Detalierea MOP-urilor: maximizați-vă resursele într-o perioadă de capacitate maximă

Există un lucru pe care toți îl avem în comun: dorința de a maximiza impactul operațiunilor noastre de marketing. Indiferent dacă vă pregătiți pentru a atinge capacitatea maximă sau vă planificați o încetinire, iată câteva dintre cele mai bune practici de urmat.

Asigurați-vă încrederea în timpul crizei

Ori de câte ori echipa dvs. este întinsă, vă recomandăm să acordați prioritate sarcinilor de lucru. Acordați-vă timp pentru a evalua ce sarcini pot fi împinse în noul an și care sunt sarcinile esențiale de finalizat în 2021.

Clasificați volumul de muncă al echipei dvs. cu un nivel de impact și evaluare a efortului. Concentrați-vă pe proiectele cu impact ridicat; și cu atât mai mult în cazul proiectelor cu impact mare, cu efort redus. Orice lucru care are un impact redus și un efort mare, ar trebui să fie deprimat pentru noul an.

Deci, cum vă puteți planifica cel mai bine înainte de a atinge capacitatea maximă?

Avem un singur cuvânt: Pregătește-te.

Simplul act de pregătire și prioritizare a sarcinilor de lucru vă poate ajuta să vă asigurați că echipa dvs. este aliniată și are o idee clară despre obiectivele care trebuie atinse.

La Perkuto, aplicăm aceste două tactici:

1. Cadre de pârghie

Cadrele vă vor ajuta echipa dvs. MOP să producă rezultate previzibile, ceea ce, în parte, permite echipei dvs. să lucreze mai eficient. Atunci când echipa ta are o bază solidă pe care să se construiască și să crească, echipa ta nu numai că va reduce timpul, ci și costurile.

Orice cadru solid pentru MOP-uri ar trebui să fie ceea ce numim SCORE:

S – scalabil

C – Coeziv

O – Organizat

R – Fiabil

E – Eficient

Va trebui să rețineți că este nevoie de timp pentru a economisi timp, așa că asigurați-vă că vă faceți timp pentru a încorpora noi procese și cadre.

2. Îmbrățișează automatizarea

Adoptarea unei mentalități de automatizare va permite echipei dvs. să se concentreze pe atingerea obiectivelor și a muncii strategice, ceea ce este crucial pe măsură ce vă apropiați de capacitatea maximă. Echipele MOPs pot câștiga timpul înapoi prin automatizarea sarcinilor plictisitoare, dus-întors, cu platforme precum Workato, Mulesoft, Tray.io și Zapier.

Aceste instrumente au capacitatea de a transfera fără efort și programatic date de la un sistem la altul și pot automatiza sarcini precum:

• Listează încărcări
• Deduplicarea manuală
• Curățarea și normalizarea datelor
• Crearea campaniei
• Rezolvarea problemelor de integrare/sincronizare a sistemului

Profită la maximum de sezonul tău lent

Dacă plănuiți pentru o încetinire, este timpul să scoateți lista de activități în zilele ploioase.

Lipsă de inspirație? Vă recomandăm următoarele activități:

Documentează totul

Documentarea este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le poate face echipa ta MOP. Iată de ce: în timpul unor volume sezoniere sau neașteptate de campanii, documentația este cea care vă va menține echipa pe linia de plutire. Documentația servește ca lucru de bază care ancorează arhitectura a ceea ce construiți în Marketo (sau orice platformă de automatizare de marketing sau CRM) și, de asemenea, vă va ajuta echipa să îmbunătățească eficiența.

„Documentarea servește ca un transfer de cunoștințe – este ca o comunicare cu autoritate în echipă, subliniind ceea ce a fost făcut anterior și de ce. În ciuda circumstanțelor, a avea o documentație detaliată ar putea fi pluta de salvare care vă salvează echipa și face ca lucrurile să funcționeze fără probleme.” Maude Belanger, director de servicii la Perkuto.

Vă recomandăm să vă documentați procesul ciclului de viață potențial, care începe de obicei atunci când o persoană este un nou potențial implicat în marketing și îl urmărește pe măsură ce trece prin calificarea vânzărilor și apoi către un contract semnat pentru o angajament de servicii.

Dacă echipa dvs. nu urmărește modul în care clienții potențiali se mișcă prin ciclul de vânzări, începeți cu un grafic (după cum se vede mai jos), apoi continuați să cercetați documentația cu detalii.

