El inventario es el núcleo de cualquier negocio minorista.

Cuando se planifica con anticipación, se almacena y organiza para un movimiento óptimo, se realiza un seguimiento, se audita, se revisa estratégicamente y se actualiza, el inventario proporciona un flujo constante de valioso capital de trabajo para impulsar su negocio.

El inventario inmóvil, por otro lado, bloquea el capital de trabajo. Esto, a su vez, evita que el minorista sea lo suficientemente ágil como para captar las nuevas tendencias. No poder hacer coincidir la oferta con la demanda de los clientes es claramente peligroso para cualquier negocio minorista. Una buena gestión de inventario es lo que permite a las empresas escalar cómodamente.

Afortunadamente, existen técnicas de gestión de inventario probadas y comprobadas que ayudan a los minoristas a administrar su inventario de la manera más eficiente posible. Siga este proceso de seis pasos para aprovechar al máximo el suyo.

6 procesos de gestión de inventario

En este artículo, analizamos el proceso de administrar mejor el inventario. Lo más probable es que ya tenga algunos de estos sistemas y prácticas implementados. Sin embargo, hacer que trabajen juntos puede brindarle mejores resultados y agilizar sus operaciones minoristas. Estos son los seis procesos de gestión de inventario a seguir.

1. Pronostique su demanda

Ya sea que sea un minorista nuevo que acaba de ingresar al juego o un vendedor experimentado, debe tener un buen manejo de su grupo demográfico objetivo y su mercado. Debe predecir cuánta demanda inicial es probable que haya para su producto y, en caso de que despegue, con qué rapidez puede obtener mayores cantidades para reponer su stock inicial.

Los minoristas que se han establecido en el mercado por un tiempo tienen una clara ventaja en forma de datos de ventas anteriores. Puede utilizar los indicadores de comportamiento de compra de los clientes y las tendencias de compras estacionales para ayudar a pronosticar las ventas futuras y aprovechar al máximo su presupuesto de inventario.

¿Debe utilizar cálculos de inventario?

Con la ayuda de los cálculos de gestión de inventario, puede establecer puntos de reorden para cada producto para predecir cuándo será el momento de generar una orden de compra (PO).

Necesitarás calcular:

• El índice de rotación del inventario , es decir, la tasa a la que el inventario se “convierte” en un buen flujo de efectivo sólido, es decir, se vende. Una alta rotación de inventario significa que su inventario se vende bien y genera ingresos. Una baja significa que es posible que tenga el problema de las existencias estancadas en sus manos, y se deben tomar medidas para deshacerse de las que no se mueven.
• Niveles máximos y mínimos de existencias que le indican cuál es la cantidad máxima y mínima absoluta de inventario que necesita de un determinado producto.
• Niveles de pedido que indican el volumen de inventario en el que debe realizar un pedido de existencias nuevas. Los niveles de pedido tienen en cuenta los plazos de entrega de los proveedores o el tiempo que tardan sus proveedores en entregar los productos.

Si bien hay varios otros cálculos que pueden pintar una imagen de la salud de su negocio, estos son buenos para comenzar desde un punto de vista operativo.

2. Organización del almacén principal

Las técnicas de gestión de inventario también cubren cómo organiza su almacén para lograr la máxima eficiencia. El diseño y la disposición del almacén son cruciales para todos los aspectos del cumplimiento de pedidos al ritmo más rápido posible.

El cumplimiento de pedidos incluye almacenamiento, recolección, manejo, empaque y envío de productos con la máxima eficiencia. El diseño del almacén tiene en cuenta cómo deben ser sus áreas de almacenamiento y tránsito, incluso los pasillos deben estar dispuestos de manera que presenten obstáculos mínimos para el movimiento de su personal y mercancías.

Debe haber secciones de recepción, recolección, empaque y envío claramente delimitadas con cantidades apropiadas de espacio asignado a cada actividad. Debe haber una caja o sección separada para guardar los artículos dañados para que no vuelvan a entrar en la mezcla.

