15 effektive E-Mail-Management-Strategien, die Sie verwenden sollten

Viele von uns sind mit E-Mails überfordert.

Allein das Wort beschwört Bilder einer dreistelligen Zahl ungelesener E-Mails herauf, von denen jede Ihre Aufmerksamkeit erfordert.

Als Kommunikationszentrum gerade in unserem Berufsleben ist die E-Mail unumgänglich. Selbst bei den größten Versuchen, unseren Posteingang loszuwerden, hat die E-Mail bewiesen, dass sie nirgendwohin führt.

Die Probleme treten aufgrund der schieren Menge an E-Mails auf, die wir erhalten. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, ist die einzige Priorisierung für E-Mails das Datum, an dem sie empfangen wurde. E-Mail wurde nicht entwickelt, um unser aktuelles Volumen und die vielen Arten, wie wir mit unserem Posteingang interagieren, zu bewältigen. Zum Glück können Ihnen Technologie und Best Practices zu Hilfe kommen.

Effektives E-Mail-Management erfordert, dass Sie Ihren Posteingang aktiv in die Hand nehmen. Dies erfordert das Hinzufügen von E-Mail-Software und einige allgemeine Regeln für die effizienteste Art und Weise, E-Mail-Kommunikation zu handhaben.

15 Tipps zum Meistern des E-Mail-Managements

E-Mail ist die leistungsstärkste Form der Geschäftskommunikation und mit diesen effektiven Strategien kann sie zu einer werden, mit der Sie wirklich gerne arbeiten. Um in effektive E-Mail-Verwaltungsstrategien einzusteigen, befolgen Sie diese einfachen Tipps zur E-Mail-Verwaltung.

1. Werbebotschaften löschen

Bevor Sie mit der effektiven Verwaltung Ihres Posteingangs beginnen, ist es wichtig, unerwünschte Nachrichten zu priorisieren und zu entfernen. Werbebotschaften sollten die ersten sein, die gesendet werden, und sie in die Registerkarte „Werbung“ zu ziehen, ist nicht so effektiv. Die Idee ist, einen organisierten Posteingang zu haben, der nur mit Inhalten gefüllt ist, die relativ zu Ihren Arbeitszielen sind. In den meisten Fällen lenken Verkaufsbotschaften ab und lenken von Ihren Prioritäten ab. Es besteht die Möglichkeit, dass einige E-Mails Spam sind oder von unsicheren E-Mail-Adressen stammen. Wenn Sie sich davor schützen, vermeiden Sie Identitätsdiebstahl und Datenschutzverletzungen und schützen Ihre Kontaktdaten.

2. Melden Sie sich von Newslettern ab, die Sie nie lesen

Wenn Sie ein Serien-Newsletter-Abonnent sind, haben Sie hier eine weitere Möglichkeit, Ihren Posteingang zu optimieren. Sie könnten versucht sein, Labels und Filter zu erstellen, die sie für Sie aus dem Weg räumen können, aber auch hier sollten wir uns diese Strategien für E-Mails aufheben, die Ihrem persönlichen und beruflichen Leben einen Mehrwert verleihen.

Wenn Sie die letzten beiden Ausgaben dieses Newsletters nicht gelesen haben, besteht die Möglichkeit, dass Sie keinen Wert erhalten, also ziehen Sie in Betracht, sich abzumelden. Wenn Sie sich nicht abmelden können, bieten Ihnen die meisten Newsletter die Möglichkeit, die Versandhäufigkeit zu minimieren.

3. Fordern Sie die Entfernung aus Gruppennachrichten an, die Sie nicht betreffen

Ähnlich wie bei Newslettern sind Sie möglicherweise verschiedenen Gruppen beigetreten, die sich zu diesem Zeitpunkt für Sie beworben haben. Werfen Sie einen zweiten Blick auf den Wert, den sie bieten, und ob sie für Ihre aktuellen Ziele und Interessen relevant sind oder nicht.

Gruppennachrichten können E-Mails von persönlichen Kontakten mit zufälligen Themen enthalten oder sich einfach aus diesen schrecklich langen „Allen antworten“-Threads entfernen. Ein wenig Diplomatie wird hier viel bewirken, da Sie Ihre Freunde und Kollegen nicht einfach „abmelden“ oder „blockieren“ können. Google Mail bietet zwar eine „Stumm“-Schaltfläche, aber für alle anderen müssen Sie Ihre Absichten bekannt geben.