Credit: Perkuto

Creați o diagramă RACI pentru echipa dvs

Când proiectele merg prost, descoperim că vinovatul sunt de obicei rolurile nedefinite ale proiectului. Nimeni nu intenționează vreodată să deraieze un proiect, dar liniile pot deveni neclare atunci când membrii echipei nu sunt conștienți de ceea ce se așteaptă de la ei sau cred că știu care sunt responsabilitățile lor. Aici intervin topurile RACI.

O diagramă RACI înseamnă responsabil, responsabil, consultat și informat. Această diagramă ajută echipele „să-și eficientizeze procesele, asigurându-se că fiecare membru al echipei și părți interesate își înțeleg rolurile specifice”, potrivit Lucidchart. Când fiecare membru al echipei are o imagine clară a responsabilităților pe care le deține, șansele ca proiectul să se îndepărteze sunt semnificativ mai mici.

Mai jos, veți găsi un exemplu de diagramă RACI. Încercați să completați acest lucru pentru următorul proiect sau chiar într-un sens general pentru a captura responsabilitățile individuale ale echipei dvs.

Sursa: Lucidchart

Explorați noi tehnologii de marketing și oportunități pentru parteneri

Vă gândiți să vă asociați cu o agenție de consultanță în noul an? Ce zici de adăugarea de noi tehnologii în stiva ta? Începeți-vă din timp — agențiile de top pentru MOP-uri sunt deja rezervate la câteva săptămâni, dacă nu chiar la câteva luni, iar a avea o agenție pe reținere poate fi esențială pentru menținerea volumului de muncă pe măsură ce vă apropiați de sezonul aglomerat.

De asemenea, vă recomandăm să evaluați stiva dvs. actuală MarTech - ce instrumente ați putea elimina? Există instrumente care ar putea ajuta echipa să lucreze mai eficient? (Ne uităm la tine, IPaaS). Cercetarea noilor tehnologii de marketing poate fi o pierdere de resurse, așa că vă sugerăm să folosiți sezonul lent pentru a efectua cercetări preliminare și a programa câteva demonstrații.

Efectuați o curățare a datelor

Când ați curățat ultima dată baza de date?

Probabil că este timpul ca echipa ta să efectueze curățarea datelor. Asigurarea unei baze de date ordonate va „în cele din urmă crește productivitatea generală și va permite informații de cea mai înaltă calitate în luarea deciziilor”, potrivit Tableau.

Deci, cum puteți efectua o curățare adecvată a datelor? Aruncă o privire la această diagramă de la Academia AIHR:

Efectuați un mini-audit al instanței dvs. Marketo

Dacă utilizați Marketo, iată câteva domenii cheie pe care echipa dvs. de MOP ar trebui să se concentreze:

• Functii administrative :
  • A părăsit cineva organizația dumneavoastră în ultimele câteva luni?
  • Limitele de comunicare sunt stabilite corect?
  • Au loc erori de sincronizare?

• Canale:
  • Sunt toate canalele asociate cu tipul de program potrivit?
  • Există canale duplicat sau similare?
  • Ce canale nu mai sunt folosite?
    
• Utilizatori:
  • Câți utilizatori nu s-au conectat în ultimele 90 de zile?
  • Există utilizatori care au mai multe roluri?
  • Există utilizatori care ar putea trece la un nivel inferior fără a limita sarcinile pe care trebuie să le termine în Marketo?
    
• Denumirea și organizarea:
  • Este structura folderului bine organizată?
  • Arhiviți programe vechi?
    
• Programe de notare:
  • Sunt jetoane folosite pentru program?
  • Există o convenție de numire care să aibă sens?
  • Câmpurile de punctaj au sens?
    
• Programe operaționale:
  • Aveți programe de confidențialitate și conformitate în Marketo?
  • Există un centru de abonament și/sau preferințe în Marketo?
  • Există campanii de management al respingerii în Marketo?

Rezumați-vă realizările

Ce a realizat echipa ta anul acesta? Care sunt câteva câștiguri și ce învățături ați duce în noul an?

Luați în considerare crearea unui „An în revizuire” care rezumă pe ce sa concentrat echipa dvs. în acest an – de exemplu, câte campanii au fost executate? Care a fost rata medie de deschidere și de clic? Nu numai că este grozav de împărtășit cu compania dvs., dar echipa dvs. îl poate folosi și pentru a crea niște obiective pentru anul următor.

Pe măsură ce începeți să planificați anul 2022, luați în considerare includerea timpului în programul echipei dvs. pentru a îmbrățișa noi cadre, procese și automatizări.

MOPs Rundown este prezentat printr-un parteneriat între MarTech și Perkuto , o consultanță în operațiuni de marketing.

Opiniile exprimate în acest articol sunt cele ale autorului invitat și nu neapărat MarTech. Autorii personalului sunt enumerați aici.