امتثال الموارد البشرية: كل ما تحتاج إلى معرفته لتجنب الغرامة

من المفترض كسر بعض القواعد.

إلا عندما تفكر في القواعد واللوائح التي تدخل في التأكد من أن شركتك تظل ملتزمة.

هناك العديد من القوانين والنصوص التي يجب على قادة الموارد البشرية اتباعها لضمان تجنب شركتهم للغرامات الباهظة والعقوبات الأخرى ، بما في ذلك الضرر المحتمل لسمعتها. لمتابعة هذه القواعد ، تحتاج شركتك إلى استراتيجية تتمحور حول الامتثال للموارد البشرية.

عندما يتمكن قسم الموارد البشرية من التغلب على تعقيدات المتطلبات ، يساعد الامتثال للموارد البشرية في التخفيف من مخاطر المؤسسة وتجنب العقوبات والغرامات والفضائح وغير ذلك ، والتي يمكن أن تؤدي جميعها في النهاية إلى تدمير ثقة المستهلك والإضرار بسمعته.

عادةً ما يتعامل امتثال الموارد البشرية مع قوانين التوظيف كجزء من خطة إدارة المزايا ، مثل الإجازة الطبية ، والتوظيف المتساوي ، ومكافحة التمييز ، ولكن هناك ما هو أكثر من ذلك ، خاصة في الشركات الكبيرة. تتغير قوانين العمل وتتطور باستمرار ، لذا فإن عملية مواكبة التطورات قد تكون صعبة.

ما هو دور الموارد البشرية في الامتثال؟

بصفتك متخصصًا في الموارد البشرية ، قد يكون من الصعب تطوير سياسات وإجراءات محددة تضمن امتثال مؤسستك.

من مصلحتك أن تكون على دراية جيدة بكيفية توقع شركتك للنمو وماذا سيعني ذلك للتوظيف والاحتفاظ بالموظفين وتطويرهم. إن الحصول على التوازن الصحيح بين الإستراتيجية الفعالة والفهم الضروري للامتثال أثناء تحديد هذه الأهداف سيؤدي إلى إعداد مؤسستك للنجاح بشكل أفضل.

قضايا الامتثال للموارد البشرية الشائعة

عندما يتعلق الأمر بقضايا الامتثال التي يواجهها قسم الموارد البشرية ، فإنها تقع عادةً ضمن المواقف المتعلقة بالموظفين وتشمل كل شيء من التوظيف إلى التقاعد.

فيما يلي أكثر المشكلات شيوعًا التي قد تواجهها شركتك.

امتثال الفوائد

غالبًا ما يتعين على قادة الموارد البشرية فهم مسؤوليات الشركة عند تقديم التعويضات والمزايا ، مثل خطط التقاعد والتأمين الصحي. كلما كبرت المنظمة ، وكلما زادت مزايا الموظفين التي قررت تقديمها ، زادت تعقيد إدارة الامتثال.

على سبيل المثال ، ينص قانون الرعاية الميسرة (ACA) على أن أصحاب العمل الذين لديهم 50 موظفًا أو أكثر بدوام كامل يجب أن يقدموا الرعاية الصحية كجزء من حزمة المزايا الخاصة بهم.

قوانين مكافحة التمييز

هناك قائمة طويلة من قوانين مكافحة التمييز الفيدرالية التي تشمل اللون والعرق والجنس والأصل العرقي والإعاقات والعمر والوضع المخضرم. بشكل أساسي ، تمنع هذه القوانين أرباب العمل في جميع الصناعات من اتخاذ إجراءات توظيف سلبية بناءً على هذه العوامل.

