15 stratégies efficaces de gestion des e-mails que vous devriez utiliser

Nous sommes nombreux à être submergés par les e-mails.

Le mot à lui seul évoque des images d'un nombre à trois chiffres en gras d'e-mails non lus, dont chacun requiert votre attention.

En tant que centre de communication, en particulier dans nos vies professionnelles, le courrier électronique est incontournable. Même avec les plus grandes tentatives pour se débarrasser de notre boîte de réception, le courrier électronique a prouvé qu'il ne va nulle part.

Les problèmes surviennent en raison du volume considérable d'e-mails que nous recevons. Si elle n'est pas cochée, la seule priorisation native de l'e-mail est la date à laquelle elle a été reçue. L'email by design n'a pas été créé pour gérer notre volume actuel et les nombreuses façons dont nous interagissons avec notre boîte de réception. Heureusement, la technologie et les meilleures pratiques peuvent venir à votre secours.

Une gestion efficace des e-mails nécessite que vous preniez activement votre boîte de réception en main. Cela nécessitera l'ajout d'un logiciel de messagerie et quelques règles générales sur la manière la plus efficace de gérer les communications par e-mail.

15 conseils pour maîtriser la gestion des e-mails

Le courrier électronique est la forme de communication professionnelle la plus puissante et, grâce à ces stratégies efficaces, il peut devenir une forme avec laquelle vous aimez vraiment travailler. Pour adopter des stratégies efficaces de gestion des e-mails, suivez ces simples conseils de gestion des e-mails.

1. Supprimer les messages de vente promotionnels

Avant de se lancer dans la gestion efficace de votre boîte de réception, il est important de prioriser et de supprimer les messages indésirables. Les messages de vente promotionnels devraient être les premiers à partir et les faire glisser dans l'onglet Promotionnel n'est pas aussi efficace. L'idée est d'avoir une boîte de réception organisée remplie uniquement de contenu relatif à vos objectifs de travail. Dans la plupart des cas, les messages de vente sont distrayants et détournent l'attention de vos priorités. Il est possible que certains e-mails soient des spams ou proviennent d'adresses e-mail non sécurisées. Vous protéger contre cela vous aide à éviter les vols d'identité, les violations de données et protège vos coordonnées.

2. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez jamais

Si vous êtes abonné à la newsletter en série, voici une autre opportunité de rationaliser votre boîte de réception. Vous pourriez être tenté de créer des étiquettes et des filtres qui peuvent les traiter à votre place, mais encore une fois, gardons ces stratégies pour les e-mails qui ajoutent de la valeur à votre vie personnelle et professionnelle.

Si vous n'avez pas lu les deux dernières éditions de cette newsletter, il est probable que vous n'obteniez aucune valeur, alors pensez à vous désabonner. Si vous ne supportez pas de vous désabonner, la plupart des newsletters vous permettront de minimiser leur fréquence d'envoi.

3. Demander la suppression des messages de groupe qui ne vous concernent pas

Semblable aux newsletters, vous avez peut-être rejoint divers groupes qui s'appliquaient à vous à l'époque. Examinez à nouveau la valeur qu'ils apportent et déterminez s'ils sont pertinents ou non par rapport à vos objectifs et intérêts actuels.

Les messages de groupe peuvent inclure des e-mails de contacts personnels avec des sujets aléatoires ou simplement vous retirer de ces fils de discussion terriblement longs "répondre à tous". Un peu de diplomatie ira un long chemin ici puisque vous ne pouvez pas simplement vous "désabonner" ou "bloquer" vos amis et collègues. Gmail propose un bouton "muet" mais pour tous les autres, vous devrez faire connaître vos intentions.

Un court message leur faisant savoir que vous n'êtes plus pertinent pour la conversation vous permettra de faire une sortie en douceur et de vous rapprocher d'une stratégie de messagerie gérée efficacement.

4. Créez des étiquettes pour des types d'e-mails similaires

Maintenant que vous avez supprimé les éléments non essentiels, il est temps d'organiser les e-mails que vous souhaitez réellement et les étiquettes sont un excellent moyen de le faire.

Les étiquettes peuvent être utilisées pour créer un système de dossiers personnalisé dans votre boîte de réception. Nommez-les par catégorie, client, projet ou tout ce que vous désirez. Cette organisation granulaire de votre boîte de réception crée un système dans lequel vos conversations ont leur place, ce qui les rend faciles à trouver et à traiter.

5. N'hésitez pas à créer de nombreux dossiers de messagerie

Il n'y a pas de limite au nombre de dossiers de messagerie que vous pouvez créer dans votre boîte de réception. Il n'est pas rare d'avoir 30 étiquettes et dossiers ou plus pour organiser vos conversations à un niveau granulaire.

Les boîtes de réception partagées et les étiquettes partagées vous permettent d'aller plus loin dans le concept de dossier et de gérer les e-mails de votre boîte de réception en équipe. G2 a une catégorie sur les meilleures boîtes de réception partagées conçues pour les équipes, où vous trouverez une liste des meilleures sources pour votre équipe.

