Cara Merancang Program Referensi Karyawan (Dengan Contoh)

Ketika kebanyakan orang berpikir tentang program rujukan, mereka berpikir bahwa program itu ditujukan untuk pelanggan saat ini sebagai cara menggunakan jaringan mereka untuk mendatangkan pelanggan baru. Yah, mereka akan benar untuk berpikir bahwa, itulah mereka, tetapi mereka juga dapat digunakan secara internal di perusahaan dan dibentuk sebagai program rujukan karyawan. Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi bagaimana Anda dapat merancang program rujukan karyawan yang efektif dan mendapatkan hasil. Kami juga akan memberikan beberapa contoh yang telah digunakan perusahaan di masa lalu untuk mendapatkan hasil yang bagus.

Apa itu program rujukan karyawan?

Menggunakan pengaturan yang mirip dengan program rujukan biasa, program rujukan karyawan menawarkan insentif kepada karyawan sebagai imbalan bagi kandidat yang dirujuk untuk posisi yang tersedia di dalam perusahaan. Konsepnya adalah bahwa karyawan Anda sendiri mengetahui tipe orang yang ingin mereka ajak bekerja sama, mereka mengetahui keterampilan yang dibutuhkan, dan tidak mungkin memilih kandidat yang buruk yang dapat berdampak negatif pada lingkungan kerja mereka.

Setiap program rujukan karyawan berbeda dan perlu dirancang dengan mempertimbangkan bisnis, peran, dan karyawan. Perlu ada tingkat penelitian dan perencanaan yang dilakukan sebelum meluncurkan kampanye, tetapi setelah dibuat, mereka dapat menjadi sumber kandidat yang berkualitas.

Jadi panjang dan pendeknya, daripada merujuk Anda bisnis baru, mereka merujuk Anda, karyawan baru.

Manfaat Program Referensi Karyawan

Membawa karyawan Anda ke dalam proses rekrutmen Anda dapat membawa sejumlah manfaat bagi bisnis Anda, seperti:

• Tingkat konversi yang lebih tinggi untuk karyawan baru: Ketika kandidat dirujuk, mereka biasanya dipekerjakan sepertiga dari waktunya.
• Tingkat perekrutan yang lebih cepat: Karena kandidat sudah dikenal oleh perusahaan (melalui karyawan), kemungkinan mereka sudah mengetahui beberapa proses perekrutan, ini membuat proses waktu perekrutan lebih cepat.
• Tingkat retensi karyawan yang lebih tinggi: Ini adalah fakta yang diketahui bahwa ketika pelanggan dirujuk ke bisnis, mereka cenderung menjadi pelanggan yang dipertahankan, hal yang sama berlaku untuk karyawan yang dirujuk, mereka jauh lebih mungkin untuk tinggal di perusahaan lebih lama. periode waktu. Faktanya, karyawan yang dirujuk 13% lebih mungkin untuk tetap tinggal setelah tahun pertama bekerja dibandingkan dengan karyawan yang direkrut secara reguler.
• Karyawan yang lebih baik secara keseluruhan: Karyawan yang dirujuk jauh lebih mungkin untuk memegang nilai-nilai perusahaan yang sama, memiliki keterampilan yang dibutuhkan, dan cocok dengan etos perusahaan vs karyawan yang berasal dari sumber biasanya. Selain itu, ditemukan bahwa karyawan yang dirujuk membawa keuntungan 25% lebih banyak daripada karyawan lain.
• Peningkatan keterlibatan karyawan: Ketika berpartisipasi dalam program rujukan karyawan, karyawan tersebut secara signifikan lebih mungkin untuk lebih terlibat dengan perusahaan.
• Jangkau kandidat yang tidak secara aktif mencari peran baru: Atau dikenal sebagai kandidat pasif, ini adalah kandidat yang sangat baik yang berada dalam jaringan karyawan Anda. Mereka mungkin tidak secara aktif mencari posisi atau peran baru, tetapi ketika dirujuk oleh seorang teman, mereka cenderung mempertimbangkannya.

