Was ist ein Kompetenzzentrum und warum brauchen Sie eines?

Wenn Organisationen wachsen, haben sie oft Marketingfunktionen in vielen verschiedenen Bereichen. Vielleicht gibt es Social-Media-Mitarbeiter, die sowohl vor Ort als auch in der Unternehmenszentrale arbeiten, wie einige unserer Kunden aus dem Gastgewerbe. Oder vielleicht gibt es viele verschiedene Teams, die Inhalte produzieren, die in allen digitalen Bereichen verwendet werden sollten, wie ein Kunde von uns, der eine Handelsorganisation ist.

In diesen Situationen profitieren diese Organisationen von einer Struktur, die verschiedene Gruppen zusammenbringt und außerhalb der regulären Berichtsstruktur angesiedelt ist.

Wir arbeiten mit Kunden zusammen, um kurzfristige Task Forces zu bilden, aber zusätzlich zu diesen Gremien arbeiten wir auch mit Kunden an der Definition und Implementierung langfristiger Exzellenzzentren.

Was ist ein Kompetenzzentrum?

Ein Exzellenzzentrum (COE) bringt Menschen aus verschiedenen Disziplinen zusammen und stellt gemeinsame Einrichtungen/Ressourcen bereit. In der Wissenschaft wird es manchmal als „Kompetenzzentrum“ oder „Fähigkeitszentrum“ bezeichnet.

In der Wirtschaft und insbesondere im Marketing sollten COEs weiter gehen, um das zu tun, was Gartner so beschreibt: „Konzentrieren Sie vorhandenes Fachwissen und Ressourcen in einer Disziplin oder Fähigkeit, um erstklassige Leistung und Wert zu erreichen und aufrechtzuerhalten“. Diese langfristigen Gruppen kombinieren Lernen und Beaufsichtigung in einem bestimmten Bereich und treiben die Organisation dazu, sich gemeinsam über mehrere Disziplinen hinweg zu bewegen.

Sie können beispielsweise die Leiter verschiedener marketingbezogener Funktionen aus verschiedenen Produktlinien in einem COE versammeln, um erstklassige soziale Kundenbetreuung für Ihre Kunden zu implementieren, mit gemeinsamer Kundenhistorie, mehreren Arten von angepassten Inhalten und mehr relevante Content-Produktion. Daher würde sich das COE darauf konzentrieren, Schulungen, Best Practices und Ressourcen für all diese verschiedenen Teams bereitzustellen und gleichzeitig die Daten und Erkenntnisse aller Teams zu sammeln, um eine positive Feedbackschleife zu schaffen.

Hier sind vier Best Practices effektiver Kompetenzzentren.

1. Buy-in der Geschäftsleitung: Um gut zu funktionieren, müssen COEs zunächst von der Spitze unterstützt werden, damit sie geplant und umgesetzt werden können. Manchmal kann dies eine Herausforderung sein. Wie wir festgestellt haben, als wir mit verschiedenen Kunden zusammengearbeitet haben, um diese Prozesse zu implementieren, kann es manchmal viele Gespräche und Stunden dauern, bis Sie von skeptischen Teamleitern, die nicht wollen, dass ihre Unabhängigkeit beeinträchtigt wird, Zustimmung erhalten. Wenn jedoch die Zustimmung der Führungskräfte und Klarheit in Bezug auf die Berichtsfunktionalität vorhanden sind, kann dies reibungslos erfolgen.
2. Disziplinübergreifende Teammitglieder: COEs müssen auch Menschen zusammenbringen, die disziplinübergreifend sind und deren Erfahrung den Kernbereich auf vielfältige Weise berührt. Beispielsweise könnte ein COE rund um Content-Marketing ein Team zusammenbringen, das Inhalte für den Vertrieb erstellt, ein Video-Content-Team, ein Kundenservice-Team und ein Forschungsteam, um eine effizientere und effektivere Content-Marketing-Engine für Ihr Unternehmen zu schaffen. Es ist von entscheidender Bedeutung, das Fachwissen dieser verschiedenen Disziplinen zu respektieren und einzubeziehen.
3. Konsistenz und Governance: Ein Konsistenz- und Governance-Plan sind weitere wichtige Merkmale eines effektiven COE. Bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden bei der Implementierung von COEs entwickeln wir häufig eine Kadenz und Struktur für COE-Meetings und identifizieren, wer in der Gruppe verschiedene Verantwortlichkeiten trägt. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihr COE jemanden hat, der für die Einbringung der Analyse zuständig ist, und dass alle Teamleiter mit einer Agenda vorbereitet sind, mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber es kann den Unterschied ausmachen, wenn Ihre Teams extrem beschäftigt sind und die Zeit dafür knapp ist eine begrenzte Ware.
4. Gemeinsam genutzte Ressourcen: Als wichtiger logistischer Aspekt müssen COEs über ein System gemeinsam genutzter Ressourcen verfügen. Vorlagen, Tools, Kalender und Arbeitsstandards müssen für jeden zugänglich sein, der an den anstehenden Aufgaben beteiligt ist, und die Organisation muss Anreize schaffen und die Einhaltung dieser Tools durch alle Teilnehmer überwachen, um Konsistenz zu gewährleisten. Dieser Prozess funktioniert nicht, wenn sich nur ein oder zwei Personen einkaufen. Jeder muss das System konsequent nutzen.

