Resumo de MOPs: Maximize seus recursos durante um período de pico de capacidade

Há uma coisa que todos temos em comum: o desejo de maximizar o impacto de nossas operações de marketing. Esteja você se preparando para atingir o pico de capacidade ou planejando uma desaceleração, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas.

Garanta a confiança durante o tempo de crise

Sempre que sua equipe estiver sobrecarregada, recomendamos priorizar as cargas de trabalho. Reserve algum tempo para avaliar quais tarefas podem ser adiadas para o novo ano e quais tarefas são cruciais para serem concluídas em 2021.

Classifique a carga de trabalho da sua equipe com um nível de impacto e classificação de esforço. Foco nos projetos de alto impacto; e ainda mais nos projetos de alto impacto e baixo esforço. Qualquer coisa que seja de baixo impacto e alto esforço, deve ser priorizada para o ano novo.

Então, como você pode planejar melhor antes de atingir a capacidade máxima?

Temos uma palavra: Prepare-se.

O simples ato de preparar e priorizar cargas de trabalho pode ajudar a garantir que sua equipe esteja alinhada e tenha uma ideia clara de quais objetivos precisam ser atingidos.

Na Perkuto, aplicamos essas duas táticas:

1. Aproveite as estruturas

As estruturas ajudarão sua equipe de MOPs a produzir resultados previsíveis, o que, em parte, permite que sua equipe trabalhe com mais eficiência. Quando sua equipe tem uma base sólida para construir e crescer, sua equipe não apenas reduzirá o tempo, mas também reduzirá os custos.

Qualquer estrutura sólida de MOPs deve ser o que chamamos de SCORE:

S – Escalável

C – Coeso

O – Organizado

R – Confiável

E – Eficiente

Você deve ter em mente que é preciso tempo para economizar tempo, portanto, reserve um tempo para incorporar novos processos e estruturas.

2. Abrace a automação

Adotar uma mentalidade de automação em primeiro lugar permitirá que sua equipe se concentre em atingir os objetivos e o trabalho estratégico, o que é crucial à medida que você se aproxima da capacidade máxima. As equipes de MOPs podem ganhar tempo automatizando tarefas tediosas de ida e volta com plataformas como Workato, Mulesoft, Tray.io e Zapier.

Essas ferramentas têm a capacidade de transferir dados sem esforço e programaticamente de um sistema para outro e podem automatizar tarefas como:

• Listar uploads
• Desduplicação manual
• Limpeza e normalização de dados
• Criação de campanha
• Solução de problemas de integração/sincronização do sistema

Aproveite ao máximo sua temporada lenta

Se você está planejando uma desaceleração, é hora de retirar essa lista de atividades para dias chuvosos.

Falta inspiração? Recomendamos as seguintes atividades:

Documente tudo

A documentação é uma das coisas mais importantes que sua equipe de MOPs pode fazer. Aqui está o porquê: durante volumes sazonais ou inesperados de campanhas, é a documentação que manterá sua equipe à tona. A documentação serve como o trabalho básico que ancora a arquitetura do que você está construindo no Marketo (ou qualquer automação de marketing ou plataforma de CRM), e também ajudará sua equipe a melhorar a eficiência.

“A documentação serve como uma transferência de conhecimento — é como uma comunicação autorizada da equipe, descrevendo o que foi feito anteriormente e por quê. Apesar das circunstâncias, ter uma documentação detalhada pode ser o bote salva-vidas que salva sua equipe e mantém as coisas funcionando sem problemas.” Maude Belanger, Diretora de Serviços da Perkuto.

Recomendamos documentar o processo do ciclo de vida do lead, que normalmente começa quando uma pessoa é um novo cliente potencial envolvido com marketing e os acompanha à medida que avançam pela qualificação de vendas e, em seguida, para um contrato assinado para um compromisso de serviços.

Se sua equipe não estiver acompanhando como os leads se movem pelo ciclo de vendas, comece com um gráfico (como visto abaixo) e continue investigando a documentação com detalhes.

Crédito: Perkuto

Crie um gráfico RACI para sua equipe

Quando os projetos dão errado, descobrimos que o culpado geralmente são as funções do projeto indefinidas. Ninguém pretende inviabilizar um projeto, mas as linhas podem ficar embaçadas quando os membros da equipe não sabem o que se espera deles ou pensam que sabem quais são suas responsabilidades. É aí que entram os gráficos RACI.

