8 niezbędnych szablonów zarządzania projektami Excel

Kierownicy projektów odgrywają satysfakcjonujące, ale bardzo wymagające role. Praca często wymaga od Ciebie zostania mistrzem zadań, ponieważ jest wiele rzeczy do omówienia – planowanie, budżetowanie, delegowanie zadań , planowanie zasobów, śledzenie wyników, ocena wydajności, lista jest długa.

Zarządzanie projektem nie jest łatwym zadaniem. Na szczęście dzisiejsi kierownicy projektów nie muszą już robić rzeczy w tradycyjny sposób. Dni karteczek samoprzylepnych, zeszytów i gór papierkowej roboty już dawno minęły. Menedżerowie projektów mają teraz mnóstwo narzędzi, które ułatwiają wykonywanie ich zadań.

Zbiór szablonów Excel do zarządzania projektami

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, czy osobą, która dopiero zaczyna tę rolę, korzystanie z szablonów zarządzania projektami może znacznie zmniejszyć obciążenie pracą. Excel odgrywa dużą rolę w wielu branżach i może być niezawodnym narzędziem do podejmowania krytycznych decyzji i zapewniania płynnego przebiegu projektów od początku do końca.

Oto kilka szablonów zarządzania projektami programu Excel, które naszym zdaniem okażą się bardzo przydatne.

1. Szablon wykresu Gantta

Wykresy Gantta to pozycja obowiązkowa dla kierowników projektów, którzy cenią sobie szczegóły. Korzystanie z wykresu Gantta ułatwi menedżerom i ich zespołom wizualizację harmonogramów zadań i ich zależności na osi czasu projektu.

Budowanie wykresu Gantta od podstaw może być skomplikowane. Dobra wiadomość jest taka: nie musisz. Smartsheet ma szablon wykresu Gantta , który jest idealny do obsługi małych i średnich projektów.

Arkusz jest już podzielony na kategorie, które możesz dostosować w razie potrzeby. Zasadniczo wszystko, co pozostało do zrobienia, to wprowadzenie szczegółów projektu i gotowe!

2. Szablon raportu o stanie

Jako kierownik projektu musisz przez cały czas obserwować postępy swojego zespołu (lub ich brak). Twoja rola wymaga, abyś zawsze wiedział, gdzie aktualnie znajdują się rzeczy. W przeciwnym razie sprawy mogą nieoczekiwanie pójść źle i postawić Cię w złym świetle.

Dzięki tym szablonom raportów o stanie od ExcelTemplates bycie na bieżąco z rzeczami będzie dziecinnie proste. Możesz użyć szablonów, aby wygenerować metryki harmonogramu projektu i szybko ocenić, gdzie aktualnie znajduje się Twój zespół.

Wybieraj spośród szablonów raportów o stanie tygodniowym, miesięcznym i kwartalnym i używaj ich do efektywnego dostarczania prezentacji i przekazywania informacji o projekcie zarówno interesariuszom, jak i członkom zespołu.

3. Szablon śledzenia problemów

Projekty nie zawsze idą zgodnie z planem. Wiele razy po drodze napotkasz zacięcia i opóźnienia. Aby zminimalizować wpływ nieoczekiwanych problemów na ogólną produktywność , każdy kierownik projektu potrzebuje narzędzia, które pozwoli mu niemal natychmiast identyfikować i rozwiązywać problemy.

Kolejny z ProjectManager , szablon śledzenia problemów byłby świetnym dodatkiem do twojej kolekcji szablonów zarządzania projektami opartych na Excelu. Będzie to bardzo przydatne do dokumentowania problemów w projekcie i korygowania ich w miarę ich pojawiania się.

Następnym razem pojawia się ten sam lub nowy problem; Twój zespół będzie miał pomysł, jak poradzić sobie z problemem i naprawić je, zanim spowodują większe szkody.

