¿Qué es PIPEDA? Todo lo que necesita saber para el cumplimiento

La privacidad de los datos puede hacer o deshacer su negocio.

Se han desarrollado muchos cumplimientos y estándares importantes para dar a los consumidores control sobre sus datos y proteger la privacidad. Cuando se trata de datos de consumidores en general, es importante comprender las diversas regulaciones, incluida la última incorporación al bloque, PIPEDA, las partes afectadas y las sanciones por incumplimiento.

Aquí hay una inmersión más profunda en PIPEDA, cómo se compara con los estándares de privacidad HIPAA y GDPR, y cómo las organizaciones pueden mantener el cumplimiento de PIPEDA.

¿Qué es PIPEDA?

La Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA) es una ley canadiense que recibió la sanción real el 13 de abril de 2000 y entró en vigor por etapas, a partir del 1 de enero de 2001. La ley se promulgó por completo el 1 de enero de 2004.

PIPEDA permite a las empresas canadienses competir en la economía digital global al tiempo que alivia las preocupaciones sobre la privacidad del consumidor. La ley debe revisarse cada cinco años para garantizar una legislación efectiva y resultados como la protección de la información personal.

La información personal es cualquier información subjetiva o fáctica sobre un individuo identificable. Contiene elementos como:

• Información de salud personal (PHI)
• Detalles y archivos de empleo
• Registros de crédito y préstamo
• Información subjetiva como evaluaciones y acciones disciplinarias.
• Identificadores directos como nombre, edad y números de identificación

¿Cuál es el propósito de PIPEDA?

Las normas de privacidad de PIPEDA establecen las reglas básicas para que las empresas sujetas a la ley manejen información personal cuando realicen actividades comerciales. La Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá supervisa el cumplimiento de PIPEDA. Los deberes de la OPC incluyen ayudar a las empresas a optimizar la forma en que manejan la información personal e investigar las quejas de privacidad de los ciudadanos canadienses.

¿Qué influyó en el desarrollo de PIPEDA?

Las leyes se proponen y aprueban por una razón. En muchos casos, el objetivo es remediar una deficiencia o un descuido en la legislación existente.

En este caso, el ímpetu de PIPEDA fue una preocupación creciente sobre cómo las empresas manejaban los datos personales transmitidos electrónicamente a medida que más y más clientes recurrían a soluciones de comercio electrónico. Al establecer reglas sobre cómo las organizaciones comerciales manejan los datos personales, PIPEDA busca proteger los derechos de los consumidores relacionados con el uso de sus datos.

Aquí hay algunas disposiciones clave de PIPEDA:

• La Ley busca equilibrar el derecho de un individuo a la privacidad de su información personal con las necesidades de las organizaciones para recopilar y manejar la información cuando realizan negocios.
• Bajo PIPEDA, los canadienses tienen derecho a saber por qué una organización recopila, usa o divulga su información personal. Los consumidores pueden revisar los datos recopilados y hacer correcciones para abordar las imprecisiones.
• Las empresas deben obtener el consentimiento para recopilar, usar o divulgar información personal. Este requisito se suspende cuando los datos facilitan una investigación o en una emergencia donde la no divulgación pondría en peligro la seguridad pública.
• PIPEDA otorga a las personas el derecho de quejarse ante el Comisionado de Privacidad sobre cómo las organizaciones manejan su información personal. El Comisionado de Privacidad examina y resuelve las quejas.
• El Comisionado de Privacidad puede divulgar información al público o remitir el asunto al Tribunal Federal de Canadá, que puede obligar a una organización a detener una práctica en particular y otorgar daños y perjuicios a las personas afectadas.
• PIPEDA contiene un conjunto de principios de información justa basados ​​en las leyes internacionales de protección de datos y el Código de privacidad modelo para la protección de información personal de la Asociación Canadiense de Estándares. Este código fue desarrollado conjuntamente por empresas, asociaciones de consumidores, el gobierno y otras organizaciones preocupadas por los estándares de privacidad.

