8 يجب أن يكون لديك قوالب إدارة مشروع Excel

يلعب مديرو المشاريع أدوارًا مجزية ولكنها صعبة للغاية. تتطلب الوظيفة غالبًا أن تصبح خبيرًا في المهام نظرًا لوجود الكثير من الأرضية التي يجب تغطيتها - الجدولة ، والميزانية ، وتفويض المهام ، وتخطيط الموارد ، وتتبع النتائج ، وتقييم الأداء ، والقائمة تطول.

إدارة مشروع ليس بالأمر السهل. لحسن الحظ ، لم يعد مديرو المشاريع اليوم مضطرين للقيام بالأشياء بالطريقة التقليدية. لقد ولت أيام الملاحظات اللاصقة ، والدفاتر ، وجبال الأعمال الورقية منذ فترة طويلة. يمتلك مديرو المشاريع الآن الكثير من الأدوات للمساعدة في تسهيل التعامل مع وظائفهم.

مجموعة من قوالب Excel لإدارة المشاريع

سواء كنت مدير مشروع متمرسًا أو شخصًا جديدًا في هذا الدور ، فإن استخدام قوالب إدارة المشروع يمكن أن يخفف عبء العمل بشكل كبير. يلعب Excel دورًا كبيرًا في العديد من الصناعات ويمكن أن يكون أداة موثوقة لاتخاذ القرارات الحاسمة وضمان تشغيل المشاريع بسلاسة قدر الإمكان من البداية إلى النهاية.

إليك بعض قوالب إدارة مشروع Excel التي نعتقد أنك ستجدها مفيدة للغاية.

1. قالب مخطط جانت

مخططات جانت ضرورية لمديري المشاريع الذين يقدرون التفاصيل. سيؤدي استخدام مخطط جانت إلى تسهيل تصور المديرين وفرقهم لجداول المهام وتبعياتها خلال المخطط الزمني للمشروع.

يمكن أن يكون إنشاء مخطط جانت من الألف إلى الياء أمرًا معقدًا. النبأ السار هو: ليس عليك ذلك. يحتوي Smartsheet على قالب مخطط جانت مثالي للتعامل مع المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم.

تم تقسيم الورقة بالفعل إلى فئات يمكنك تخصيصها حسب الضرورة. في الأساس ، كل ما تبقى لك هو إدخال تفاصيل المشروع وأنت على ما يرام!

2. نموذج تقرير الحالة

بصفتك مدير المشروع ، عليك مراقبة تقدم فريقك (أو عدمه) في جميع الأوقات. يتطلب دورك أن تعرف دائمًا مكان الأشياء في الوقت الحاضر. خلاف ذلك ، يمكن أن تسوء الأمور بشكل غير متوقع وتضعك في وضع سيئ.

باستخدام قوالب تقرير الحالة هذه من قوالب Excel ، سيكون البقاء على اطلاع بالأمور أمرًا سهلاً. يمكنك استخدام القوالب لإنشاء مقاييس جدول المشروع وقياس مكان فريقك حاليًا بلمحة.

اختر من بين قوالب تقارير الحالة الأسبوعية والشهرية والربع سنوية واستخدمها لتقديم العروض التقديمية بشكل فعال وتوصيل المعلومات حول المشروع إلى المساهمين وأعضاء الفريق على حدٍ سواء.

3. قالب تعقب المشكلة

لا تسير المشاريع دائمًا كما هو مخطط لها. في كثير من الأحيان ، ستواجه عقبات وتأخيرات على طول الطريق. لتقليل آثار المشكلات غير المتوقعة على إنتاجيتك الإجمالية ، يحتاج كل مدير مشروع إلى أداة تسمح له بتحديد المشكلات وحلها على الفور تقريبًا.

نموذج آخر من ProjectManager ، قالب تعقب المشكلات سيكون إضافة رائعة إلى مجموعتك من قوالب إدارة المشاريع المستندة إلى Excel. ستجده مفيدًا جدًا في توثيق المشكلات في المشروع وتصحيحها عند ظهورها.

في المرة التالية التي تظهر فيها نفس المشكلة أو مشكلة جديدة ؛ سيكون لدى فريقك فكرة عن كيفية التعامل مع المشكلة وحلها قبل أن تسبب المزيد من الضرر.