4. Szablon budżetu projektu

Nawet najstaranniej zaplanowane projekty kończą się niepowodzeniem z powodu braku solidnej strategii budżetowania . Budżet jest jednym z najistotniejszych elementów projektu i będziesz potrzebować odpowiednich narzędzi, aby zapewnić, że fundusze są odpowiednio obsługiwane i przydzielane.

Vertex42 posiada obszerną kolekcję wszechstronnych szablonów budżetu programu Excel, które pomagają kierownikom projektów w przewidywaniu i zarządzaniu finansami. Bez względu na branżę lub skalę projektu, nad którym pracujesz, te szablony budżetów pozwolą Ci z największą łatwością tworzyć szczegółowe kalkulacje kosztów i alokacje środków.

5. Szablon struktury podziału pracy

Projekty składają się z rezultatów, które są dalej podzielone na zadania i podzadania. Często w projekcie jest po prostu zbyt wiele zadań, co powoduje zamieszanie i nieefektywność, gdy nie jest właściwie obsługiwane. Aby tego uniknąć, musisz stworzyć strukturę podziału pracy, która jest w zasadzie hierarchicznym zestawieniem zadań opartym głównie na współzależnościach i ich znaczeniu dla projektu.

Jeśli nie masz jeszcze szablonu struktury podziału pracy, wypróbuj ten z ProjectManager . Korzystanie z szablonu WBS zapewni jaśniejszą perspektywę całego zakresu projektu i pomoże określić zadania, które należy priorytetyzować na różnych etapach projektu.

6. Szablon metody ścieżki krytycznej

Menedżerowie projektów mogą być ekspertami od wielu zadań, ale jest jedno zadanie, którego wielu z nich wolałoby uniknąć: stworzenie metody ścieżki krytycznej . Rzecz w tym; CPM ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektami, ponieważ pomaga kierownikom projektów identyfikować pilne zadania od tych, które mogą sobie pozwolić na opóźnienie i wykonanie w późniejszym czasie.

Ten gotowy do użycia szablon metody ścieżki krytycznej firmy Vertex42 zaoszczędzi Ci żmudnego zadania tworzenia CPM. Chociaż ma znacznie mniej funkcji niż zaawansowane oprogramowanie CPM, jest bezpłatne i prawie wcale nie wymaga nauki — idealne dla projektów na mniejszą skalę!

7. Szablon planu działania

Menedżerowie projektów muszą mieć system do prowadzenia zespołu w kierunku pomyślnej realizacji celów, które wyznaczyli do osiągnięcia. Innymi słowy, plan działania.

Plan działania zapewnia ramy do realizacji projektu w możliwie najszybszy i najbardziej efektywny sposób. Dobrze przemyślany plan działania pomaga zapewnić pokrycie wszystkich zasad, dzięki czemu możesz rozpocząć projekt we właściwy sposób i wyeliminować zmarnowany czas.

Nie musisz projektować własnego planu działania, ponieważ jest ich pula do pobrania online. Od tworzenia harmonogramów i przydzielania osób odpowiedzialnych za alokację zasobów i wszystko pomiędzy, szablon planu działania z ExcelTemplates obejmuje Cię.

8. Pulpit zarządzania projektami

Jeśli lubisz mieć całkowitą kontrolę nad swoimi projektami, szablon PM Dashboard jest potężnym sojusznikiem, którego potrzebujesz. To narzędzie pozwala Ci na luksus śledzenia i monitorowania każdego aspektu Twoich projektów (zadań, harmonogramu, postępów, budżetu, statusu itp.) w jednym miejscu.

Użyj szablonu PM Dashboard, aby tworzyć wykresy i wykresy, aby uzyskać łatwy do przeanalizowania widok wszystkich zadań i obciążenia pracą, a także wyznaczonych kosztów/budżetu. To rzeczywiście idealne narzędzie, aby być na bieżąco ze wszystkim.

Podobał Ci się blog? Zapisz się do naszego comiesięcznego biuletynu, aby otrzymywać informacje i porady marketingowe .