Récapitulatif des MOP : optimisez vos ressources en période de pointe

Nous avons tous une chose en commun : le désir de maximiser l'impact de nos opérations marketing. Que vous vous prépariez à atteindre une capacité maximale ou que vous prévoyiez un ralentissement, voici quelques bonnes pratiques à suivre.

Assurer la confiance pendant les périodes critiques

Chaque fois que votre équipe est surchargée, nous vous recommandons de hiérarchiser les charges de travail. Prenez le temps d'évaluer quelles tâches peuvent être repoussées à la nouvelle année et quelles tâches sont cruciales à accomplir en 2021.

Classez la charge de travail de votre équipe avec un niveau d'impact et d'effort. Se concentrer sur les projets à fort impact ; et encore plus sur les projets à fort impact qui demandent peu d'efforts. Tout ce qui a un faible impact et un effort élevé devrait être dépriorisé pour la nouvelle année.

Alors, comment pouvez-vous planifier au mieux avant d'atteindre la capacité maximale ?

Nous n'avons qu'un mot : Préparez-vous.

Le simple fait de préparer et de hiérarchiser les charges de travail peut aider à garantir que votre équipe est alignée et a une idée claire des objectifs à atteindre.

Chez Perkuto, nous appliquons ces deux tactiques :

1. Cadres de levier

Les cadres aideront votre équipe MOP à produire des résultats prévisibles, ce qui, en partie, permettra à votre équipe de travailler plus efficacement. Lorsque votre équipe dispose d'une base solide sur laquelle s'appuyer et se développer, votre équipe réduira non seulement le temps, mais également les coûts.

Tout framework MOPs solide devrait être ce que nous appelons SCORE :

S – Évolutif

C – Cohésif

O – Organisé

R-Fiable

E – Efficace

Vous devrez garder à l'esprit qu'il faut du temps pour gagner du temps, alors assurez-vous de prendre le temps d'intégrer de nouveaux processus et cadres.

2. Adoptez l'automatisation

Adopter une mentalité axée sur l'automatisation permettra à votre équipe de se concentrer sur l'atteinte des objectifs et le travail stratégique, ce qui est crucial à l'approche de la capacité maximale. Les équipes MOP peuvent gagner du temps en automatisant les tâches fastidieuses et va-et-vient avec des plateformes telles que Workato, Mulesoft, Tray.io et Zapier.

Ces outils ont la capacité de transférer sans effort et par programmation des données d'un système à un autre, et peuvent automatiser des tâches telles que :

• Téléchargements de liste
• Déduplication manuelle
• Nettoyage et normalisation des données
• Création de campagne
• Dépannage des problèmes d'intégration/de synchronisation du système

Tirez le meilleur parti de votre basse saison

Si vous prévoyez un ralentissement, il est temps de sortir cette liste d'activités les jours de pluie.

En manque d'inspiration ? Nous recommandons les activités suivantes :

Tout documenter

La documentation est l'une des choses les plus importantes que votre équipe MOPs puisse faire. Voici pourquoi : lors de volumes de campagnes saisonniers ou inattendus, c'est la documentation qui maintiendra votre équipe à flot. La documentation sert de travail de base qui ancre l'architecture de ce que vous construisez dans Marketo (ou toute plateforme d'automatisation marketing ou CRM d'ailleurs), et elle aidera également votre équipe à améliorer son efficacité.

« La documentation sert de transfert de connaissances - c'est comme une communication d'équipe faisant autorité, décrivant ce qui a été fait auparavant et pourquoi. Malgré les circonstances, disposer d'une documentation détaillée pourrait être le radeau de sauvetage qui sauve votre équipe et assure le bon fonctionnement des choses. Maude Bélanger, directrice des services chez Perkuto.

Nous vous recommandons de documenter votre processus de cycle de vie des leads, qui commence généralement lorsqu'une personne est un nouveau prospect qui s'engage dans le marketing et les suit au fur et à mesure qu'ils progressent vers la qualification commerciale, puis vers un contrat signé pour un engagement de services.

Si votre équipe ne suit pas la façon dont les prospects évoluent dans le cycle de vente, commencez par un graphique (comme indiqué ci-dessous), puis continuez à approfondir la documentation avec des détails.

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Créez un tableau RACI pour votre équipe

Lorsque les projets tournent mal, nous constatons que le coupable est généralement des rôles de projet indéfinis. Personne n'a jamais l'intention de faire dérailler un projet, mais les lignes peuvent devenir floues lorsque les membres de l'équipe ne savent pas ce qu'on attend d'eux ou qu'ils pensent connaître leurs responsabilités. C'est là qu'interviennent les graphiques RACI.