Eine kurze Nachricht, die ihnen mitteilt, dass Sie für das Gespräch nicht mehr relevant sind, ermöglicht Ihnen einen reibungslosen Ausstieg und kommt einer effektiv verwalteten E-Mail-Strategie einen Schritt näher.

4. Erstellen Sie Etiketten für ähnliche Arten von E-Mails

Nachdem Sie das Unwesentliche entfernt haben, ist es an der Zeit, die E-Mails zu organisieren, die Sie tatsächlich möchten, und Labels sind eine großartige Möglichkeit, dies zu tun.

Labels können verwendet werden, um ein benutzerdefiniertes Ordnersystem in Ihrem Posteingang zu erstellen. Benennen Sie sie nach Kategorie, Kunde, Projekt oder was auch immer Sie wünschen. Diese granulare Organisation Ihres Posteingangs schafft ein System, in dem Ihre Konversationen ihren richtigen Platz haben, sodass sie leicht zu finden und zu verarbeiten sind.

5. Scheuen Sie sich nicht, viele E-Mail-Ordner anzulegen

Die Anzahl der E-Mail-Ordner, die Sie in Ihrem Posteingang erstellen können, ist unbegrenzt. Es ist nicht ungewöhnlich, 30 oder mehr Labels und Ordner zu haben, um Ihre Konversationen auf granularer Ebene zu organisieren.

Mit gemeinsamen Posteingängen und gemeinsamen Labels können Sie das Ordnerkonzept weiterentwickeln und die E-Mails in Ihrem Posteingang als Team verwalten. G2 hat eine Kategorie mit den besten gemeinsamen Posteingängen für Teams, in der Sie eine Liste der besten Quellen für Ihr Team finden.

Die E-Mail-Zuweisung ist eine der Komponenten von gemeinsamen Posteingängen, mit denen Sie E-Mails klar delegieren können.

Bevor Sie zusätzliche Tools hinzufügen, sollten Sie eines in Betracht ziehen, das mit Ihrem aktuellen E-Mail-Client funktioniert. Das Hin- und Herspringen in Ihrem Posteingang ist kontraproduktiv, um konzentriert zu bleiben und Ihren Posteingang überhaupt zu organisieren.

6. Automatisches Setzen von Filtern für bestimmte Absender

Warum erleichtern Sie sich Ihr Leben nicht mit einigen Tools zur E-Mail-Automatisierung? Automatisierte E-Mail-Antworten können klare Botschaften vermitteln, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Das Erstellen von E-Mail-Filtern ist eine weitere Möglichkeit, Ihre eingehenden E-Mails gemäß Ihren festgelegten Kriterien für Sie zu sortieren, zu kennzeichnen oder zu markieren.

Filter versichern Ihnen, dass Sie nie Ihre Rechnungen oder wichtige E-Mails von einem bestimmten Empfänger verpassen. Sie können verwendet werden, um E-Mails automatisch nach Projekt- oder Kundennamen basierend auf bestimmten Schlüsselwörtern, Anhängen und Betreffzeilen zu gruppieren. Sie können Filter als Ihren persönlichen Assistenten betrachten, der einige Vorarbeiten für Sie übernimmt, damit Sie sich auf dringendere Aufgaben konzentrieren können.

7. Erstellen Sie separate Absenderaliase unter derselben E-Mail-Adresse

Eine weitere einfache Möglichkeit, eingehende E-Mails zu filtern, besteht darin, Aliase zu erstellen. E-Mail-Aliasse sind eine alternative E-Mail-Adresse, die immer noch zu Ihrer ursprünglichen E-Mail führt. Im Wesentlichen haben Sie den Vorteil, eine neue E-Mail-Adresse zu haben, ohne ein neues Konto erstellen und verwalten zu müssen.

Beispielsweise können Sie Newsletter mit einem E-Mail-Alias ​​anstelle Ihrer primären E-Mail-Adresse abonnieren. Sie können dann Filter erstellen, um alle E-Mails, die an die Alias-E-Mail-Adresse gesendet werden, automatisch zu kennzeichnen oder zu markieren.

Gmail-E-Mail-Aliase geben Ihnen auch die Möglichkeit, E-Mails von einem anderen Namen zu senden. Sie können beispielsweise arbeitsbezogene E-Mails von einer E-Mail-Adresse und private E-Mails von einem Alias ​​senden oder umgekehrt.

