Aproveche el mapeo de viajes de empleados para una mejor retención de talentos

El mapeo del viaje de los empleados es una parte crucial de los procesos de recursos humanos.

Revela cómo se sienten sus empleados acerca de su organización y cómo puede mejorar su experiencia mientras trabajan con usted. Aprenda cómo puede aprovechar el mapeo del viaje de los empleados para aumentar la retención de talento en su organización. Hemos resumido algunos consejos útiles y plantillas para usted a continuación.

¿Qué es el mapeo del viaje del empleado?

Muchas empresas utilizan embudos de ventas completos y procesos de pensamiento de diseño para mapear las experiencias de los clientes para aumentar la retención de clientes. Sin embargo, a menudo olvidan que los empleados son tan importantes como parte de una organización como los clientes. Desarrollar mapas de viaje de los empleados es crucial para retener el talento valioso en su empresa.

El Informe de optimización de talentos de 2020 reveló que la tasa de rotación incluso de los empleados de más alto rendimiento es de aproximadamente el 47 %. El mapeo del viaje del empleado es un ejercicio clave, ya que revela "momentos que importan" en el viaje de un empleado. Optimizar esos momentos puede ayudar a aumentar el compromiso y la satisfacción de los empleados.

Cuando las personas de su organización están emocionalmente satisfechas con su experiencia laboral y comprometidas con lo que hacen, se esfuerzan discrecionalmente, es decir, dedican horas y esfuerzos adicionales solo porque así lo desean. Con un mayor número de empleados que muestran un esfuerzo discrecional, la producción y las ganancias de una empresa están destinadas a aumentar. También hay menos descontento en el lugar de trabajo internamente ya que los empleados están contentos y es menos probable que se vayan.

Veamos algunas estadísticas del mapeo del viaje del cliente para corroborar el uso del mapeo del viaje del empleado por parte de las empresas.

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Si extrapolamos estos datos a los empleados, se espera que las empresas obtengan un 54 % más de retorno de la inversión de los empleados, una mejora de 10 veces en sus costos de recursos humanos y 3,5 veces más contrataciones a partir de referencias de empleados.

Además, el auge del trabajo remoto significa que mantener a sus empleados motivados y comprometidos es fundamental ahora más que nunca. Por lo tanto, el mapa de viaje de los empleados es una herramienta clave que los gerentes de recursos humanos deben utilizar en todas partes.

Comprender el viaje del empleado

Ahora que sabemos lo importante que es el mapa de viaje del empleado, echemos un vistazo a lo que se trata.

Un mapa de viaje del empleado generalmente consta de 10 etapas básicas o momentos que importan:

• Abastecimiento y reclutamiento
• Pre-embarque
• Inducción
• Compensación y beneficios
• Aprendizaje y desarrollo continuo
• compromiso continuo
• Planificación del desempeño, retroalimentación y revisión
• Premios y reconocimientos
• Avance
• Despedir, renunciar o jubilarse

Estos momentos se ilustran a continuación para darle una idea clara de su orden cronológico en el viaje de un empleado.

Sin embargo, tenga en cuenta que el orden de los momentos en la fase "durante la permanencia en el trabajo" no tiene que ser fijo para cada empleado. Puede variar para diferentes empleados y sus personajes (que discutiremos más adelante). Repasemos el mapa de viaje del empleado y analicemos cada una de sus etapas en detalle.

Abastecimiento y reclutamiento

La parte de abastecimiento y contratación del viaje de un empleado es quizás la más importante. Dado que es el primer punto de contacto de un empleado con su organización, es clave para desarrollar una imagen de marca de empleador. Desde el principio, puede demostrar que es una organización que se preocupa y valora a sus empleados.

El abastecimiento y la contratación consisten en la organización de ferias profesionales y campañas de contratación en varias universidades y la publicación de anuncios de empleo en medios digitales o impresos. Alternativamente, también puede ser una referencia de boca en boca de uno de sus empleados actuales a un empleado potencial. Una buena campaña de reclutamiento, anuncio de trabajo o referencia de empleados es aquella que da como resultado muchas inscripciones de posibles candidatos. Son las atractivas historias de los empleados actuales, surgidas como resultado del mapeo del viaje de los empleados, las que conducen a esto.

