Ist Ihre Organisation auf einen Notfall vorbereitet?

Wir investieren aus einem bestimmten Grund in Versicherungen: Um unsere Zukunft zu sichern und uns auf die unvermeidlichen härteren Momente im Leben vorzubereiten. Auch Ihre Organisation kann ihre Zukunft absichern, indem Sie buchstäbliche Versicherungspläne erwerben und klare Sicherheits- und Kommunikationsstrategien erstellen. Dies kann Ihnen helfen, das Recovery Time Objective (RTO) Ihrer Organisation oder die Zeit, die erforderlich ist, um Ihre Organisation wieder zum Laufen zu bringen, besser abzuschätzen.

Für gemeinnützige Organisationen können Katastrophen alles sein, von schlechter Presse bis hin zu einem Erdbeben. Je nach Art der Katastrophe zeigen wir Ihnen zunächst, wie Sie Ihre Situation stabilisieren können. Dann besprechen wir Schritte zur Kommunikation mit der Öffentlichkeit, um die Gesundheit und den Ruf Ihrer Organisation zu sichern.

Teil I: Sicherheit und Stabilität

Es gibt verschiedene Arten von Katastrophen, denen Ihr Unternehmen im Laufe seiner Lebensdauer ausgesetzt sein könnte, alle mit unterschiedlichem Schweregrad. Wir werden drei verschiedene Kategorien von Rückschlägen besprechen, um Ihnen bei der Überlegung zu helfen, wie sich die Herangehensweise in jeder Situation unterscheiden wird.

Um Ihnen eine nützliche Struktur zum Durcharbeiten dieser Szenarien zu bieten, haben wir mögliche Katastrophen, die für Ihr Unternehmen am besorgniserregendsten sind, wie folgt gruppiert: Öffentlichkeitsarbeit (PR), Systemausfälle oder Sicherheitsverletzungen sowie Naturkatastrophen und Raubüberfälle . Wie bei jeder Katastrophe ist die Sicherheit Ihres Teams am wichtigsten und sollte sichergestellt werden, bevor Sie externe Protokolle einleiten. Dann können Sie sich die nächsten Schritte ansehen, die Sie unternehmen müssen, um die Situation zu stabilisieren und der Öffentlichkeit mitzuteilen.

PR-Katastrophen

Abhängig von Ihrer Perspektive ist dies ein weniger extremes Katastrophenszenario in dem Sinne, dass es wahrscheinlich nicht die physische Sicherheit von Personen, die mit Ihrer Organisation in Verbindung stehen, beeinträchtigt. Und doch trifft das Wort „Katastrophe“ immer noch zu, da ein wirklich katastrophaler PR-Vorfall das Potenzial hat, den Ruf Ihres Unternehmens irreversibel zu schädigen und damit die Fähigkeit Ihres Unternehmens, seiner Mission und den damit verbundenen Leben zu dienen, zu beeinträchtigen.

PR-Katastrophen sind in der Regel auf die Handlungen eines einzelnen Mitarbeiters oder einer Tochtergesellschaft oder Ihrer Organisation selbst zurückzuführen. Sie können jedoch auch auftreten, wenn eine Person oder Organisation außerhalb Ihrer Organisation Ihre Organisation öffentlich lächerlich macht oder ihr die Schuld gibt. PR-Katastrophen können auch passieren, wenn Ihre Marke schuldhaft oder direkt für den Vorfall verantwortlich ist, aus dem die schlechte Presse stammt, so ein kürzlich erschienener Artikel von fastcompany.com.

Heutzutage sind menschliche Fehler in sozialen Medien ein Beispiel für eine häufigere Form von PR-Desaster. Im Jahr 2011 wurde ein Tweet über Alkoholkonsum, der für ein persönliches Konto bestimmt war, vom Konto des Amerikanischen Roten Kreuzes getwittert. Als Antwort entfernten sie den Tweet und antworteten ihren Followern humorvoll mit den Worten: „Wir haben den Schurken-Tweet gelöscht, aber seien Sie versichert, dass das Rote Kreuz nüchtern ist und wir die Schlüssel beschlagnahmt haben.“ In diesem Fall geht das Amerikanische Rote Kreuz mit gutem Beispiel voran, um sich von einem solchen Vorfall zu erholen, und erinnert uns an einige wichtige Tipps.