L'attribution d'e-mails est l'un des composants des boîtes de réception partagées qui vous permettent de déléguer les e-mails avec clarté.

Avant d'ajouter des outils supplémentaires, vous devriez en envisager un qui fonctionne avec votre client de messagerie actuel. Devoir rebondir dans et hors de votre boîte de réception est contre-productif pour rester concentré et organiser votre boîte de réception en premier lieu.

6. Définir automatiquement les filtres pour certains expéditeurs

Pourquoi ne pas vous simplifier la vie avec des outils d'automatisation des e-mails ? Les réponses automatisées par e-mail peuvent fournir des messages clairs sans prendre trop de temps. La création de filtres d'e-mails est une autre façon de trier, d'étiqueter ou de marquer vos e-mails entrants en fonction de vos critères définis.

Les filtres vous assureront de ne jamais manquer vos factures ou e-mails importants d'un destinataire spécifique. Ils peuvent être utilisés pour regrouper automatiquement les e-mails par projet ou par nom de client en fonction de mots-clés, de pièces jointes et de lignes d'objet spécifiques. Vous pouvez considérer les filtres comme votre assistant personnel qui effectue une pré-organisation pour vous, vous permettant de vous concentrer sur des tâches plus urgentes.

7. Créez des alias d'expéditeur distincts sous la même adresse e-mail

Un autre moyen simple de filtrer les e-mails entrants consiste à créer des alias. Les alias d'e-mail sont une adresse e-mail alternative qui redirigera toujours vers votre e-mail d'origine. Essentiellement, vous aurez l'avantage d'avoir une nouvelle adresse e-mail sans créer et gérer un nouveau compte.

Par exemple, vous pouvez vous abonner aux newsletters avec un alias d'e-mail au lieu de votre adresse e-mail principale. Vous pouvez ensuite créer des filtres pour étiqueter ou marquer automatiquement tous les e-mails arrivant à l'adresse e-mail alias.

Les alias de messagerie Gmail vous permettent également d'envoyer des e-mails à partir d'un nom différent. Par exemple, vous pouvez envoyer des e-mails liés au travail à partir d'une adresse e-mail et des e-mails personnels à partir d'un alias, ou vice versa.

Cependant, si vous devez créer un nouveau compte, par exemple pour gérer vos demandes de vente ou d'assistance, le logiciel de service d'assistance vous permettra d'intégrer de manière transparente un service d'assistance dans votre boîte de réception personnelle. De cette façon, les e-mails de vente et d'assistance peuvent être traités dans un style de ticket et attribués à des agents spécifiques directement depuis votre boîte de réception personnelle.

8. Éliminez le transfert d'e-mails internes

Sachant que vos collègues reçoivent suffisamment d'e-mails externes, il est recommandé d'éviter d'utiliser les e-mails pour la communication interne, y compris les longues chaînes CC, BCC.

La gestion moderne des e-mails a éliminé le besoin de transférer des e-mails à votre équipe interne. Le meilleur logiciel de gestion des e-mails vous permettra de communiquer avec vos coéquipiers via des notes par e-mail via un logiciel de messagerie intégré à l'application. Ce double avantage signifie que vous n'avez pas besoin d'utiliser une plateforme de messagerie externe et vous évitez également d'encombrer la boîte de réception de tout le monde. Votre équipe vous en remerciera !

9. Lisez et répondez aux e-mails à une heure fixe chaque jour

La surveillance constante de votre boîte de réception peut devenir une habitude inefficace dans la gestion du temps.

Planifier un moment stratégique pour gérer vos e-mails conduit à une gestion efficace des e-mails et il est préférable de le faire à la même heure tous les jours. Cela vous permet de créer des créneaux horaires dans votre journée et vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches sans le sentiment persistant que vous devriez vérifier vos e-mails.

Une fois que vous avez géré votre boîte de réception pour la journée, vous devriez reporter les entrées et sorties de votre boîte de réception, à moins que quelque chose d'extrêmement urgent ne se présente. Même dans ce cas, vous pouvez configurer des systèmes pour marquer les e-mails auxquels vous ne pouvez pas répondre immédiatement.

10. Signalez les messages importants auxquels vous ne pouvez pas répondre tout de suite

Le logiciel de gestion des e-mails inclut la possibilité de mettre en attente les e-mails ou de les faire revenir en haut de votre boîte de réception ultérieurement. Un bon système de signalement soutenu par des filtres garantira que rien ne soit manqué tout en vous permettant de répondre efficacement à vos destinataires.

Même les e-mails importants ne peuvent pas toujours recevoir une réponse immédiate, mais cela étant dit, il existe de bonnes pratiques en ce qui concerne les délais de réponse attendus.

11. Répondre aux e-mails professionnels dans un délai de 24 à 48 heures

En règle générale, les e-mails professionnels doivent recevoir une réponse le même jour ouvrable. Des études ont montré que prendre plus de 48 heures pour répondre à un e-mail entraînerait une perte de clients potentiels et leur insatisfaction.