Cuanto más grande sea su inventario o almacén, más crítico será poder encontrar artículos almacenados con facilidad. La asignación de números de estantería a cada sección, el uso de códigos de barras para realizar un seguimiento de los productos y su ubicación, y flujos bien diseñados sobre cuándo y cómo se deben recoger los artículos son cosas excelentes que se pueden tener. Esto minimiza la confusión y acorta significativamente el tiempo de cumplimiento de pedidos.

3. Elija una técnica de gestión de inventario

El tipo de técnica de gestión de inventario que desee adoptar para reabastecerse depende en gran medida de la naturaleza de su negocio, producción y ciclos de ventas.

Si tiene productos que suelen tener una gran demanda y tienden a tener ventas variables por temporada, vale la pena mantener una cantidad precalculada de existencias de seguridad para protegerse contra los picos de ventas. Por otro lado, si tiene proveedores altamente confiables y pronósticos precisos a mano, la administración de inventario justo a tiempo podría funcionar para usted.

Gestión de inventario justo a tiempo

Tal vez el método "justo a tiempo" o JIT funcione para usted, donde puede salirse con la suya con un inventario mínimo y recibir ciertos artículos justo a tiempo para cumplir con sus requisitos. No hace falta decir que para que este sistema funcione, sus proveedores deben brindarle un servicio excepcional.

Con JIT, puede salirse con la suya manteniendo solo el inventario suficiente para satisfacer sus necesidades de producción o envío. También puede ahorrar dinero en descuentos por volumen de sus proveedores y reducir los costos de inventario.

Un modelo JIT exitoso requiere una planificación extrema, estandarización de procesos y un número limitado de proveedores altamente confiables. La recompensa es una coordinación más fluida, un tiempo de entrega minimizado y un tiempo de entrega más rápido.

Habiendo dicho eso, realmente no querrás criticarte por no tener suficientes existencias durante los períodos de compras principales, como las vacaciones. Aquí es donde entra en juego el "stock de seguridad". Con la ayuda de los puntos de pedido y una evaluación cuidadosa y periódica del movimiento del stock, nunca se quedará sin algo que vender.

Recomendamos encarecidamente una combinación de ambos. Para artículos de mayor valor que bloquean demasiado efectivo, busque un proveedor confiable y use el método JIT combinado con un pronóstico poderoso. Para los artículos que se mueven más rápido con una demanda muy variable, es mejor que tenga suficiente stock de seguridad.

4. Utilice un sistema de gestión de inventario

La automatización de la gestión de su inventario es, con mucho, el cambio más significativo que puede realizar rápidamente en sus operaciones minoristas. Mientras que la mayoría de las otras técnicas toman tiempo para comenzar a funcionar sin problemas y mostrar resultados, un sistema de gestión de inventario puede convertirse en un asistente minorista, una herramienta de gestión de almacenes y un sistema de soporte omnicanal desde el principio.

Los mejores sistemas automatizan todos los aspectos del proceso minorista, desde la generación automática de órdenes de compra cuando los niveles de existencias de artículos de rápido movimiento son bajos, hasta la actualización de ventas, compras e intercambios en tiempo real, la gestión de múltiples monedas, múltiples ubicaciones y ventas. canales

Las técnicas de gestión de inventario automatizadas facilitan un sistema estandarizado para nombrar SKU y generar códigos de barras, lo que hace que sea mucho más fácil cumplir con los pedidos en todos los canales.

Si usted es un minorista omnicanal o está considerando convertirse en uno, simplemente no puede prescindir de un sistema que lo ayude a rastrear, cumplir y enviar pedidos en línea al mismo tiempo que permite transacciones POS fuera de línea. Para cada negocio en crecimiento, recomendamos invertir en un sistema de gestión de inventario versátil para operaciones sin problemas.

5. Auditoría de existencias a intervalos regulares

¿Estás prestando suficiente atención a la conciliación de acciones? En otras palabras, ¿cuenta su stock con la suficiente frecuencia?