Um gráfico RACI significa Responsável, Responsável, Consultado e Informado. Este gráfico ajuda as equipes a “agilizar seus processos, garantindo que cada membro da equipe e stakeholder entenda suas funções específicas”, de acordo com o Lucidchart. Quando cada membro da equipe tem uma visão clara das responsabilidades que possui, as chances de o projeto sair do rumo são significativamente menores.

Abaixo, você encontrará um exemplo de gráfico RACI. Tente preenchê-lo para o seu próximo projeto, ou até mesmo em um sentido geral para capturar as responsabilidades individuais de sua equipe.

Fonte: Lucidchart

Explore novas tecnologias de marketing e oportunidades de parceiros

Você está pensando em fazer parceria com uma agência de consultoria no ano novo? Que tal adicionar novas tecnologias à sua pilha? Faça a bola rolar antes do tempo – as principais agências de MOPs já estão reservadas em algumas semanas, se não meses, e ter uma agência em retenção pode ser crucial para manter as cargas de trabalho à medida que você se aproxima de sua temporada movimentada.

Também recomendamos avaliar sua pilha atual de MarTech – quais ferramentas você poderia eliminar? Existem ferramentas que podem ajudar sua equipe a trabalhar com mais eficiência? (Estamos olhando para você, IPaaS). A pesquisa de novas tecnologias de marketing pode esgotar recursos, por isso sugerimos usar sua temporada lenta para realizar pesquisas preliminares e agendar algumas demonstrações.

Faça uma limpeza de dados

Quando foi a última vez que você limpou seu banco de dados?

As probabilidades são de que provavelmente é hora de sua equipe realizar a limpeza de dados. Garantir um banco de dados organizado "aumentará em última análise a produtividade geral e permitirá informações da mais alta qualidade em sua tomada de decisão", de acordo com o Tableau.

Então, como você pode realizar uma limpeza de dados adequada? Dê uma olhada neste gráfico da AIHR Academy:

Realize uma mini-auditoria da sua instância do Marketo

Se você estiver usando o Marketo, aqui estão algumas áreas-chave em que sua equipe de MOPs deve se concentrar:

• Funções administrativas :
  • Alguém deixou sua organização nos últimos meses?
  • Os limites de comunicação estão configurados corretamente?
  • Há algum erro de sincronização acontecendo?

• Canais:
  • Todos os canais estão associados ao tipo de programa correto?
  • Existem canais duplicados ou semelhantes?
  • Quais canais não estão mais em uso?
    
• Comercial:
  • Quantos usuários não fizeram login nos últimos 90 dias?
  • Existem usuários que têm mais de uma função?
  • Existem usuários que podem fazer o downgrade para um nível inferior sem limitar as tarefas que precisam concluir no Marketo?
    
• Nomenclatura e organização:
  • A estrutura de pastas está bem organizada?
  • Você está arquivando programas antigos?
    
• Programas de pontuação:
  • Existem tokens sendo usados ​​para o programa?
  • Existe uma convenção de nomenclatura que faça sentido?
  • Os campos de pontuação fazem sentido?
    
• Programas operacionais:
  • Você tem programas de privacidade e conformidade no Marketo?
  • Existe um centro de assinatura e/ou preferência no Marketo?
  • Existem campanhas de gerenciamento de rejeição no Marketo?

Resuma suas realizações

O que sua equipe realizou este ano? Quais são algumas vitórias e que aprendizados você levaria para o novo ano?

Considere criar um “Ano em Revisão” que resuma o que sua equipe focou este ano – por exemplo, quantas campanhas foram executadas? Qual foi a sua taxa média de abertura e cliques? Isso não é apenas ótimo para compartilhar com sua empresa, mas sua equipe também pode usá-lo para criar algumas metas para o próximo ano.

Ao começar a mapear 2022, considere incorporar tempo na agenda de sua equipe para adotar novas estruturas, processos e automação.

O MOPs Rundown é apresentado por meio de uma parceria entre a MarTech e a Perkuto , uma consultoria de operações de marketing.

As opiniões expressas neste artigo são do autor convidado e não necessariamente da MarTech. Os autores da equipe estão listados aqui.