هناك قوانين مختلفة تقع ضمن هذه الفئة. بعض هذه القوانين تشمل:

• العنوان السابع من قانون الحقوق المدنية لعام 1964: يحظر التمييز فيما يتعلق بالعرق واللون والجنس والأصل العرقي في المنظمات التي تضم 15 موظفًا أو أكثر.
• قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة: يحظر التمييز ضد الأفراد ذوي الإعاقة ويحد من الأسئلة التي يمكن لأصحاب العمل طرحها على العمال فيما يتعلق بالإعاقات. يحمي هذا القانون أيضًا أولئك الذين لديهم سجل إعاقة ، أو يُنظر إليهم على أنهم يعانون من إعاقة ، أو مرتبطين بفرد معاق.
• قانون التمييز على أساس السن في التوظيف لعام 1967: يحمي الأفراد الذين تبلغ أعمارهم 40 عامًا فما فوق من التمييز على أساس العمر.
• العنوان الثاني من قانون عدم التمييز بشأن المعلومات الجينية: يحمي من التمييز الوظيفي الذي يعتمد على المعلومات الجينية.
• قانون حقوق التوظيف وإعادة التوظيف بالخدمات النظامية: قانون تفرضه وزارة العمل الأمريكية ، والذي يحظر التمييز على أساس الخدمة العسكرية ، مع توفير الحماية الوظيفية أثناء الخدمة للأفراد في الجيش.

إجازة عائلية ومرضية

قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) هو قانون اتحادي يمنح بعض الموظفين ما يصل إلى 12 أسبوعًا من الإجازة غير مدفوعة الأجر والمحمية بالوظيفة في السنة. كما يتطلب الحفاظ على الفوائد الصحية الجماعية الخاصة بهم أثناء الإجازة.

تُمنح هذه الإجازة للأفراد من أجل ولادة ورعاية المولود الجديد للموظف ، ووقت الترابط مع طفل بالتبني أو مع طفل من الحضانة ، أو لرعاية أحد أفراد الأسرة المباشرين ، أو من أجل الحالة الصحية الخطيرة للموظف.

من الشائع أن تقوم المؤسسات بتوسيع مقدار الوقت الممنوح للموظفين إلى ما بعد 12 أسبوعًا ، مع السماح أيضًا بدفع جزء ، أو كل هذا الوقت.

قوانين الأجور والساعات

تشمل قوانين الأجور والساعات جميع المتطلبات المتعلقة بالحد الأدنى للأجور ، وأجور العمل الإضافي ، وساعات العمل ، وقوانين عمالة الأطفال ، ومتطلبات وقت الوجبة والاستراحة.

قانون معايير العمل العادل (FLSA) هو القانون الفيدرالي الذي يجب أن تضعه المنظمات في الاعتبار لأنه يحدد لوائح الحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي. على المستوى الفيدرالي ، الحد الأدنى للأجور هو 7.25 دولارًا للساعة اعتبارًا من عام 2020 ، لكن معظم الولايات لديها الحد الأدنى للأجور. فيما يتعلق بالعمل الإضافي ، فهو أي شيء يتجاوز أسبوع العمل القياسي البالغ 40 ساعة.

تضمن وزارة العمل الأمريكية (DOL) حصول الموظفين على رواتبهم وفقًا لقانون الأجور والساعات الفيدرالي. بموجب هذا القانون ، يتم تصنيف الموظفين على أنهم إما معفيين أو غير معفيين من بعض أو كل أحكام قانون FLSA. يجب أن يُدفع للموظفين غير المعفيين ما لا يقل عن الحد الأدنى للأجور لجميع ساعات العمل حتى 40 ساعة في أسبوع عمل واحد إلى جانب معدل العمل الإضافي المطبق لساعات العمل التي تزيد عن 40 ساعة في أسبوع العمل.

قوانين الهجرة

تغطي العديد من القوانين الهجرة للتأكد من أن أصحاب العمل يقومون فقط بتعيين المرشحين المؤهلين للعمل في الولايات المتحدة

تشمل هذه الأعمال:

• قانون الهجرة والجنسية
• قانون إصلاح الهجرة ومراقبتها لعام 1986
• قانون الهجرة لعام 1990
• قانون إصلاح الهجرة غير الشرعية ومسؤولية المهاجرين لعام 1996

يشمل المرشحون المؤهلون الذين تشملهم هذه القوانين المواطنين وغير المواطنين والمقيمين الدائمين الشرعيين والأجانب المقيمين المصرح لهم بالعمل. من الأهمية بمكان أن يتحقق أرباب العمل من أهلية المرشح من خلال التوثيق ، مع ضمان عدم تعرضهم لأي قوانين مناهضة للتمييز في هذه العملية.

