15 استراتيجية فعالة لإدارة البريد الإلكتروني يجب أن تستخدمها

كثير منا غارق في البريد الإلكتروني.

تستحضر الكلمة وحدها صوراً لعدد كبير من ثلاثة أرقام من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، وكل منها يتطلب انتباهك.

كمركز اتصال خاصة في حياتنا المهنية ، لا مفر من البريد الإلكتروني. حتى مع أكبر المحاولات للتخلص من صندوق الوارد لدينا ، فقد أثبت البريد الإلكتروني أنه لا يذهب إلى أي مكان.

تأتي المشكلات بسبب الحجم الهائل لرسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها. إذا تُركت بدون تحديد ، فإن الأولوية الوحيدة الأصلية للبريد الإلكتروني هي تاريخ استلامها. لم يتم إنشاء البريد الإلكتروني حسب التصميم للتعامل مع حجمنا الحالي والعديد من الطرق التي نتفاعل بها مع صندوق الوارد الخاص بنا. لحسن الحظ ، يمكن أن تنقذك التكنولوجيا وأفضل الممارسات.

تتطلب منك إدارة البريد الإلكتروني الفعالة أن تأخذ بريدك الوارد بين يديك. سيتطلب ذلك إضافة برنامج بريد إلكتروني وبعض القواعد العامة حول الطريقة الأكثر فعالية للتعامل مع اتصالات البريد الإلكتروني.

15 نصيحة لإتقان إدارة البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني هو أقوى شكل من أشكال التواصل التجاري ومع هذه الاستراتيجيات الفعالة ، يمكن أن يصبح البريد الإلكتروني الذي تستمتع بالعمل معه. للدخول في استراتيجيات فعالة لإدارة البريد الإلكتروني ، اتبع هذه النصائح البسيطة لإدارة البريد الإلكتروني.

1. حذف رسائل المبيعات الترويجية

قبل الدخول في الإدارة الفعالة لصندوق الوارد الخاص بك ، من المهم تحديد أولويات الرسائل غير المرغوب فيها وإزالتها. يجب أن تكون رسائل المبيعات الترويجية هي أول من يتم إرساله ، كما أن سحبها إلى علامة التبويب "ترويجي" ليس فعالاً. الفكرة هي أن يكون لديك صندوق وارد منظم مملوء فقط بالمحتوى المرتبط بأهداف عملك. في معظم الحالات ، تؤدي رسائل المبيعات إلى تشتيت الانتباه وتصرف الانتباه عن أولوياتك. هناك احتمال أن تكون بعض رسائل البريد الإلكتروني غير مرغوب فيها أو تأتي من عناوين بريد إلكتروني غير آمنة. تساعدك حماية نفسك من هذا على تجنب سرقات الهوية وخرق البيانات وحماية تفاصيل الاتصال الخاصة بك.

2. إلغاء الاشتراك من الرسائل الإخبارية التي لم تقرأها أبدًا

إذا كنت مشتركًا في الرسائل الإخبارية التسلسلية ، فإليك فرصة أخرى لتبسيط صندوق الوارد الخاص بك. قد تميل إلى إنشاء ملصقات وفلاتر يمكنها معالجتها بعيدًا عنك ، ولكن مرة أخرى ، دعنا نحفظ هذه الاستراتيجيات لرسائل البريد الإلكتروني التي تضيف قيمة إلى حياتك الشخصية والمهنية.

إذا لم تكن قد قرأت الإصدارين الماضيين من تلك النشرة الإخبارية ، فمن المحتمل أنك لا تحصل على أي قيمة ، لذا فكر في إلغاء الاشتراك. إذا كنت لا تتحمل إلغاء الاشتراك ، فستسمح لك معظم الرسائل الإخبارية بتقليل تردد الإرسال.

3. طلب ​​إزالة الرسائل الجماعية التي لا تخصك

على غرار النشرات الإخبارية ، ربما تكون قد انضممت إلى مجموعات مختلفة تنطبق عليك في ذلك الوقت. ألق نظرة ثانية على القيمة التي يقدمونها وما إذا كانت ذات صلة بأهدافك واهتماماتك الحالية أم لا.

يمكن أن تتضمن رسائل المجموعة رسائل بريد إلكتروني من جهات اتصال شخصية ذات مواضيع عشوائية أو ببساطة تزيل نفسك من سلاسل الرسائل الطويلة المروعة "الرد على الكل". القليل من الدبلوماسية سيقطع شوطًا طويلاً هنا حيث لا يمكنك فقط "إلغاء الاشتراك" أو "حظر" أصدقائك وزملائك. يقدم Gmail زر "كتم الصوت" ولكن بالنسبة لأي شخص آخر ، سيتعين عليك توضيح نواياك.