Los 10 principios de la información justa de PIPEDA

En el corazón de PIPEDA se encuentran los 10 principios de información justa, que deben cumplir las entidades sujetas a la ley e involucradas en el procesamiento de datos personales. Echemos un vistazo más de cerca a estos principios.

Para cumplir con PIPEDA, las organizaciones deben adherirse a cada uno de los siguientes principios de información justa.

1. Responsabilidad: las empresas deben designar al menos a una persona para cumplir con PIPEDA. Esta persona debe estar calificada y recibir apoyo gerencial para cumplir con su rol. Se debe desarrollar y compartir con todas las partes interesadas relevantes una política de privacidad fácil de entender que describa los principios de información justa.
2. Finalidades identificativas: Las empresas deben indicar las razones por las que recopilan un tipo específico de datos. Este requisito aborda tres cuestiones de privacidad: Verificar que las personas sepan por qué se recopilan sus datos; alertar a las empresas para que puedan tomar medidas para evitar el uso inadecuado de los datos; obligar a las empresas a obtener un nuevo consentimiento individual si quieren usar sus datos para un nuevo propósito
3. Consentimiento: las empresas sujetas a las pautas de PIPEDA deben obtener un consentimiento significativo implícito o explícito del consumidor. Los sujetos no pueden ser obligados a dar su consentimiento y deben comprender las implicaciones de proporcionarlo a un recopilador de datos.
4. Recopilación limitada: las organizaciones pueden recopilar solo la información necesaria y coherente con los fines para los que buscan el consentimiento.
5. Limitar el uso, la divulgación y la retención: las empresas deben crear políticas que aseguren que la información del cliente solo se use por motivos para los cuales se obtuvo el consentimiento. Los datos solo deben conservarse durante el tiempo que sea necesario para lograr el propósito declarado por el recopilador de datos, pero deben conservarse el tiempo suficiente para que los consumidores cuestionen la información.
6. Precisión:   Las empresas deben garantizar que toda la información personal recopilada sea precisa, completa y actualizada según sea necesario para el propósito declarado.
7. Salvaguardas: este es quizás el principio más crítico de PIPEDA y trata directamente con la protección de la información personal recopilada. Las organizaciones deben proteger los datos recopilados contra la violación , la alteración del robo, la copia y el acceso no autorizado. El nivel de protección de datos personales debe corresponder a su sensibilidad.
8. Apertura: las empresas deben informar a los usuarios cómo se recopilan, procesan, comparten y almacenan sus datos. El nombre y la información de contacto de la persona designada en el principio de responsabilidad deben estar disponibles, y los usuarios deben ser informados de cómo acceder a los datos recopilados.
9. Acceso individual: una empresa debe responder a las solicitudes por escrito de datos personales proporcionando al solicitante información sobre el tipo de datos recopilados y su uso y divulgación dentro de los 30 días. Los consumidores deben poder determinar si los datos recopilados son precisos y hacer las correcciones necesarias.
10. Impugnación del cumplimiento: las organizaciones deben desarrollar procedimientos para recibir, investigar y resolver quejas de incumplimiento y violaciones. Si la queja está justificada, es posible que sea necesario cambiar las políticas relacionadas con los datos personales. El denunciante debe ser informado de su queja y los pasos que puede tomar si no está satisfecho con la respuesta.

¿A quién se aplica PIPEDA?

No todas las organizaciones que operan en Canadá están sujetas a PIPEDA. La normativa se aplica a:

• Cualquier organización del sector privado en Canadá que recopile, use o divulgue información personal mientras participa en actividades comerciales
• Organizaciones reguladas por el gobierno federal , como bancos, empresas de telecomunicaciones y empresas de transporte internacional
• Empresas canadienses que transfieren datos a través de fronteras provinciales y nacionales

¿Cómo protege PIPEDA la información personal?

PIPEDA especifica tres tipos de garantías para garantizar la seguridad de los datos personales.

