagalan.

• Ruang lingkup merayap

  Disebabkan oleh berbagai alasan, scope creep merupakan faktor utama yang menyebabkan kegagalan suatu proyek. Perubahan yang tidak direncanakan, kesalahan estimasi, dan penundaan yang tidak terduga menyebabkan tim tidak dapat memberikan ruang lingkup pekerjaan yang disepakati dalam waktu yang diperlukan. Itu sebabnya perencanaan yang cermat dan manajemen perubahan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan proyek.

• Kesalahan alokasi sumber daya

  Kekurangan staf dan terlalu banyak pekerjaan yang dilakukan oleh tim menyebabkan masalah alokasi sumber daya: terlalu sedikit orang yang mengerjakan terlalu banyak proyek atau tugas pada saat yang bersamaan. Tidak mengherankan, semakin sedikit pekerjaan yang diselesaikan (kita semua ingat tentang efek berbahaya dari multitasking), dan proyek akhirnya gagal – belum lagi akumulasi efek pada kinerja staf dan lingkungan kerja.

• Komunikasi yang buruk

  Sudah banyak dikatakan tentang pentingnya komunikasi dalam manajemen proyek, tetapi tim dan individu masih cenderung menghadapi kekurangannya. Ini bukan hanya tentang komunikasi manajer dengan tim, tetapi juga tentang pertukaran informasi antar anggota tim. Ini membantu rencana bekerja lebih baik, mendeteksi kemungkinan kemacetan, dan mencegah masalah besar.

• Perkiraan salah

  Estimasi yang akurat berarti perencanaan yang benar – tetapi tidak selalu memungkinkan. Hal ini terutama berlaku untuk tugas-tugas non-sepele dan proyek non-standar. Tentu saja, bahkan "dugaan" terkadang bisa menjadi akurat, tetapi biasanya tidak demikian. Jadi, meningkatkan akurasi estimasi dan, jika tidak memungkinkan, menyediakan waktu untuk peningkatan pekerjaan sangat penting untuk menjalankan dan menyelesaikan proyek.

• Pemantauan yang buruk

  Meskipun tampaknya cukup jelas bahwa pemantauan dan pengendalian penting pada setiap tahap proyek, terkadang proyek masih gagal karena jenis pekerjaan proyek ini tidak dilakukan pada tahap awal. Pemantauan yang tepat membantu mengelola perubahan, menyesuaikan jadwal dan rencana, dan mencegah perluasan cakupan dan masalah yang disebabkan olehnya.

• Manajemen mikro

  Manajemen mikro tidak sama dengan kontrol menyeluruh – dan efek negatifnya benar-benar merusak upaya tim untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Ini mengundang kurangnya kepercayaan dan menghancurkan gagasan kerja tim dan kolaborasi yang gesit. Selain itu, ini menghabiskan waktu manajer yang hampir tidak terjangkau yang seharusnya dapat dihabiskan secara produktif.

• Tidak ada manajemen risiko

  Seperti yang kita lihat, ada banyak alasan umum untuk kegagalan proyek, dan bahkan yang lebih unik. Manajer yang bijaksana harus mendeteksi dan mencegahnya sejak dini. Risiko tidak hilang begitu saja saat diabaikan, dan saat tidak ada manajemen risiko yang dilakukan, risiko muncul di langkah selanjutnya dan menyebabkan ruang lingkup besar merayap.

9 Kegagalan Proyek Terkenal & Pelajaran yang Dipetik

Ketika proyek-proyek besar gagal, mereka berakhir di berita utama – atau kadang-kadang di buku-buku sejarah. Hasil mereka berubah menjadi pelajaran besar bagi manajer mana pun: kesalahan apa yang dapat merusak semua upaya yang diinvestasikan dan harus dihindari, masalah apa yang dapat diantisipasi selama fase proyek yang berbeda, dan bagaimana menanganinya. Berikut adalah daftar beberapa kegagalan proyek terkenal di masa lalu dan sekarang.

1. Edsel oleh Ford

Salah satu kegagalan sejarah yang tak terlupakan adalah proyek ambisius Ford: mobil baru yang dinamai menurut nama putra Henry Ford, riset pasar yang ekstensif, fasilitas produksi khusus – dan menghasilkan ekspektasi yang tinggi. Namun, pada saat penelitian dilakukan dan mobil itu diperkenalkan pada tahun 1957, pasar sudah bergeser untuk membeli mobil kompak – yang tidak terjadi pada Edsel.

Pelajaran yang dipetik: Dengan segala hormat terhadap pentingnya penelitian menyeluruh dan pengembangan yang rumit, selalu penting untuk diingat tentang kecepatan dinamika pasar. Memperlambat proyek berarti kehilangan peluang pasar.