Wenn Sie jedoch ein neues Konto erstellen müssen, um beispielsweise Ihre Verkaufs- oder Supportanfragen zu verwalten, können Sie mit der Helpdesk-Software einen Helpdesk nahtlos in Ihren persönlichen Posteingang integrieren. Auf diese Weise können Verkaufs- und Support-E-Mails im Ticketing-Stil behandelt und direkt aus Ihrem persönlichen Posteingang bestimmten Agenten zugewiesen werden.

8. Beseitigen Sie die interne E-Mail-Weiterleitung

Wenn Sie verstehen, dass Ihre Kollegen genügend externe E-Mails erhalten, empfiehlt es sich, die Verwendung von E-Mails für die interne Kommunikation zu vermeiden, einschließlich der langen CC- und BCC-Ketten.

Modernes E-Mail-Management macht es überflüssig, E-Mails an Ihr internes Team weiterzuleiten. Die beste E-Mail-Verwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Teamkollegen über E-Mail-Notizen über In-App-Messaging-Software zu kommunizieren. Dieser doppelte Vorteil bedeutet, dass Sie keine externe Messaging-Plattform verwenden müssen und Sie vermeiden auch, den Posteingang aller zu überladen. Ihr Team wird es Ihnen danken!

9. Lesen und beantworten Sie E-Mails jeden Tag zu einer festgelegten Zeit

Die ständige Überwachung Ihres Posteingangs kann sich im Zeitmanagement zu einer ineffizienten Gewohnheit entwickeln.

Das Planen einer strategischen Zeit für die Verwaltung Ihrer E-Mails führt zu einer effizienten E-Mail-Verwaltung, und es ist am besten, dies jeden Tag zur gleichen Zeit zu tun. Auf diese Weise können Sie Zeitfenster für Ihren Tag schaffen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren, ohne das ständige Gefühl zu haben, dass Sie Ihre E-Mails abrufen sollten.

Sobald Sie Ihren Posteingang für den Tag verwaltet haben, sollten Sie das Springen in und aus Ihrem Posteingang aufschieben, es sei denn, es kommt etwas äußerst Dringendes. Selbst dann können Sie Systeme einrichten, um E-Mails zu markieren, auf die Sie nicht sofort antworten können.

10. Kennzeichnen Sie wichtige Nachrichten, auf die Sie nicht sofort antworten können

E-Mail-Verwaltungssoftware bietet die Möglichkeit, E-Mails zurückzustellen oder sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder an den Anfang Ihres Posteingangs zu stellen. Ein gutes Kennzeichnungssystem, das von Filtern unterstützt wird, stellt sicher, dass nichts übersehen wird, und ermöglicht es Ihnen, effektiv auf Ihre Empfänger zu reagieren.

Selbst wichtige E-Mails können nicht immer sofort beantwortet werden, aber es gibt Best Practices, wenn es um erwartete Antwortzeiten geht.

11. Antworten Sie innerhalb von 24-48 Stunden auf geschäftliche E-Mails

In der Regel sollten geschäftliche E-Mails noch am selben Werktag beantwortet werden. Studien haben gezeigt, dass die Beantwortung einer E-Mail länger als 48 Stunden zu einem Verlust potenzieller Kunden und deren Unzufriedenheit führt.

Fast Company führte eine Umfrage zu E-Mail-Antwortzeiten durch, bei der sie herausfanden, dass mehr als 70 % der Menschen eine Antwortzeit innerhalb von vier Stunden erwarten.

Auch hier kann E-Mail-Verwaltungssoftware helfen. Zumindest können Sie Autoresponder einrichten, um Ihren Empfänger wissen zu lassen, dass er Ihre Aufmerksamkeit hat, mit einer detaillierteren Antwort, die auf jeden Fall innerhalb von 3-5 Werktagen erfolgen sollte.

12. Nachverfolgung wichtiger E-Mails innerhalb von 3-5 Werktagen

Wir alle haben mit vielen verschiedenen Aufgaben und einem hohen Volumen an täglichen E-Mails zu tun, aber es ist wichtig, E-Mails zu priorisieren, die nicht unbeantwortet bleiben dürfen. Unabhängig davon, ob Sie auf die Antwort eines Personalvermittlers, eine Bestätigung eines externen Stakeholders oder die Entscheidung eines Kunden warten, sollten 3-5 Werktage Ihre Basis für das Versenden einer Folge-E-Mail sein.

