5 maneiras de aumentar a eficiência e a produtividade de sua equipe

Este artigo perspicaz oferece táticas práticas que você pode usar para construir e sustentar uma cultura de trabalho produtiva em sua empresa. Confira para saber mais.

Você pode ser o melhor no que faz como líder de equipe, mas fica fácil ficar para trás da concorrência sem uma equipe forte e produtiva.

Por outro lado, ter uma equipe produtiva e eficaz significa que cada membro contribui para o resultado final, levando a resultados de sucesso.

Seus funcionários formam a espinha dorsal do crescimento do seu negócio. Se eles trabalharem em seus níveis ideais, é mais provável que seu negócio seja bem-sucedido.

Aumentar a eficiência e a produtividade dos funcionários também garante um processo cíclico contínuo que pode levar a um negócio em expansão. Pode levar a resultados mais altos, maiores lucros, aumento de receita, construção de marca e crescimento contínuo dos negócios.

Mas como você pode alcançar esse tipo de eficiência e produtividade com sua equipe?

Descubra abaixo:

1. Integre as ferramentas e aplicativos certos

A tecnologia tornou-se um facilitador nos negócios, especialmente em termos de aumento da eficiência. Adotá-lo pode permitir que você desfrute de uma melhor colaboração, facilite o trabalho dos funcionários e simplifique seu fluxo de trabalho.

Mas que tipo de ferramentas você deve aproveitar?

Isso dependerá do tipo de negócio que você administra, mas, o mais importante, você deve escolher ferramentas que:

• Facilite para os funcionários trabalharem de forma inteligente, colaborarem e se comunicarem com facilidade
• Facilite o acompanhamento do desempenho dos funcionários e do progresso do projeto

Algumas das ferramentas que toda empresa precisa incluem ferramentas de colaboração, aplicativos de rastreamento de tempo, aplicativos de produtividade, ferramentas de trabalho remoto e ferramentas de engajamento de funcionários.

Contudo, uma palavra de cautela:

Não confie demais na tecnologia.

Embora possa melhorar a produtividade e a eficiência de sua equipe, não é a única resposta.

2. Melhorar as habilidades dos funcionários

A maioria das empresas espera que seus funcionários atualizem suas habilidades e acompanhem as tecnologias mais recentes em suas áreas de trabalho.

O problema é que a maioria dos funcionários se sente confortável com suas habilidades específicas ao longo do tempo. Outros não têm dinheiro ou tempo para investir em mais aprendizado.

Imagem via LinkedIn

Mas há boas notícias:

Como você pode ver na captura de tela acima, 94% das pessoas entendem os benefícios de carreira de reservar tempo para aprender e se atualizar.

Agora imagine ajudar esses funcionários a encontrar tempo e dinheiro para aprender e aprimorar seus conhecimentos e habilidades.

Ajudá-los a aprender mais pode ajudá-lo a melhorar a produtividade dos funcionários, aumentar os resultados e, o mais importante, criar lealdade.

Mas como você pode treinar seus funcionários?

Observe as necessidades de sua organização, pergunte aos clientes o que eles desejam, identifique lacunas de habilidades e entenda as demandas do setor. Em seguida, estabeleça e promova uma cultura de aprendizado em sua empresa.

Há muitas maneiras de treinar seus funcionários:

1. Opte por métodos tradicionais de treinamento, como programas de treinamento em sala de aula, treinamento interativo ou treinamento profissional. Nesse caso, os alunos podem assistir às aulas, participar de simulações ou aprender durante o trabalho.

2. Opte por métodos modernos de aprendizado, como aprendizado social ou treinamento online. Com a aprendizagem social, os alunos observam, imitam ou modelam o comportamento dos outros para obter novas habilidades e perspectivas de resolução de problemas.

Por outro lado, os programas de treinamento on-line exigem que você carregue materiais de aprendizado para plataformas de ensino on-line e dê acesso a seus funcionários.