Catatan : “Kegagalan hanyalah kesempatan untuk memulai lagi, kali ini dengan lebih cerdas,” kata Henry Ford, dan kegagalan Edsel pada akhirnya bukanlah kerugian total: fasilitas produksi yang dibangun untuk itu digunakan untuk memproduksi lini baru mobil kompak.

2. DeLorean DMC-12

Mobil "Kembali ke Masa Depan" yang terkenal dan salah satu kegagalan proyek paling terkenal: perusahaan dan proyek satu-satunya model mobilnya menderita berbagai masalah jauh sebelum mobil pertama diproduksi, dan sudah pada tahap awal konsultan memperkirakan Peluang sukses 1 banding 10. Akhirnya, ini berubah menjadi masalah kualitas, penundaan yang sangat besar, dan masalah keuangan. Pada tahun 1982, John DeLorean, sang pendiri, ditangkap atas tuduhan perdagangan narkoba, dan meskipun dia dinyatakan tidak bersalah, sudah terlambat.

Namun, DeLorean tampaknya akan kembali: mobil baru diumumkan untuk awal 2019, dengan peningkatan mesin dan kecepatan yang lebih cepat.

Pelajaran yang dipetik: ketidakpastian besar yang sudah ada di awal proyek, perencanaan yang buruk dan kurangnya manajemen kualitas bukanlah musuh yang tidak terduga dari keberhasilan proyek. Pelajaran lain: dalam beberapa kasus, memanfaatkan nostalgia dan memperbaiki masalah kritis di masa lalu dapat menghidupkan kembali proyek tersebut.

3. Microsoft Zune

Pada awal 2000-an, Apple mengambil alih pasar pemutar media portabel dengan iPod-nya, tetapi Microsoft tidak bisa begitu saja menerima kerugian ini. Alih-alih mengakui kekalahan mereka, mereka merilis pemutar portabel mereka, Zune. Pemain itu sendiri bukanlah produk yang buruk – tetapi terlalu mahal, hanya untuk Windows, dan, yang paling penting, produk yang dirancang untuk mengejar pesaing. Bisa ditebak, itu gagal dan dihentikan.

Pelajaran yang didapat: terkadang lebih baik mengakui kekalahan dan mencari tahu bagian pasar di mana Anda dapat memberikan produk yang kompetitif.

4. File Kasus Virtual

File Kasus Virtual, atau VCF, adalah proyek pemerintah dari aplikasi perangkat lunak yang dimaksudkan untuk memodernisasi infrastruktur TI FBI yang sudah ketinggalan zaman. Setelah lima tahun pembangunan dan hampir $ 170 juta dikonsumsi, proyek itu ditinggalkan. FBI akhirnya menghadapi kritik keras dari program tersebut, karena kehilangan jutaan dolar pembayar pajak dan tidak menghasilkan apa-apa.

Pelajaran yang dipetik: proyek menderita secara harfiah semua jenis kegagalan pengembangan perangkat lunak: kurangnya arsitektur teknis, creep lingkup, manajemen mikro, kode mengasapi, perubahan spesifikasi tanpa akhir, dan banyak lagi. Kasus ini menunjukkan pentingnya perencanaan yang matang dan secara ketat mengikuti metodologi yang dipilih.

5. Apple Lisa

Lisa adalah desktop pertama dengan mouse – sebuah teknologi yang akhirnya mengambil alih pasar. Namun, bahkan iklan yang mahal pun tidak dapat meyakinkan konsumen: produk tersebut sebenarnya jauh lebih murah daripada yang dijanjikan kampanye, dan orang-orang tidak begitu tertarik seperti yang diantisipasi Apple pada awalnya.

Pelajaran yang dipetik: terlalu banyak berjanji bukanlah cara untuk sukses jangka panjang. Menjadi tidak transparan tentang kemampuan produk yang dikirimkan menghancurkan proyek.

6. Coke Baru

“Selera Amerika menjadi lebih baik”, - kata iklan tersebut. Setelah menguji resep baru, Coca-Cola menemukan bahwa orang lebih menyukai rasa baru daripada yang tradisional. Itu tidak mengejutkan: produk baru ini akan terasa lebih seperti Pepsi, di mana Coca-Cola kehilangan pijakannya. Coke baru dirilis. Tidak ada yang bisa salah, bukan? Tidak. Orang tidak membeli produk baru seperti yang diharapkan, dan Coca-Cola kembali ke formula tradisional.

Pelajaran yang dipetik: jika berhasil, jangan perbaiki! Tidak ada yang salah dengan produk lama, jadi tidak perlu “diperbaiki”.

7. Pepsi Kristal

Sungguh luar biasa bagaimana hype makanan sehat mempengaruhi pasar makanan "tidak sehat". Pada awal tahun sembilan puluhan, PepsiCo merilis versi baru "jelas" dari minuman ringan terkenal mereka, mengklaim bahwa itu lebih sehat daripada soda hitam tradisional. Kami tidak tahu apakah itu benar, tetapi kenyataannya adalah bahwa orang tidak tertarik untuk membelinya karena rasanya yang tidak pas… belum lagi penggemar makanan sehat biasanya tidak minum minuman berkarbonasi dan beraroma buatan.

