Reduzca el tiempo de contratación eliminando estos 5 cuellos de botella

Con una escasez de talento cada vez mayor, las empresas se están centrando en mejorar el tiempo de contratación.

Independientemente de los factores en juego, los equipos de contratación más rápidos tienen la ventaja. Suponiendo, por supuesto, que puedan identificar y contratar candidatos de calidad.

Tiempo de contratación versus tiempo de llenado

Algunas empresas realizan un seguimiento del tiempo de llenado en lugar del tiempo de contratación. Entonces, ¿cómo diferenciamos los dos?

Alternativamente, las empresas definen el tiempo de llenado de manera diferente. El tiempo de llenado por lo general significa uno de los siguientes.

• El tiempo desde que se envía la solicitud de trabajo para su aprobación hasta que un candidato acepta la oferta de trabajo
• El tiempo desde que se aprueba la solicitud de trabajo hasta que un candidato acepta la oferta de trabajo
• El tiempo desde que se publica el trabajo hasta que un candidato acepta la oferta

Independientemente de cuándo comience el reloj, el tiempo para llenar incluye los procesos antes de que un candidato presente la solicitud. Después de que el solicitante solicita o obtiene la fuente, ambos miden lo mismo.

¿Por qué debe realizar un seguimiento del tiempo de contratación?

Las empresas que utilizan datos para mejorar la eficiencia operativa son más rentables. Las startups que usan datos desde el principio crecen más rápido. Las empresas Fortune 500 y la mayoría de las grandes empresas realizan un seguimiento de los datos de contratación. No todas las PYMES aprovechan los datos de contratación, pero deberían hacerlo. Es fácil con un sistema de seguimiento de solicitantes (ATS).

El tiempo de contratación cuantifica un proceso complejo con varios subpasos. Hay muchos beneficios de rastrearlo.

• Te ayuda a saber si tus procesos de contratación están funcionando
• Le permite ver si es más rápido o más lento que el tiempo de contratación promedio para su industria, puesto de trabajo o mercado laboral.
• Revela cuellos de botella en su proceso de contratación
• Le permite comparar cronogramas para varios gerentes de contratación, descripciones de puestos, políticas específicas del departamento o agencias de contratación externas.
• Te ayuda a evaluar la experiencia del candidato (que influye en la marca de tu empleador y la reputación de la empresa)

Medidas de tiempo de contratación Eficiencia de reclutamiento

Las métricas de tiempo de contratación son más útiles cuando se desglosan por etapa. Esto le permite identificar qué flujos de trabajo están causando una ralentización. ¿La programación de una entrevista lleva varios días? ¿Se tarda mucho en publicar trabajos? ¿Cuánto tiempo después de una entrevista se tarda en recopilar comentarios del equipo de contratación?

El seguimiento del tiempo de contratación lo ayuda a mejorar la experiencia del candidato

En esta era de bajo desempleo y escasez generalizada de habilidades, los buscadores de empleo tienen el poder. Aquellos que tienen muchas opciones de empleo perderán la paciencia con procesos largos y confusos.

Muchos candidatos, especialmente los candidatos de nivel de entrada, abandonan las solicitudes si tardan más de un par de minutos. Más de la mitad de los buscadores de empleo pierden interés en una empresa si creen que el proceso de contratación lleva demasiado tiempo.

En una encuesta de 2016 realizada por Robert Half, cuatro de cada 10 solicitantes dijeron que entre siete y 14 días es el límite superior. El veintitrés por ciento de los participantes dijeron que esperarían solo una semana para recibir noticias de una empresa a la que aplicaron. Compare estas percepciones con los tiempos de contratación del mundo real. En algunas industrias, el tiempo promedio de contratación es de 40 días.

Para puestos de trabajo de tecnología, puede ser más largo. Una encuesta de HackerRank de marzo de 2020 encontró que la contratación de tecnología puede demorar 45 días. El estudio encontró que las grandes empresas de tecnología obtienen un promedio de 566 solicitudes para cada puesto tecnológico. Cabe señalar que, a diferencia de otras industrias, las grandes empresas de tecnología (más de 1000 empleados) tienen un tiempo promedio de contratación más largo que las organizaciones más pequeñas. Las empresas grandes pueden estar utilizando evaluaciones más extensas que sus contrapartes más pequeñas. Además, el proceso de solicitud de empleo puede aumentar en complejidad en relación con el tamaño de la empresa.

