Qu'est-ce que la LPRPDE ? Tout ce que vous devez savoir pour la conformité

La confidentialité des données peut faire ou défaire votre entreprise.

De nombreuses conformités et normes importantes ont été développées pour donner aux consommateurs le contrôle de leurs données et protéger la vie privée. Lorsqu'il s'agit de données sur les consommateurs en général, il est important de comprendre les diverses réglementations, y compris le dernier ajout au blocage, la LPRPDE, les parties concernées et les sanctions en cas de non-conformité.

Voici une plongée plus approfondie dans la LPRPDE, comment elle se compare aux normes de confidentialité HIPAA et GDPR, et comment les organisations peuvent maintenir la conformité à la LPRPDE.

Qu'est-ce que la LPRPDE?

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est une loi canadienne qui a reçu la sanction royale le 13 avril 2000 et est entrée en vigueur par étapes à compter du 1er janvier 2001. La loi a été entièrement promulguée le 1er janvier 2004.

La LPRPDE permet aux entreprises canadiennes d'être concurrentielles dans l'économie numérique mondiale tout en atténuant les préoccupations concernant la vie privée des consommateurs. La loi doit être révisée tous les cinq ans pour assurer une législation efficace et des résultats tels que la protection des renseignements personnels.

Les informations personnelles sont toutes les informations subjectives ou factuelles concernant une personne identifiable. Il contient des éléments comme :

• Renseignements personnels sur la santé (RPS)
• Détails et dossiers d'emploi
• Dossiers de crédit et de prêt
• Informations subjectives telles que les évaluations et les mesures disciplinaires
• Identifiants directs tels que le nom, l'âge et les numéros d'identification

Quel est le but de la LPRPDE?

Les règlements sur la protection de la vie privée de la LPRPDE établissent les règles de base pour que les entreprises assujetties à la loi traitent les renseignements personnels lorsqu'elles mènent des activités commerciales. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada supervise la conformité à la LPRPDE. Les tâches du CPVP consistent notamment à aider les entreprises à optimiser la façon dont elles traitent les renseignements personnels et à enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée déposées par des citoyens canadiens.

Qu'est-ce qui a influencé l'élaboration de la LPRPDE?

Les lois sont proposées et approuvées pour une raison. Dans de nombreux cas, l'objectif est de remédier à une lacune ou à un oubli de la législation existante.

Dans ce cas, l'impulsion de la LPRPDE était une préoccupation croissante quant à la façon dont les entreprises traitaient les données personnelles transmises par voie électronique alors que de plus en plus de clients se tournaient vers des solutions de commerce électronique. En établissant des règles sur la façon dont les organisations commerciales gèrent les données personnelles, la LPRPDE vise à protéger les droits des consommateurs liés à l'utilisation de leurs données.

Voici quelques dispositions clés de la LPRPDE :

• La loi vise à équilibrer le droit d'un individu à la confidentialité de ses informations personnelles avec les besoins des organisations de collecter et de traiter les informations dans le cadre de leurs activités.
• En vertu de la LPRPDE, les Canadiens ont le droit de savoir pourquoi une organisation recueille, utilise ou divulgue leurs renseignements personnels. Les consommateurs peuvent examiner les données collectées et apporter des corrections pour corriger les inexactitudes.
• Les entreprises doivent obtenir le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels. Cette exigence est suspendue lorsque les données facilitent une enquête ou en cas d'urgence où la non-divulgation mettrait en danger la sécurité publique.
• La LPRPDE accorde aux particuliers le droit de porter plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée sur la façon dont les organisations traitent leurs renseignements personnels. Le commissaire à la protection de la vie privée examine et règle les plaintes.
• Le commissaire à la protection de la vie privée peut divulguer des renseignements au public ou renvoyer l'affaire à la Cour fédérale du Canada, qui peut obliger une organisation à mettre fin à une pratique particulière et accorder des dommages-intérêts aux personnes concernées.
• La LPRPDE contient un ensemble de principes d'équité en matière d'information fondés sur les lois internationales sur la protection des données et sur le modèle de code de confidentialité pour la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation. Ce code a été élaboré conjointement par des entreprises, des associations de consommateurs, le gouvernement et d'autres organisations concernées par les normes de confidentialité.

