5 Cara Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas Tim Anda

Artikel yang berwawasan luas ini menawarkan taktik praktis yang dapat Anda gunakan untuk membangun dan mempertahankan budaya kerja yang produktif di perusahaan Anda. Lihat untuk mempelajari lebih lanjut.

Anda mungkin menjadi yang terbaik dalam apa yang Anda lakukan sebagai pemimpin tim tetapi menjadi mudah untuk tertinggal dari pesaing Anda tanpa tim yang kuat dan produktif.

Di sisi lain, memiliki tim yang produktif dan efektif berarti bahwa setiap anggota berkontribusi pada hasil akhir, yang mengarah pada hasil yang sukses.

Karyawan Anda merupakan tulang punggung pertumbuhan bisnis Anda. Jika mereka bekerja ke tingkat optimal mereka, bisnis Anda lebih mungkin untuk berhasil.

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan juga memastikan proses siklus berkelanjutan yang dapat menghasilkan bisnis yang berkembang pesat. Ini dapat menghasilkan output yang lebih tinggi, keuntungan yang lebih besar, peningkatan pendapatan, pembangunan merek, dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Tetapi bagaimana Anda dapat mencapai efisiensi dan produktivitas semacam ini dengan tim Anda?

Cari tahu di bawah ini:

1. Integrasikan Alat dan Aplikasi yang Tepat

Teknologi telah menjadi enabler dalam bisnis, terutama dalam hal meningkatkan efisiensi. Mengadopsinya dapat memungkinkan Anda menikmati kolaborasi yang lebih baik, membuat pekerjaan lebih mudah bagi karyawan, dan merampingkan alur kerja Anda.

Tetapi alat seperti apa yang harus Anda manfaatkan?

Ini akan tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan, tetapi yang terpenting, Anda harus memilih alat yang:

• Memudahkan karyawan untuk bekerja cerdas, berkolaborasi, dan berkomunikasi dengan mudah
• Memudahkan Anda untuk melacak kinerja karyawan dan kemajuan proyek

Beberapa alat yang dibutuhkan setiap perusahaan termasuk alat kolaborasi, aplikasi pelacakan waktu, aplikasi produktivitas, alat kerja jarak jauh, dan alat keterlibatan karyawan.

Sebuah peringatan:

Jangan terlalu mengandalkan teknologi.

Meskipun dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim Anda, itu bukan satu-satunya jawaban.

2. Meningkatkan Keterampilan Karyawan

Sebagian besar perusahaan mengharapkan karyawan mereka untuk memperbarui keterampilan mereka dan mengikuti teknologi terbaru di area kerja mereka.

Masalahnya adalah - sebagian besar karyawan merasa nyaman dengan keterampilan khusus mereka dari waktu ke waktu. Yang lain tidak memiliki uang atau waktu untuk berinvestasi dalam pembelajaran lebih lanjut.

Gambar melalui LinkedIn

Tapi ada kabar baik:

Seperti yang Anda lihat pada tangkapan layar di atas, 94% orang memahami manfaat karier dari meluangkan waktu untuk belajar dan meningkatkan diri.

Sekarang bayangkan membantu karyawan ini menemukan waktu dan uang untuk belajar dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka.

Membantu mereka belajar lebih banyak dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas karyawan, meningkatkan hasil, dan yang terpenting, membangun loyalitas.

Tapi bagaimana Anda bisa melatih karyawan Anda?

Lihat kebutuhan organisasi Anda, tanyakan kepada pelanggan apa yang mereka inginkan, identifikasi kesenjangan keterampilan, dan pahami tuntutan industri. Kemudian, atur dan promosikan budaya belajar di perusahaan Anda.

Ada banyak cara untuk melatih karyawan Anda:

1. Pilih metode pelatihan tradisional seperti program pelatihan berbasis kelas, pelatihan interaktif, atau pelatihan kerja. Dalam hal ini, pelajar dapat menghadiri kelas, menghadiri simulasi, atau belajar sambil bekerja.

2. Pilih metode pembelajaran modern seperti pembelajaran sosial atau pelatihan online. Dengan pembelajaran sosial, pembelajar mengamati, meniru, atau memodelkan perilaku orang lain untuk mendapatkan keterampilan dan perspektif pemecahan masalah yang baru.

Di sisi lain, program pelatihan online mengharuskan Anda mengunggah materi pembelajaran ke platform pengajaran online dan memberikan akses kepada karyawan Anda.