ستسمح لك رسالة قصيرة تخبرهم بأنك لم تعد ذات صلة بالمحادثة بإجراء خروج سلس والاقتراب خطوة واحدة من إستراتيجية البريد الإلكتروني المُدارة بشكل فعال.

4. إنشاء تسميات لأنواع مماثلة من رسائل البريد الإلكتروني

الآن بعد أن قمت بإزالة العناصر غير الضرورية ، حان الوقت لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني التي تريدها بالفعل ، وتعتبر التصنيفات طريقة رائعة للقيام بذلك.

يمكن استخدام الملصقات لإنشاء نظام مجلد مخصص داخل علبة الوارد الخاصة بك. قم بتسميتها حسب الفئة أو العميل أو المشروع أو ما تريده. يؤدي وجود هذا التنظيم الدقيق لصندوق الوارد الخاص بك إلى إنشاء نظام حيث يكون لمحادثاتك مكانها الصحيح ، مما يسهل العثور عليها ومعالجتها.

5. لا تخجل من إنشاء الكثير من مجلدات البريد الإلكتروني

لا يوجد حد لعدد مجلدات البريد الإلكتروني التي يمكنك إنشاؤها في صندوق الوارد الخاص بك. ليس من غير المألوف أن يكون لديك 30 أو أكثر من التصنيفات والمجلدات لتنظيم محادثاتك على مستوى دقيق.

تسمح لك علب الوارد المشتركة والتسميات المشتركة بأخذ مفهوم المجلد إلى أبعد من ذلك وإدارة رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك كفريق. لدى G2 فئة في أفضل صناديق البريد الوارد المشتركة المصممة للفرق ، حيث ستجد قائمة بأفضل المصادر لفريقك.

يعد تعيين البريد الإلكتروني أحد مكونات صناديق البريد الوارد المشتركة التي تسمح لك بتفويض رسائل البريد الإلكتروني بوضوح.

قبل إضافة أدوات إضافية ، يجب أن تفكر في أداة تعمل مع عميل البريد الإلكتروني الحالي. إن الاضطرار إلى الارتداد إلى صندوق الوارد الخاص بك والخروج منه يؤدي إلى نتائج عكسية للحفاظ على تركيزك وتنظيم بريدك الوارد في المقام الأول.

6. تعيين الفلاتر التلقائي لبعض المرسلين

لماذا لا تجعل حياتك أسهل مع بعض أدوات أتمتة البريد الإلكتروني؟ يمكن أن توفر ردود البريد الإلكتروني التلقائية رسائل واضحة دون أن تأخذ الكثير من وقتك. يعد إنشاء عوامل تصفية البريد الإلكتروني طريقة أخرى لفرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة أو تصنيفها أو تمييزها وفقًا لمعاييرك المحددة.

ستطمئن المرشحات أنك لن تفوتك فواتيرك أو رسائل البريد الإلكتروني المهمة من مستلم معين. يمكن استخدامها لتجميع رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا حسب المشروع أو اسم العميل استنادًا إلى كلمات رئيسية ومرفقات وأسطر موضوع محددة. يمكنك اعتبار المرشحات بمثابة مساعدك الشخصي الذي يقوم ببعض التنظيم المسبق لك ، مما يسمح لك بالتركيز على مهام أكثر إلحاحًا.

7. أنشئ أسماء مستعارة منفصلة للمرسلين تحت عنوان البريد الإلكتروني نفسه

هناك طريقة بسيطة أخرى لتصفية رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، وهي إنشاء أسماء مستعارة. الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني هي عنوان بريد إلكتروني بديل سيظل موجّهًا إلى بريدك الإلكتروني الأصلي. بشكل أساسي ، ستستفيد من امتلاك عنوان بريد إلكتروني جديد دون إنشاء حساب جديد وإدارته.

على سبيل المثال ، يمكنك الاشتراك في الرسائل الإخبارية باستخدام اسم مستعار للبريد الإلكتروني بدلاً من عنوان بريدك الإلكتروني الأساسي. يمكنك بعد ذلك إنشاء عوامل تصفية لتصنيف جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى عنوان البريد الإلكتروني البديل أو تمييزها بنجمة تلقائيًا.

تمنحك الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني في Gmail أيضًا فرصة لإرسال رسائل بريد إلكتروني من اسم مختلف. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل من عنوان بريد إلكتروني ورسائل بريد إلكتروني شخصية من اسم مستعار ، أو العكس.

