HR-Compliance: Alles, was Sie wissen müssen, um ein Bußgeld zu vermeiden

Manche Regeln sind dazu da, gebrochen zu werden.

Außer wenn Sie die Regeln und Vorschriften berücksichtigen, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Es gibt zahlreiche Gesetze und Bestimmungen, die Personalverantwortliche befolgen müssen, um sicherzustellen, dass ihr Unternehmen hohe Bußgelder und andere Strafen vermeidet, einschließlich potenzieller Rufschädigung. Um diese Regeln im Auge zu behalten, braucht Ihr Unternehmen eine Strategie, die sich auf HR-Compliance konzentriert.

Wenn eine Personalabteilung die Komplexität der Anforderungen bewältigen kann, hilft HR-Compliance, das Risiko eines Unternehmens zu mindern und Strafen, Bußgelder, Skandale und mehr zu vermeiden, die letztendlich das Vertrauen der Verbraucher zerstören und den Ruf schädigen können.

Typischerweise befasst sich die Compliance der Personalabteilung mit Arbeitsgesetzen als Teil ihres Leistungsverwaltungsplans, wie z. B. Krankenurlaub, gleiche Beschäftigung und Antidiskriminierung, aber es gehört noch mehr dazu, insbesondere in größeren Unternehmen. Das Arbeitsrecht ändert und entwickelt sich ständig weiter, daher kann es schwierig sein, auf dem Laufenden zu bleiben.

Welche Rolle spielt HR bei der Compliance?

Als HR-Experte kann es schwierig sein, spezifische Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Es liegt in Ihrem besten Interesse, sich darüber im Klaren zu sein, wie Ihr Unternehmen voraussichtlich wachsen wird und was dies für die Einstellung, Bindung und Mitarbeiterentwicklung bedeutet. Wenn Sie bei der Definition dieser Ziele das richtige Gleichgewicht zwischen einer effektiven Strategie und dem notwendigen Verständnis von Compliance haben, ist Ihr Unternehmen besser auf den Erfolg eingestellt.

Häufige HR-Compliance-Probleme

Wenn es um Compliance-Probleme geht, mit denen die Personalabteilung konfrontiert ist, fallen sie typischerweise in mitarbeiterbezogene Situationen und umfassen alles von der Einstellung bis zum Ruhestand.

Hier sind die häufigsten Probleme, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert sein kann.

Einhaltung von Vorteilen

HR-Führungskräfte müssen oft die Verantwortlichkeiten des Unternehmens verstehen, wenn sie Vergütungen und Leistungen wie Altersvorsorge und Krankenversicherung anbieten. Je größer die Organisation ist und je mehr Sozialleistungen Sie anbieten möchten, desto komplexer wird das Compliance-Management.

So schreibt beispielsweise der Affordable Care Act (ACA) vor, dass Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten Gesundheitsleistungen als Teil ihres Leistungspakets anbieten müssen.

Antidiskriminierungsgesetze

Es gibt eine lange Liste von Antidiskriminierungsgesetzen des Bundes, die Hautfarbe, Rasse, Geschlecht, ethnische Herkunft, Behinderungen, Alter und Veteranenstatus umfassen. Im Wesentlichen verbieten diese Gesetze Arbeitgebern in allen Branchen, auf der Grundlage dieser Faktoren negative Beschäftigungsmaßnahmen zu ergreifen.

Es gibt verschiedene Gesetze, die in diese Kategorie fallen. Einige dieser Gesetze beinhalten:

• Titel VII des Civil Rights Act von 1964: Verbot der Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht und ethnischer Herkunft in Organisationen mit 15 oder mehr Mitarbeitern.
• Der Americans with Disabilities Act: Verbietet die Diskriminierung von Menschen mit Behinderungen und schränkt die Fragen ein, die Arbeitgeber Arbeitnehmern in Bezug auf Behinderungen stellen können. Dieses Gesetz schützt auch diejenigen, die eine Behinderung aufweisen, als behindert gelten oder mit einer Person mit einer Behinderung in Verbindung stehen.
• Das Gesetz über Altersdiskriminierung im Beschäftigungsbereich von 1967: Schützt Personen, die 40 Jahre und älter sind, vor Diskriminierung aufgrund des Alters.
• Titel II des Gesetzes zur Nichtdiskriminierung genetischer Informationen: Schützt vor Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund genetischer Informationen.
• Der Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act: Ein vom US-Arbeitsministerium durchgesetztes Gesetz, das Diskriminierung aufgrund des Militärdienstes verbietet und gleichzeitig Arbeitsplatzschutz bietet, während Einzelpersonen beim Militär dienen.

Familien- und Krankenurlaub

Das Family and Medical Leave Act (FMLA) ist ein Bundesgesetz, das bestimmten Arbeitnehmern bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub pro Jahr gewährt. Es erfordert auch, dass ihre Gruppengesundheitsleistungen während des Urlaubs aufrechterhalten werden.

Dieser Urlaub wird Einzelpersonen für die Geburt und Pflege des Neugeborenen eines Mitarbeiters, Bindungszeit mit einem Adoptivkind oder einem Pflegekind, zur Pflege eines unmittelbaren Familienmitglieds oder für den eigenen schweren Gesundheitszustand des Mitarbeiters gewährt.

Es ist üblich, dass Organisationen die Zeit, die ihren Mitarbeitern zur Verfügung steht, über die 12 Wochen hinaus ausdehnen und gleichzeitig zulassen, dass ein Teil oder die gesamte Zeit bezahlt wird.

Lohn- und Stundengesetze

Lohn- und Arbeitszeitgesetze umfassen alle Anforderungen in Bezug auf Mindestlohn, Überstundenvergütung, geleistete Arbeitsstunden, Kinderarbeitsgesetze sowie Essens- und Pausenzeiten.

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) ist das Bundesgesetz, das Organisationen beachten müssen, da es Mindestlohn- und Überstundenregelungen festlegt. Auf Bundesebene beträgt der Mindestlohn ab 2020 7,25 USD pro Stunde, aber die meisten Bundesstaaten haben ihren eigenen Mindestlohn. In Bezug auf Überstunden ist es alles, was über die 40-Stunden-Arbeitswoche hinausgeht.

Das US-Arbeitsministerium (DOL) stellt sicher, dass die Mitarbeiter in Übereinstimmung mit dem Bundeslohn- und Stundengesetz bezahlt werden. Nach diesem Gesetz werden Mitarbeiter als von einigen oder allen Bestimmungen des FLSA entweder befreit oder nicht befreit eingestuft. Nicht befreite Arbeitnehmer müssen mindestens den Mindestlohn für alle in einer Arbeitswoche bis zu 40 geleisteten Arbeitsstunden sowie den geltenden Überstundensatz für über 40 in einer Arbeitswoche geleistete Arbeitsstunden erhalten.

Einwanderungsgesetze

Viele Gesetze decken die Einwanderung ab, um sicherzustellen, dass Arbeitgeber nur Kandidaten einstellen, die berechtigt sind, in den USA zu arbeiten

Zu diesen Handlungen gehören:

• Das Einwanderungs- und Staatsangehörigkeitsgesetz
• Das Immigration Reform and Control Act von 1986
• Das Einwanderungsgesetz von 1990
• Das Gesetz zur Reform der illegalen Einwanderung und zur Verantwortung von Einwanderern von 1996

Zu den berechtigten Kandidaten, die unter diese Gesetze fallen, gehören Staatsbürger, Nicht-Staatsbürger, rechtmäßige ständige Einwohner und gebietsansässige Ausländer, die zur Arbeit berechtigt sind. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber die Eignung der Kandidaten anhand von Unterlagen überprüfen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie dabei nicht auf Antidiskriminierungsgesetze stoßen.