Este paso también implica todo el proceso de selección y entrevista de los candidatos y la comunicación que se produce en el medio con los representantes de recursos humanos y otros departamentos a los que se postulan los candidatos. Puede garantizar un proceso de contratación fluido definiendo y comunicando claramente las descripciones de los puestos, las funciones y responsabilidades, los criterios de selección y los plazos de solicitud a los posibles candidatos. También es importante hacer un seguimiento de estos candidatos, programar entrevistas oportunas y asegurarse de que no haya pasos en falso en el proceso de la entrevista.

Pre-embarque

El pre-embarque ayuda a aplacar la ansiedad de comenzar un nuevo trabajo. Familiarice a sus empleados recién contratados con todos los detalles necesarios de su nuevo lugar de trabajo. ¿Dónde está ubicada la oficina? ¿Cuál es la ubicación del pin en Google Maps? ¿Dónde está el estacionamiento? ¿Cuál es un código de vestimenta aceptable? Puede tener un manual conciso preparado para los nuevos empleados para darles una idea de lo que deben esperar de la primera semana de trabajo. Sin embargo, trate de no ser demasiado abrumador. Solo unos pocos consejos rápidos deberían ser suficientes.

Inducción

La incorporación es donde el caucho golpea el camino. Aquí es donde sus empleados obtienen el sentido real de la naturaleza del trabajo y el entorno laboral. ¿Hizo que su nuevo empleado se sentara en un escritorio que luego fue ocupado por otra persona? ¿Su computadora portátil tuvo problemas y no pudieron comenzar a trabajar durante dos días? ¿Su equipo les dio una calurosa bienvenida? Estas cosas pueden parecer triviales, pero son las pequeñas cosas las que realmente importan cuando se trata de cómo se siente una persona acerca de trabajar en su empresa.

Con la tendencia de rápido crecimiento de la cultura del trabajo remoto, la incorporación es aún más crucial. Debe programar sesiones virtuales para romper el hielo y de incorporación con los nuevos empleados y los miembros de su equipo. Esto hace que los nuevos trabajadores se acostumbren más a las personas con las que se supone que deben trabajar. También obtienen una idea de cómo la información de tareas y los informes fluyen dentro de los equipos y entre ellos.

Puede diseñar un proceso de incorporación fluido encuestando a sus empleados más recientes acerca de las deficiencias en el proceso de incorporación actual (si tiene uno al día). Asegúrese de preguntarles qué funcionó o no funcionó bien para ellos. Esto revelará un patrón de las fortalezas y debilidades de su proceso de incorporación y le permitirá mantener o descartar prácticas.

Compensación y beneficios

Si bien un buen título de trabajo o el nombre de un empleador de confianza es muy atractivo para el currículum de los empleados, también es necesario un sueldo amplio. Los empleados no quieren gastar más de lo que ganan en un trabajo. Antes de que los empleados comiencen un nuevo trabajo en su empresa, asegúrese de comunicarles claramente el paquete de compensación y beneficios. Cubrir todos los gastos en los que tienen que incurrir para poner en marcha su nuevo trabajo y tratar de no cambiar constantemente las políticas de beneficios.

Aprendizaje y desarrollo continuo

Dejando a un lado la gran cultura de la empresa, si el trabajo en su organización no es lo suficientemente desafiante como para fomentar el aprendizaje y el desarrollo continuos, los empleados podrían comenzar a buscar otras oportunidades en Glassdoor o LinkedIn durante la hora del almuerzo.

Para que el viaje de un empleado sea satisfactorio y desafiante, puede diseñar metas mensuales, trimestrales o semestrales para ellos. Estos objetivos pueden centrarse en desarrollar diferentes habilidades. Por ejemplo, puede pedirle a un asociado de marketing digital que tome cursos de Google Analytics o SEMRush durante su primer mes, diseñe campañas publicitarias optimizadas para SEO en el segundo mes y renueve toda la estrategia de marketing después de seis meses.

Una cultura de aprendizaje y desarrollo continuo garantiza que sus empleados no se topen con una pared y renuncien al trabajo debido a la falta de entusiasmo diario.

compromiso continuo

El compromiso continuo tiene que ver con la actividad social de sus empleados. ¿Los miembros del equipo se relacionan bien entre sí y salen a tomar un café después del trabajo, o simplemente empacan sus maletas y se van rápidamente a sus casas tan pronto como el reloj marca las 5 p. m.?

¿Alguna vez ha visto a un empleado que no pasa el rato ni participa en sus actividades laborales tanto como el resto? ¿Alguien que almuerce solo y parezca reticente la mayor parte del tiempo? Esto puede sonar como un fragmento del diario de un adolescente solitario. Pero la "aceptación social" es una necesidad válida en la jerarquía de necesidades de los humanos y también se aplica a sus empleados. Después de todo, pasan la mayor parte del día en su oficina.

