Filestage 年度回顧——如何在 2022 年創作出最好的作品

我們協作的方式正在以驚人的速度發生變化，每一個轉折點都出現新的問題和機遇。 在本報告中，我們探討了內容創作的新家園、反饋管理的成本以及幫助您在 2022 年創作出最佳作品的技巧。

2021 年底，Filestage 對數百名廣告和營銷專業人士進行了調查。 受訪者涵蓋了廣泛的經驗水平、部門和公司規模。

但他們有一個共同點。

與世界上數以百萬計的其他人一樣，他們每個月都會創建、審查和批准內容——從 TikTok 視頻到產品手冊。 我們很快發現，這個過程遠非完美。

在本報告中，您將了解 2021 年人們如何每週花兩天時間提供和接收反饋。當我們發現審批過程中的關鍵問題時，您將了解為什麼 71% 的項目經理必須安排會議來澄清評論。

讓我們從房間裡的大像開始：COVID-19 和工作的未來。

雲端協作

根據《經濟學人》的報導，2020 年 2 月，美國祇有 5% 的工作是遠程完成的。對於我們大多數人來說，在家工作的想法是白日夢（或噩夢，取決於你的觀點）。

但疫情改變了一切。

十分之九的人至少在 2021 年的部分時間里遠程工作

在過去 12 個月中，40% 的人表示完全遠程是他們最常見的工作設置。 混合工作 (49%) 是最常見的設置，但只有 11% 的人全職在辦公室。

全職遠程看起來將成為 2022 年的新常態。

當被問及來年他們將如何合作時，47% 的人表示遠程合作——與 2021 年相比上升了 7 個百分點——而 10% 的人表示他們將親自合作。 有趣的是，項目經理 (14%) 偏高，而設計師和創意人員 (8%) 偏低。

這為代理商和營銷人員帶來了新的世界秩序。 圍坐在辦公桌前，指著屏幕，在大樓裡追逐難以捉摸的審稿人的日子已經一去不復返了。 現在，團隊需要找到更智能的方式來在線共享視頻並將設計反饋輸入雲端。

大三學生在辦公室的時間是董事的 5 倍

到 2021 年，只有 4% 的董事全職在辦公室工作，而初級中的這一比例為 23%。 那麼，為什麼在他們的老闆享受舒適，更重要的是，在家安全的情況下，小輩們仍然勇敢地通勤呢？

一種解釋是，與高級同事相比，他們在家的空間更少，因此他們更喜歡在辦公室工作。 另一個原因是，他們喜歡在工作中和周圍的同事一起吃午飯或喝酒——過去幾年參加過 Zoom 酒會的任何人都知道，廚房餐桌上的情況不一樣。

然後是憤世嫉俗的論點：信任。 可能是雇主根本不相信年輕的專業人士會在家工作。

不管是什麼原因，到 2022 年，大三學生預計在辦公室的時間將比任何人都多。

實時與異步——臨界點

協作的未來取決於工作文化的較量。 無論是從大流行中脫穎而出的哪一個都可能保持領先。

🔵 在藍色角落，您可以進行實時工作，團隊聚集在辦公桌前、開會和視頻通話中以推進項目。 這是與您的隊友建立牢固關係和交流想法的好方法。 但是，通常情況下，項目可能會被擱置，直到每個人的日記都有空位。

🔴 在紅色角落——挑戰者——異步工作，它利用信使、屏幕錄像和在線校對等工具來阻止會議和日記妨礙進度。 這對於喜歡設置自己的時間表的人來說是完美的，但團隊需要有合適的工具才能看到好處。