1. Físico: las salvaguardas físicas implementadas por una organización deben evitar que el personal no autorizado vea datos confidenciales. Las medidas pueden incluir cámaras de vigilancia, cerrar oficinas y realizar actividades de TI en un centro de datos interno o externo seguro.
2. Organizacional: estas salvaguardas se refieren a las políticas y procedimientos de una organización para proteger la información personal. Capacitar a la fuerza laboral para crear una cultura corporativa que enfatice la privacidad es un componente estándar de las salvaguardas organizacionales. Los empleados responsables del manejo de datos confidenciales deben someterse a autorizaciones de seguridad y todos los casos de acceso no autorizado por parte de actores internos deben investigarse.
3. Técnica: Se pueden tomar muchas medidas técnicas para proteger los datos de una organización. Las medidas de seguridad críticas incluyen el cifrado de datos, la gestión y el registro de la actividad de los usuarios, y la implementación de cortafuegos robustos para mantener a los usuarios no autorizados alejados de las redes y los sistemas que contienen información confidencial.

Respuesta a violaciones de datos

Las organizaciones sujetas a los estándares de PIPEDA deben informar las violaciones de datos a la OPC si el incidente presenta un riesgo real de daño grave (RROSH) para uno o más consumidores.

Los factores que influyen en la decisión sobre el alcance del daño incluyen la sensibilidad de la información afectada por la violación y la probabilidad de que los actores maliciosos hagan un mal uso de ella. Las empresas deben mantener registros de todas las violaciones de datos, ya sea que constituyan RROSH. Estos registros deben conservarse durante al menos dos años.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento puede dar lugar a dos tipos de sanciones.

• Sanciones financieras: según las enmiendas de PIPEDA de 2018, se pueden imponer multas por violar la seguridad a sabiendas. Se pueden cobrar multas de hasta CAD $ 100,000 por cada infracción.
• Publicidad adversa: Afecta a las empresas que carecen de las garantías adecuadas. Esto erosiona la confianza del cliente, lo que puede afectar los objetivos comerciales de una empresa.

PIPEDA frente a HIPAA frente a RGPD

Canadá, los Estados Unidos y la Unión Europea (UE) han promulgado leyes que abordan las preocupaciones de los ciudadanos sobre el uso de su información personal. Si bien todas estas leyes se enfocan en proteger la información personal privada, las protecciones específicas que brindan y cómo se aplican varían significativamente.

Aquí hay una comparación rápida entre PIPEDA, la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos de EE. UU. de 1996 (HIPAA) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE.

Similitudes en estas normas de privacidad

Las tres normas de privacidad protegen la información personal confidencial.

• PIPEDA protege una amplia gama de datos personales, incluida información de salud, datos financieros e identificadores directos.
• HIPAA se enfoca en la información de salud protegida (PHI) de un individuo.
• GDPR protege los datos que pueden usarse directa o indirectamente para identificar a una persona viva. Esto incluye elementos aparentes como nombre, dirección, direcciones IP y datos de cookies, que pueden considerarse datos personales. GDPR también protege la información sobre raza, creencias religiosas y otras cosas que no están cubiertas por PIPEDA o HIPAA.

Los tres estándares de privacidad requieren que las organizaciones implementen medidas de seguridad para proteger los datos personales recopilados.

• PIPEDA alienta a las organizaciones a implementar salvaguardas técnicas, físicas y organizacionales, como se discutió anteriormente en este artículo.
• Las reglamentaciones de la HIPAA exigen medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas similares al proteger la PHI.
• Los estándares GDPR incluyen la implementación de medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales. Las medidas de seguridad incluyen enfatizar la limitación del acceso físico no autorizado a datos confidenciales.

Diferencias en estas iniciativas regulatorias

Existen diferencias sustanciales entre estos tres estándares de privacidad de datos. Las multas se estructuran de manera diferente por violar cada estándar regulatorio.