Es responsabilidad de un gerente de recursos humanos asegurarse de que sus empleados se sientan aceptados, reconocidos y valorados en su lugar de trabajo y por sus compañeros. A pesar de lo bien preparados que están para el trabajo, si un empleado no siente la conexión social con las personas en su lugar de trabajo, es muy probable que se vaya a un lugar donde se sienta más cómodo.

Planificación del desempeño, retroalimentación y revisión

A nadie le gusta desperdiciar su tiempo en vano. Sin una visión clara en mente, los empleados simplemente se sienten distraídos, desmotivados y exasperados. Cuando una persona se une a su organización, debe comunicar claramente sus objetivos y darle una cantidad de tiempo prácticamente razonable para lograrlos. No espere que un administrador de redes sociales informe un aumento de más de 1K en el Twitter de su empresa después de más de dos semanas.

Una vez que haya establecido objetivos para cada empleado y establezca un marco de tiempo para que alcancen estos objetivos, puede revisar su progreso. Esto se puede hacer en forma trimestral, semestral o anual.

Aquí hay algunas preguntas que puede hacer mientras planifica una revisión de desempeño y comentarios:

• ¿Quién está revisando al empleado? ¿El jefe de línea inmediato o el Director del departamento?
• ¿Cómo es el proceso de revisión? ¿En qué métricas de producción o productividad se enfoca?
• ¿La revisión es más cualitativa o cuantitativa?
• ¿Cuál es el período de recurrencia de la revisión?
• ¿Qué tipo de retroalimentación (positiva o negativa) recibe el empleado?
• ¿Cuál es la causa de la retroalimentación que están recibiendo?
• ¿Cómo puede el empleado mejorar su desempeño?
• ¿Hay alguna deficiencia en el proceso de revisión en sí? ¿Cómo puede ser mejorado?

Premios y reconocimientos

Un empleado que dedica nueve largas horas de trabajo todos los días pero que no recibe los elogios debidos, incluso después de años, seguramente tendrá una experiencia laboral negativa en su lugar de trabajo. Los empleados esperan ver algo que salga de su arduo trabajo. Esto implica un reconocimiento verbal, a veces monetario, por el valor que proporcionan. No debe ser solo por los miembros y líderes inmediatos de su equipo, sino también por los ejecutivos de alto nivel.

Los empleados deben saber que su arduo trabajo es reconocido y valorado; que están creando un impacto. Organizar fiestas para un empleado cada cinco años es la parte fácil. Es realmente el reconocimiento de su arduo trabajo diario y productividad lo que les ayuda a sentirse positivos acerca de su puesto en una empresa.

Avance

El avance o la promoción en una carrera es otro momento crucial en el viaje de un empleado. Les asegura que están progresando en su profesión y han adquirido suficientes habilidades y experiencia a lo largo de los años para llegar a esta posición.

Sin embargo, un profesional de recursos humanos también debe asegurarse de que los empleados en cuestión reciban una incorporación adecuada cuando sean ascendidos a un nuevo título de trabajo. Las sincronizaciones dentro del equipo y entre equipos son importantes para asegurarse de que el empleado ascendido conozca los objetivos generales de la empresa y pueda desarrollar objetivos de equipo basados ​​en eso. También es vital discutir cómo cambiará la rutina diaria del empleado después de la promoción.

Despedir, renunciar o jubilarse

Este paso concluye el viaje de un empleado en su organización, aunque muchos argumentan que un ex empleado tiene un impacto en su negocio incluso después de que se va. La respuesta está en las referencias y cómo su salida impacta a los otros miembros del equipo: sus responsabilidades y su carga de trabajo. Debe asegurarse de que sus conocimientos, recursos y credenciales de inicio de sesión se transmitan a quienes los reemplacen.

Por último, ¿qué tan fácil es el proceso de baja para alguien que se jubila, renuncia o es despedido de su oficina? ¿Hace frío y refleja que has quemado los puentes con tu empleado? ¿O es cálido y personal?

Intente que la entrevista de salida no sea meramente superficial, sino que identifique la verdadera razón por la cual el empleado tuvo que irse. ¿Fue un desajuste entre la descripción del trabajo y el conjunto de habilidades de los empleados? ¿Era la cultura de la empresa? ¿Encontraron un trabajo mejor pagado? Si se jubila, ¿qué tan satisfechos estuvieron todos estos años trabajando para su empresa?