نموذج I-9

ضمن هذه القوانين ، سيتعين على مديري الموارد البشرية أخذ النموذج I-9 في الاعتبار ، والذي يتم استخدامه للتحقق من هوية الموظفين الجدد وتفويضهم للعمل في الولايات المتحدة.

تحتاج الشركات إلى التأكد من إكمال النماذج I-9 في الوقت المناسب وبما يتوافق مع اللوائح والإرشادات المقدمة. يجب أيضًا الاحتفاظ بها بشكل صحيح في الملف. يعتبر الاحتفاظ بالنموذج I-9 في مجلدات آمنة وموحدة للموظفين النشطين والمنتهية خدمتهم ، خارج ملف الموظفين العام ، من أفضل الممارسات.

قوانين السلامة

عندما يتعلق الأمر بسلامة الموظفين ، فإن الأمر كله يتعلق بقانون السلامة والصحة المهنية (OSHA). تم إنشاء هذا القانون لضمان تمتع جميع الموظفين بظروف عمل آمنة من خلال وضع المعايير وإنفاذها ومن خلال توفير التدريب والتوعية والتعليم والمساعدة للجميع داخل المنظمة.

قوانين الاتحاد

إذا كنت تعتقد أن عملك يمكن أن يتجاهل قانون علاقات العمل الوطني لأنك لست منتمًا إلى نقابة ، فأنت مخطئ. وذلك لأن القانون يغطي حق الموظفين في العمل معًا لتحسين ظروف عملهم.

يتضمن ذلك حق الموظف في اللجوء إلى وسائل التواصل الاجتماعي لمشاركة أي استياء أو تعاسة ضد صاحب العمل وكذلك أي تدريب أو سياسات أو سلوكيات تسمح بالسلبية في مكان العمل.

العنصر الصعب الذي يحتاج متخصصو الموارد البشرية معرفته حول NLRA هو أن المجلس الوطني لعلاقات العمل يتكون من أعضاء يتم اختيارهم وتعيينهم من قبل الرئيس ، لذلك يمكن للقرارات المتعلقة بهذه القوانين أن تتغير بشكل كبير اعتمادًا على من هو في المنصب.

كيفية مواكبة الامتثال للموارد البشرية

يمتلك اختصاصيو الموارد البشرية الكثير من مهامهم ، لذا فإن مواكبة الإجراءات والقوانين للبقاء ملتزمة ليس بالأمر السهل. لحسن الحظ ، هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها والتي تجعل الأمر أسهل قليلاً.

استخدم البرنامج المناسب

تبدأ إستراتيجية الامتثال الفعالة للموارد البشرية باستخدام الأدوات المناسبة. فيما يلي بعض الأمثلة على تطبيقات البرامج التي ستمنح قسم الموارد البشرية لديك الدعم:

الامتثال للموارد البشرية: يعمل برنامج الامتثال للموارد البشرية من خلال مساعدة الشركات والمديرين وقادة الموارد البشرية على مواكبة لوائح العمل والقوانين المتوافقة ذات الصلة. تسهل الأدوات ضمن هذه الفئة على الشركات فهم تشريعات وقواعد الامتثال الحكومية والفيدرالية عند تغييرها. كما أنها تساعد في التواصل وفرض سياسات الشركة على الموظفين الحاليين والجدد.

إدارة الفوائد: يتيح برنامج إدارة المزايا للمؤسسات تخطيط وإدارة حزم مزايا الموظفين مع ضمان الامتثال للوائح الحكومية. تُستخدم هذه الأدوات لمساعدة المؤسسات من جميع الأحجام على أن تظل متوافقة مع اللوائح الحكومية والفيدرالية والمحلية ، بما في ذلك قانون الرعاية الميسرة التكلفة (ACA) وقانون نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA).

برنامج Onboarding: يبسط برنامج Onboarding عملية الإعداد للموظفين الجدد عن طريق تقليل الأعمال الإدارية اللازمة لمديري التوظيف ومتخصصي الموارد البشرية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لكل من الموظف ومدير التوظيف أن يتتبع بشكل أفضل المواد والأوراق المطلوبة للبقاء ملتزمًا.

برنامج الوقت والحضور: تستخدم أقسام الموارد البشرية برنامج الوقت والحضور لتسهيل تتبع الوقت. إنهم يديرون بيانات وقت الشركة والحضور مع الاحتفاظ بعلامات تبويب في وقت الإجازة والعطلات والعمل الإضافي والأيام المرضية.