3. Oferecer incentivos

Dê a seus funcionários uma razão para se tornarem mais eficientes, reconhecendo-os por seu bom trabalho. Esta é uma maneira eficaz de incentivar a produtividade e promover sentimentos de apreciação.

Como você pode incentivar os funcionários para um bom desempenho? Você pode:

• Dê a eles bônus financeiros
• Aumente o salário deles
• Dê-lhes férias adicionais ou dias de doença
• Faça um jantar da empresa em sua homenagem
• Envie notas de agradecimento personalizadas
• Anunciar publicamente suas realizações
• Atualize seus gadgets

4. Comunique-se de forma eficaz

A comunicação deve ser bidirecional se você deseja construir uma equipe produtiva e eficiente. Você deve estar disposto a ouvir seus funcionários tanto quanto deseja que eles ouçam suas expectativas.

Os funcionários têm ideias, necessidades e recomendações, e precisam saber que suas contribuições são importantes.

A tecnologia tornou mais fácil para as equipes se comunicarem de forma eficiente. Você só precisa decidir qual método ou ferramenta usar para comunicação.

Mas há um porém:

Embora as ferramentas online facilitem a comunicação, sua equipe precisa saber como usá-las. Eles também precisam de proteção contra sobrecarga de ferramentas - onde alternam entre cinco ou mais aplicativos de comunicação por dia.

Isso não apenas os cansará, mas eles podem acabar perdendo o controle da comunicação essencial quando precisarem.

O que você deveria fazer?

Em primeiro lugar, seja seletivo ao escolher as ferramentas de comunicação. Comece definindo claramente o propósito de cada canal escolhido.

Por exemplo:

A equipe pode usar e-mail ou telefonemas ao se comunicar com clientes e fornecedores.

Para colaborações em equipe e mensagens imediatas, você pode optar pelo Slack ou uma de suas alternativas, incluindo Microsoft Teams, Fleep e Bitrix24.

Para comunicação de trabalho e atribuição e rastreamento de tarefas, você pode optar por usar ferramentas como Teamline e Trello.

5. Medir a produtividade e oferecer feedback

Antes de medir a produtividade de seus funcionários, você precisa:

• Fornecer orientação clara sobre prioridades e expectativas.
• Ajude cada funcionário a entender como sua contribuição afeta os objetivos gerais da empresa.
• Entenda os pontos fortes e fracos de cada um dos membros de sua equipe e aproveite-os ao atribuir tarefas.
• Mapeie seus projetos e forneça à equipe um plano de ação que eles precisam seguir.
• Priorize o trabalho com base nos objetivos da sua empresa e informe seus funcionários sobre isso.

Depois que isso for resolvido, use o software de gerenciamento de desempenho para acompanhar o cumprimento das metas dos funcionários e oferecer feedback.

Por que o feedback é importante?

Os funcionários não trabalharão para melhorar sua eficiência se não souberem que são ineficientes. Você precisa dizer claramente aos funcionários no que eles são bons e no que precisam melhorar.

Mas isso não é suficiente:

Você também deve perguntar aos seus funcionários o que eles gostariam que você melhorasse na empresa. Podem ser processos, ferramentas, treinamento ou outros fatores. Isso ajudará você a ter uma ideia de como melhorar o ambiente de trabalho e incentivar a eficiência.

Pronto para aumentar a produtividade e a eficiência dos funcionários?

Pode parecer uma tarefa difícil, especialmente porque os funcionários têm personalidades diferentes e pode ser difícil colocá-los na mesma página.

Mas é possível.

Se você dedicar um tempo para apreciar o trabalho deles, melhorar a comunicação interna e fornecer ferramentas para facilitar o trabalho deles, poderá atingir esse objetivo.

Qual será seu primeiro passo ao tentar melhorar a eficiência e a produtividade dos funcionários?

Também gostaríamos de saber se você já começou e quais mudanças notou na produtividade de sua equipe. Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.