على الرغم من أنك إذا احتجت إلى إنشاء حساب جديد ، على سبيل المثال ، لإدارة المبيعات أو استفسارات الدعم ، فإن برنامج مكتب المساعدة سيسمح لك بدمج مكتب المساعدة بسلاسة داخل صندوق الوارد الشخصي الخاص بك. بهذه الطريقة ، يمكن التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات والدعم بأسلوب إصدار التذاكر وتخصيصها لوكلاء محددين مباشرةً من صندوق الوارد الشخصي الخاص بك.

8. القضاء على إعادة توجيه البريد الإلكتروني الداخلي

فهم أن زملائك يتلقون ما يكفي من رسائل البريد الإلكتروني الخارجية ، فمن الممارسات الجيدة تجنب استخدام البريد الإلكتروني للتواصل الداخلي وهذا يشمل سلاسل CC و BCC الطويلة.

ألغت إدارة البريد الإلكتروني الحديثة الحاجة إلى إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى فريقك الداخلي. سيسمح لك أفضل برنامج لإدارة البريد الإلكتروني بالتواصل مع زملائك في الفريق عبر ملاحظات البريد الإلكتروني عبر برنامج المراسلة داخل التطبيق. تعني هذه الميزة المزدوجة أنك لست مضطرًا إلى استخدام نظام أساسي للمراسلة الخارجية كما أنك تتجنب ازدحام البريد الوارد للجميع. فريقك سوف يشكرك على هذا!

9. قراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني في وقت محدد كل يوم

يمكن أن تتحول المراقبة المستمرة لصندوق الوارد الخاص بك إلى عادة غير فعالة في إدارة الوقت.

تؤدي جدولة وقت استراتيجي لإدارة رسائل البريد الإلكتروني إلى إدارة فعالة للبريد الإلكتروني ومن الأفضل إجراء ذلك في نفس الوقت كل يوم. يتيح لك ذلك إنشاء فتحات خلال يومك ويتيح لك التركيز على المهام الأخرى دون الشعور المستمر بأنه يجب عليك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

بمجرد إدارة بريدك الوارد لهذا اليوم ، يجب عليك تأجيل الدخول والخروج من صندوق الوارد الخاص بك ، ما لم يأتي شيء عاجل للغاية. حتى مع ذلك ، يمكنك إعداد أنظمة لتمييز رسائل البريد الإلكتروني التي لا يمكنك الرد عليها على الفور.

10. ضع علامة على الرسائل المهمة التي لا يمكنك الرد عليها على الفور

يتضمن برنامج إدارة البريد الإلكتروني القدرة على تأجيل رسائل البريد الإلكتروني أو إعادتها إلى أعلى بريدك الوارد في وقت لاحق. سيضمن نظام الإبلاغ الجيد المدعوم بالفلاتر عدم تفويت أي شيء بينما يسمح لك بالرد بشكل فعال على المستلمين.

لا يمكن دائمًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة على الفور ، ولكن يقال إن هناك أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر بأوقات الاستجابة المتوقعة.

11. الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في غضون 24-48 ساعة

كقاعدة عامة ، يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل في نفس يوم العمل. أظهرت الدراسات أن قضاء أكثر من 48 ساعة للرد على بريد إلكتروني سيؤدي إلى فقدان العملاء المحتملين وعدم رضاهم.

أجرت شركة Fast دراسة استقصائية حول أوقات استجابة البريد الإلكتروني حيث وجدوا أن أكثر من 70٪ من الأشخاص يتوقعون وقت استجابة في غضون أربع ساعات.

مرة أخرى ، يمكن لبرنامج إدارة البريد الإلكتروني المساعدة هنا. على أقل تقدير ، يمكنك إعداد الرد الآلي لإعلام المستلم بأنه يحظى باهتمامك مع استجابة أكثر تفصيلاً للمتابعة ، والتي يجب أن تكون بالتأكيد في غضون 3-5 أيام عمل.

12. متابعة رسائل البريد الإلكتروني الهامة في غضون 3-5 أيام عمل

نتعامل جميعًا مع الكثير من المهام المتنوعة جنبًا إلى جنب مع عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني اليومية ، ولكن من المهم إعطاء الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني التي لا يمكن أن تظل دون إجابة. سواء كنت تنتظر رد المجند ، أو تأكيدًا من أصحاب المصلحة الخارجيين ، أو قرار العميل ، يجب أن تكون 3-5 أيام عمل هي خط الأساس لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة.

قد تكون هناك حالات قد تتطلب بعض المتابعات. لا تنس إضافة يوم أو يومين بين كل رسالة بريد إلكتروني متابعة لتجنب إعطاء انطباع بأنك يائس.

بالنسبة للحالات التي لا يمكنك فيها المتابعة على الفور ، فإن المجيب الآلي يكفي لإظهار مشاركتك. في هذه الحالة ، إذا كنت من مستخدمي Gmail ، يمكن أن تساعدك أدوات الاتصال في G-Suite.

