Los 10 mejores software de gestión de contratos gratuitos para 2020

Las empresas entran y salen constantemente de acuerdos, tratos y nuevos contratos. Pero, ¿cómo se las arreglan para hacer un seguimiento de todo?

Las relaciones con empleados, proveedores y clientes no son algo que desee descuidar, y su florecimiento puede depender de la ejecución adecuada de los requisitos de un contrato. Un sistema de gestión de contratos es una solución de software que ayuda a las empresas a cumplir sus promesas creando, ejecutando, firmando y supervisando correctamente todos sus acuerdos.

Mucha gente en una organización puede beneficiarse de la automatización de los procesos optimizados que puede ofrecer la gestión de contratos. Los departamentos de recursos humanos lo utilizan para administrar los contratos de los empleados, los representantes de ventas lo necesitan para cumplir con su parte del trato con los clientes y los departamentos legales confían en él para garantizar el cumplimiento en todos los frentes del negocio.

Las mejores soluciones gratuitas de gestión de contratos

La siguiente lista contiene reseñas de usuarios reales del mejor software de gestión de contratos del mercado. Para ser incluido en esta lista, no solo tiene que ser una aplicación gratuita, sino que también debe:

• Incluir un repositorio de documentos que se pueden almacenar en diferentes categorías para cada tipo de contrato
• Ofrezca plantillas de contratos que puedan ser personalizadas por los usuarios involucrados en la creación de contratos comerciales
• Proporcione la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar fácilmente en contratos internamente (con otros empleados) y externamente (con clientes o socios)
• Permita que los usuarios envíen notificaciones para hitos importantes, como el vencimiento o la renovación del contrato
• Cumplir con los requisitos legales comerciales, así como con las reglas comerciales internas de las partes involucradas en el contrato.

*Algunas reseñas pueden editarse para mayor claridad. Estos datos se extrajeron el 10 de septiembre de 2020.

1. PandaDoc

PandaDoc es un software de gestión de contratos que se especializa en mejorar el flujo de trabajo de todos sus acuerdos de ventas, recopilar información valiosa y brindar una experiencia de compra positiva para sus clientes. Esta herramienta funciona como un software de automatización de documentos todo en uno, por lo que no tiene que preocuparse por crear, aprobar o firmar propuestas, cotizaciones o contratos.

PandaDoc puede mejorar la eficiencia de los contratos en toda su organización mediante la integración con su software de gestión de relaciones con los clientes, procesadores de pago y aplicaciones de almacenamiento de archivos. Las características de PandaDoc incluyen creación de contratos, capacidades de firma electrónica y cobro de pagos.

Lo que les gusta a los clientes:

“He usado muchas plataformas de firma electrónica y me encanta lo fácil de usar que es esta. Y es gratis. Estoy muy impresionado con la interfaz limpia también. En mi función actual, sé que estoy enviando muchos documentos a destinatarios que no están familiarizados con las firmas electrónicas, pero que no han tenido ningún problema que requiera ayuda o no comprendan cómo usar PandaDoc".

- Revisión de PandaDoc , Andrea W.

Lo que a los clientes no les gusta:

“Si tiene la versión gratuita de PandaDoc, la creación de los documentos lleva algún tiempo. Por ejemplo, en la mayoría de los documentos necesito iniciales en cada página. Esto significa que tengo que arrastrar y soltar 'iniciales' en cada página nuevamente. Sería una buena característica poder colocar iniciales en cada página a la vez”.

- Revisión de PandaDoc , Julie V.

2. Accelo

Accelo es otra herramienta de gestión de contratos creada principalmente para empresas de servicios. Actúa como un sistema de software todo en uno que facilita la gestión de todo el trabajo de su cliente, desde el momento en que se convierte en un cliente potencial hasta el momento en que se convierte en un cliente.

Accelo es un software basado en la nube, por lo que se puede acceder a toda la información almacenada en él siempre que sea un usuario autorizado con acceso a Internet. Las características que ofrece Accelo incluyen la captura automática de correos electrónicos, hojas de tiempo, creación de informes personalizados y otros procesos comerciales que le permitirán saber si las cosas no van por buen camino con sus contratos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Accelo ha sido una herramienta muy útil para nuestra gestión de proyectos, específicamente para el seguimiento del presupuesto. Agradezco los recordatorios que puede configurar para usted y su equipo porque les permiten a todos hacer un seguimiento del trabajo en tiempo real y no perder de vista el panorama general en el camino. Otra herramienta ingeniosa es la capacidad de monitorear los minutos u horas que trabaja en cada proyecto. Por ejemplo, si paso una hora haciendo logística o recursos para un cliente en particular, Accelo me permite utilizar una especie de cronómetro para monitorear cada segundo”.