سيساعد تضمين هذه الأدوات في المكدس التكنولوجي لشركتك على ضمان عدم فقدان أي شيء واتباع جميع القوانين واللوائح اللازمة.

وظف الموهبة المناسبة

نظرًا لأن شركتك تبحث عن مرشحين جدد وتخضع لعملية التوظيف ، يجب على قسم الموارد البشرية اتباع مختلف القوانين واللوائح. من لوائح الحد الأدنى للأجور إلى قوانين العمل ، وحتى قيود العمل الإضافي ، هناك الكثير الذي يجب مراعاته.

لعدم التغاضي عن أي شيء يتعلق بمن يمكنك وما لا يمكنك رفضه ، فإن وجود عملية توظيف قوية تتبع معايير الامتثال يعد أحد أهم وظائف استراتيجية الامتثال للموارد البشرية. من الأهمية بمكان أن يدير قادة الموارد البشرية جميع احتياجات التوظيف في مؤسستهم مع الحفاظ على اللوائح الفيدرالية والمعاملة العادلة في المقدمة وفي المنتصف.

إن التأكد من مواءمة كيفية تجنيد المرشحين وتوظيفهم وإعدادهم أمر حيوي لتحديد نغمة الشركة والتوقعات المتعلقة بالامتثال التي يجب تعيينها.

تثقيف وتدريب الموظفين

يحتاج قسم الموارد البشرية إلى التعليم والتدريب باستمرار على جميع المتطلبات القانونية والتنظيمية التي يمكن أن تتغير ، لأنها تؤثر بشكل مباشر على ما إذا كانت المنظمة متوافقة أم لا.

نظرًا لأن بعض القواعد واللوائح قابلة للتغيير ، فإن التأكد من وصول قادة الموارد البشرية إلى المعلومات المحدثة أمر بالغ الأهمية.

قم بإنشاء وتحديث دليل الموظف

يجب أن يكون كتيب موظف شركتك هو المكان المناسب لمجموعة متنوعة من المعلومات المتعلقة بالسياسات والإجراءات. فقط تذكر أن كتيب الموظف يجب ألا يظل راكدًا لفترة طويلة ، حيث يجب أن يكون مستندًا حيًا ينمو ويتكيف كما تفعل شركتك.

بينما من المرجح أن تظل عناصر السياسة الأساسية كما هي ، فإن التفاصيل المتعلقة بكيفية الحفاظ على امتثال شركتك يجب أن تكون محدثة.

إجراء عمليات تدقيق الامتثال للموارد البشرية

لتجنب الغرامة أو العقوبة ، من الجيد أن تجري شركتك تدقيق الامتثال للموارد البشرية الخاصة بها. يجب أن تكون جدولة عمليات التدقيق هذه جزءًا من استراتيجية الامتثال لمؤسستك حتى تتمكن من تجنب أي مسؤوليات قانونية قبل فوات الأوان.

التواصل الفعال

سواء كنت مدير الموارد البشرية أو رئيس الموارد البشرية ، فمن الضروري أن تتواصل مع القادة الآخرين وأن تجعل الجميع على علم بمخاطر الامتثال للموارد البشرية المحتملة والتوصية بطرق لمعالجة الموقف.

إذا كان كل شخص داخل المؤسسة على نفس الصفحة فيما يتعلق بسياسات الموارد البشرية وما هو مطلوب للبقاء ملتزمًا ، فمن الأسهل تجنب العقوبات والغرامات.

القانون والنظام هو أفضل سياسة

عندما يتعلق الأمر بقانون العمل ، اتبع القواعد لتجنب دفع غرامة كبيرة وتوفير أفضل بيئة عمل لموظفيك. مع وجود البرنامج المناسب في مكانه الصحيح ، يصبح التنقل في خصوصيات وعموميات الامتثال للموارد البشرية أقل إرهاقًا لجميع المعنيين.

هل كتيب الموظف الخاص بك بحاجة إلى تحديث؟ تأكد من احتوائه على هذه الأشياء التسعة حتى تتمكن من التأكد من أن مؤسستك تظل ملتزمة.