Pada dasarnya, memiliki program rujukan karyawan berarti Anda dapat menemukan kandidat berkualitas lebih baik, yang kemungkinan besar akan tetap menjadi karyawan Anda, yang akan menjadi karyawan yang lebih baik untuk Anda, sambil mempertahankan keterlibatan tenaga kerja Anda saat ini dan bertindak dengan inisiatif. dalam bisnis Anda. Tentu masuk akal untuk mempertimbangkan meluncurkannya.

Cara Memulai Program Referensi Karyawan

Memulai program rujukan karyawan sedikit berbeda dengan memulai program rujukan pelanggan standar. Anda harus mempertimbangkan sejumlah faktor dan memahami etos bisnis Anda, serta kebijakan perekrutan apa pun sebelum memulai. Bagian terpenting adalah menjaga seluruh proses sesederhana mungkin. Semakin sederhana bagi karyawan untuk berpartisipasi, semakin besar kemungkinan mereka untuk melakukannya.

1. Konfirmasikan bahwa manajemen senang dengan ide tersebut

Ini mungkin tampak jelas, tetapi kemungkinan besar departemen pemasaran memiliki otonomi yang jauh lebih besar dibandingkan departemen yang bertugas membawa staf ke dalam perusahaan. Oleh karena itu, bahkan sebelum memulai proses penyiapan, pastikan manajemen Anda dengan senang hati menjalankan program rujukan karyawan.

Setelah dipastikan bahwa program dapat dilanjutkan, penting bagi karyawan tingkat tinggi untuk bersedia mendukung program tersebut. Mereka adalah orang-orang di perusahaan yang paling mungkin untuk mendapatkan tenaga kerja yang lebih luas terlibat dan berpartisipasi dalam program ini.

Selain itu, program rujukan bisa mahal untuk disiapkan sejak awal. Jadi berhati-hatilah karena ini mungkin merupakan penawaran yang sulit jika anggaran Anda belum mencukupi biayanya.

2. Bangun proses rujukan

Pada titik ini, mengingat saran sederhana dari atas adalah yang paling penting. Ingatlah bahwa Anda akan meminta karyawan Anda untuk melampaui tugas biasa mereka, Anda meminta mereka untuk berbicara tentang pekerjaan di luar pekerjaan, dan Anda meminta mereka untuk menghabiskan sebagian dari mata uang sosial mereka dengan mempertaruhkan reputasi mereka. garis dengan merekomendasikan teman-teman datang untuk bergabung dengan perusahaan yang sama dengan mereka.

Saat membangun proses rujukan, pastikan sesederhana mungkin bagi karyawan untuk berpartisipasi. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berinvestasi dalam perangkat lunak program rujukan. Ini tidak hanya membuat pengaturan proses rujukan menjadi mudah tetapi juga membuat pengelolaannya di masa depan menjadi jauh lebih mudah juga.

Membuat proses digital adalah solusi yang jauh lebih baik daripada drop box fisik dll, terutama ketika mempertimbangkan bahwa sejumlah besar karyawan bekerja dari rumah dalam iklim saat ini. Untuk itu, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat sejumlah templat dan materi untuk digunakan karyawan. Ini bisa berupa email, pamflet, surat, dan banyak lagi. Sekali lagi, jika Anda mengambil keputusan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak rujukan, maka banyak alat yang memiliki fitur ini.

Anda juga harus melihat sisi luar bisnis Anda, ingatlah bahwa ketika karyawan membuat rujukan atau membicarakannya ke jaringan mereka, salah satu hal pertama yang akan dilakukan teman dan keluarga mereka adalah melihat sumber daya online. Mereka akan menilai apakah perusahaan tersebut cocok untuk mereka menggunakan tempat-tempat seperti situs web Anda, dan ulasan online. Pastikan ini dalam urutan yang baik, dan memiliki informasi yang mungkin diminati oleh calon karyawan.