-Accelo Review, Jeffrey S.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Hay algunos problemas simples de la experiencia del usuario que he mencionado varias veces y que nunca parecen solucionarse. Las sincronizaciones de Gmail y QBO pueden tener algunos errores a veces. La función de búsqueda más reciente no es tan intuitiva como la versión anterior. El CRM es demasiado simplista, así que ya no lo usamos”.

-Accelo Review, Michael B.

3. Centro de ofertas

DealHub es una plataforma de compromiso de ventas y cotización de precios configurados (CPQ) que actúa como un jugador de equipo esencial en el proceso de gestión de contratos. Este software se enfoca en brindar experiencias de cliente personalizadas en cada etapa del embudo de ventas, desde ser un prospecto hasta un cliente.

DealHub juega un papel importante al ayudar a los representantes de ventas a interactuar con los clientes y colaborar con ellos en el contenido que es relevante para su relación, todo mientras recopila información valiosa sobre el compromiso. Con esos datos, los representantes pueden elaborar con precisión cotizaciones y propuestas que beneficiarán a ambas partes.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La mayor diferenciación entre dealhub y otras herramientas de CPQ que he evaluado es la facilidad de uso para el administrador y el usuario final, el tiempo de lanzamiento y los gastos. Puede iniciarse en solo unas pocas semanas, y la herramienta facilita que los administradores realicen ajustes rápida y fácilmente. Acabamos de lanzar, pero nuestro experto en implementación ha sido extremadamente útil para ponernos en marcha rápidamente y hacer recomendaciones basadas en las mejores prácticas que otros clientes están usando”.

- Revisión de DealHub, Usuario

Lo que no les gusta a los usuarios:

“El viaje del usuario no es fácil ni claro. El diseño de la propuesta carece de muchas características muy importantes. Lo que ves en el editor no se parece en nada a la vista previa. Desearía que hubiera una manera fácil de obtener una vista previa de lo que estoy haciendo en lugar de tener que descargar la propuesta cada vez”.

- Revisión de DealHub , Usuario

4. Flujo único

Oneflow es un software de gestión de contratos que quiere ayudarlo a cerrar tratos lo más rápido posible centrándose en la automatización. Esta herramienta ayuda a optimizar las partes más importantes de todo el proceso del contrato, incluida la creación de contratos, la firma electrónica, el seguimiento del progreso, el archivo de documentos y el análisis de resultados. Todos los contratos mantenidos dentro de Oneflow se pueden editar en vivo, por lo que siempre puede tener a mano la versión más actualizada de sus contratos. Además de eso, Oneflow ofrece integraciones con otros sistemas de software en los que las empresas confían para nutrir las relaciones con los clientes, como CRM, automatización de marketing y creación de documentos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Todas las opciones prácticas que se ofrecen, ya sea agregar grupos desde la libreta de direcciones, enviar recordatorios u obtener actualizaciones e información, son fáciles de encontrar y muy útiles. Cuando envío contratos, estoy trabajando desde una plantilla en la que los clientes y yo podemos editar campos o escribir notas durante la revisión del acuerdo. Es práctico, sencillo y rápido, lo cual agradezco mucho, ya que me evito tener que hacer enmiendas en un documento de Word y evito todas las idas y venidas por correo electrónico que se producen con los clientes. Esto solía ralentizar la firma de contratos, y la función de edición directa de Oneflow es una ventaja significativa. También me gusta la descripción general de análisis que muestra la proporción de contratos enviados a firmados. Dio una gran perspectiva para ayudar a ajustar y mejorar el proceso de cierre. Y por último, pero no menos importante, el diseño es realmente agradable a la vista. En Oneflow, la ubicación de cada característica tiene sentido”.

- Revisión de flujo único, Samantha B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“En el caso de que los contratos tengan campos que deben ser llenados por la contraparte, es un poco molesto que permita que la contraparte firme el contrato antes de que se haya firmado internamente. También hemos experimentado problemas cuando las contrapartes no han podido abrir o acceder al contrato en Oneflow debido a la configuración de su navegador. En estos casos, tenemos que dedicar más tiempo a tratar de solucionar los problemas”.