Cómo diseñar el mapa de viaje perfecto para empleados

Ahora que conocemos los pasos en un mapa de viaje del empleado, aprendamos cómo hacer uno. Hay cuatro pasos básicos para crear un mapa de viaje del empleado.

1. Segmenta a tus empleados

El viaje de cada empleado es diferente. Se basa en sus calificaciones, conjunto de habilidades, rasgos de personalidad, nivel de compensación y sus necesidades e impulsores internos. Por esta razón, es importante segmentar a sus empleados en diferentes personas y desarrollar mapas de viaje de empleados adecuados para cada persona. Se trata de meterse en la cabeza de sus empleados y descubrir qué los motiva y qué los detiene.

Puede dar un nombre a cada persona, por ejemplo, Jane the Solutions Consultant. Incluso puede agregar detalles como la edad de Jane, su dirección, su perfil laboral, sus ambiciones profesionales y su comportamiento con sus compañeros.

Puede usar una plantilla de persona de empleado para guiarlo con el proceso de creación de una persona.

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2. Establece el recorrido de cada persona de empleado

Una vez que haya terminado de redactar las personas de los empleados, debe llevar a cada uno de sus empleados a través de una actividad de mapeo de viaje. Aquí es donde entran en juego los pasos que identificamos anteriormente. Pregunte a sus empleados sobre su experiencia en el lugar de trabajo a medida que pasan por cada paso. Puede tomar la ayuda de las encuestas de compromiso de los empleados para hacerlo. Puede elegir si desea mantener las encuestas anónimas o no, aunque se espera que los empleados den respuestas más sinceras para las encuestas anónimas.

Una vez que tenga las respuestas, concéntrese realmente en lo que sus empleados están tratando de decirle. No deje de lado ninguna verruga en su sistema. Incluso si es solo un eslabón roto, debe repararse de inmediato o podría romper toda la cadena.

Además, mapee el estado emocional de sus empleados en cada una de las etapas identificadas anteriormente. Tal vez, Jane, la consultora de soluciones, tuvo una experiencia de reclutamiento excepcional, pero realmente se quedó sola durante el proceso de incorporación y decidió renunciar más tarde.

Al hacer un mapa de viaje del empleado, también puede incluir otros aspectos que impactan en el viaje de un empleado, como sus objetivos, puntos de contacto, barreras y motivadores. A continuación se muestra una plantilla de mapa de viaje del empleado para su referencia:

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3. Identifica los momentos que importan en cada viaje

Una cosa a tener en cuenta aquí es que diferentes empleados dan diferentes preferencias a las diferentes etapas del ciclo de vida del empleado. Por ejemplo, para algunos empleados, una incorporación difícil podría no ser tan mala como cero posibilidades de crecimiento profesional. Realmente necesita averiguar cuál es la última gota para un empleado. Los motivadores, las barreras y el estado emocional de un empleado pueden ayudar a descubrir esto.

Ahora que tiene el perfil completo de las experiencias de sus empleados y sus facilitadores, puede resaltar fácilmente las áreas que necesitan mejoras. Tenga en cuenta que son las experiencias neutrales y negativas de los empleados las que queremos encontrar y rectificar aquí. En cuanto a los aspectos positivos, pregunte a sus empleados qué los hizo felices para saber qué funciona y qué políticas seguir.

4. Establecer medidas para cada etapa del viaje del empleado

Después de realizar las acciones deseadas, mida si la experiencia del empleado ha mejorado y cómo.

Aquí hay algunas métricas que puede rastrear:

• Tasa de Ausentismo y Rotación de Empleados
• Puntaje neto de promotor del empleado (NPS)
• compromiso de los empleados
• Tasas de oferta de aceptación
• Compromiso de los viajes de incorporación
• Desarrollo personal

También puede elegir diferentes métricas de satisfacción y compromiso de los empleados para monitorear en función de lo que desea lograr.

Un viaje positivo para los empleados es un viaje positivo para la empresa

El mapeo del viaje del empleado no solo es beneficioso para el desarrollo profesional y personal de un empleado, sino también para el éxito de una organización. Las experiencias clave de sus empleados son precisamente las que debe rastrear para medir el éxito de su empresa en la adquisición y retención de talento.

Si sigue diligentemente la técnica del mapeo del viaje de los empleados y valora los sentimientos de sus empleados, seguramente conservará el talento más excepcional en su organización y reducirá los costos de reclutamiento y reemplazo de empleados.