¿Cuánto dinero gasta en toda su operación de recaudación de fondos? Para comprender realmente si su organización está haciendo el esfuerzo necesario para ver ganancias positivas, debe poder responder esta pregunta crucial. Si termina gastando más de $ 1 para recaudar $ 1, estará girando sus ruedas y perdiendo lentamente el progreso.
Sin embargo, hay una gran cantidad de detalles y costos minuciosos que tienen en cuenta el costo general de recaudación de fondos (CoF), el retorno de la inversión (ROI) y el resultado final. Además, si bien hay algunos factores consistentes de una organización sin fines de lucro a otra, la mayoría son relativos a cada organización.
Para ayudarlo con su diligencia debida, nos reunimos con el ex CFO y COO de Classy, Ron Wangerin. A continuación, analizaremos algunos de los costos más visibles a los que debe prestar atención, antes de pasar a factores más matizados a considerar. Luego, aprenderá por qué es importante cambiar su enfoque de los presupuestos departamentales al ROI completo para ver el panorama completo de sus costos de recaudación de fondos.
Examinando las tarifas
Al calcular el costo de la recaudación de fondos en línea, casi todas las organizaciones sin fines de lucro analizan primero las tarifas de suscripción y transacción. Estas son las tarifas asociadas con la plataforma o plataformas utilizadas para ejecutar sus operaciones digitales de recaudación de fondos.
La tarifa de suscripción, el costo mensual de la licencia de un software de recaudación de fondos en línea, generalmente aparece como una línea de pedido en un presupuesto departamental. Debido a que estas tarifas tienen una gran visibilidad en los presupuestos, a menudo se analizan minuciosamente.
Esta es una de las razones principales por las que las organizaciones sin fines de lucro pueden ser reacias a pagar precios altos para usar ciertas plataformas de software, optando en cambio por opciones menos costosas. Sin embargo, ese no siempre es un plan financieramente sólido porque aún debe tener en cuenta las tarifas de transacción.
Las tarifas de transacción no son tan visibles y, por lo general, no aparecen en los presupuestos. En cambio, se toman de la parte superior de los ingresos netos o de los fondos netos aportados.
Esta es una distinción importante porque en su búsqueda de plataformas con tarifas de suscripción bajas, las organizaciones sin fines de lucro pueden pasar por alto cuánto gastan en tarifas de transacción. En algunos casos, las tarifas de transacción pueden llegar a ser tan caras o más caras que las tarifas de suscripción. Además, debe tener en cuenta las tarifas de la tarjeta de crédito asociadas con su procesador de pagos, lo que puede agregar gastos adicionales.
“ Cuando observa a las organizaciones sin fines de lucro que intentan obtener el precio de suscripción más bajo, muchas de ellas se enfocan en el presupuesto de su departamento. Miran lo que pueden gastar en su línea de presupuesto en lugar de mirar el panorama completo de cuáles pueden ser sus costos totales de recaudación de fondos.
Estas diferentes tarifas son excelentes ejemplos de por qué es importante hacer su diligencia debida para obtener un número exacto de cuánto está gastando.
Profundizando en sus detalles
Además de las tarifas de suscripción y transacción, su costo real de recaudación de fondos debe tener en cuenta todo lo que impulsa sus operaciones, desde el gasto en marketing hasta los salarios del personal. Aquí es donde se vuelve muy específico para las operaciones de su organización.
Hay innumerables matices. Cuando se trata de calcular el costo real de la recaudación de fondos, es completamente subjetivo por organización.
Tómese su tiempo y trabajo para descubrir los diferentes factores que podrían contribuir a su costo, tales como:
- Salarios, beneficios y gastos generales para su personal de recaudación de fondos, TI y contabilidad
- Tiempo invertido o costos externos para crear páginas de recaudación de fondos
- Tarifas de tarjetas de crédito
- Costos de mantenimiento de la página de recaudación de fondos
- Costos de marketing, tanto directos como indirectos.
- Inversión en publicidad (impresa y digital) para promocionar sus campañas
- El costo de trabajar con organizaciones externas, como casas de correo directo (listas de correo, impresión y franqueo)
- Pagos para creadores de contenido (redactores, productores de video y diseñadores)
- Costo de subcontratar o contratar trabajo, como codificación o diseño gráfico
- Costo físico para cosas como los precios de envío por correo directo
Si bien la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro operan, gastan y asignan recursos de manera diferente, hay un área que tiende a ser de naturaleza más objetiva. Las organizaciones sin fines de lucro que usan una plataforma de recaudación de fondos en línea como Classy pueden calcular el costo que se necesita para ejecutar su software.