التفويض هو المفتاح في إدارة البريد الإلكتروني الناجحة. مع وجود الأدوات المناسبة في متناول اليد ، أو بشكل أكثر دقة في صندوق الوارد الخاص بك ، يمكنك ببساطة إرسال رسالة بريد إلكتروني داخلية سريعة إلى زميلك والتي ستشارك بريدًا إلكترونيًا معهم تلقائيًا. يمكنك حتى أن تخطو خطوة أخرى إلى الأمام ، وأن تنشئ قواعد آلية لمشاركة رسائل بريد إلكتروني معينة تلقائيًا مع زميل معين. يمكن أيضًا إضافة ملاحظات البريد الإلكتروني الداخلية تلقائيًا لتوفير مزيد من الوضوح والسياق لرسالتك.

13. قم بتنزيل التطبيقات المقابلة للرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء التنقل

يمتلك معظم عملاء خدمة البريد الإلكتروني المشهورين تطبيقًا متوافقًا مع الأجهزة المحمولة لمساعدتك في إدارة رسائل البريد الإلكتروني عندما لا تكون أمام الكمبيوتر المحمول. مع سهولة الوصول إلى بريدك الإلكتروني في راحة يدك ، يمكنك الحصول على نظرة عامة سريعة في الوقت الفعلي لرسائل البريد الإلكتروني الواردة ، وجدولة يومك وفقًا لذلك.

14. ضع توقيعًا محددًا على رسائلك الإلكترونية حتى لا تضطر إلى كتابة اسمك في كل مرة

إن قضاء بعض الوقت مقدمًا في هيكلة إستراتيجية البريد الإلكتروني الخاص بك يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو توفير الوقت وتحسين كفاءتك. من المدهش أن توقيعات البريد الإلكتروني لا تستخدم كثيرًا كما ينبغي. من خلال التخلص من التخمين من كتابة اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الشركة ، يمكنك التركيز على صياغة وإرسال رسائل بريد إلكتروني فعالة بشكل أسرع.

يمكن تبسيط عملية التوقيع الخاصة بك بمساعدة برنامج توقيع البريد الإلكتروني. لن يوفر لك برنامج توقيع البريد الإلكتروني الوقت فحسب ، بل سيساعدك أيضًا أنت وفريقك على البقاء مختصرين. إنها طريقة بسيطة لكنها فعالة لتعزيز علامتك التجارية وجهودك التسويقية. باستخدام توقيعات البريد الإلكتروني ، يمكنك الترويج لعملك ، وإعادة توجيه المستلمين إلى صفحات الموقع المفضلة لديك أو حسابات الوسائط الاجتماعية ، والإعلان عن الأحداث القادمة والمزيد.

إذا كنت تستخدم أسماء مستعارة ، فيمكنك حتى الحصول على توقيع مختلف لكل عنوان بريد إلكتروني. سيساعدك هذا على تحسين استراتيجية الاتصال الخاصة بك وإشراك مستلمي البريد الإلكتروني بطرق مستهدفة.

15. إنشاء قوالب البريد الإلكتروني ومشاركتها

تعد قوالب البريد الإلكتروني طريقة أخرى لتوفير الوقت والتأكد من أن لديك نبرة صوت متسقة للعلامة التجارية للشركة.

تقدم معظم خدمات البريد الإلكتروني طرقًا أصلية لحفظ رسائل البريد الإلكتروني كقوالب. على الرغم من وجود قائمة ببرامج إنشاء قوالب البريد الإلكتروني الأكثر قوة ، والتي ، عند دمجها مباشرة في صندوق الوارد الخاص بك ، يمكنها تبسيط العديد من العمليات المتكررة الخاصة بك وشحن صندوق الوارد الخاص بك باستخدام قوالب بريد إلكتروني قابلة للمشاركة. إن امتلاك القدرة على إضافة متغيرات مخصصة سيضمن حصول المستلمين على استجابة مخصصة تعطي الانطباع بأنه تم إنشاؤه خصيصًا لهم.

استنتاج

يمكن للإدارة الفعالة لصندوق الوارد الخاص بك أن تقطع شوطًا طويلاً نحو جعلك أكثر كفاءة بشكل عام. بمساعدة نصائح وبرامج إدارة البريد الإلكتروني التي تمت مناقشتها في هذه المقالة ، أنت في طريقك نحو ترويض صندوق الوارد الخاص بك وتكوين صداقات معه.

لمزيد من النصائح حول التحكم في بريدك الإلكتروني ، داخليًا وخارجيًا ، تحقق من مركز البريد الإلكتروني الخاص بـ G2 للحصول على مزيد من الإرشادات!