¿Cómo se puede acortar el tiempo de contratación?

Para mejorar la eficiencia y la eficacia de la contratación, debe combinar las mejores prácticas con tecnología confiable. Un buen sistema de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas en inglés) puede manejar muchos pasos del proceso de contratación. Esto permite que los profesionales de la contratación dediquen su tiempo a hacer lo que solo un cerebro humano puede hacer.

Por ejemplo, puede crear y administrar plantillas de descripción de puestos en su ATS. Pero se necesita un gerente de contratación con un profundo conocimiento del puesto para elaborar una descripción de trabajo efectiva. Puede crear guiones de entrevistas en su software. Pero debe conocer las regulaciones de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) para escribir preguntas legales para entrevistas. Luego, debe capacitar a su equipo de reclutamiento interno y a los gerentes de contratación sobre prácticas de entrevistas compatibles.

Analicemos los cuellos de botella más comunes y cómo eliminarlos.

1. Comunicaciones lentas con los candidatos

Si las reseñas de Glassdoor y las quejas de Reddit son indicadores confiables, los candidatos fantasmas parecen ser la norma y no la excepción. Claramente, muchas empresas estadounidenses hacen un pésimo trabajo al mantener actualizados a los solicitantes de empleo sobre su estado. No solo es desconsiderado, sino que se refleja negativamente en su empresa.

Los reclutadores que engañan a los candidatos son miopes. Incluso si el candidato no es adecuado para el puesto al que se postuló, podría serlo para otro. Mantenga a todos los solicitantes en su fuente de talento (base de datos ATS). Sea sensible a su situación. Siempre dígales cortésmente si los saca de la carrera.

Si tienen las calificaciones para otro puesto en el futuro, puede invitarlos a postularse y acelerar su solicitud. Después de todo, ya ha realizado una investigación preliminar. El solicitante pensó lo suficiente en su empresa como para aplicar una vez. No los trate mal y asegúreles que nunca volverán a aplicar.

Lo que es peor, pueden dejar una reseña negativa en Glassdoor u otro sitio de reseñas. Las revisiones de negocios en línea son poderosas, ya sea que la revisión provenga de un cliente, empleado o solicitante. Su empresa podría perder una venta, un cliente o una nueva contratación talentosa si acumula críticas negativas. ¡No haga fantasmas de los candidatos!

Solución: correos electrónicos de cambio de etapa automatizados

Volvamos al cuello de botella de la comunicación con el candidato. Enviar manualmente un correo electrónico a cada solicitante puede llevar semanas. A los reclutadores les encantan las herramientas automatizadas de correo electrónico de candidatos en ATS. Configure su ATS para enviar un correo electrónico cuando cambie la etapa de un solicitante en el proceso. Antes de configurar los activadores de correo electrónico, defina sus etapas de contratación en su ATS en función de sus procesos y políticas reales.

Muchas empresas tienen las siguientes etapas:

• aplicación recibida
• no perseguir
• Programar llamada telefónica
• Evaluación
• Entrevista
• Verificación de antecedentes/referencias
• Hacer oferta

Aquí hay una captura de pantalla de ATS de un gráfico que muestra las etapas de contratación:

El primer correo electrónico automático generalmente se envía cuando se recibe la solicitud. Su ATS puede enviar un correo electrónico de "Hemos recibido su solicitud". Tenga en cuenta que este no es un correo electrónico de formulario impersonal. Puede incluir el nombre del candidato, la fecha de la solicitud, la descripción del trabajo y cualquier otra cosa que desee.