- Revisión de Oneflow, Usuario

5. Obtener Aceptar

GetAccept es una solución de gestión de contratos que proporciona todos los elementos esenciales que necesita para gestionar sus acuerdos de contrato y algo más. Esta herramienta cubre aspectos básicos como la creación de contratos, el seguimiento de documentos y la firma electrónica, pero también le permite utilizar la tecnología de videoconferencia para comunicarse con la otra parte en cuestión. GetAccept se enfoca en ayudar a las empresas a ocuparse de su proceso de finalización del contrato para avanzar y comenzar a cosechar los beneficios asociados.

Lo que les gusta a los usuarios:

“El equipo de GetAccept es excelente y útil para configurar la plataforma. La flexibilidad del programa es increíble y le permite desarrollar una plataforma personalizada específica para las necesidades de su empresa. GetAccept también fue excelente al adaptar la plataforma para que se ajustara a nuestro flujo de trabajo específico y ayudarnos a construir la mejor solución posible para nosotros".

- Revisión de GetAccept, Alex D.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“A veces es un poco complicado volver a crear o cambiar una propuesta si necesita enviar una nueva. Funciona, pero podría ser más fácil. A menudo tenemos que cambiar el archivo PDF que enviamos a nuestros clientes, ya que, por ahora, no usamos las plantillas integradas”.

- Revisión de GetAccept, Jesper J.

6. Obras por contrato

ContractWorks es una solución de gestión para empresas de todas las formas, tamaños e industrias. Como la mayoría de las herramientas de gestión de contratos, funciona para hacer que la ejecución, el almacenamiento y el seguimiento de todos los acuerdos corporativos sean mucho más fáciles para las empresas, de modo que puedan centrar sus esfuerzos en las relaciones a las que se refieren esos acuerdos. Además de esas características, ContractWorks se enorgullece de ofrecer a sus clientes un equipo de profesionales de soporte que pueden ayudar a las empresas a aprovechar al máximo su solución.

Lo que les gusta a los usuarios:

“ContractWorks no solo es increíblemente fácil de implementar, sino incluso más fácil de usar. El sistema es extremadamente simple de navegar con un entrenamiento mínimo. Con CW no hemos tenido más que comentarios positivos y una fácil adopción en toda nuestra organización. Si ha habido alguna pregunta o problema que debamos abordar, el servicio de asistencia de CW está ansioso y siempre responde rápidamente. Lanzamos CW hace más de dos años, y todavía estoy tan satisfecho con nuestra decisión de seguir adelante con ellos hoy como lo estaba en ese entonces”.

- Revisión de ContractWorks , Timothy A.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Me gustaría que pudiera seleccionar varios documentos para firmar a la vez. También me gustaría que pudiera incluir preguntas para responder o campos alternativos para completar antes o después de que firme un firmante”.

- Revisión de ContractWorks , Sherrill M.

7. Qwilr

Qwilr es un software de gestión de cotizaciones y propuestas que lo ayudará a crear la propuesta, el tono y la cotización de ventas ideales para cada cliente individual. La personalización de todos sus documentos lo ayudará a destacarse ante sus clientes, las integraciones agilizarán los procesos de contratación y las notificaciones lo orientarán en la dirección correcta. Todo lo que necesita hacer es traer la información para el acuerdo, y Qwilr hará el resto para crear un documento que seguramente complacerá a sus clientes.

Lo que les gusta a los clientes:

“Propuestas hermosas, profesionales y completas y espacio de incorporación que son repetibles y escalables. Creamos plantillas para que las usen todos nuestros equipos de ventas y éxito del cliente según el caso de uso comercial (por industria, vertical, tamaño de la organización, ubicación). Es una manera fantástica de poner todo lo que su cliente necesita en un solo espacio”.

- Revisión de Qwilr , Taylor W.

Lo que a los clientes no les gusta:

“Hasta ahora, mi única queja sobre Qwilr es que las tablas de precios no pueden estar una al lado de la otra (y en su lugar tienen que estar una encima de la otra). Permitir niveles de precios en paralelo haría que nuestros servicios fueran mucho más fáciles de comparar para los clientes (y llevaría a Qwilr a los estándares de cómo la mayoría de los servicios están fijando precios hoy en día). Me gustaría poder agregar viñetas/formato de lista adecuado en las tablas de precios”.

- Revisión de Qwilr , Adam M.

8. Contratación segura

Con ContractSafe , todo lo relacionado con sus acuerdos comerciales está disponible en un lugar seguro. Si bien eso puede sonar como una receta para un espacio abarrotado, este software de administración de contratos viene con una excelente función de búsqueda, para que pueda encontrar exactamente lo que está buscando con facilidad.