3. Menawarkan Insentif

Beri karyawan Anda alasan untuk menjadi lebih efisien dengan mengenali mereka atas pekerjaan baik mereka. Ini adalah cara yang efektif untuk mendorong produktivitas dan menumbuhkan perasaan penghargaan.

Bagaimana Anda dapat memberi insentif kepada karyawan untuk kinerja yang baik? Kamu bisa:

• Beri mereka bonus finansial
• Naikkan gaji mereka
• Beri mereka liburan tambahan atau hari sakit
• Adakan makan malam perusahaan untuk menghormati mereka
• Kirim catatan penghargaan yang dipersonalisasi
• Umumkan pencapaian mereka secara terbuka
• Tingkatkan gadget mereka

4. Berkomunikasi Secara Efektif

Komunikasi harus dua arah jika ingin membangun tim yang produktif dan efisien. Anda harus bersedia mendengarkan karyawan Anda sebanyak Anda ingin mereka mendengar harapan Anda.

Karyawan memiliki ide, kebutuhan, dan rekomendasi, dan mereka perlu tahu bahwa masukan mereka penting.

Teknologi telah memudahkan tim untuk berkomunikasi secara efisien. Anda hanya perlu memutuskan metode atau alat mana yang akan digunakan untuk berkomunikasi.

Tapi ada tangkapan:

Meskipun alat online memudahkan untuk berkomunikasi, tim Anda perlu tahu cara menggunakannya. Mereka juga membutuhkan perlindungan dari kelebihan alat - di mana mereka mengacak antara lima atau lebih aplikasi komunikasi per hari.

Ini tidak hanya akan melelahkan mereka, tetapi mereka mungkin kehilangan jejak komunikasi penting ketika mereka membutuhkannya.

Apa yang harus Anda lakukan?

Pertama-tama, selektiflah dalam memilih alat komunikasi. Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan dari setiap saluran yang Anda pilih.

Sebagai contoh:

Tim dapat menggunakan email atau panggilan telepon saat berkomunikasi dengan klien dan vendor.

Untuk kolaborasi tim dan pengiriman pesan langsung, Anda dapat memilih Slack atau salah satu alternatifnya, termasuk Microsoft Teams, Fleep, dan Bitrix24.

Untuk komunikasi kerja dan penetapan tugas serta pelacakan, Anda dapat memilih untuk menggunakan alat seperti Teamline dan Trello.

5. Ukur Produktivitas dan Tawarkan Umpan Balik

Sebelum Anda mengukur produktivitas karyawan Anda, Anda perlu:

• Memberikan arahan yang jelas tentang prioritas dan harapan.
• Bantu setiap karyawan memahami bagaimana kontribusi mereka memengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.
• Pahami kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim Anda dan manfaatkan saat memberikan tugas.
• Petakan proyek Anda dan berikan tim rencana tindakan yang harus mereka ikuti.
• Prioritaskan pekerjaan berdasarkan tujuan perusahaan Anda dan biarkan karyawan Anda mengetahuinya.

Setelah ini ditangani, gunakan perangkat lunak manajemen kinerja untuk melacak pencapaian tujuan karyawan dan menawarkan umpan balik.

Mengapa umpan balik penting?

Karyawan tidak akan bekerja untuk meningkatkan efisiensi mereka jika mereka tidak tahu bahwa mereka tidak efisien. Anda perlu memberi tahu karyawan dengan jelas apa yang mereka kuasai dan apa yang perlu mereka tingkatkan.

Tapi itu tidak cukup:

Anda juga harus bertanya kepada karyawan Anda apa yang mereka ingin Anda tingkatkan di perusahaan. Itu bisa berupa proses, alat, pelatihan, atau faktor lainnya. Ini akan membantu Anda mendapatkan ide tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan lingkungan kerja mereka dan mendorong efisiensi.

Siap Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Karyawan?

Ini mungkin tampak seperti tugas yang sulit, terutama karena karyawan memiliki kepribadian yang berbeda, dan mungkin sulit untuk menyatukan mereka.

Tapi itu mungkin.

Jika Anda meluangkan waktu untuk menghargai pekerjaan mereka, meningkatkan komunikasi internal, dan memberi mereka alat untuk mempermudah pekerjaan mereka, Anda dapat mencapai tujuan ini.

Apa yang akan menjadi langkah pertama Anda ketika Anda mencoba untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan?

Kami juga ingin mengetahui apakah Anda sudah memulai dan perubahan apa yang Anda lihat dalam produktivitas tim Anda. Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.