3. Dapatkan metrik Anda secara berurutan

Sangat mudah untuk bersemangat meluncurkan kampanye Anda dan kemudian menyadari bahwa Anda tidak memiliki cara untuk mengukur seberapa sukses itu karena Anda tidak memiliki statistik untuk mengukurnya. Di awal kampanye, buat beberapa tujuan. Pastikan bahwa ini mudah diukur, dapat diukur, dapat dicapai, dan bekerja menuju kebaikan yang lebih besar bagi perusahaan. Metrik ini dapat berupa:

• Tingkatkan aplikasi yang memenuhi syarat sebesar 30%
• Mengurangi pergantian karyawan tahunan sebesar 25%
• Meningkatkan kandidat yang menerima posisi sebesar 10%

4. Berikan insentif kepada karyawan Anda

Program rujukan bekerja dengan baik ketika ada insentif untuk ambil bagian. Jika Anda ingin karyawan Anda menukar waktu mereka yang berharga untuk berpartisipasi dalam program rujukan perusahaan Anda, maka Anda harus menawarkan mereka semacam insentif. Sangat mudah untuk langsung memikirkan remunerasi moneter, tetapi Anda juga dapat menawarkan voucher, produk gratis, hari libur berbayar, hadiah, atau bahkan sumbangan amal.

Meskipun program rujukan karyawan bekerja sedikit berbeda dari program rujukan pelanggan, memilih insentif rujukan bekerja hampir sama.

Jika Anda tidak yakin insentif apa yang ditawarkan, tanyakan saja kepada mereka! Bicaralah dengan karyawan Anda, beri tahu mereka bahwa program ini akan datang, dan tanyakan jenis hadiah apa yang paling mendorong mereka untuk berpartisipasi? Jika Anda adalah perusahaan yang lebih besar, nasional, atau multinasional dengan banyak ekosistem perusahaan kecil yang berbeda, insentif ini mungkin bekerja paling baik pada tingkat yang lebih mikro dengan insentif khusus yang sesuai untuk tenaga kerja tertentu.

Setelah Anda memutuskan jenis insentif, cara lain untuk meningkatkan keterlibatan adalah dengan menawarkan gamifikasi dan/atau insentif berjenjang. Dengan gamification, Anda dapat membuat papan pemimpin dengan hadiah tambahan untuk peserta terbaik, 3 teratas, 10 teratas. Sistem insentif berjenjang memungkinkan Anda untuk memberi penghargaan kepada peserta terbaik dengan meningkatkan hadiah mereka setelah mereka membuat sejumlah rujukan.

Namun, Anda melakukan insentif, menjadi jelas pada dua hal. Bagaimana karyawan dapat memperoleh insentif dan bagaimana mereka akan menerimanya. Perjelas ini dari awal. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah agar karyawan Anda yang terlibat menjadi tidak puas ketika imbalan mereka tidak muncul saat Anda mengatakannya. Dengan pemenuhan otomatis, perangkat lunak pemasaran rujukan membuat ini jauh lebih mudah.

5. Buat pengumuman besar

Saat program siap diluncurkan, buat lagu dan tariannya. Biarkan semua orang tahu bahwa itu telah diluncurkan, Anda senang mereka berpartisipasi dan membangun beberapa sensasi. Buat materi khusus yang menjelaskan prosesnya, merinci imbalannya, dan bagikan metode partisipasinya.

Setelah program ini benar-benar mapan, Anda bahkan dapat memasukkan informasi tentangnya selama proses orientasi untuk pelamar baru, semoga mereka sudah mengetahuinya karena mereka akan dirujuk sendiri!