La société Fast a mené une enquête sur les temps de réponse aux e-mails, où elle a constaté que plus de 70 % des personnes s'attendent à un temps de réponse dans les quatre heures.

Encore une fois, un logiciel de gestion de messagerie peut vous aider ici. À tout le moins, vous pouvez configurer des répondeurs automatiques pour faire savoir à votre destinataire qu'il a votre attention avec une réponse plus détaillée à suivre, qui devrait certainement être dans les 3 à 5 jours ouvrables.

12. Suivi des e-mails importants dans les 3 à 5 jours ouvrables

Nous sommes tous confrontés à de nombreuses tâches variées ainsi qu'à un volume élevé d'e-mails quotidiens, mais il est important de prioriser les e-mails qui ne peuvent pas rester sans réponse. Que vous attendiez la réponse d'un recruteur, la confirmation d'une partie prenante externe ou la décision d'un client, 3 à 5 jours ouvrables devraient être votre référence pour envoyer un e-mail de suivi.

Il peut y avoir des situations où quelques suivis peuvent être nécessaires. N'oubliez pas d'ajouter un jour ou deux entre chaque e-mail de suivi pour éviter de donner l'impression que vous êtes désespéré.

Pour les situations où vous ne pouvez pas répondre rapidement, un répondeur automatique suffit pour montrer votre engagement. Dans ce cas, si vous êtes un utilisateur de Gmail, les outils de communication G-Suite peuvent vous aider.

La délégation est la clé d'une gestion réussie des e-mails. Avec les bons outils en main, ou plus précisément dans votre boîte de réception, vous pouvez simplement envoyer une note rapide par e-mail interne à votre collègue qui partagera automatiquement un e-mail avec lui. Vous pouvez même aller plus loin et créer des règles automatisées pour partager automatiquement certains e-mails avec un collègue spécifique. Des notes de courrier électronique internes peuvent également être ajoutées automatiquement pour fournir plus de clarté et de contexte à votre message.

13. Téléchargez les applications correspondantes pour répondre aux e-mails en déplacement

Les clients de service de messagerie les plus populaires ont une application mobile correspondante pour vous aider à gérer les e-mails lorsque vous n'êtes pas devant votre ordinateur portable. Avec un accès facile à votre e-mail dans la paume de votre main, vous pouvez avoir un aperçu rapide en temps réel des e-mails entrants et planifier votre journée en conséquence.

14. Ayez une signature fixe sur vos e-mails pour ne pas avoir à écrire votre nom à chaque fois

Prendre du temps à l'avance pour structurer votre stratégie de messagerie peut vous faire gagner du temps et améliorer votre efficacité. Étonnamment, les signatures électroniques ne sont pas utilisées aussi souvent qu'elles le devraient. En simplifiant la saisie de votre nom, de votre titre et des informations sur votre entreprise, vous pouvez vous concentrer sur la rédaction et l'envoi d'e-mails efficaces beaucoup plus rapidement.

Votre processus de signature peut être simplifié davantage à l'aide d'un logiciel de signature d'e-mails. Un logiciel de signature électronique vous fera non seulement gagner du temps, mais vous aidera également, vous et votre équipe, à rester concis. C'est un moyen simple mais efficace d'améliorer votre image de marque et vos efforts de marketing. Avec les signatures électroniques, vous pouvez promouvoir votre entreprise, rediriger les destinataires vers les pages de votre site ou vos comptes de médias sociaux préférés, annoncer les événements à venir et plus encore.

Si vous utilisez des alias, vous pouvez même avoir une signature différente pour chaque adresse e-mail. Cela vous aidera à améliorer votre stratégie de communication et à engager les destinataires des e-mails de manière ciblée.

15. Créez et partagez des modèles d'e-mails

Les modèles d'e-mails sont un autre moyen de gagner du temps et de vous assurer d'avoir un ton de voix cohérent pour l'image de marque de l'entreprise.

La plupart des services de messagerie proposent des méthodes natives pour enregistrer les e-mails en tant que modèles. Cependant, il existe une liste de logiciels de création de modèles d'e-mails plus puissants qui, lorsqu'ils sont intégrés directement dans votre boîte de réception, peuvent simplifier bon nombre de vos processus répétitifs et optimiser votre boîte de réception avec des modèles d'e-mail partageables. La possibilité d'ajouter des variables personnalisées garantira que vos destinataires reçoivent une réponse personnalisée qui donne l'impression qu'elle a été créée spécifiquement pour eux.

Conclusion

La gestion efficace de votre boîte de réception peut grandement contribuer à vous rendre plus efficace dans l'ensemble. Avec l'aide des astuces et des logiciels de gestion des e-mails dont il a été question dans cet article, vous êtes sur la bonne voie pour apprivoiser et vous faire des amis avec votre boîte de réception.

Pour plus de conseils sur la prise de contrôle de votre messagerie, en interne et en externe, consultez le hub de messagerie de G2 pour encore plus de conseils !