8 plantillas de gestión de proyectos de Excel imprescindibles

Los gerentes de proyecto desempeñan funciones gratificantes pero muy exigentes. El trabajo a menudo requiere que se convierta en un maestro de las tareas porque hay mucho terreno por cubrir: programación, elaboración de presupuestos, delegación de tareas , planificación de recursos, seguimiento de resultados, evaluación del desempeño, y la lista continúa.

Gestionar un proyecto no es tarea fácil. Afortunadamente, los gerentes de proyectos de hoy ya no tienen que hacer las cosas de la manera tradicional. Los días de las notas post-it, los cuadernos y las montañas de papeleo quedaron atrás. Los gerentes de proyecto ahora tienen muchas herramientas para ayudar a que sus trabajos sean más fáciles de manejar.

Una colección de plantillas de Excel para la gestión de proyectos

Ya sea que sea un administrador de proyectos experimentado o alguien nuevo en el puesto, el uso de plantillas de administración de proyectos puede aligerar significativamente su carga de trabajo. Excel juega un papel importante en muchas industrias y puede ser una herramienta confiable para tomar decisiones críticas y garantizar que los proyectos se ejecuten de la mejor manera posible de principio a fin.

Aquí hay algunas plantillas de gestión de proyectos de Excel que creemos que encontrará muy útiles.

1. Plantilla de diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son imprescindibles para los gerentes de proyectos que valoran los detalles. El uso de un diagrama de Gantt facilitará que los gerentes y sus equipos visualicen los cronogramas de tareas y sus dependencias a lo largo de la línea de tiempo del proyecto.

Crear un diagrama de Gantt desde cero puede ser complicado. La buena noticia es: no tienes que hacerlo. Smartsheet tiene una plantilla de diagrama de Gantt que es perfecta para manejar proyectos pequeños y medianos.

La hoja ya está dividida en categorías que puede personalizar según sea necesario. Básicamente, todo lo que te queda por hacer es ingresar los detalles del proyecto y ¡listo!

2. Plantilla de informe de estado

Como gerente de proyecto, debe vigilar el progreso de su equipo (o la falta de él) en todo momento. Su papel exige que siempre sepa dónde están las cosas en este momento. De lo contrario, las cosas pueden salir mal inesperadamente y ponerlo en una mala posición.

Con estas plantillas de informe de estado de ExcelTemplates , estar al tanto de todo será pan comido. Puede usar las plantillas para generar métricas de cronograma de proyectos y medir en qué estado se encuentra actualmente su equipo de un vistazo.

Elija entre plantillas de informes de estado semanales, mensuales y trimestrales y utilícelas para realizar presentaciones de manera efectiva y comunicar información sobre el proyecto a las partes interesadas y a los miembros del equipo por igual.

3. Plantilla de seguimiento de problemas

Los proyectos no siempre salen según lo planeado. Muchas veces, encontrará obstáculos y retrasos en el camino. Para minimizar los impactos de problemas inesperados en su productividad general , cada gerente de proyecto necesita una herramienta que le permita identificar y resolver problemas casi de inmediato.

Otra de ProjectManager , la plantilla de seguimiento de problemas sería una gran adición a su colección de plantillas de gestión de proyectos basadas en Excel. Lo encontrará muy útil para documentar problemas en el proyecto y corregirlos a medida que surjan.

La próxima vez que surja el mismo problema o uno nuevo; su equipo tendrá una idea de cómo manejar el problema y solucionarlo antes de que cause más daño.

4. Plantilla de presupuesto del proyecto

Incluso los proyectos más cuidadosamente planificados fallan en ausencia de una estrategia presupuestaria sólida. El presupuesto es uno de los componentes más esenciales de un proyecto y necesitará las herramientas adecuadas para garantizar que los fondos se manejen y asignen correctamente.

Vertex42 tiene una amplia colección de plantillas de presupuesto de Excel versátiles para ayudar a los gerentes de proyectos a predecir y administrar el aspecto financiero de las cosas. Independientemente de la industria o la escala del proyecto en el que esté trabajando, estas plantillas de presupuesto le permitirán crear costos detallados y asignaciones de fondos con la mayor facilidad.

5. Plantilla de estructura de desglose de trabajo

Los proyectos se componen de entregables, desglosados ​​en tareas y subtareas. A menudo, simplemente hay demasiadas tareas involucradas en un proyecto, lo que genera confusión e ineficiencia cuando no se maneja adecuadamente. Para evitar esto, debe crear una estructura de desglose del trabajo, que es básicamente un resumen jerárquico de tareas basado principalmente en las interdependencias y la importancia que tienen para el proyecto.

Si aún no tiene una plantilla de estructura de desglose de trabajo, pruebe la de ProjectManager . El uso de una plantilla WBS le brindará una perspectiva más clara de todo el alcance del proyecto y lo ayudará a determinar las tareas que debe priorizar en las distintas etapas del proyecto.

6. Plantilla de método de ruta crítica

Los gerentes de proyecto pueden ser expertos en múltiples tareas, pero hay una tarea que muchos de ellos preferirían evitar: crear un método de ruta crítica . La cosa es; un CPM es crucial para una gestión de proyectos exitosa, ya que ayuda a los gerentes de proyectos a identificar las tareas urgentes de aquellas que pueden retrasar y realizar en un momento posterior.

Esta plantilla de método de ruta crítica lista para usar de Vertex42 lo salvará de la ardua tarea de crear un CPM. Si bien tiene muchas menos funciones que el software CPM avanzado, es gratuito y casi no requiere curva de aprendizaje, ¡ideal para proyectos de menor escala!

7. Plantilla de plan de acción

Los gerentes de proyecto deben tener un sistema para guiar a su equipo hacia el cumplimiento exitoso de las metas que se propusieron lograr. En otras palabras, un plan de acción.

Un plan de acción le proporciona el marco para ejecutar un proyecto de la manera más rápida y eficiente posible. Un plan de acción bien pensado ayuda a garantizar que se cubran todas las bases, para que pueda comenzar el proyecto con el pie derecho y eliminar la pérdida de tiempo.

No es necesario que diseñe su propio plan de acción porque hay un grupo de ellos disponibles para descargar en línea. Desde la creación de cronogramas y la asignación de personas responsables hasta la asignación de recursos y todo lo demás, la plantilla del plan de acción de ExcelTemplates lo tiene cubierto.

8. Panel de gestión de proyectos

Si le gusta tener el control total de sus proyectos, entonces la plantilla de panel de PM es el poderoso aliado que necesita. Esta herramienta le permite el lujo de rastrear y monitorear cada aspecto de sus proyectos (tareas, cronograma, progreso, presupuesto, estado, etc.) todo en un solo lugar.

Utilice la plantilla de panel de PM para crear tablas y gráficos para una vista fácil de digerir de todas sus tareas y carga de trabajo, así como sus costos/presupuesto designados. De hecho, es la herramienta perfecta para estar al tanto de todo.

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