Combine su sistema de administración de inventario automatizado con informes de inventario programados regularmente para obtener la mayor precisión en el seguimiento de sus SKU. Hacer coincidir las cifras de existencias reales con los valores contables le ayuda a ver lo que ha perdido y por qué. Puede haber muchas razones para la pérdida de existencias que van desde el deterioro y no saber dónde se ha colocado hasta que se lo roben.

El ejercicio de auditoría de existencias

Para su primer conteo, es posible que deba detener otras operaciones comerciales. Cuente todo el stock de cada artículo en un área de conteo designada. No devuelva ningún artículo antes de que se hayan contabilizado todos los similares. Utilice códigos de barras para identificar dónde se colocarán los productos.

Los conteos subsiguientes luego se vuelven más simples. Puede realizar auditorías en partes del almacén en diferentes días de la semana. Elija los horarios que menos obstaculicen el negocio regular, por ejemplo, después de que se haya ido el último envío. Puede que haya que pagar algunas horas extra, pero al final valdrá la pena.

El método de conteo ABC es bueno si tiene varios artículos que se mueven a diferentes velocidades. En este sistema, cuenta los elementos que se mueven más rápido con mayor frecuencia y los elementos que se mueven más lentamente con menos frecuencia.

En las tiendas minoristas que también tienen áreas de almacenamiento, es posible que sea necesario contar todas las semanas, o incluso todos los días, para comestibles y otros suministros de rápido movimiento. Una vez que tenga su libro y los valores reales con usted, compense las pérdidas y descubra su fuente más importante de pérdida de existencias. Esto lo ayuda a tomar las medidas pertinentes y reducir la cantidad de acciones y dinero que pierde.

6. Revisa tus procesos de vez en cuando

Es un hecho que las tendencias de los compradores cambian con el tiempo, al igual que las relaciones con los proveedores. Utilice los informes minoristas para averiguar cómo le está yendo a su negocio e identificar las áreas problemáticas antes de que se conviertan en puntos débiles.

Lo mismo ocurre con los niveles de existencias. Si descubre que un artículo de rápido movimiento está perdiendo el favor de su clientela, es hora de recalibrar su nivel de pedido. Vemos esto con mayor frecuencia con las compras de "moda" que a menudo se inician después de un frenesí en las redes sociales; pierden el favor tan pronto como aparece la próxima tendencia.

Realice también un control periódico de las relaciones entre su proveedor y su socio de envío. Evalúe si cambiar a diferentes socios por un beneficio de precio vale la pena perder buenas relaciones. Al mismo tiempo, si tiene proveedores que simplemente no pueden entregar a tiempo, no querrá quedarse con el bebé llorando metafóricamente.

Tenga acuerdos claros y contratos inequívocos con todos sus socios. Garantice un soporte confiable de proveedores en todas las ubicaciones de su negocio para que el cumplimiento de los pedidos no se vea afectado.

Una palabra final sobre el manejo de devoluciones

También podría haber casos en los que un determinado producto se devuelva con demasiada frecuencia para ser una coincidencia. Utilice su sistema de gestión de inventario para marcar dichos artículos, concentrarse en los defectos y corregir el defecto antes de que pierda demasiado dinero por una falla. Incluso puede ponerse en contacto con los clientes desde su base de datos y recopilar comentarios sobre sus motivos para devolver los artículos.

Elimine problemas como este de raíz configurando un control de calidad para filtrar los artículos defectuosos incluso antes de que lleguen a sus estantes. Un buen momento para hacer esto es cuando recibe envíos de sus proveedores. Aún así, algunos pueden pasar desapercibidos.

Entonces, un segundo punto de control sería cuando se recogen para cumplir con un pedido, antes del empaque y envío. Esto parece básico, pero implementar esta práctica minimizará las tasas de devolución debido a productos de mala calidad y lo ayudará a optimizar su lista de proveedores para trabajar solo con los mejores.

Continúe mejorando con el software de gestión de inventario mejor calificado. Ver todas las opciones disponibles en G2.