Así es como funciona:

1. Cree una plantilla de correo electrónico para cada cambio de etapa de contratación. Utiliza un lenguaje que refleje la personalidad de tu empresa
2. Inserte códigos de combinación para extraer datos (nombre del candidato, fecha de solicitud, puesto de trabajo, bolsa de trabajo, etc.) en el correo electrónico
3. Configura tu ATS para generar el correo electrónico adecuado para la etapa de contratación

Algunos ATS tienen una ingeniosa función de retraso. Cuando recibe una solicitud de un candidato que cambia inmediatamente a la etapa No perseguir, puede configurar el correo electrónico automático para que se envíe en una cantidad específica de días. De esa manera, su candidato no recibirá el correo electrónico de inmediato. Suavice el golpe: ¡no destruya su confianza rechazándolos diez minutos después de recibir su solicitud!

2. Detección de primer paso lenta

Supongamos que su publicación de trabajo atrae 100 solicitudes. ¿Cómo aísla un pequeño grupo de candidatos calificados para comenzar a interactuar? Leer 100 currículums llevaría un tiempo. Y sería una pérdida de tiempo revisar las solicitudes de candidatos que ni siquiera tienen las calificaciones mínimas.

Solución: cuestionarios de selección

Los cuestionarios de selección incluidos en la solicitud contienen preguntas eliminatorias que descalifican a los candidatos que no cumplen con los requisitos. Analicemos cómo funciona esto.

Cómo escribir preguntas de detección

Usando los requisitos del trabajo de la descripción del trabajo, cree preguntas basadas en las calificaciones. Los buenos sistemas de seguimiento de candidatos tienen plantillas de cuestionarios. Use preguntas binarias (Sí/No) y de opción múltiple. Supongamos que está buscando una enfermera pediátrica que pueda trabajar en turnos flexibles. Necesitaría al menos dos preguntas eliminatorias.

• ¿Tiene una credencial actual de CPN (enfermera pediátrica certificada)? (Sí No)
• ¿Puede trabajar una combinación de turnos de día, de noche y de noche? (Sí No)

Si el solicitante responde que no a cualquiera de las preguntas, su ATS lo "noqueará". Tenga en cuenta que aún los tendrá en su base de datos de candidatos, pero se marcarán como no calificados para ese puesto en particular.

puntuación ponderada

Puede llevar la detección a otro nivel con la puntuación ponderada. La ponderación es un cálculo matemático que asigna diferentes niveles de importancia a las preguntas.

Por ejemplo, suponga que está contratando a un desarrollador junior. Deben conocer Python y JavaScript. Idealmente, el candidato también conocería HTML, C++ y Ruby. Las habilidades básicas de edición de gráficos y la familiaridad con el análisis de SEO serían buenas, pero no obligatorias. Este es un puesto junior, por lo que no es realista esperar que sus candidatos tengan una amplia experiencia.

En su cuestionario, asigna valores en función de los requisitos. Supongamos que el equipo de desarrollo usa Python con mayor frecuencia seguido de JavaScript. A la derecha está el valor de puntos (o peso) que le asignaría a la pregunta en su ATS. Aquí hay dos preguntas de ejemplo.

• ¿Tienes al menos un año de experiencia usando Python? (en caso afirmativo, sume 20 puntos)
• ¿Tienes al menos un año de experiencia usando JavaScript? (en caso afirmativo, sume 15 puntos)

¿Tienes habilidades básicas de edición de gráficos? Esto no es un factor decisivo, por lo que no asigna ningún punto, pero su respuesta se incluirá en el registro del candidato para comparar. El candidato completa el cuestionario antes de que usted decida si avanzarlo a la etapa de la pantalla del teléfono.

Reanudar palabras clave

También puede usar el currículum del solicitante para el filtrado de primer paso si su ATS le permite agregar puntos según las palabras clave del currículum. Por ejemplo, si está buscando un contador, puede agregar puntos a su puntaje si su currículum incluye "CMA". Considere cómo las preguntas eliminatorias, la puntuación ponderada y el análisis de currículums pueden eliminar a los candidatos a los que no desea dedicar tiempo.