Les 10 principes d'information équitable de la LPRPDE

Au cœur de la LPRPDE se trouvent les 10 principes d'information équitable, auxquels les entités soumises à la loi et impliquées dans le traitement des données personnelles doivent se conformer. Examinons de plus près ces principes.

Pour se conformer à la LPRPDE, les organisations doivent adhérer à chacun des principes d'équité en matière d'information suivants.

1. Responsabilité : Les entreprises doivent désigner au moins une personne pour se conformer à la LPRPDE. Cette personne doit être qualifiée et recevoir un soutien de la direction pour remplir son rôle. Une politique de confidentialité facile à comprendre décrivant les principes d'information équitable doit être élaborée et partagée avec toutes les parties prenantes concernées.
2. Identification des finalités : Les entreprises doivent indiquer les raisons de la collecte d'un type spécifique de données. Cette exigence répond à trois problèmes de confidentialité : vérifier que les individus sont conscients de la raison pour laquelle leurs données sont collectées ; alerter les entreprises afin qu'elles puissent prendre des mesures pour empêcher une utilisation inappropriée des données ; obliger les entreprises à obtenir un nouveau consentement individuel si elles souhaitent utiliser leurs données dans un nouveau but
3. Consentement : Les entreprises assujetties aux lignes directrices de la LPRPDE doivent obtenir un consentement significatif implicite ou explicite du consommateur. Les sujets ne peuvent être contraints de donner leur consentement et doivent comprendre les implications de le fournir à un collecteur de données.
4. Limitation de la collecte : les organisations ne peuvent collecter que les informations nécessaires et compatibles avec les objectifs pour lesquels elles demandent le consentement.
5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation : les entreprises doivent créer des politiques garantissant que les informations sur les clients ne sont utilisées que pour des raisons pour lesquelles le consentement a été obtenu. Les données ne doivent être conservées qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif déclaré par le collecteur de données, mais doivent être conservées suffisamment longtemps pour que les consommateurs puissent remettre en question les informations.
6. Précision:   Les entreprises doivent garantir que toutes les informations personnelles collectées sont exactes, complètes et mises à jour si nécessaire aux fins déclarées.
7. Mesures de protection : Il s'agit peut-être du principe le plus critique de la LPRPDE et traite directement de la protection des renseignements personnels recueillis. Les organisations doivent protéger les données collectées contre la violation , le vol, la modification, la copie et l'accès non autorisé. Le niveau de protection des données personnelles doit correspondre à leur sensibilité.
8. Transparence : les entreprises doivent informer les utilisateurs de la manière dont leurs données sont collectées, traitées, partagées et stockées. Le nom et les coordonnées de la personne désignée dans le principe de responsabilité doivent être mis à disposition et les utilisateurs doivent être informés de la manière d'accéder aux données collectées.
9. Accès individuel : Une entreprise doit répondre aux demandes écrites de données personnelles en fournissant au demandeur des informations sur le type de données collectées, leur utilisation et leur divulgation dans les 30 jours. Les consommateurs devraient être en mesure de déterminer si les données collectées sont exactes et d'apporter les corrections nécessaires.
10. Conformité difficile : les organisations doivent développer des procédures pour recevoir, enquêter et résoudre les plaintes de non-conformité et de violations. Si la plainte est justifiée, les politiques relatives aux données personnelles peuvent devoir être modifiées. Le plaignant doit être informé de sa plainte et des mesures qu'il peut prendre s'il n'est pas satisfait de la réponse.

À qui s'applique la LPRPDE?

Les organisations opérant au Canada ne sont pas toutes assujetties à la LPRPDE. La réglementation s'applique :

• Toute organisation du secteur privé au Canada qui recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales
• Organismes sous réglementation fédérale tels que les banques, les entreprises de télécommunications et les sociétés de transport internationales
• Entreprises canadiennes transférant des données au-delà des frontières provinciales et nationales

Comment la LPRPDE protège-t-elle les renseignements personnels?

La LPRPDE spécifie trois types de mesures de protection pour assurer la sécurité des données personnelles.

