15 estrategias efectivas de gestión de correo electrónico que debería utilizar

Muchos de nosotros estamos abrumados por el correo electrónico.

La sola palabra evoca imágenes de un número audaz de tres dígitos de correos electrónicos no leídos, cada uno de los cuales requiere su atención.

Como centro de comunicación, especialmente en nuestra vida profesional, el correo electrónico es inevitable. Incluso con los mayores intentos de deshacernos de nuestra bandeja de entrada, el correo electrónico ha demostrado que no va a ninguna parte.

Los problemas surgen debido al gran volumen de correos electrónicos que recibimos. Si no se marca, la única prioridad nativa del correo electrónico es la fecha en que se recibió. El correo electrónico por diseño no se creó para manejar nuestro volumen actual y las muchas formas en que interactuamos con nuestra bandeja de entrada. Afortunadamente, la tecnología y las mejores prácticas pueden ayudarlo.

La gestión eficaz del correo electrónico requiere que tome activamente su bandeja de entrada en sus propias manos. Esto requerirá la adición de software de correo electrónico y algunas reglas generales sobre la forma más eficiente de manejar las comunicaciones por correo electrónico.

15 consejos para dominar la gestión del correo electrónico

El correo electrónico es la forma más poderosa de comunicación comercial y con estas estrategias efectivas, puede convertirse en una con la que realmente disfrute trabajar. Para entrar en estrategias efectivas de administración de correo electrónico, siga estos sencillos consejos de administración de correo electrónico.

1. Eliminar mensajes promocionales de ventas

Antes de entrar en la gestión eficaz de su bandeja de entrada, es importante priorizar y eliminar los mensajes no deseados. Los mensajes de ventas promocionales deben ser los primeros en desaparecer y arrastrarlos a la pestaña Promocional no es tan efectivo. La idea es tener una bandeja de entrada organizada llena solo con contenido relacionado con sus objetivos de trabajo. En la mayoría de los casos, los mensajes de ventas distraen y desvían la atención de sus prioridades. Existe la posibilidad de que algunos correos electrónicos sean spam o provengan de direcciones de correo electrónico no seguras. Protegerse contra esto lo ayuda a evitar robos de identidad, violaciones de datos y protege sus datos de contacto.

2. Darse de baja de los boletines que nunca lees

Si es un suscriptor de boletines en serie, esta es otra oportunidad para optimizar su bandeja de entrada. Es posible que sienta la tentación de crear etiquetas y filtros que puedan procesarlos, pero de nuevo, guardemos esas estrategias para los correos electrónicos que agregan valor a su vida personal y profesional.

Si no ha leído las últimas dos ediciones de ese boletín, es probable que no obtenga ningún valor, así que considere darse de baja. Si no puede soportar darse de baja, la mayoría de los boletines le permitirán minimizar su frecuencia de envío.

3. Solicite la eliminación de los mensajes grupales que no le pertenecen

De manera similar a los boletines, es posible que se haya unido a varios grupos que se aplicaron a usted en ese momento. Eche un segundo vistazo al valor que ofrecen y si son o no relevantes para sus objetivos e intereses actuales.

Los mensajes grupales pueden incluir correos electrónicos de contactos personales con temas aleatorios o simplemente eliminarse de esos terriblemente largos hilos de "responder a todos". Un poco de diplomacia ayudará mucho aquí, ya que no puede simplemente "cancelar la suscripción" o "bloquear" a sus amigos y colegas. Gmail ofrece un botón de "silencio", pero para todos los demás tendrá que dar a conocer sus intenciones.

Un mensaje corto que les informe que ya no es relevante para la conversación le permitirá salir sin problemas y acercarse un paso más a una estrategia de correo electrónico administrada de manera efectiva.

4. Crea etiquetas para tipos de correos electrónicos similares

Ahora que ha eliminado lo que no es esencial, es hora de organizar los correos electrónicos que realmente desea y las etiquetas son una excelente manera de hacerlo.

Las etiquetas se pueden usar para crear un sistema de carpetas personalizado dentro de su bandeja de entrada. Nómbrelos por categoría, cliente, proyecto o lo que desee. Tener esta organización granular de su bandeja de entrada crea un sistema en el que sus conversaciones tienen su lugar adecuado, haciéndolas fáciles de encontrar y procesar.

5. No dude en crear muchas carpetas de correo electrónico

No hay límite para la cantidad de carpetas de correo electrónico que puede crear en su bandeja de entrada. No es raro tener 30 o más etiquetas y carpetas para organizar sus conversaciones en un nivel granular.

Las bandejas de entrada compartidas y las etiquetas compartidas le permiten llevar el concepto de carpeta más allá y administrar los correos electrónicos en su bandeja de entrada como un equipo. G2 tiene una categoría sobre las mejores bandejas de entrada compartidas creadas para equipos, donde encontrará una lista de las mejores fuentes para su equipo.