Su ATS tabula los puntajes

Una vez que su ATS haya revisado los cuestionarios y los currículos, contará las tiendas. Luego, puede clasificar a sus candidatos con los candidatos con mayor puntaje en la parte superior. Las herramientas de filtrado automatizadas aíslan un grupo de candidatos calificados antes de que vea un solo currículum. Su tiempo se aprovecha mejor comprometiéndose con el talento más prometedor.

3. Programación de entrevistas

La programación de entrevistas de la vieja escuela es un trabajo duro. Envías un correo electrónico al solicitante. Se tarda uno o dos días en obtener una respuesta. Todos en el equipo de entrevistas tienen que coordinar sus horarios con el candidato. Si surge algo después de programar la entrevista, todo el ir y venir comienza de nuevo.

Tiempo promedio para el proceso de entrevista por industria

El proceso de la entrevista es una fase crítica. Esto incluye programar la entrevista, realizar la entrevista, comentarios y evaluación del gerente/equipo de contratación.

Este grupo contiene a sus candidatos más prometedores. Has eliminado a todos los demás. Probablemente estén esperando noticias de sus competidores al mismo tiempo. Es importante acelerar este proceso tanto como sea posible mientras se evalúa minuciosamente a cada solicitante. Desea asegurarse de que serán un activo para su equipo.

Glassdoor publicó los siguientes análisis del proceso de entrevistas en EE. UU. en 2017. Recuerde, este es solo el proceso de la entrevista, no todo el tiempo de contratación.

Ahora, considere las percepciones de los buscadores de empleo sobre la duración del proceso de contratación.

Mencionamos la encuesta Robert Half de 2016 al principio. Si recuerda, el 23% de los candidatos dijeron que esperarían solo una semana para recibir noticias de una empresa después de la solicitud inicial. Compare eso con el gráfico de Glassdoor. El treinta y nueve por ciento de los encuestados en el estudio de Robert Half dijo que un cronograma total de contratación de siete a 14 días era demasiado largo. ¡No es de extrañar que tanto los reclutadores como los buscadores de empleo se sientan frustrados!

Solución: integración de calendario

ATS se integra con calendarios de programación de terceros como Google Calendar y Microsoft 365. En el calendario, cada miembro del equipo de entrevistas bloquea los espacios que no están disponibles. Cuando todos los miembros del equipo de entrevistas han indicado su disponibilidad, se envía un correo electrónico al candidato con un enlace al calendario de programación. El calendario de programación solo contiene espacios que han sido aprobados previamente por el gerente de contratación y cualquier otro entrevistador.

Cuando se trata de la optimización del proceso de contratación, esto es lo mejor de la automatización. No pierda el tiempo con un proceso de programación ineficiente.

Incluso una pequeña reducción en el tiempo de contratación puede marcar una gran diferencia

Cuando acorta el tiempo de contratación incluso en dos o tres días, puede extender las ofertas de trabajo antes que sus competidores. Puede significar la diferencia entre enganchar al mejor candidato y alguien menos deseable.

4. Hacer malabares con múltiples bolsas de trabajo

La solicitud de trabajo ha sido aprobada y ha creado la descripción del trabajo. Es hora de anunciar el puesto. Desea publicarlo en varios lugares para poder atraer a una gran cantidad de solicitantes. Esto incluye la página de carreras de su empresa, sus sitios de redes sociales, los principales agregadores de trabajos y las bolsas de trabajo de nicho.

Para publicar en bolsas de trabajo de terceros, necesita una cuenta. Suponga que suele publicar en Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn y ZipRecruiter. Son seis nombres de usuario y contraseñas para realizar un seguimiento. ATS se integra con bolsas de trabajo. Esto significa que puede publicar en varios sitios iniciando sesión una vez. Tenga en cuenta que debe tener cuentas existentes con las bolsas de trabajo.

Esto podría significar la diferencia entre publicar el día en que se aprueba la solicitud de trabajo o varios días después. En el cronograma de reclutamiento, unos pocos días es un retraso importante. La publicación manual es más lenta en ambos extremos. Hablamos de la parte delantera: cuando publicas el trabajo. El back-end es cuando las aplicaciones comienzan a llegar. Con un ATS, todas fluyen hacia su base de datos sin importar la fuente. Antes de ATS, tenía solicitudes y currículos repartidos entre múltiples sistemas y procesos en papel.