1. Physique : Les protections physiques mises en place par une organisation doivent empêcher le personnel non autorisé de consulter les données confidentielles. Les mesures peuvent inclure des caméras de surveillance, le verrouillage des bureaux et la conduite d'activités informatiques dans un centre de données interne ou externe sécurisé.
2. Organisationnel : Ces mesures de protection font référence aux politiques et procédures d'une organisation pour protéger les renseignements personnels. La formation de la main-d'œuvre pour créer une culture d'entreprise mettant l'accent sur la confidentialité est un élément standard des garanties organisationnelles. Les employés responsables du traitement des données sensibles doivent subir des habilitations de sécurité, et tous les cas d'accès non autorisé par des acteurs internes doivent faire l'objet d'une enquête.
3. Technique : De nombreuses mesures techniques peuvent être prises pour protéger les données d'une organisation. Les protections essentielles incluent le chiffrement des données, la gestion et la journalisation de l'activité des utilisateurs et la mise en œuvre de pare-feu robustes pour empêcher les utilisateurs non autorisés d'accéder aux réseaux et aux systèmes contenant des informations sensibles.

Répondre aux violations de données

Les organisations assujetties aux normes de la LPRPDE doivent signaler les violations de données au Commissariat si l'incident présente un risque réel de préjudice grave (RROSH) pour un ou plusieurs consommateurs.

Les facteurs influençant la décision sur l'étendue des dommages comprennent la sensibilité des informations affectées par la violation et la probabilité que des acteurs malveillants en abusent. Les entreprises doivent conserver des enregistrements de toutes les violations de données, qu'elles constituent RROSH. Ces registres doivent être conservés pendant au moins deux ans.

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect peut entraîner deux types de sanctions.

• Sanctions financières : En vertu des modifications de la LPRPDE de 2018, des amendes peuvent être imposées pour avoir sciemment enfreint la sécurité. Des amendes pouvant aller jusqu'à 100 000 $ CA peuvent être facturées pour chaque infraction.
• Publicité négative : affecte les entreprises qui ne disposent pas de garanties adéquates. Cela érode la confiance des clients, ce qui a un impact potentiel sur les objectifs commerciaux d'une entreprise.

LPRPDE vs HIPAA vs RGPD

Le Canada, les États-Unis et l'Union européenne (UE) ont adopté des lois répondant aux préoccupations des citoyens concernant l'utilisation de leurs renseignements personnels. Bien que ces lois se concentrent toutes sur la protection des informations personnelles privées, les protections spécifiques qu'elles offrent et la manière dont elles sont appliquées varient considérablement.

Voici une comparaison rapide entre la LPRPDE, la loi américaine de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Similitudes dans ces règles de confidentialité

Les trois réglementations sur la confidentialité protègent les informations personnelles sensibles.

• La LPRPDE protège un large éventail de données personnelles, y compris les informations sur la santé, les données financières et les identifiants directs.
• HIPAA se concentre sur les informations de santé protégées (PHI) d'un individu.
• Le RGPD protège les données qui peuvent être utilisées directement ou indirectement pour identifier une personne vivante. Cela inclut des éléments apparents tels que le nom, l'adresse, les adresses IP et les données des cookies, qui peuvent être considérés comme des données personnelles. Le RGPD protège également les informations sur la race, les croyances religieuses et d'autres éléments non couverts par la LPRPDE ou la HIPAA.

Les trois normes de confidentialité exigent des organisations qu'elles mettent en œuvre des mesures de protection pour protéger les données personnelles collectées.

• La LPRPDE encourage les organisations à mettre en œuvre des mesures de protection techniques, physiques et organisationnelles, comme indiqué précédemment dans cet article.
• Les réglementations HIPAA exigent des garanties administratives, techniques et physiques similaires lors de la protection des RPS.
• Les normes GDPR incluent la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles. Les garanties incluent l'accent mis sur la limitation de l'accès physique non autorisé aux données sensibles.

Différences entre ces initiatives réglementaires

Il existe des différences substantielles entre ces trois normes de confidentialité des données. Les amendes sont structurées différemment pour avoir enfreint chaque norme réglementaire.

