8 обязательных шаблонов управления проектами в Excel

Руководители проектов играют полезную, но очень требовательную роль. Работа часто требует, чтобы вы стали мастером задач, потому что есть много тем, которые нужно охватить — планирование, составление бюджета, делегирование задач , планирование ресурсов, отслеживание результатов, оценка производительности, список можно продолжить.

Управление проектом — непростая задача. К счастью, сегодняшним менеджерам проектов больше не нужно действовать традиционным способом. Дни самоклеящихся заметок, блокнотов и гор бумажной работы давно прошли. У менеджеров проектов теперь есть множество инструментов, облегчающих выполнение их работы.

Коллекция шаблонов Excel для управления проектами

Независимо от того, являетесь ли вы опытным руководителем проекта или новичком в этой роли, использование шаблонов управления проектами может значительно облегчить вашу рабочую нагрузку. Excel играет большую роль во многих отраслях и может быть надежным инструментом для принятия важных решений и обеспечения бесперебойной работы проектов от начала до конца.

Вот несколько шаблонов управления проектами в Excel, которые, как мы думаем, будут вам очень полезны.

1. Шаблон диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта необходимы руководителям проектов, которые ценят детали. Использование диаграммы Ганта облегчит менеджерам и их командам визуализацию расписаний задач и их зависимостей на протяжении всего проекта.

Построить диаграмму Ганта с нуля может быть сложно. Хорошая новость: вам не нужно. В Smartsheet есть шаблон диаграммы Ганта , который идеально подходит для работы с проектами малого и среднего размера.

Лист уже разделен на категории, которые вы можете настроить по мере необходимости. По сути, все, что вам осталось сделать, это ввести детали проекта, и все готово!

2. Шаблон отчета о состоянии

Как руководитель проекта, вы должны постоянно следить за прогрессом вашей команды (или его отсутствием). Ваша роль требует, чтобы вы всегда знали, где что находится в данный момент. В противном случае все может неожиданно пойти не так и выставить вас в дурном свете.

С этими шаблонами отчетов о состоянии от ExcelTemplates оставаться в курсе событий будет проще простого. Вы можете использовать шаблоны для создания показателей расписания проекта и с первого взгляда определить, на каком этапе находится ваша команда.

Выбирайте между еженедельными, ежемесячными и ежеквартальными шаблонами отчетов о состоянии и используйте их для эффективного проведения презентаций и передачи информации о проекте заинтересованным сторонам и членам команды.

3. Шаблон отслеживания проблем

Проекты не всегда идут по плану. Много раз вы будете сталкиваться с заминками и задержками на этом пути. Чтобы свести к минимуму влияние непредвиденных проблем на общую производительность , каждому руководителю проекта нужен инструмент, который позволит выявлять и устранять проблемы практически мгновенно.

Еще один шаблон от ProjectManager — Issue Tracker Template — станет отличным дополнением к вашей коллекции шаблонов управления проектами на основе Excel. Вы найдете его очень полезным для документирования проблем в проекте и исправления их по мере их возникновения.

В следующий раз, когда появится та же проблема или новая; у вашей команды будет идея, как справиться с проблемой и устранить ее, прежде чем она нанесет еще больший ущерб.

4. Шаблон бюджета проекта

Даже самые тщательно спланированные проекты терпят неудачу из-за отсутствия продуманной бюджетной стратегии . Бюджет является одним из наиболее важных компонентов проекта, и вам потребуются правильные инструменты, чтобы обеспечить правильное использование и распределение средств.

Vertex42 имеет обширную коллекцию универсальных шаблонов бюджета Excel, которые помогают менеджерам проектов прогнозировать и управлять финансовой стороной вещей. Независимо от отрасли или масштаба проекта, над которым вы работаете, эти шаблоны бюджета позволят вам с легкостью создавать подробные расчеты затрат и распределять средства.

5. Шаблон структуры распределения работ

Проекты состоят из результатов, которые далее разбиваются на задачи и подзадачи. Часто в проекте задействовано слишком много задач, что приводит к путанице и неэффективности при неправильном выполнении. Чтобы избежать этого, вам необходимо создать структуру разбивки работ, которая представляет собой иерархическое изложение задач, основанное в основном на взаимозависимостях и их важности для проекта.

Если у вас еще нет готового шаблона структуры разбивки работ, попробуйте шаблон из ProjectManager . Использование шаблона WBS даст вам более четкое представление обо всем объеме проекта и поможет вам определить задачи, которым необходимо расставить приоритеты на различных этапах проекта.

6. Шаблон метода критического пути

Руководители проектов могут быть экспертами в многозадачности, но есть одна задача, которую многие из них предпочли бы избегать: создание метода критического пути . Дело в том; CPM имеет решающее значение для успешного управления проектами, поскольку помогает менеджерам проектов выделять срочные задачи из тех, которые они могут позволить себе отложить и выполнить позже.

Этот готовый к использованию шаблон метода критического пути от Vertex42 избавит вас от кропотливой задачи создания CPM. Хотя у него значительно меньше функций, чем у расширенного программного обеспечения CPM, оно бесплатное и почти не требует обучения — идеально подходит для небольших проектов!

7. Шаблон плана действий

Руководители проектов должны иметь систему, позволяющую вести свою команду к успешному достижению поставленных целей. Другими словами, план действий.

План действий предоставляет вам основу для выполнения проекта максимально быстрым и эффективным способом. Хорошо продуманный план действий помогает обеспечить охват всех основ, поэтому вы можете начать проект с правильной ноги и сократить напрасную трату времени.

Вам не нужно разрабатывать свой собственный план действий, потому что их множество доступно для скачивания в Интернете. От создания графиков и назначения ответственных до распределения ресурсов и всего, что между ними, шаблон плана действий от ExcelTemplates поможет вам.

8. Панель управления проектами

Если вам нравится иметь полный контроль над своими проектами, шаблон панели управления проектами — это ваш мощный союзник. Этот инструмент позволяет вам отслеживать и контролировать каждый аспект ваших проектов (задачи, расписание, ход выполнения, бюджет, статус и т. д.) в одном месте.

Используйте шаблон панели мониторинга PM для создания диаграмм и графиков для удобного представления всех ваших задач и рабочей нагрузки, а также их назначенных затрат/бюджета. Это действительно идеальный инструмент для того, чтобы оставаться в курсе всего.

Понравилось читать блог? Подпишитесь на нашу ежемесячную рассылку, чтобы получать маркетинговые новости и советы .