Enlaces de publicación manual para bolsas de trabajo de nicho

Para encontrar candidatos en su industria o mercado de contratación, probablemente utilice bolsas de trabajo de nicho. Por ejemplo, Dice atiende a la industria de la tecnología. Energy Jobline se centra en la industria de la energía, el petróleo y el gas. Muchos reclutadores también usan las bolsas de trabajo de las universidades. Muchos ATS no se integran con placas de nicho. Eso significa que debe manejar manualmente a los solicitantes de las bolsas de trabajo de nicho.

Los enlaces de publicación manual resuelven este problema. Su ATS genera un enlace para el puesto de trabajo. Cuando publica la descripción del trabajo en una bolsa de trabajo de nicho, incluye el enlace en la publicación del trabajo. Los solicitantes hacen clic en el enlace para acceder a la aplicación. ¡Voila! Van directamente a su base de datos ATS.

5. Alta tasa de abandono de aplicaciones

Esto no es técnicamente un cuello de botella, pero reduce su grupo de candidatos, por lo que el efecto es el mismo: un tiempo de contratación más prolongado. Hay dos razones principales para una alta tasa de abandono de aplicaciones:

1. La aplicación es demasiado larga.
2. La aplicación no funciona en dispositivos móviles.

Solución: aplicaciones cortas y aptas para dispositivos móviles

Considere cuántas preguntas realmente necesita en su solicitud. Es posible que no pueda acortar las solicitudes para puestos senior de alto nivel, pero es menos probable que estos solicitantes paguen la fianza.

Si tiene una alta tasa de abandono para puestos de baja calificación, probablemente pueda acortar su solicitud. ¿Qué significa acortar ? Según Indeed, las solicitudes con 20 preguntas de selección pierden el 40 % de los candidatos y la tasa aumenta con la duración de la solicitud.

Algunos reclutadores tienen la idea de que las solicitudes más largas atraen a candidatos de mayor calidad. Tal vez equiparen la paciencia y la tenacidad con la calidad. Sin embargo, la evidencia no necesariamente apoya esta idea. Cuando AT&T redujo sus preguntas de evaluación a la mitad, no solo vieron que la tasa de abandono de candidatos disminuyó en un 55 %, sino que recibieron más solicitantes de alta calidad.

Tiempo de contratación: ¿cuánto tiempo es demasiado ?

No es sorprendente que los datos de contratación recopilados por varias organizaciones varíen un poco. Pero una cosa está clara: el tiempo de contratación ha aumentado en los últimos años. Estos son los números de 2017.

¿Qué es un cronograma de contratación realista?

Por supuesto, cada puesto de trabajo y proceso de la empresa es diferente. Veamos un cronograma de contratación razonable para un asistente de salud en el hogar como ejemplo. Algunas de estas etapas se ejecutan simultáneamente, por lo que el total no es una suma de las etapas.

Cronograma de contratación de asistentes de salud en el hogar

• Aplicación completa: 1 día
• Revisión del gerente: 6 días
• Pantalla del teléfono: 4 días
• Entrevista: 8 días
• Evaluación: 2 días
• Oferta de trabajo condicional: 3 días
• Comprobación de referencia: 5 días
• Prueba técnica: 4 días
• Verificación de antecedentes penales: 8 días
• Oferta de trabajo: 3 días
• Total: 32 días

¿Cómo ganar la guerra del talento? Use un ATS capaz combinado con su experiencia en reclutamiento.

Un sistema de seguimiento de candidatos puede automatizar casi todos los procesos, desde la publicación de trabajos hasta la programación de entrevistas y la calificación de candidatos. Pero se necesitan profesionales de recursos humanos experimentados para aprovechar el software y obtener el máximo retorno de la inversión.

Si actualmente no está utilizando un ATS, considere cómo podría mejorar sus resultados de contratación. Encuentre hoy mismo el software de seguimiento de candidatos adecuado para sus necesidades.