La asignación de correo electrónico es uno de los componentes de las bandejas de entrada compartidas que le permiten delegar correos electrónicos con claridad.

Antes de agregar herramientas adicionales, debe considerar una que funcione con su cliente de correo electrónico actual. Tener que entrar y salir de tu bandeja de entrada es contraproducente para mantenerte enfocado y organizar tu bandeja de entrada en primer lugar.

6. Filtros de configuración automática para ciertos remitentes

¿Por qué no facilitarle la vida con algunas herramientas de automatización de correo electrónico? Las respuestas automáticas por correo electrónico pueden brindar mensajes claros sin tomar demasiado tiempo. La creación de filtros de correo electrónico es otra forma de ordenar, etiquetar o marcar sus correos electrónicos entrantes de acuerdo con sus criterios establecidos.

Los filtros le asegurarán que nunca perderá sus facturas o correos electrónicos importantes de un destinatario específico. Se pueden usar para agrupar automáticamente los correos electrónicos por proyecto o nombre de cliente en función de palabras clave específicas, archivos adjuntos y líneas de asunto. Puede considerar los filtros como su asistente personal que realiza una organización previa por usted, lo que le permite concentrarse en tareas más urgentes.

7. Cree alias de remitente separados bajo la misma dirección de correo electrónico

Otra forma sencilla de filtrar los correos electrónicos entrantes es crear alias. Los alias de correo electrónico son una dirección de correo electrónico alternativa que aún se dirigirá a su correo electrónico original. Esencialmente, tendrá el beneficio de tener una nueva dirección de correo electrónico sin crear y administrar una nueva cuenta.

Por ejemplo, puede suscribirse a boletines con un alias de correo electrónico en lugar de su dirección de correo electrónico principal. A continuación, puede crear filtros para etiquetar o destacar automáticamente todos los correos electrónicos que lleguen a la dirección de correo electrónico del alias.

Los alias de correo electrónico de Gmail también le brindan la oportunidad de enviar correos electrónicos con un nombre diferente. Por ejemplo, puede enviar correos electrónicos relacionados con el trabajo desde una dirección de correo electrónico y correos electrónicos personales desde un alias, o viceversa.

Aunque, si necesita crear una nueva cuenta, por ejemplo, para administrar sus ventas o consultas de soporte, el software de la mesa de ayuda le permitirá integrar sin problemas una mesa de ayuda dentro de su bandeja de entrada personal. De esta manera, los correos electrónicos de ventas y soporte pueden tratarse como un ticket y asignarse a agentes específicos directamente desde su bandeja de entrada personal.

8. Elimina el reenvío de correo electrónico interno

Entendiendo que sus colegas reciben suficientes correos electrónicos externos, es una buena práctica evitar el uso del correo electrónico para la comunicación interna y esto incluye las largas cadenas CC, BCC.

La gestión moderna del correo electrónico ha eliminado la necesidad de reenviar correos electrónicos a su equipo interno. El mejor software de administración de correo electrónico le permitirá comunicarse con sus compañeros de equipo a través de notas de correo electrónico a través del software de mensajería en la aplicación. Este doble beneficio significa que no tiene que usar una plataforma de mensajería externa y también evita saturar la bandeja de entrada de todos. ¡Tu equipo te lo agradecerá!

9. Lea y responda correos electrónicos a una hora determinada todos los días

Supervisar constantemente su bandeja de entrada puede convertirse en un hábito poco efectivo en la gestión del tiempo.

Programar un horario estratégico para administrar sus correos electrónicos conduce a una administración eficiente del correo electrónico y es mejor hacer que sea a la misma hora todos los días. Esto le permite crear espacios dentro de su día y lo libera para concentrarse en otras tareas sin la sensación constante de que debe estar revisando sus correos electrónicos.

Una vez que haya administrado su bandeja de entrada para el día, debe posponer entrar y salir de su bandeja de entrada, a menos que surja algo extremadamente urgente. Incluso entonces puede configurar sistemas para marcar esos correos electrónicos a los que no puede responder de inmediato.

10. Marque mensajes importantes a los que no pueda responder de inmediato

El software de administración de correo electrónico incluye la capacidad de posponer los correos electrónicos o hacer que regresen a la parte superior de su bandeja de entrada en un momento posterior. Un buen sistema de marcado respaldado por filtros garantizará que no se pierda nada y le permitirá responder de manera efectiva a sus destinatarios.

Incluso los correos electrónicos importantes no siempre se pueden responder de inmediato, pero dicho esto, existen mejores prácticas en lo que respecta a los tiempos de respuesta esperados.

11. Responda a los correos electrónicos comerciales en un plazo de 24 a 48 horas

Como regla general, los correos electrónicos relacionados con el negocio deben responderse el mismo día hábil. Los estudios han demostrado que tardar más de 48 horas en responder a un correo electrónico provocará la pérdida de clientes potenciales y su insatisfacción.