In solchen Fällen ist es wichtig, schnell und mit Gelassenheit zu reagieren. Um dies zu erreichen, beachten Sie diese Tipps:

• Eine schnelle Reaktionszeit ist wichtig, um eine negative Verschärfung des Problems abzumildern.
• Erkennen Sie Fehler an und geben Sie sie zu, um Unterstützung und Vertrauen zurückzugewinnen.
• „Das wissen wir noch nicht“ oder „Wir arbeiten daran“ ist immer besser als Schweigen.
• Zeigen Sie die menschliche Seite Ihrer Organisation, um Gemeinsamkeiten aufzubauen.
• Scheuen Sie sich nicht, sich über sich selbst lustig zu machen. Verwenden Sie gegebenenfalls Humor, um die Situation zu überwinden.

Ihre Organisation kann Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass diese PR-Probleme auftreten.

• Verwenden Sie Software, um Prozesse nach Möglichkeit zu automatisieren und die Möglichkeit menschlicher Fehler auszuschließen.
• Bieten Sie Ihren gesamten Mitarbeitern Social-Media-Schulungen und Richtlinien zur Verwendung auf ihren eigenen Seiten. Ihre Mitarbeiter sollten ein klares Verständnis dafür haben, welche Informationen vertraulich sind und was sie mit ihren Netzwerken teilen können.
• Überprüfen Sie das Protokoll für den Umgang mit vertraulichen Informationen mit allen Mitarbeitern, die direkt für die nach außen gerichtete Kommunikation Ihres Unternehmens verantwortlich sind, einschließlich soziale Medien, Verwaltungssoftware für soziale Medien, E-Mail-Newsletter, Direktwerbung und Ihre Website.

Systemausfälle und Katastrophen durch Sicherheitsverletzungen

Systemausfälle und Katastrophen durch Sicherheitsverletzungen stellen ernsthafte Bedrohungen für Ihr Unternehmen dar. Sie können isoliert auftreten oder auch als Symptome einer Naturkatastrophe oder eines Raubüberfalls. Bei Datenrettung und Systemausfällen ist nach der Krise deutlich weniger zu machen. Die Umsetzung vorbeugender Maßnahmen ist unerlässlich, um technische Stürme zu überstehen und Daten zu retten, die für Ihr Unternehmen und Ihre Spender wertvoll sind. Tech Impact, eine gemeinnützige Organisation, die anderen gemeinnützigen Organisationen und Gemeinschaften hilft, sich mit Technologien zurechtzufinden, um ihren Anliegen besser dienen zu können, empfiehlt, sich auf folgende Weise auf Systemausfälle vorzubereiten:

Systemausfälle

• Bleiben Sie mit dem IT-Team und den Hardwareanforderungen Ihres Unternehmens in Verbindung, um zu verstehen, wie lange die Hardware hält und wann Reparaturen oder Ersatz für jedes Teil erforderlich sein könnten. Sie sollten beispielsweise wissen, wie viel Zeit Ihr Server hat, bevor er ersetzt werden muss.
• Halten Sie ein Budget für eine Systemkatastrophe bereit. Wenn Sie einen neuen Server benötigen, möchten Sie den Wiederherstellungsprozess nicht verzögern müssen, indem Sie Geld verschieben.
• Erwägen Sie kostengünstige Hardwarealternativen, z. B. den Wechsel in die Cloud, damit Ihr Unternehmen im Katastrophenfall weniger auf Hardware angewiesen ist.
• Identifizieren Sie, welche Daten für Ihren Betrieb unerlässlich sind, und entwickeln Sie einen Plan, um diese kritischen Daten abzurufen. Ihr Wiederherstellungspunktziel oder (RPO) gibt an, wie weit in der Zeit zurück Sie Daten wiederherstellen müssen, um Ihren normalen Betrieb fortzusetzen.
• Führen Sie regelmäßige Backups durch.
• Haben Sie einen Backup-Server – ähnlich einem Backup-Generator – der im Falle eines Serverausfalls übernimmt.

Neben Systemausfällen kann eine Technologiekatastrophe auch die Form einer Verletzung der Sicherheit Ihres Unternehmens annehmen. Um Spenden zu sichern, sammeln Sie häufig sensible Informationen von Spendern. Was wäre, wenn diese sensiblen Informationen gefährdet wären? Wie würde sich das auf Ihre Beziehungen zu Ihren Spendern auswirken? Die University of California, San Diego, empfiehlt die folgenden Vorgehensweisen, um Sicherheitsverletzungen in Ihrer Organisation zu vermeiden.

