MOPs Rundown: Maximieren Sie Ihre Ressourcen in Zeiten hoher Kapazität

Eines haben wir alle gemeinsam: Den Wunsch, die Wirkung unserer Marketingaktivitäten zu maximieren. Ob Sie sich darauf vorbereiten, die Spitzenkapazität zu erreichen oder eine Verlangsamung planen, hier sind ein paar Best Practices, die Sie befolgen sollten.

Sorgen Sie für Selbstvertrauen während der Crunch-Zeit

Wann immer Ihr Team überlastet ist, empfehlen wir, Workloads zu priorisieren. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu bewerten, welche Aufgaben auf das neue Jahr verschoben werden können und welche Aufgaben im Jahr 2021 unbedingt abgeschlossen werden müssen.

Ordnen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams mit einer Auswirkungs- und Aufwandsbewertung ein. Konzentrieren Sie sich auf die Projekte mit hoher Wirkung; und noch mehr bei Projekten mit hoher Wirkung und geringem Aufwand. Alles, was wenig Wirkung und hohen Aufwand bedeutet, sollte auf das neue Jahr zurückgestellt werden.

Wie können Sie also am besten vorausplanen, bevor Sie die maximale Kapazität erreichen?

Wir haben ein Wort: Vorbereiten.

Das einfache Vorbereiten und Priorisieren von Workloads kann dazu beitragen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist und eine klare Vorstellung davon hat, welche Ziele erreicht werden müssen.

Bei Perkuto wenden wir diese beiden Taktiken an:

1. Frameworks nutzen

Frameworks helfen Ihrem MOPs-Team, vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen, was Ihrem Team teilweise ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Wenn Ihr Team ein starkes Fundament hat, auf dem es aufbauen und wachsen kann, spart Ihr Team nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Jedes solide MOPs-Framework sollte das sein, was wir SCORE nennen:

S – Skalierbar

C – Zusammenhalt

O – Organisiert

R – Zuverlässig

E – Effizient

Sie müssen bedenken, dass es Zeit braucht, um Zeit zu sparen, also nehmen Sie sich Zeit, um neue Prozesse und Frameworks zu integrieren.

2. Setzen Sie auf Automatisierung

Wenn Sie eine Automation-First-Mentalität annehmen, kann sich Ihr Team auf das Erreichen von Zielen und strategische Arbeit konzentrieren, was entscheidend ist, wenn Sie sich der maximalen Kapazität nähern. MOP-Teams können Zeit gewinnen, indem sie mühsame Hin- und Her-Aufgaben mit Plattformen wie Workato, Mulesoft, Tray.io und Zapier automatisieren.

Diese Tools können Daten mühelos und programmgesteuert von einem System auf ein anderes übertragen und Aufgaben automatisieren wie:

• Uploads auflisten
• Manuelle Deduplizierung
• Datenbereinigung und Normalisierung
• Kampagnenerstellung
• Fehlerbehebung bei Systemintegrations-/Synchronisierungsproblemen

Machen Sie das Beste aus Ihrer Nebensaison

Wenn Sie eine Verlangsamung planen, ist es an der Zeit, diese Liste mit Aktivitäten für Regentage herauszuziehen.

Fehlt Inspiration? Wir empfehlen folgende Aktivitäten:

Alles dokumentieren

Die Dokumentation ist eines der wichtigsten Dinge, die Ihr MOPs-Team tun kann. Hier ist der Grund: Während saisonaler oder unerwarteter Kampagnenmengen ist es die Dokumentation, die Ihr Team über Wasser hält. Die Dokumentation dient als Basisarbeit, die die Architektur dessen, was Sie in Marketo (oder einer anderen Marketingautomatisierungs- oder CRM-Plattform) erstellen, verankert, und sie wird Ihrem Team auch dabei helfen, die Effizienz zu verbessern.

„Die Dokumentation dient als Wissenstransfer – sie ist wie eine maßgebliche Teamkommunikation, bei der dargelegt wird, was zuvor getan wurde und warum. Trotz der Umstände könnte eine detaillierte Dokumentation die Rettungsinsel sein, die Ihr Team rettet und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft.“ Maude Belanger, Servicedirektorin bei Perkuto.

Wir empfehlen, Ihren Lead-Lebenszyklusprozess zu dokumentieren, der normalerweise beginnt, wenn eine Person ein neuer Interessent ist, der sich mit Marketing befasst, und sie verfolgt, während sie sich durch die Vertriebsqualifizierung und dann zu einem unterzeichneten Vertrag für ein Dienstleistungsengagement bewegen.

Wenn Ihr Team nicht verfolgt, wie sich Leads durch den Verkaufszyklus bewegen, beginnen Sie mit einem Diagramm (siehe unten) und fahren Sie dann mit der Dokumentation mit Einzelheiten fort.

Bildnachweis: Perkuto

Erstellen Sie ein RACI-Diagramm für Ihr Team

Wenn Projekte schief gehen, finden wir die Übeltäter in der Regel in undefinierten Projektrollen. Niemand hat jemals die Absicht, ein Projekt zum Scheitern zu bringen, aber Grenzen können verschwimmen, wenn Teammitglieder nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, oder wenn sie glauben , ihre Verantwortung zu kennen. Hier kommen RACI-Diagramme ins Spiel.

