8 modelli di gestione dei progetti Excel indispensabili

I project manager svolgono ruoli gratificanti ma molto impegnativi. Il lavoro spesso richiede che tu diventi un maestro delle attività perché c'è molto terreno da coprire: pianificazione, budget, delega di attività , pianificazione delle risorse, monitoraggio dei risultati, valutazione delle prestazioni, l'elenco potrebbe continuare.

Gestire un progetto non è un'impresa facile. Fortunatamente, i project manager di oggi non devono più fare le cose nel modo tradizionale. I giorni dei post-it, dei quaderni e delle montagne di scartoffie sono finiti da tempo. I project manager ora dispongono di molti strumenti per semplificare la gestione dei loro lavori.

Una raccolta di modelli Excel per la gestione dei progetti

Che tu sia un project manager esperto o qualcuno che è nuovo nel ruolo, l'utilizzo dei modelli di gestione dei progetti può alleggerire notevolmente il tuo carico di lavoro. Excel svolge un ruolo importante in molti settori e può essere uno strumento affidabile per prendere decisioni critiche e garantire che i progetti vengano eseguiti nel modo più fluido possibile dall'inizio alla fine.

Ecco alcuni modelli di gestione dei progetti di Excel che pensiamo troverai molto utili.

1. Modello di diagramma di Gantt

I diagrammi di Gantt sono un must per i project manager che apprezzano i dettagli. L'uso di un diagramma di Gantt renderà più facile per i manager e i loro team visualizzare le pianificazioni delle attività e le loro dipendenze durante la sequenza temporale del progetto.

Costruire un diagramma di Gantt da zero può essere complicato. La buona notizia è: non è necessario. Smartsheet ha un modello di diagramma di Gantt perfetto per la gestione di progetti di piccole e medie dimensioni.

Il foglio è già suddiviso in categorie che puoi personalizzare secondo necessità. Fondamentalmente, tutto ciò che ti resta da fare è inserire i dettagli del progetto e sei a posto!

2. Modello di rapporto di stato

In qualità di project manager, devi tenere d'occhio i progressi (o la mancanza) del tuo team in ogni momento. Il tuo ruolo richiede che tu sappia sempre dove sono le cose al momento. Altrimenti, le cose possono andare inaspettatamente storte e metterti in cattiva luce.

Con questi modelli di report sullo stato di ExcelTemplates , rimanere al passo con le cose sarà un gioco da ragazzi. Puoi utilizzare i modelli per generare metriche di pianificazione del progetto e valutare a colpo d'occhio dove si trova attualmente il tuo team.

Scegli tra modelli di report sullo stato settimanali, mensili e trimestrali e usali per fornire presentazioni in modo efficace e comunicare informazioni sul progetto alle parti interessate e ai membri del team allo stesso modo.

3. Modello di monitoraggio dei problemi

I progetti non vanno sempre come previsto. Molte volte, incontrerai intoppi e ritardi lungo il percorso. Per ridurre al minimo l'impatto di problemi imprevisti sulla produttività complessiva , ogni project manager ha bisogno di uno strumento che consenta loro di identificare e risolvere i problemi quasi immediatamente.

Un altro di ProjectManager , il modello Issue Tracker sarebbe un'ottima aggiunta alla tua raccolta di modelli di gestione dei progetti basati su Excel. Lo troverai molto utile per documentare i problemi nel progetto e correggerli non appena si presentano.

La prossima volta che si presenta lo stesso problema o uno nuovo; il tuo team avrà un'idea di come gestire il problema e risolverlo prima che causino ulteriori danni.

4. Modello di budget del progetto

Anche i progetti più accuratamente pianificati falliscono in assenza di una solida strategia di budgeting . Il budget è una delle componenti più essenziali di un progetto e avrai bisogno degli strumenti giusti per assicurarti che i fondi siano gestiti e allocati correttamente.

Vertex42 ha una vasta collezione di versatili modelli di budget Excel per aiutare i project manager a prevedere e gestire il lato finanziario delle cose. Indipendentemente dal settore o dall'entità del progetto su cui stai lavorando, questi modelli di budget ti consentiranno di creare costi dettagliati e allocazioni di fondi con la massima facilità.

5. Modello della struttura di ripartizione del lavoro

I progetti sono costituiti da risultati finali, ulteriormente suddivisi in attività e sottoattività. Spesso, ci sono semplicemente troppe attività coinvolte in un progetto, che causano confusione e inefficienza se non gestite correttamente. Per evitare ciò, è necessario creare una struttura di suddivisione del lavoro, che è fondamentalmente una sequenza gerarchica di attività basata principalmente sulle interdipendenze e sull'importanza di queste per il progetto.

Se non hai ancora un modello di struttura di ripartizione del lavoro, prova quello di ProjectManager . L'uso di un modello WBS ti darà una prospettiva più chiara dell'intero ambito del progetto e ti aiuterà a determinare le attività a cui devi dare la priorità nelle varie fasi del progetto.

6. Modello di metodo del percorso critico

I project manager possono essere esperti di multitasking, ma c'è un compito che molti di loro preferirebbero evitare: creare un metodo del percorso critico . La cosa è; un CPM è fondamentale per una gestione di progetto di successo in quanto aiuta i project manager a identificare le attività urgenti da quelle che possono permettersi di ritardare e portare a termine in un secondo momento.

Questo modello di metodo del percorso critico pronto per l'uso di Vertex42 ti salverà dal faticoso compito di creare un CPM. Sebbene abbia molte meno funzionalità rispetto al software CPM avanzato, è gratuito e non richiede quasi nessuna curva di apprendimento, ideale per progetti su scala ridotta!

7. Modello di piano d'azione

I project manager devono disporre di un sistema per guidare il proprio team a completare con successo gli obiettivi che si sono prefissati di raggiungere. In altre parole, un piano d'azione.

Un piano d'azione fornisce la struttura per eseguire un progetto nel modo più rapido ed efficiente possibile. Un piano d'azione ben congegnato aiuta a garantire che tutte le basi siano coperte, in modo da poter avviare il progetto con il piede giusto ed eliminare le perdite di tempo.

Non è necessario progettare il proprio piano d'azione perché ce n'è un pool disponibile per il download online. Dalla creazione di pianificazioni e dall'assegnazione delle persone responsabili all'allocazione delle risorse e tutto il resto, il modello di piano d'azione di ExcelTemplates ti copre.

8. Cruscotto di gestione del progetto

Se ti piace avere il controllo totale dei tuoi progetti, allora PM Dashboard Template è il potente alleato di cui hai bisogno. Questo strumento ti consente il lusso di tracciare e monitorare ogni aspetto dei tuoi progetti (attività, pianificazione, avanzamento, budget, stato, ecc.) Tutto in un unico posto.

Utilizza il modello di dashboard PM per creare grafici e grafici per una visualizzazione facile da assimilare di tutte le attività e del carico di lavoro, nonché dei costi/budget designati. È davvero lo strumento perfetto per stare al passo con tutto.

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