Mirando el panorama general
Como dice Ron, para calcular con precisión el costo de la recaudación de fondos en línea, es importante que las organizaciones sin fines de lucro también examinen el panorama general más allá de las partidas presupuestarias. Sin embargo, para hacer esto, se requiere un cambio de mentalidad.
“ Las organizaciones a menudo están preocupadas por el costo de su plataforma de recaudación de fondos. Pero lo que hemos aprendido de nuestros clientes en Classy es que estar en la plataforma de recaudación de fondos en línea equivocada a menudo le cuesta a la organización sin fines de lucro un múltiplo del costo en ingresos potenciales perdidos. Entonces, si bien puede estar preocupado por los $ 1,000 al mes gastados en software de recaudación de fondos, es muy posible que esté perdiendo más de $ 50,000 o $ 100,000 en ingresos anuales de recaudación de fondos porque está en la plataforma equivocada.
Concéntrese en el ROI completo sobre el presupuesto del departamento teniendo en cuenta el tiempo, el esfuerzo y los recursos que contribuyen a los ingresos generados por la recaudación de fondos en línea. Eso incluye cosas como las tasas de conversión, el costo de tiempo para que el personal cree campañas o la confianza que crea con los donantes.
Medidas de conversión
Si está en una plataforma de recaudación de fondos en línea donde los donantes convierten al 8% o al 10%, debe analizar cuánto cuesta esa tasa de conversión. ¿Cuánto gasto de marketing está utilizando para atraer tráfico a la página con la esperanza de que las personas se conviertan?
Por ejemplo, si sus esfuerzos de marketing actuales generan 1,000 páginas vistas a la página de su campaña que convierte al 10%, obtendrá 100 donaciones. Sin embargo, si duplica esa tasa de conversión al 20% mediante la asignación de más gastos de marketing, puede recaudar más dinero, convertir a más donantes y obtener un ROI más alto para su inversión en software en línea.
Además, ese donante ahora está en su CRM. Ahora puede trabajar para nutrir esa relación y convertir a un donante único en un donante recurrente, recaudador de fondos entre pares, voluntario o más: puede convertirlo en un colaborador de por vida.
Hora de crear
Si gasta más dinero para usar un software de recaudación de fondos en línea bien diseñado, es posible que solo necesite dos miembros del personal que puedan crear páginas optimizadas para dispositivos móviles en 10 minutos. Esto no solo reduce los costos de operación, sino que también reduce la inversión de tiempo en futuras campañas de recaudación de fondos.
Esto también puede ayudar cuando necesita ser el primero en llegar al mercado con una campaña. Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro que brindan ayuda en casos de desastre necesitan acelerar las páginas en el momento en que ocurre un evento, y si no son los primeros o los segundos, corren el riesgo de perder donantes cruciales.
Generar confianza
El software de recaudación de fondos adecuado también puede generar confianza con sus donantes, lo que a su vez podría generar donaciones grandes o más frecuentes.
Why America Gives , el informe de Classy sobre los hábitos de donación de los consumidores, reveló que al 52% de los consumidores de todas las edades les resulta más fácil hacer donaciones de forma digital, ya sea en una computadora o un teléfono inteligente. Es más, el 49 % dijo que si fuera más fácil o más conveniente donar a su organización sin fines de lucro favorita, definitivamente o probablemente donaría con más frecuencia .
De esa misma encuesta, el 41% del total de encuestados dijo que si no pueden donar fácilmente a una organización sin fines de lucro en línea o mediante un dispositivo móvil, entonces tendrán menos confianza en cómo una organización usa los fondos donados. Si su solución no está a la altura de las expectativas del consumidor y está rechazando a los donantes, es posible que esté perdiendo más de lo que hubiera ganado si hubiera elegido una plataforma menos sofisticada.
Si desea ejecutar un potente motor de recaudación de fondos en línea que genere más ingresos netos para su organización, debe saber cuánto está gastando para impulsar ese motor. Sin ese conocimiento, o sin una imagen completa, es probable que no comprenda la imagen completa de su ROI.
A medida que avanza, no tenga miedo de invertir en su pila de tecnología si desea escalar su impacto con el tiempo. Recuerde que es una inversión que obtendrá mayores recompensas a largo plazo. Concéntrese en el ROI sobre el presupuesto departamental si puede.
Si tiene curiosidad acerca de cómo podría encajar Classy en su pila de tecnología y ayudar a mejorar su ROI, programe una conversación con un miembro del equipo a continuación.
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