Ein RACI-Diagramm steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Dieses Diagramm hilft Teams „ihre Prozesse zu rationalisieren, indem sichergestellt wird, dass jedes Teammitglied und jeder Stakeholder seine spezifischen Rollen versteht“, so Lucidchart. Wenn jedes Teammitglied ein klares Bild davon hat, welche Verantwortlichkeiten es trägt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt aus dem Ruder läuft, deutlich geringer.

Unten finden Sie ein Beispiel für ein RACI-Diagramm. Versuchen Sie, dies für Ihr nächstes Projekt auszufüllen oder sogar allgemein, um die individuellen Verantwortlichkeiten Ihres Teams zu erfassen.

Quelle: Lucidchart

Entdecken Sie neue Marketingtechnologien und Möglichkeiten für Partner

Überlegen Sie, im neuen Jahr mit einer Beratungsagentur zusammenzuarbeiten? Was ist mit dem Hinzufügen neuer Technologien zu Ihrem Stack? Bringen Sie den Ball rechtzeitig ins Rollen – die führenden MOPs-Agenturen sind bereits ein paar Wochen, wenn nicht sogar Monate im Voraus ausgebucht, und eine Agentur auf Vorschuss zu haben, kann entscheidend sein, um die Arbeitsbelastung aufrechtzuerhalten, wenn Sie sich Ihrer Hauptsaison nähern.

Wir empfehlen auch, Ihren aktuellen MarTech-Stack zu bewerten – welche Tools könnten Sie eliminieren? Gibt es Tools, die Ihrem Team helfen könnten, effizienter zu arbeiten? (Wir sehen Sie an, IPaaS). Die Recherche nach neuen Marketingtechnologien kann Ressourcen belasten, daher empfehlen wir Ihnen, Ihre Nebensaison zu nutzen, um vorläufige Recherchen durchzuführen und einige Demos zu planen.

Führen Sie eine Datenbereinigung durch

Wann haben Sie Ihre Datenbank das letzte Mal bereinigt?

Wahrscheinlich ist es an der Zeit, dass Ihr Team eine Datenbereinigung durchführt. Die Sicherstellung einer aufgeräumten Datenbank wird laut Tableau „letztendlich die Gesamtproduktivität steigern und Informationen von höchster Qualität bei Ihrer Entscheidungsfindung ermöglichen“.

Wie können Sie also eine ordnungsgemäße Datenbereinigung durchführen? Werfen Sie einen Blick auf diese Tabelle der AIHR Academy:

Führen Sie ein Mini-Audit Ihrer Marketo-Instanz durch

Wenn Sie Marketo verwenden, sollten sich Ihr MOPs-Team auf die folgenden Schlüsselbereiche konzentrieren:

• Verwaltungsfunktionen :
  • Hat jemand Ihre Organisation in den letzten Monaten verlassen?
  • Sind die Kommunikationslimits korrekt eingerichtet?
  • Treten Synchronisierungsfehler auf?

• Kanäle:
  • Sind alle Kanäle dem richtigen Programmtyp zugeordnet?
  • Gibt es doppelte oder ähnliche Kanäle?
  • Welche Kanäle werden nicht mehr verwendet?
    
• Benutzer:
  • Wie viele Benutzer haben sich in den letzten 90 Tagen nicht angemeldet?
  • Gibt es Benutzer, die mehr als eine Rolle haben?
  • Gibt es Benutzer, die auf eine niedrigere Stufe herunterstufen könnten, ohne die Aufgaben einzuschränken, die sie in Marketo erledigen müssen?
    
• Benennung und Organisation:
  • Ist die Ordnerstruktur gut organisiert?
  • Archivieren Sie alte Programme?
    
• Scoring-Programme:
  • Werden für das Programm Token verwendet?
  • Gibt es eine sinnvolle Namenskonvention?
  • Sind die Wertungsfelder sinnvoll?
    
• Operative Programme:
  • Haben Sie Datenschutz- und Compliance-Programme in Marketo?
  • Gibt es ein Abonnement- und/oder Präferenzzentrum in Marketo?
  • Gibt es Bounce-Management-Kampagnen in Marketo?

Fassen Sie Ihre Leistungen zusammen

Was hat Ihr Team dieses Jahr erreicht? Was sind einige Erfolge und welche Erkenntnisse würden Sie ins neue Jahr mitnehmen?

Erwägen Sie, einen „Jahresrückblick“ zu erstellen, der zusammenfasst, worauf sich Ihr Team in diesem Jahr konzentriert hat – zum Beispiel, wie viele Kampagnen wurden durchgeführt? Wie hoch war Ihre durchschnittliche Öffnungs- und Klickrate? Es ist nicht nur großartig, dies mit Ihrem Unternehmen zu teilen, sondern Ihr Team kann es auch verwenden, um einige Ziele für das nächste Jahr zu erstellen.

Wenn Sie mit der Planung des Jahres 2022 beginnen, sollten Sie erwägen, Zeit in den Zeitplan Ihres Teams einzuplanen, um neue Frameworks, Prozesse und Automatisierung zu integrieren.

MOPs Rundown wird durch eine Partnerschaft zwischen MarTech und Perkuto , einem Beratungsunternehmen für Marketingoperationen, präsentiert.

Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen sind die des Gastautors und nicht unbedingt die von MarTech. Mitarbeiter Autoren sind hier aufgelistet.