4. نموذج ميزانية المشروع

حتى أكثر المشاريع تخطيطًا بعناية تفشل في غياب استراتيجية موازنة سليمة. الميزانية هي واحدة من أهم مكونات المشروع ، وستحتاج إلى الأدوات المناسبة لضمان التعامل مع الأموال وتخصيصها بشكل صحيح.

يحتوي Vertex42 على مجموعة كبيرة من قوالب ميزانية Excel متعددة الاستخدامات لمساعدة مديري المشاريع على التنبؤ بالجانب المالي للأشياء وإدارته. بغض النظر عن الصناعة أو حجم المشروع الذي تعمل به ، ستسمح لك قوالب الميزانية هذه بإنشاء تكاليف مفصلة ومخصصات الأموال بأكبر قدر من السهولة.

5. نموذج هيكل تنظيم العمل

تتكون المشاريع من مخرجات ، مقسمة إلى مهام ومهام فرعية. في كثير من الأحيان ، هناك ببساطة العديد من المهام التي ينطوي عليها المشروع ، مما يتسبب في حدوث ارتباك وعدم كفاءة عند عدم التعامل معه بشكل صحيح. لتجنب ذلك ، تحتاج إلى إنشاء هيكل تنظيم العمل ، والذي يعد في الأساس قائمة هرمية للمهام تعتمد في الغالب على الترابط ومدى أهميتها للمشروع.

إذا لم يكن لديك نموذج بنية تصنيف العمل go-to حتى الآن ، فجرّب النموذج من ProjectManager . يمنحك استخدام قالب WBS منظورًا أوضح لنطاق المشروع بأكمله ويساعدك على تحديد المهام التي تحتاج إلى تحديد أولوياتها في مراحل مختلفة من المشروع.

6. قالب أسلوب المسار الحرج

قد يكون مديرو المشاريع خبراء متعددي المهام ، ولكن هناك مهمة واحدة يفضل الكثير منهم تجنبها: إنشاء طريقة المسار الحرج . الشيء هو؛ تعد التكلفة لكل ألف ظهور أمرًا بالغ الأهمية لإدارة المشروع الناجحة لأنها تساعد مديري المشاريع على تحديد المهام العاجلة من تلك التي يمكنهم تحمل تأخيرها وإنجازها في وقت لاحق.

سيوفر لك قالب أسلوب المسار الحرج الجاهز للاستخدام من Vertex42 من المهمة الشاقة المتمثلة في إنشاء التكلفة لكل ألف ظهور. على الرغم من أنه يحتوي على ميزات أقل بكثير من برامج CPM المتقدمة ، إلا أنه مجاني ولا يتطلب تقريبًا أي منحنى تعليمي على الإطلاق - مثالي للمشاريع الصغيرة الحجم!

7. نموذج خطة العمل

يجب أن يكون لدى مديري المشاريع نظام لقيادة فريقهم نحو إكمال الأهداف التي وضعوا لتحقيقها بنجاح. بمعنى آخر ، خطة عمل.

توفر لك خطة العمل إطار عمل لتنفيذ مشروع بأسرع طريقة ممكنة وأكثرها فاعلية. تساعد خطة العمل المدروسة جيدًا على ضمان تغطية جميع القواعد ، حتى تتمكن من بدء المشروع بالطريقة الصحيحة والقضاء على الوقت الضائع.

لا يتعين عليك تصميم خطة العمل الخاصة بك لأن هناك مجموعة منها متاحة للتنزيل عبر الإنترنت. بدءًا من إنشاء الجداول وتعيين الأشخاص المسؤولين إلى تخصيص الموارد وكل شيء بينهما ، فقد غطت قالب خطة العمل من قوالب Excel .

8. لوحة إدارة المشروع

إذا كنت ترغب في التحكم الكامل في مشاريعك ، فإن قالب لوحة معلومات PM هو الحليف القوي الذي تحتاجه. تتيح لك هذه الأداة الرفاهية لتتبع ومراقبة كل جانب من جوانب مشاريعك (المهام ، والجدول الزمني ، والتقدم ، والميزانية ، والحالة ، وما إلى ذلك) كل ذلك في مكان واحد.

استخدم قالب لوحة معلومات PM لإنشاء مخططات ورسوم بيانية لعرض سهل الفهم لجميع مهامك وعبء العمل ، بالإضافة إلى التكاليف / الميزانية المخصصة لها. إنها حقًا الأداة المثالية للبقاء على رأس كل شيء.

استمتعت بقراءة المدونة؟ اشترك في النشرة الإخبارية الشهرية لتلقي الأخبار والنصائح التسويقية .