• LPRPDE : Jusqu'à 100 000 dollars canadiens par infraction
• HIPAA : Des amendes sont imposées en fonction de la gravité d'une violation avec un plafond maximum de 1 500 000 $ par an pour les oublis les plus flagrants.
• GDPR : les contrevenants peuvent être condamnés à une amende pouvant atteindre 4 % des revenus mondiaux annuels d'une entreprise ou 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé.

Les droits d'un individu varient en fonction des directives en jeu.

• LPRPDE : Les consommateurs ont le droit de consulter et de corriger les données collectées à leur sujet.
• HIPAA : Les patients ont le droit de voir les PHI qu'une organisation collecte et stocke.
• RGPD : les individus peuvent consulter leurs données et demander qu'elles soient supprimées des bases de données d'une organisation.

Qu'est-ce que la conformité à la LPRPDE ?

La conformité à la LPRPDE est un ensemble de règles et de règlements fédéraux canadiens en matière de confidentialité permettant aux entreprises de respecter les normes de confidentialité. Pour se conformer à la LPRPDE, les organisations commerciales doivent comprendre ce que la loi implique et suivre ses directives. Le non-respect peut entraîner des amendes et une perte de confiance des consommateurs.

Pourquoi la conformité à la LPRPDE est-elle essentielle ?

L'essor du commerce électronique et des médias sociaux a renforcé la conformité aux réglementations sur la confidentialité des données, y compris la LPRPDE. La conformité réglementaire est vitale pour une entreprise et ses clients pour de nombreuses raisons.

• Les données personnelles sensibles des clients doivent être protégées contre toute utilisation abusive ou tout accès par des acteurs non autorisés et potentiellement malveillants.
• Le non-respect des normes réglementaires telles que la LPRPDE peut entraîner des amendes importantes.

Les entreprises qui ne respectent pas les réglementations en matière de protection des données peuvent perdre la confiance des clients et la réputation de l'entreprise qui ne sera peut-être jamais restaurée.

Comment obtenir la conformité à la LPRPDE

Pour maintenir la conformité à la LPRPDE, les organisations doivent mettre en place des mesures de protection pour protéger les renseignements personnels des particuliers. Les entreprises tenues de se conformer à la LPRPDE disposent de deux options principales.

Conformité interne ou assistée par le fournisseur

Les organisations peuvent choisir de mettre en œuvre l'infrastructure requise et les systèmes conformes à l'aide de ressources internes ou de se tourner vers un logiciel de conformité cloud tiers expérimenté. Chaque approche a des avantages et des inconvénients.

Utilisation des ressources internes

• Les entreprises qui construisent une infrastructure conforme à l'aide de ressources internes peuvent exercer un meilleur contrôle sur les données sensibles qu'elles collectent et traitent.
• Les coûts d'investissement peuvent être élevés lors de l'achat de nouveau matériel pour créer l'environnement.
• Les organisations avec des services informatiques limités peuvent ne pas avoir l'expertise ou les cycles gratuits nécessaires pour mettre en œuvre et maintenir un environnement conforme à la LPRPDE.

Engager un partenaire cloud tiers

• Les coûts d'investissement sont réduits car l'hébergement cloud fournit l'infrastructure informatique.
• L'expertise d'un fournisseur réputé réduit le risque de violation de données ou de violation des précautions de sécurité décrites dans la LPRPDE.
• Les entreprises peuvent rapidement évoluer à la hausse ou à la baisse en utilisant les ressources cloud pour répondre à la demande fluctuante ou saisonnière des clients.

Gardez un œil sur votre conformité

La conformité à la LPRPDE ne doit pas être négligée. Bien que les sanctions financières affectent considérablement le résultat net d'une entreprise, les effets moins tangibles peuvent être beaucoup plus coûteux. Il peut être impossible de restaurer la confiance des clients si une violation de données compromet des données personnelles.

Les entreprises qui doivent se conformer à la LPRPDE peuvent réduire considérablement le stress et la complexité liés au maintien de la conformité en travaillant avec un fournisseur d'hébergement Web réputé. Le bon fournisseur peut offrir une infrastructure conforme aux normes de la LPRPDE, permettant à une entreprise de se concentrer sur ses principaux objectifs commerciaux en étant assurée qu'elle respecte toutes les exigences réglementaires.

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