Fast Company realizó una encuesta sobre los tiempos de respuesta de los correos electrónicos donde descubrió que más del 70 % de las personas esperan un tiempo de respuesta dentro de las cuatro horas.

Nuevamente, el software de administración de correo electrónico puede ayudar aquí. Como mínimo, puede configurar respuestas automáticas para que su destinatario sepa que tiene su atención con una respuesta más detallada a seguir, que definitivamente debería ser dentro de 3-5 días hábiles.

12. Seguimiento de correos electrónicos importantes dentro de 3 a 5 días hábiles

Todos lidiamos con muchas tareas diferentes junto con un gran volumen de correos electrónicos diarios, pero es importante priorizar los correos electrónicos que no pueden quedar sin respuesta. Ya sea que esté esperando la respuesta de un reclutador, la confirmación de una parte interesada externa o la decisión de un cliente, de 3 a 5 días hábiles debería ser su línea base para enviar un correo electrónico de seguimiento.

Puede haber situaciones en las que se necesiten algunos seguimientos. No olvide agregar uno o dos días entre cada correo electrónico de seguimiento para evitar dar la impresión de que está desesperado.

Para situaciones en las que no puede realizar un seguimiento de inmediato, una respuesta automática es suficiente para mostrar su compromiso. En este caso, si eres usuario de Gmail, las herramientas de comunicación de G-Suite pueden ayudarte.

La delegación es clave en la gestión exitosa del correo electrónico. Con las herramientas adecuadas en la mano, o más precisamente en su bandeja de entrada, simplemente puede enviar una nota de correo electrónico interna rápida a su colega que automáticamente compartirá un correo electrónico con ellos. Incluso puede ir un paso más allá y crear reglas automatizadas para compartir automáticamente ciertos correos electrónicos con un colega específico. Las notas internas de correo electrónico también se pueden agregar automáticamente para proporcionar más claridad y contexto a su mensaje.

13. Descargue las aplicaciones correspondientes para responder correos electrónicos mientras viaja

Los clientes de servicios de correo electrónico más populares tienen una aplicación móvil correspondiente para ayudarlo a administrar los correos electrónicos cuando no está frente a su computadora portátil. Con fácil acceso a su correo electrónico en la palma de su mano, puede tener una visión general rápida en tiempo real de los correos electrónicos entrantes y programar su día en consecuencia.

14. Tenga una firma establecida en sus correos electrónicos para que no tenga que escribir su nombre cada vez

Tomarse un tiempo por adelantado para estructurar su estrategia de correo electrónico puede contribuir en gran medida a ahorrarle tiempo y mejorar su eficiencia. Sorprendentemente, las firmas de correo electrónico no se utilizan con tanta frecuencia como deberían. Al eliminar las conjeturas al escribir su nombre, cargo e información de la empresa, puede concentrarse en redactar y enviar correos electrónicos efectivos mucho más rápido.

Su proceso de firma se puede simplificar aún más con la ayuda del software de firma de correo electrónico. El software de firma de correo electrónico no solo le ahorrará tiempo, sino que también lo ayudará a usted y a su equipo a ser concisos. Es una manera simple pero eficiente de mejorar su marca y sus esfuerzos de marketing. Con las firmas de correo electrónico, puede promocionar su negocio, redirigir a los destinatarios a las páginas de su sitio preferido o cuentas de redes sociales, anunciar próximos eventos y más.

Si usa alias, puede incluso tener una firma diferente para cada dirección de correo electrónico. Esto lo ayudará a mejorar su estrategia de comunicación e involucrar a los destinatarios de correo electrónico de manera específica.

15. Crea y comparte plantillas de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico son otra forma de ahorrar tiempo y asegurarse de tener un tono de voz consistente para la marca de la empresa.

La mayoría de los servicios de correo electrónico ofrecen formas nativas de guardar correos electrónicos como plantillas. Sin embargo, hay una lista de software de creación de plantillas de correo electrónico más potente que, cuando se integra directamente en su bandeja de entrada, puede simplificar muchos de sus procesos repetitivos y potenciar su bandeja de entrada con plantillas de correo electrónico para compartir. Tener la capacidad de agregar variables personalizadas garantizará que sus destinatarios reciban una respuesta personalizada que dé la impresión de que se creó específicamente para ellos.

Conclusión

La gestión eficaz de su bandeja de entrada puede contribuir en gran medida a que sea más eficiente en general. Con la ayuda de los consejos y el software de administración de correo electrónico que se discutieron en este artículo, está en camino de dominar y hacerse amigo de su bandeja de entrada.

Para obtener más consejos sobre cómo tomar el control de su correo electrónico, interna y externamente, consulte el centro de correo electrónico de G2 para obtener aún más orientación.