Pelajaran yang didapat: pembotolan memperingatkan PepsiCo bahwa kegagalan sangat mungkin terjadi. David Novak, COO, kemudian mengakui bahwa dia mendapat pelajaran ini: jika orang-orang mengangkat masalah, mereka mungkin benar.

8. Pengangkut Pribadi Segway

Bagaimana jika Anda memiliki ide cemerlang dan teknologi baru? Tidak, itu tidak berarti bahwa Anda akan menjadi pionir. Mungkin produk Anda akan gagal – seperti Segway: alih-alih berubah menjadi transportasi generasi berikutnya, ia memudar dan dilupakan segera setelah debutnya pada tahun 2001.

Pelajaran yang didapat: jika ada masalah serius dengan produk Anda, deteksi dan perbaiki terlebih dahulu. Konsumen menganggap Segway terlalu mahal, kota-kota melarangnya dari trotoar karena kecepatan, dan akhirnya, produk tersebut terbukti tidak layak.

9. Bandara Berlin Brandenburg

Dan, yang terakhir tapi pasti tidak sedikit. Proyek bandara Berlin ketiga contoh terbaru dan relevan dari kegagalan proyek sistematis. Cakupan merayap, perubahan yang tidak terkelola, terlalu banyak pemangku kepentingan dengan kepentingan yang sama sekali berbeda, komunikasi yang buruk – semua ini mengubahnya menjadi contoh klasik bagaimana proyek besar gagal.

Pelajaran yang dipetik: semua aspek manajemen proyek adalah penting, dan jika beberapa di antaranya dikelola dengan buruk atau tidak dikelola sama sekali, proyek itu pasti gagal – bahkan jika tampaknya memenuhi kebutuhan banyak orang.

Mencegah Kegagalan Proyek

Mengetahui apa alasan kegagalan umum, lebih mudah untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah selama proyek berlangsung. Mengembangkan prosedur yang membantu menghindari kegagalan dan mengurangi konsekuensinya merupakan langkah penting dalam perencanaan proyek. Berikut adalah beberapa saran tentang cara menangani risiko kegagalan dan apa yang harus direncanakan sehubungan dengan risiko kegagalan:

1. Pastikan rencana, ruang lingkup, dan tenggat waktu Anda realistis. Penggunaan data sebelumnya dimungkinkan untuk memperkirakan waktu pengiriman, dinamika kerja, dan bagian kerja yang membutuhkan usaha atau perhatian ekstra.
   
2. Rencanakan prosedur pemantauan pada semua langkah proyek. Mengembangkan atau mengadopsi proses standar untuk itu. Alasan paling umum mengapa kegagalan terdeteksi dan dikenali ketika sudah terlambat adalah tidak memantau proses dengan benar. Namun, karena risiko merupakan bagian yang tak terhindarkan dari setiap proyek, maka perlu perhatian khusus pada langkah-langkah awal, ketika dapat dicegah secara efisien.
   
3. Gunakan alat manajemen kerja khusus untuk memantau kemajuan proyek Anda dan mengidentifikasi kemungkinan area risiko. Data yang dikumpulkan oleh tim memberikan wawasan berharga tentang bagian mana dari proyek yang perlu diperhatikan dengan cermat.
   
4. Pilih metodologi manajemen proyek yang paling cocok untuk proyek khusus Anda, ikuti prinsipnya, dan pastikan anggota tim Anda memahami cara kerjanya dan peran apa yang dimiliki masing-masing dari mereka dalam keseluruhan proses.
   
5. Menyampaikan. Rencanakan waktu untuk komunikasi dalam tim proyek, atur rapat (tetapi ingat penggunaan waktu yang efisien), dan dorong anggota tim untuk mengemukakan kemungkinan masalah jika mereka menyadarinya.
   
6. Pastikan tim Anda tidak kekurangan staf, beban kerja didistribusikan secara wajar, dan tanggung jawab individu jelas untuk setiap anggota tim.
   
7. Pastikan bahwa tujuan jangka panjang terlihat oleh tim Anda dan semua orang memahami bagaimana tim proyek bergerak ke arah mereka.

Ringkasan

Hampir tidak mungkin mengelola proyek tanpa menghadapi risiko apa pun, tetapi ada cara yang efisien untuk mencegah risiko ini menyebabkan kegagalan proyek. Mengikuti prosedur dan metodologi yang telah ditetapkan dan menyesuaikannya dengan proyek tertentu adalah cara yang diakui untuk menangani kesulitan dan lingkungan yang berubah. Dan jangan lupa belajar dari kegagalan sebelumnya – belum tentu kegagalan Anda sendiri.