Formular I-9

Innerhalb dieser Gesetze müssen Personalmanager das Formular I-9 berücksichtigen, das verwendet wird, um sowohl die Identität neuer Mitarbeiter als auch ihre Arbeitserlaubnis in den Vereinigten Staaten zu überprüfen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Formulare I-9 rechtzeitig und in Übereinstimmung mit den bereitgestellten Vorschriften und Anleitungen ausgefüllt werden. Sie müssen auch ordnungsgemäß in den Akten aufbewahrt werden. Es gilt als bewährte Methode, ein Formular I-9 in konsolidierten, sicheren Ordnern für aktive und entlassene Mitarbeiter außerhalb der allgemeinen Personalakte aufzubewahren.

Sicherheitsgesetze

Wenn es um die Sicherheit der Mitarbeiter geht, läuft alles auf das Arbeitsschutzgesetz (OSHA) hinaus. Dieses Gesetz wurde geschaffen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sichere Arbeitsbedingungen haben, indem Standards festgelegt und durchgesetzt werden und Schulungen, Öffentlichkeitsarbeit, Bildung und Unterstützung für alle innerhalb einer Organisation bereitgestellt werden.

Unionsgesetze

Wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen den National Labour Relations Act ignorieren kann, weil Sie nicht gewerkschaftlich organisiert sind, liegen Sie falsch. Denn das Gesetz umfasst das Recht der Arbeitnehmer, gemeinsam ihre Arbeitsbedingungen zu verbessern.

Dazu gehört das Recht eines Mitarbeiters, sich an soziale Medien zu wenden, um Ressentiments oder Unzufriedenheit gegenüber dem Arbeitgeber zu teilen, sowie alle Schulungen, Richtlinien oder Verhaltensweisen, die Negativität am Arbeitsplatz zulassen.

Das knifflige Element, das HR-Experten über die NLRA wissen müssen, ist, dass das National Labor Relations Board aus Mitgliedern besteht, die vom Präsidenten ausgewählt und ernannt werden, sodass sich Entscheidungen bezüglich dieser Gesetze je nach Amtsinhaber dramatisch ändern können.

So halten Sie mit der HR-Compliance Schritt

HR-Experten haben viel zu tun, daher ist es nicht einfach, mit den Gesetzen und Gesetzen Schritt zu halten, um konform zu bleiben. Zum Glück gibt es einige Best Practices, die es ein wenig einfacher machen.

Verwenden Sie die richtige Software

Eine effektive HR-Compliance-Strategie beginnt mit der Verwendung der richtigen Tools. Hier sind einige Beispiele für Softwareanwendungen, die Ihrer Personalabteilung einen Vorsprung verschaffen:

HR-Compliance: HR-Compliance-Software hilft Unternehmen, Managern und HR-Führungskräften, sich über Geschäftsvorschriften und relevante konforme Gesetze auf dem Laufenden zu halten. Tools in dieser Kategorie machen es Unternehmen leicht, staatliche und bundesstaatliche Compliance-Gesetze und -Regeln zu verstehen, wenn sie sich ändern. Sie helfen auch bei der Kommunikation und setzen Unternehmensrichtlinien gegenüber neuen und bestehenden Mitarbeitern durch.

Sozialleistungsverwaltung: Die Sozialleistungsverwaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, Leistungspakete für Mitarbeiter zu planen und zu verwalten und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Diese Tools werden verwendet, um Unternehmen jeder Größe bei der Einhaltung staatlicher, bundesstaatlicher und lokaler Vorschriften zu unterstützen, einschließlich des Affordable Care Act (ACA) und des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Onboarding-Software: Onboarding-Software vereinfacht den Onboarding-Prozess von Neueinstellungen, indem sie den notwendigen Verwaltungsaufwand für Einstellungsmanager und HR-Experten reduziert. Darüber hinaus können sowohl der Mitarbeiter als auch der Personalchef den Überblick über die Einarbeitungsmaterialien und den Papierkram behalten, die zur Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind.