ContractSafe envía alertas para que nunca pierda una fecha límite importante del contrato, permite compartir entre equipos y relaciones con los clientes, y se integra fácilmente con otro software crucial para el proceso de ventas, como CRM y firma electrónica.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La vista personalizable significa que cada usuario puede ver solo los datos del contrato relevantes para él. El hecho de que el precio sea fijo independientemente del número de usuarios significa que puedo implementarlo en toda mi organización y democratizar la información del contrato, sin comprometer la confidencialidad. El hecho de que a los contratos se les asignen identificaciones únicas y solo se puedan cargar a través de un documento real significa que ningún contrato ficticio puede ingresar a la base de datos y nuestra organización tiene una única referencia por contrato que se puede usar en varios sistemas”.

- Revisión de ContractSafe , Pieter-Francois T.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Me gustaría poder almacenar archivos adjuntos a los contratos sin actualizar al paquete más costoso. Actualmente uso el paquete Entrepreneur y si se incluyera esta función de adjuntar documentos relacionados al contrato de almacenamiento, mi recomendación sería un diez en lugar de un siete”.

- Revisión de ContractSafe , David B.

9. Fuera de la ley

Outlaw es un software de gestión de contratos que se centra en aportar simplicidad y facilidad al complejo mundo de los acuerdos legales. Para los usuarios, la interfaz es fácil de usar y configurar para cualquier equipo, incluso aquellos con miembros remotos. Outlaw también puede integrarse con todas sus otras herramientas comerciales, flujos de trabajo y sistemas existentes. Las características de este sistema de gestión de contratos incluyen automatización, redacción, colaboración con clientes y equipos, capacidades de firma electrónica, seguimiento del progreso, almacenamiento y gestión de contratos.

Lo que les gusta a los usuarios:

“El proceso de extremo a extremo, desde generar un contrato hasta obtener una firma, es increíblemente fluido en Outlaw. No solo para mí, también para mis clientes. La función de firma electrónica y las alertas por correo electrónico son definitivamente una gran ventaja: se puede cerrar un trato desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento del día”.

- Reseña de Outlaw , Brandon B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Hubo una pequeña curva de aprendizaje al configurar nuestras plantillas de contrato en Outlaw, especialmente para nuestros contratos más largos y complicados. Pero el equipo de soporte fue muy dedicado y paciente durante nuestro proceso de incorporación, lo que fue una experiencia refrescante para nosotros. Ahora mi equipo puede crear nuevas plantillas con una ayuda mínima del equipo de Outlaw”.

- Revista Outlaw , Catalina S.

10. Portero

Gatekeeper es un software de gestión de contratos basado en la nube que se centra en las relaciones con los proveedores y ayuda a las empresas a obtener el mayor valor posible de sus contratos. Esta herramienta fue diseñada para responder a las preguntas más difíciles cuando se trata de la gestión de contratos, como si una empresa está obteniendo el mejor valor del acuerdo.

Con Gatekeeper, todos los contratos se pueden almacenar en una ubicación central, lo que ahorra tiempo, dinero y esfuerzos a las empresas para mantenerse organizadas. Esta solución utiliza la automatización y la inteligencia artificial para eliminar la carga de gestión de las organizaciones.

Lo que les gusta a los usuarios:

" Examinamos alrededor de una docena de soluciones de gestión de contratos, y el enfoque de Gatekeeper para la admisión y la negociación electrónica es verdaderamente único. El portal de empleados facilitó que nuestras oficinas de campo nacionales presentaran contratos para su revisión, y Kanban Workflows ayuda a la gerencia a mantenerse al tanto de aprobaciones y proporcionar transparencia en el proceso de negociación y aprobación".

- Revisión de Gatekeeper, Usuario

Lo que no les gusta a los usuarios:

" Cargar nuestros contratos equipo por equipo, todos los cuales contienen diferentes contenidos y detalles de la cuenta, es un proceso manual que puede generar inconsistencias y demoras en tener el sistema completamente operativo para nuestras necesidades. Obviamente, esto no es un problema con Gatekeeper. pero para una pequeña o mediana empresa sería útil tener esto en cuenta en la etapa inicial de planificación del proyecto".

- Revisión de Gatekeeper, Cynthia K.

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La implementación de una nueva solución de software en su pila tecnológica suele ser un riesgo. Sin embargo, estas opciones gratuitas eliminan esa carga financiera al mismo tiempo que ofrecen todas las características necesarias de una herramienta de gestión de contratos que necesita para garantizar que su estrategia sea completa, eficiente y compatible.

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