8 modèles de gestion de projet Excel indispensables

Les chefs de projet jouent des rôles gratifiants mais très exigeants. Le travail exige souvent que vous deveniez un maître des tâches car il y a beaucoup de terrain à couvrir - planification, budgétisation, délégation des tâches , planification des ressources, suivi des résultats, évaluation des performances, la liste est longue.

Gérer un projet n'est pas une mince affaire. Heureusement, les chefs de projet d'aujourd'hui n'ont plus à faire les choses de manière traditionnelle. L'époque des post-it, des cahiers et des montagnes de paperasse est révolue depuis longtemps. Les chefs de projet disposent désormais de nombreux outils pour faciliter leur travail.

Une collection de modèles Excel pour la gestion de projet

Que vous soyez un chef de projet chevronné ou quelqu'un qui découvre ce rôle, l'utilisation de modèles de gestion de projet peut considérablement alléger votre charge de travail. Excel joue un rôle important dans de nombreux secteurs et peut être un outil fiable pour prendre des décisions critiques et garantir que les projets se déroulent aussi bien que possible du début à la fin.

Voici quelques modèles de gestion de projet Excel que nous pensons que vous trouverez très utiles.

1. Modèle de diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont indispensables pour les chefs de projet qui apprécient les détails. L'utilisation d'un diagramme de Gantt permettra aux responsables et à leurs équipes de visualiser plus facilement les calendriers des tâches et leurs dépendances tout au long de la chronologie du projet.

Construire un diagramme de Gantt à partir de zéro peut être compliqué. La bonne nouvelle est que vous n'êtes pas obligé de le faire. Smartsheet a un modèle de diagramme de Gantt qui est parfait pour gérer des projets de petite à moyenne taille.

La feuille est déjà divisée en catégories que vous pouvez personnaliser si nécessaire. Fondamentalement, il ne vous reste plus qu'à saisir les détails du projet et vous êtes prêt à partir !

2. Modèle de rapport d'état

En tant que chef de projet, vous devez garder un œil sur l'avancement (ou l'absence d'avancement) de votre équipe à tout moment. Votre rôle exige que vous sachiez toujours où en sont les choses actuellement. Sinon, les choses peuvent mal tourner de manière inattendue et vous mettre sous un mauvais jour.

Avec ces modèles de rapport d'état d' ExcelTemplates , rester au courant des choses sera un jeu d'enfant. Vous pouvez utiliser les modèles pour générer des métriques de calendrier de projet et évaluer en un coup d'œil où en est votre équipe.

Choisissez entre des modèles de rapport d'état hebdomadaires, mensuels et trimestriels et utilisez-les pour effectuer efficacement des présentations et communiquer des informations sur le projet aux parties prenantes et aux membres de l'équipe.

3. Modèle de suivi des problèmes

Les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu. Plusieurs fois, vous rencontrerez des problèmes et des retards en cours de route. Pour minimiser les impacts des problèmes inattendus sur votre productivité globale , chaque chef de projet a besoin d'un outil qui lui permettra d'identifier et de résoudre les problèmes presque immédiatement.

Un autre de ProjectManager , le modèle de suivi des problèmes serait un excellent ajout à votre collection de modèles de gestion de projet basés sur Excel. Vous le trouverez très utile pour documenter les problèmes du projet et les corriger au fur et à mesure qu'ils surviennent.

La prochaine fois que le même problème ou un nouveau problème surviendra ; votre équipe aura une idée de la façon de gérer le problème et de le résoudre avant qu'il ne cause plus de dégâts.

4. Modèle de budget de projet

Même les projets les mieux planifiés échouent en l'absence d'une bonne stratégie budgétaire . Le budget est l'un des éléments les plus essentiels d'un projet, et vous aurez besoin des bons outils pour vous assurer que les fonds sont gérés et alloués correctement.

Vertex42 propose une vaste collection de modèles de budget Excel polyvalents pour aider les chefs de projet à prévoir et à gérer l'aspect financier des choses. Indépendamment de l'industrie ou de l'échelle du projet sur lequel vous travaillez, ces modèles de budget vous permettront de créer des coûts détaillés et des allocations de fonds avec la plus grande facilité.

5. Modèle de structure de répartition du travail

Les projets sont constitués de livrables, subdivisés en tâches et sous-tâches. Souvent, il y a tout simplement trop de tâches impliquées dans un projet, ce qui entraîne confusion et inefficacité lorsqu'elles ne sont pas gérées correctement. Pour éviter cela, vous devez créer une structure de répartition du travail, qui est essentiellement un aperçu hiérarchique des tâches basé principalement sur les interdépendances et leur importance pour le projet.

Si vous n'avez pas encore de modèle de structure de répartition du travail, essayez celui de ProjectManager . L'utilisation d'un modèle WBS vous donnera une perspective plus claire de l'ensemble de la portée du projet et vous aidera à déterminer les tâches que vous devez prioriser à différentes étapes du projet.

6. Modèle de méthode de chemin critique

Les chefs de projet peuvent être des experts multitâches, mais il y a une tâche que beaucoup d'entre eux préfèrent éviter : créer une méthode du chemin critique . La chose est; un CPM est crucial pour une gestion de projet réussie car il aide les chefs de projet à identifier les tâches urgentes de celles qu'ils peuvent se permettre de retarder et d'accomplir ultérieurement.

Ce modèle de méthode de chemin critique prêt à l'emploi de Vertex42 vous évitera la tâche fastidieuse de créer un CPM. Bien qu'il ait beaucoup moins de fonctionnalités qu'un logiciel CPM avancé, il est gratuit et ne nécessite pratiquement aucune courbe d'apprentissage - idéal pour les projets à plus petite échelle !

7. Modèle de plan d'action

Les chefs de projet doivent disposer d'un système pour diriger leur équipe vers la réussite des objectifs qu'ils se sont fixés. Autrement dit, un plan d'action.

Un plan d'action vous fournit le cadre pour exécuter un projet de la manière la plus rapide et la plus efficace possible. Un plan d'action bien pensé permet de s'assurer que toutes les bases sont couvertes, afin que vous puissiez démarrer le projet du bon pied et éliminer les pertes de temps.

Vous n'êtes pas obligé de concevoir votre propre plan d'action, car il en existe un ensemble disponible en téléchargement en ligne. De la création d'horaires et de l'affectation de personnes responsables aux ressources d'allocation et tout le reste, le modèle de plan d'action d' ExcelTemplates vous couvre.

8. Tableau de bord de gestion de projet

Si vous aimez avoir le contrôle total de vos projets, alors le modèle de tableau de bord PM est le puissant allié dont vous avez besoin. Cet outil vous offre le luxe de suivre et de surveiller tous les aspects de vos projets (tâches, calendrier, avancement, budget, statut, etc.) en un seul endroit.

Utilisez le modèle de tableau de bord PM pour créer des tableaux et des graphiques pour une vue facile à digérer de toutes vos tâches et de votre charge de travail, ainsi que leurs coûts/budget désignés. C'est en effet l'outil parfait pour rester au top de tout.

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