Sicherheitsverstoss

• Schützen Sie vertrauliche und geschützte Informationen und stellen Sie sicher, dass sie der Öffentlichkeit nicht über das Internet zugänglich sind.
• Verwenden Sie starke, kryptische Passwörter und unterschiedliche Passwörter für verschiedene Konten.
• Vernichten Sie Papierdokumente mit sensiblen persönlichen Informationen.
• Löschen Sie Festplatten vor der Entsorgung.
• Lassen Sie regelmäßig von geschulten Fachleuten nach Schwachstellen suchen, die Hacker ausnutzen könnten.

Naturkatastrophen und Raub

Obwohl sehr unterschiedliche Umstände vorliegen, liegen sowohl Naturkatastrophen als auch Raubüberfälle völlig außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens und können für die Gesundheit Ihres Unternehmens äußerst verheerend sein. Wirbelstürme, Überschwemmungen, Tornados, Erdbeben, Brände, Stromausfälle und bewaffnete Raubüberfälle sind alles Beispiele für Situationen, auf die Ihr Unternehmen vorbereitet sein muss. Sicherheitsprotokolle als Reaktion darauf folgen jeweils einer ähnlichen Struktur.

Für den Fall, dass Ihre Organisation von einer Naturkatastrophe oder einem Raubüberfall betroffen ist, sollten Sie sicher sein, dass Sie bereits über einen Sicherheitsplan verfügen. Dieser Plan sollte allen Mitarbeitern mitgeteilt und regelmäßig durch Tests oder Übungen durchgesetzt werden. Obwohl diese Ereignisse nicht verhindert werden können, können Sie Maßnahmen ergreifen, um ihre Auswirkungen zu verringern und Ihrem Unternehmen zu helfen, den Sturm zu überstehen.

• Erstellen Sie einen Sicherheitsordner. Fassen Sie alle wichtigen Notfallkontaktnummern und einen Mitarbeiter-Telefonbaum zusammen und bewahren Sie den Ordner jederzeit an einem leicht zugänglichen Ort auf.
• Bringen Sie Ihren Mitarbeitern alle physischen Schritte bei, die im Notfall unternommen werden müssen, z. B. Ausstiegsstrategien und einen Treffpunkt.
• Nachdem die physische Sicherheit Ihres Teams hergestellt ist, überlegen Sie, welche wesentlichen Dinge Ihre Organisation benötigt, um weiter zu funktionieren. Internet? Email? Telefone? Ein sicherer Ort?

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die verschiedenen Arten von Katastrophen im Voraus zu berücksichtigen, sparen Sie Ihrer Organisation wertvolle Zeit, Ressourcen und möglicherweise sogar Leben. Wenn Sie im Voraus planen, ist es auch wichtig, sich darüber Gedanken zu machen, welche Mittel gegebenenfalls erforderlich sind, um diese Schritte im Notfall durchzuführen. Die Zeit, die benötigt wird, um sich zu erholen, hat viel mit den verfügbaren Mitteln zu tun. Wenn Sie ein Budget für einen Notfall reservieren, hat Ihre Organisation eine Rettungsleine, um sicherzustellen, dass die oben und unten beschriebenen notwendigen Maßnahmen sofort ergriffen werden können.

Wie Ihre Organisation diese internen Praktiken mit der Öffentlichkeit teilt, ist wichtig, um den Ruf Ihrer Organisation zu wahren und positive Beziehungen zu Ihren Unterstützern aufrechtzuerhalten. Füllen Sie die folgende Kommunikations-Checkliste aus, um Ihre Organisation darauf vorzubereiten, die Öffentlichkeit über Katastrophen zu informieren.

Teil II: Kommunikations-Checkliste

Aussehen ist alles. Wenn Ihre Organisation schweigt oder schlecht informiert oder unvorbereitet erscheint, eine Erklärung abzugeben, wird Ihr Ruf bei Ihren Unterstützern darunter leiden, was wahrscheinlich zu einem Rückgang der finanziellen Beiträge führen wird.

Um dies zu verhindern, muss Ihre Organisation angesichts einer Krise so gelassen und informiert wie möglich auftreten. Denken Sie daran, dass Sie nicht fallen, sondern wieder aufstehen. Sehen Sie sich diese Checkliste an, die von Joanne Fritz' Artikel „6 Tipps für eine effektive Krisenplanung“ inspiriert wurde, um zu verstehen, was Sie vor, während und nach einem Notfall tun können, um Ihr Unternehmen so schnell wie möglich wieder auf die Beine zu bringen. Füllen Sie diese Checkliste aus, um Ihre Beziehung zu Spendern und Unterstützern inmitten einer Krise zu stärken und die Katastrophe so weit wie möglich einzudämmen.