Un tableau RACI signifie Responsable, Comptable, Consulté et Informé. Ce tableau aide les équipes à « rationaliser leurs processus en s'assurant que chaque membre de l'équipe et chaque partie prenante comprennent leurs rôles spécifiques », selon Lucidchart. Lorsque chaque membre de l'équipe a une idée claire des responsabilités qui lui incombent, les chances que le projet dérape sont nettement plus faibles.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple de tableau RACI. Essayez de le remplir pour votre prochain projet, ou même dans un sens général pour saisir les responsabilités individuelles de votre équipe.

Source : Lucidchart

Explorez de nouvelles technologies marketing et des opportunités de partenariat

Envisagez-vous de vous associer à une agence de conseil au cours de la nouvelle année ? Et si vous ajoutiez de nouvelles technologies à votre pile ? Lancez-vous à l'avance - les principales agences de MOP sont déjà réservées quelques semaines, voire des mois, et avoir une agence sous mandat peut être crucial pour maintenir les charges de travail à l'approche de votre saison chargée.

Nous vous recommandons également d'évaluer votre pile MarTech actuelle - quels outils pourriez-vous éliminer ? Existe-t-il des outils qui pourraient aider votre équipe à travailler plus efficacement ? (Nous vous regardons, IPaaS). La recherche de nouvelles technologies marketing peut épuiser les ressources, nous vous suggérons donc d'utiliser votre basse saison pour effectuer des recherches préliminaires et planifier quelques démonstrations.

Effectuez un nettoyage des données

À quand remonte la dernière fois que vous avez nettoyé votre base de données ?

Il y a de fortes chances qu'il soit probablement temps pour votre équipe d'effectuer un nettoyage des données. Garantir une base de données bien rangée « augmentera finalement la productivité globale et permettra d'obtenir des informations de la plus haute qualité dans votre prise de décision », selon Tableau.

Alors, comment pouvez-vous effectuer un bon nettoyage des données ? Jetez un œil à ce tableau de l'AIHR Academy :

Réalisez un mini-audit de votre instance Marketo

Si vous utilisez Marketo, voici quelques domaines clés sur lesquels votre équipe MOPs devrait se concentrer :

• Fonctions administratives :
  • Quelqu'un a-t-il quitté votre organisation au cours des derniers mois ?
  • Les limites de communication sont-elles correctement configurées ?
  • Des erreurs de synchronisation se produisent-elles ?

• Chaînes :
  • Tous les canaux sont-ils associés au bon type de programme ?
  • Existe-t-il des canaux en double ou similaires ?
  • Quels canaux ne sont plus utilisés ?
    
• Utilisateurs:
  • Combien d'utilisateurs ne se sont pas connectés au cours des 90 derniers jours ?
  • Y a-t-il des utilisateurs qui ont plus d'un rôle ?
  • Y a-t-il des utilisateurs qui pourraient rétrograder à un niveau inférieur sans limiter les tâches qu'ils doivent effectuer dans Marketo ?
    
• Dénomination et organisation :
  • La structure des dossiers est-elle bien organisée ?
  • Archivez-vous d'anciens programmes ?
    
• Programmes de notation :
  • Des jetons sont-ils utilisés pour le programme ?
  • Existe-t-il une convention de nommage qui a du sens ?
  • Les champs de notation ont-ils un sens ?
    
• Programmes opérationnels :
  • Avez-vous des programmes de confidentialité et de conformité dans Marketo ?
  • Existe-t-il un abonnement et/ou un centre de préférences dans Marketo ?
  • Existe-t-il des campagnes de gestion des rebonds dans Marketo ?

Résumez vos réalisations

Qu'est-ce que votre équipe a accompli cette année ? Quelles sont les victoires, et quels apprentissages emporteriez-vous dans la nouvelle année ?

Envisagez de créer un « Bilan de l'année » qui résume ce sur quoi votre équipe s'est concentrée cette année – par exemple, combien de campagnes ont été exécutées ? Quel était votre taux médian d'ouverture et de clics ? Non seulement c'est formidable à partager avec votre entreprise, mais votre équipe peut également l'utiliser pour créer des objectifs pour l'année prochaine.

Alors que vous commencez à planifier 2022, pensez à incorporer du temps dans le calendrier de votre équipe pour adopter de nouveaux cadres, processus et automatisation.

MOPs Rundown est présenté grâce à un partenariat entre MarTech et Perkuto , un cabinet de conseil en opérations marketing.

Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur invité et pas nécessairement celles de MarTech. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.