Es kann Situationen geben, in denen einige Nachverfolgungen erforderlich sind. Vergessen Sie nicht, zwischen jeder Follow-up-E-Mail ein oder zwei Tage einzuplanen, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass Sie verzweifelt sind.

In Situationen, in denen Sie nicht sofort nachfassen können, reicht ein Autoresponder aus, um Ihr Engagement zu zeigen. In diesem Fall können G-Suite-Kommunikationstools helfen, wenn Sie ein Gmail-Benutzer sind.

Delegierung ist der Schlüssel zu erfolgreichem E-Mail-Management. Mit den richtigen Tools in der Hand, oder genauer gesagt in Ihrem Posteingang, können Sie Ihrem Kollegen einfach eine schnelle interne E-Mail-Notiz zukommen lassen, die automatisch eine E-Mail mit ihm teilt. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und automatisierte Regeln erstellen, um bestimmte E-Mails automatisch mit einem bestimmten Kollegen zu teilen. Interne E-Mail-Notizen können auch automatisch hinzugefügt werden, um Ihrer Nachricht mehr Klarheit und Kontext zu verleihen.

13. Laden Sie entsprechende Apps herunter, um unterwegs auf E-Mails zu antworten

Die meisten gängigen E-Mail-Service-Clients verfügen über eine entsprechende mobile App, mit der Sie E-Mails verwalten können, wenn Sie nicht vor Ihrem Laptop sitzen. Mit einfachem Zugriff auf Ihre E-Mails in Ihrer Handfläche haben Sie einen schnellen Echtzeit-Überblick über eingehende E-Mails und können Ihren Tag entsprechend planen.

14. Haben Sie eine festgelegte Signatur für Ihre E-Mails, damit Sie nicht jedes Mal Ihren Namen schreiben müssen

Wenn Sie sich im Voraus etwas Zeit nehmen, um Ihre E-Mail-Strategie zu strukturieren, können Sie viel Zeit sparen und Ihre Effizienz verbessern. Überraschenderweise werden E-Mail-Signaturen nicht so oft verwendet, wie sie sollten. Indem Sie das Rätselraten bei der Eingabe Ihres Namens, Titels und Ihrer Firmeninformationen beseitigen, können Sie sich viel schneller auf das Verfassen und Versenden effektiver E-Mails konzentrieren.

Ihr Signaturprozess kann mit Hilfe von E-Mail-Signatursoftware weiter optimiert werden. E-Mail-Signatur-Software spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern hilft Ihnen und Ihrem Team auch dabei, präzise zu bleiben. Es ist eine einfache, aber effiziente Möglichkeit, Ihre Marken- und Marketingbemühungen zu verbessern. Mit E-Mail-Signaturen können Sie für Ihr Unternehmen werben, Empfänger auf Ihre bevorzugten Website-Seiten oder Social-Media-Konten umleiten, bevorstehende Veranstaltungen ankündigen und vieles mehr.

Wenn Sie Aliase verwenden, können Sie sogar für jede E-Mail-Adresse eine andere Signatur haben. Dies hilft Ihnen, Ihre Kommunikationsstrategie zu verbessern und E-Mail-Empfänger gezielt anzusprechen.

15. Erstellen und teilen Sie E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen sind eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie einen einheitlichen Tonfall für das Branding Ihres Unternehmens haben.

Die meisten E-Mail-Dienste bieten native Möglichkeiten zum Speichern von E-Mails als Vorlagen. Es gibt jedoch eine Liste leistungsfähigerer Software zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen, die, wenn sie direkt in Ihren Posteingang integriert werden, viele Ihrer sich wiederholenden Prozesse vereinfachen und Ihren Posteingang mit gemeinsam nutzbaren E-Mail-Vorlagen aufladen können. Durch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Variablen hinzuzufügen, wird sichergestellt, dass Ihre Empfänger eine maßgeschneiderte Antwort erhalten, die den Eindruck erweckt, dass sie speziell für sie erstellt wurde.

Fazit

Die effektive Verwaltung Ihres Posteingangs kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass Sie insgesamt effizienter werden. Mit Hilfe der in diesem Artikel besprochenen E-Mail-Management-Tipps und -Software sind Sie auf dem besten Weg, Ihren Posteingang zu zähmen und sich mit ihm anzufreunden.

Weitere Ratschläge zur Kontrolle Ihrer E-Mails, intern und extern, finden Sie im E-Mail-Hub von G2 für noch mehr Anleitungen!