Zeiterfassungssoftware: Zeiterfassungssoftware wird von Personalabteilungen verwendet, um die Zeiterfassung zu vereinfachen. Sie verwalten die Zeit- und Anwesenheitsdaten des Unternehmens und behalten gleichzeitig Urlaub, Feiertage, Überstunden und Krankheitstage im Auge.

Die Einbeziehung dieser Tools in den Tech-Stack Ihres Unternehmens trägt dazu bei, dass nichts übersehen wird und alle erforderlichen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.

Stellen Sie die richtigen Talente ein

Während Ihr Unternehmen nach neuen Kandidaten sucht und den Einstellungsprozess durchläuft, muss die Personalabteilung verschiedene Gesetze und Vorschriften befolgen. Von Mindestlohnbestimmungen über Arbeitsgesetze bis hin zu Überstundenbeschränkungen gibt es viel zu beachten.

Um nichts darüber zu übersehen, wen Sie abweisen können und wen nicht, ist ein solider Einstellungsprozess, der den Compliance-Standards folgt, eine der wichtigsten Funktionen einer HR-Compliance-Strategie. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Personalleiter den gesamten Personalbedarf ihrer Organisation verwalten und gleichzeitig die Bundesvorschriften und eine faire Behandlung im Vordergrund halten.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Kandidaten rekrutieren, einstellen und einarbeiten, aufeinander abstimmen, um den Ton des Unternehmens und die Erwartungen an die Compliance festzulegen, die gesetzt werden müssen.

Mitarbeiter ausbilden und schulen

Die Personalabteilung muss konsequent über alle gesetzlichen und behördlichen Anforderungen informiert und geschult werden, die sich ändern können, da sie sich direkt darauf auswirken, ob die Organisation konform ist oder nicht.

Da sich einige Regeln und Vorschriften ändern können, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Personalleiter Zugang zu aktuellen Informationen haben.

Erstellen und aktualisieren Sie das Mitarbeiterhandbuch

Das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens sollte die Anlaufstelle für eine Vielzahl von Informationen zu Richtlinien und Verfahren sein. Denken Sie nur daran, dass das Mitarbeiterhandbuch nicht zu lange stagnieren sollte, da es ein lebendiges Dokument sein sollte, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich anpasst.

Während die Kernelemente der Richtlinie höchstwahrscheinlich gleich bleiben werden, müssen Details darüber, wie Ihr Unternehmen die Compliance aufrechterhält, auf dem neuesten Stand sein.

Durchführung von HR-Compliance-Audits

Um ein Bußgeld oder eine Strafe zu vermeiden, ist es eine gute Idee, dass Ihr Unternehmen ein eigenes HR-Compliance-Audit durchführt. Die Planung dieser Audits sollte Teil der Compliance-Strategie Ihres Unternehmens sein, damit Sie rechtliche Verpflichtungen vermeiden können, bevor es zu spät ist.

Effektive Kommunikation

Unabhängig davon, ob Sie der HR-Manager oder der CHRO sind, ist es unerlässlich, dass Sie mit anderen Führungskräften kommunizieren und alle über potenzielle HR-Compliance-Risiken auf dem Laufenden halten und Wege zur Behebung der Situation empfehlen.

Wenn alle innerhalb einer Organisation in Bezug auf die Personalrichtlinien und die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften auf derselben Seite sind, ist es einfacher, Strafen und Bußgelder zu vermeiden.

Recht und Ordnung ist die beste Politik

Halten Sie sich im Arbeitsrecht an die Regeln, um hohe Bußgelder zu vermeiden und Ihren Mitarbeitern das beste Arbeitsumfeld zu bieten. Mit der richtigen Software wird das Navigieren durch die Besonderheiten der HR-Compliance für alle Beteiligten weniger stressig.

Benötigt Ihr Mitarbeiterhandbuch eine Auffrischung? Stellen Sie sicher, dass es diese neun Dinge enthält, damit Sie sicher sein können, dass Ihr Unternehmen konform bleibt.