• PIPEDA: Hasta 100.000 dólares canadienses por infracción
• HIPAA: Las multas se imponen de acuerdo con la gravedad de una infracción con un límite máximo de $1,500,000 por año para los descuidos más atroces.
• RGPD: los infractores pueden recibir multas de hasta el 4% de los ingresos globales anuales de una empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

Los derechos de un individuo varían según las pautas que estén en juego.

• PIPEDA: Los consumidores tienen derecho a consultar y corregir los datos recopilados sobre ellos.
• HIPAA: Los pacientes tienen derecho a ver la PHI que una organización recopila y almacena.
• GDPR: las personas pueden ver sus datos y solicitar que se eliminen de las bases de datos de una organización.

¿Qué es el cumplimiento de PIPEDA?

El cumplimiento de PIPEDA es un conjunto de reglas y regulaciones de privacidad canadienses federales para que las empresas cumplan con los estándares de privacidad. Para cumplir con PIPEDA, las organizaciones comerciales deben comprender lo que implica la ley y seguir sus pautas. El incumplimiento puede resultar en multas y reducción de la confianza del consumidor.

¿Por qué es esencial el cumplimiento de PIPEDA?

El auge del comercio electrónico y las redes sociales ha reforzado el cumplimiento de las normas de privacidad de datos, incluida la PIPEDA. El cumplimiento normativo es vital para una empresa y sus clientes por muchas razones.

• Los datos personales confidenciales de los clientes deben protegerse contra el uso indebido o el acceso por parte de actores no autorizados y potencialmente malintencionados.
• El incumplimiento de las normas regulatorias como PIPEDA puede resultar en multas significativas.

Las empresas que no cumplen con las normas de protección de datos pueden perder la confianza de los clientes y la reputación de la empresa que quizás nunca se recupere.

Cómo obtener el cumplimiento de PIPEDA

Para mantener el cumplimiento de PIPEDA, las organizaciones deben implementar medidas de seguridad para proteger la información personal de las personas. Las empresas obligadas a cumplir con PIPEDA tienen dos opciones principales disponibles.

Cumplimiento interno frente al asistido por el proveedor

Las organizaciones pueden optar por implementar la infraestructura requerida y los sistemas compatibles con recursos internos o recurrir a un software de cumplimiento de la nube de terceros con experiencia. Cada enfoque tiene ventajas y desventajas.

Uso de recursos internos

• Las empresas que construyen una infraestructura compatible utilizando recursos internos pueden ejercer un mayor control sobre los datos confidenciales que recopilan y procesan.
• Los costos de capital pueden ser altos cuando se compra nuevo hardware para construir el entorno.
• Es posible que las organizaciones con departamentos de TI limitados no tengan la experiencia o los ciclos gratuitos necesarios para implementar y mantener un entorno compatible con PIPEDA.

Involucrar a un socio de nube externo

• Los costos de capital se reducen porque el alojamiento en la nube proporciona la infraestructura informática.
• La experiencia de un proveedor de confianza reduce el potencial de violaciones de datos o violaciones de las precauciones de seguridad descritas en PIPEDA.
• Las empresas pueden ampliar o reducir rápidamente el uso de los recursos de la nube para satisfacer la demanda fluctuante o estacional de los clientes.

Controle su cumplimiento

El cumplimiento de PIPEDA no debe pasarse por alto. Si bien las sanciones financieras afectan significativamente los resultados de una empresa, los efectos menos tangibles pueden ser mucho más costosos. Puede ser imposible restaurar la confianza del cliente si una violación de datos compromete los datos personales.

Las empresas que necesitan cumplir con PIPEDA pueden reducir significativamente el estrés y la complejidad de mantener el cumplimiento al trabajar con un proveedor de alojamiento web de confianza. El proveedor adecuado puede ofrecer una infraestructura que cumpla con los estándares de PIPEDA, lo que permite que una empresa se concentre en sus principales objetivos comerciales con la seguridad de que cumple con todos los requisitos reglamentarios.

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