Penting juga untuk menjadwalkan email pengingat dari waktu ke waktu, untuk mengingatkan karyawan Anda bahwa program rujukan itu ada. Idealnya, program Anda akan sangat luar biasa sehingga tidak mungkin mereka melupakannya, tetapi mari kita bersikap realistis.

6. Juara yang terbaik yang berpartisipasi

Pada titik tertentu, referensi akan mulai membanjir, Anda akan memenuhi insentif dan penghargaan, dan semua orang senang. Sekaranglah waktunya untuk mengenali mereka yang paling banyak berpartisipasi dan membawa kandidat terbaik ke perusahaan. Anda dapat membuatnya tetap sederhana dengan mengirimkan email, Anda dapat mengadakan pesta secara keseluruhan, atau Anda dapat menawarkan mereka hadiah khusus. Pastikan untuk menyesuaikan perayaan dengan perusahaan dan mereka yang terlibat.

7. Jadikan program rujukan normal

Setelah peluncuran awal selesai, luangkan waktu untuk mengintegrasikan program ke dalam rutinitas normal perusahaan. Beberapa bisnis telah sukses dengan acara rujukan, di mana karyawan dapat membawa calon potensial ke tempat kerja untuk merasakan perusahaan, yang lain telah menyelenggarakan pembaruan atau perayaan triwulanan untuk peserta.

8. Renungkan dan adaptasikan

Setelah Anda menyelesaikan tahap pertama program (apa pun yang Anda anggap seperti itu, biasanya seperempat atau satu tahun) luangkan waktu untuk merenungkan program, hasil dan memahami apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan sistem. Bicaralah dengan peserta, ukur umpan balik, pertimbangkan apakah imbalannya cukup dan sesuai, kemudian bangun di atas fondasi yang telah Anda bangun.

Contoh Program Referensi Karyawan

MURNI

Program rujukan karyawan sangat sukses, dengan sekitar 40-60% karyawan bergabung melalui program rujukan. Mereka menganggap keberhasilan program ini karena sifatnya yang cepat. Karyawan baru bergabung dengan cepat dan kemudian, dalam beberapa minggu, ditanya apakah mereka ingin berpartisipasi dan apakah mereka mengenal seseorang yang cocok. Sebagian besar waktu, mereka melakukannya.

InMobi

InMobi mendapati diri mereka sangat membutuhkan manajer teknik, dan dengan demikian beralih ke tenaga kerja global mereka untuk referensi. Insentif mereka adalah beberapa yang lebih cerdik yang telah kita lihat. Karyawan ditawari sepeda motor atau liburan ke Bali untuk setiap rujukan yang berhasil. Sepeda motor juga dibuat khusus untuk negara. Ketika mereka membuat tingkat partisipasi penghargaan rujukan khusus negara melonjak dari 20% karyawan global menjadi 50%.

Intel

Intel menemukan bahwa mereka kekurangan staf dalam hal perempuan dan minoritas, solusi sederhana mereka adalah dengan memanfaatkan program rujukan karyawan mereka yang sudah sukses tetapi menggandakan hadiah insentif jika karyawan merujuk wanita atau minoritas yang kemudian menjadi karyawan. Ini menunjukkan bahwa Anda dapat menggunakan program rujukan karyawan Anda untuk menyelesaikan lebih dari sekadar rekrutmen.

Takeaways Kunci

Membangun program rujukan karyawan dapat sangat bermanfaat tidak hanya untuk bisnis Anda secara keseluruhan tetapi juga tempat kerja individu yang membentuk perusahaan yang lebih besar. Luangkan waktu untuk memahami apa yang ingin diterima karyawan Anda dan Anda akan segera mendapatkan kandidat berkualitas lebih tinggi.

• Luangkan waktu untuk membangun proses rujukan untuk memastikannya jelas dan lugas
• Pastikan insentif Anda sesuai dan pertimbangkan untuk memvariasikannya per bagian bisnis
• Ingatkan dan juarai mereka yang berpartisipasi untuk memastikan keterlibatan terbaik