Warum ein Kompetenzzentrum gründen?

Da Organisationen immer komplexer werden, arbeiten Teams oft in Silos und teilen ihr Wissen nicht, trotz der parallelen Entwicklung verschiedener Fähigkeiten. COEs identifizieren diese Bereiche und führen interne Ressourcen zusammen, damit sie von Gruppen gemeinsam genutzt werden können. Dies erhöht die Effizienz der Organisation, schafft aber auch ein konsistenteres Kundenerlebnis im gesamten Unternehmen, von dem sowohl B2B- als auch B2C-Unternehmen profitieren.

Da COEs darauf ausgelegt sind, Innovation und Verbesserung voranzutreiben, schaffen sie auch eine Organisationsstruktur, die die verschiedenen Mitglieder ermutigt, zu messen, zu experimentieren und sich gegenseitig voranzutreiben. Durch die Förderung von mehr Transparenz und mehr gemeinsam genutzten Ergebnissen können sie eine wirkungsvolle Möglichkeit für die Organisation sein, sich an Geschäftszielen statt an einzelnen Abteilungsmetriken auszurichten.

So erstellen Sie ein Kompetenzzentrum

Wie bei allen guten Dingen brauchen COEs Geduld, um sie umzusetzen. Zeit und Hingabe sind der Schlüssel zum Aufbau einer erfolgreichen Struktur.

Hier sind vier Schritte zur Einführung eines COE:

1. Identifizieren Sie die Teammitglieder: Nachdem Sie den Umfang und die Art des COE definiert haben, legen Sie fest, wer daran teilnehmen soll, wie oft es sich treffen wird und welche Informationen in jedem Meeting ausgetauscht und vereinbart werden müssen.
2. Regelmäßige Meetings: Planen Sie regelmäßige Meetings und stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung vor den Meetings mit der gesamten Gruppe geteilt wird. Stellen Sie sicher, dass Berichte und Daten, die für das Gespräch relevant sind, im Voraus verteilt werden.
3. Ziele und Zeitpläne festlegen: Entwickeln Sie innerhalb des COE spezifische Zielmetriken und Zeitpläne, anhand derer das COE den Erfolg misst und bewertet, damit es einen beständigen Drang nach Verbesserung gibt.
4. Erstellen Sie Ihren Ressourcen-Hub: Richten Sie einen Ressourcen-Hub ein, um Tools, Vorlagen und Updates zu den Aktivitäten des COE auszutauschen – egal, ob es sich dabei um einen Slack-Kanal oder einen Teil Ihres Projektmanagement-Tools handelt.

Denken Sie daran: Ein COE sollte Verbesserungen und Veränderungen innerhalb der Organisation vorantreiben. Scheuen Sie sich nicht, die Gruppe herauszufordern, ihre Komfortzone zu verlassen und gemeinsam Probleme kreativ zu lösen.

Verwandter Podcast: Wie Hiltons Social Media Center of Excellence dafür sorgt, dass Gäste immer wiederkommen