異步工作處於領先地位，但只是

52% 的人預計在 2022 年將大部分時間用於異步通信。另外 48% 的人預計將進行實時協作。

但這可能足以使天平傾斜。

在大流行之前，在家工作是個例外。 但在任何一天，有一半的團隊都在遠程的世界裡，重要的討論將不得不在渠道而不是走廊中進行。 項目將在看板而不是白板上製定。

因此，只要團隊的一部分設置為異步工作，每個人都會。

反饋阻礙了偉大的工作

反饋不是我們每天都在考慮的事情。 我們都與其他人分享工作並徵求他們的想法。 但我們很少停下來思考如何讓流程變得更好。

也許是時候了。

2021 年每周有兩天用於提供和接收反饋

根據我們的年度回顧調查，到 2021 年，人們每天花費超過三個小時來提供和接收反饋。這相當於每週 15.7 小時或每月 68 小時。

這是一個快速細分：

• 審閱一件作品的平均時間：23 分鐘
• 每週審查的平均工作量：11
• 批准前審查的平均版本：四個

客戶經理將 60% 的時間用於反饋和批准

2021 年，客戶經理（1,245 小時）、合規性（1,052 小時）和戰略家（963 小時）花費最多的時間提供和接收反饋——緊隨其後的是項目經理，他們花費了 885 小時。

在比較不同經驗水平的差異時，我們發現老年人（909 小時）每月花在反饋上的時間最多，而年長者（499 小時）最少。

89% 的人表示，如果他們的團隊擁有更高效的審核和批准流程，他們會在工作中感到更快樂

儘管 2021 年在家待的時間更多，但人們比以往任何時候都更加感受到壓力——尤其是在完成工作時。

以下是去年情況的變化：

• 68% 的人表示他們的工作量增加了
• 60% 的人表示他們的截止日期變得更加苛刻
• 三分之一的人說法規和合規性成為一個更大的問題

隨著要交付的工作越來越多，審查的人越來越多，要完成的期限也越來越具有挑戰性，三分之二的人會因為他們的審查和批准過程而感到壓力或沮喪也就不足為奇了。

這會是導致大辭職的另一個因素嗎？

當您在家工作時，一份工作與另一份工作之間的差異很小。 因此，隨著工作量的增加和壓力水平的上升，公司不得不問自己：我們如何才能讓員工的生活更輕鬆？

89% 的受訪者表示，更有效的審查和批准流程將是一個很好的開始。

四分之三的人表示，如果他們花更少的時間管理反饋，他們可以創造出更好的工作

在過去的幾十年裡，企業已經在數字化轉型上投入了數十億美元。 每一個工具或進步都帶來了新的好處：

• 雲驅動器讓您可以在世界任何地方訪問文件
• Messenger 應用程序讓溝通更快速、更清晰
• 項目管理工具使您的團隊保持一致和專注

如果所有這一切的目標是在更短的時間內完成更多工作，那麼公司明智的做法是在 2022 年著手審查和批准流程。

通過提高整個審查和批准過程的效率、溝通和一致性，團隊將節省時間和金錢，同時讓人們能夠提供最好的工作。

對速度（和清晰度）的需求

當被要求評價其效率時，83% 的人表示他們團隊的審核和批准流程是高效或非常高效的。 但是，當您從表面下摸索時，有兩個主要問題值得仔細研究。

首先是時間。

2 分之一的人表示，2021 年審稿人的延遲反饋讓他們放慢了速度

當被問及哪些問題導致他們的團隊在過去 12 個月內效率低下時，49% 的人表示審核人員的反饋延遲。 對於項目經理和客戶經理，這一比例分別上升到 62% 和 80%。

問題還不止於此。

48% 的人不得不爭取人們的批准才能推進項目。 38% 的人被迫推遲截止日期，以便有更多時間進行反饋。

14% 的營銷人員在去年取消了項目，因為文件沒有及時獲得批准

對於一些人來說，追逐審稿人和改變截止日期並不足以讓工作越過終點線。

2021 年，8% 的人表示他們取消了項目，因為工作沒有及時獲得批准。 對於營銷人員 (14%)、戰略家 (13%) 和媒體專家 (13%)，這個數字甚至更高。

三分之一的人表示溝通和協作不夠好

在營銷方面，代理商和內部團隊是溝通專家。 但對於內部溝通卻並非如此：34% 的人表示他們的團隊存在溝通和協作不暢的問題。

在共享文件和收集反饋方面，品牌和代理商很少有明確的流程。 因此，53% 的營銷人員必須在 2021 年整合來自不同人和地方的反饋也就不足為奇了。

這可能來自任意數量的渠道：

• 電子郵件
• 視頻通話
• 應用內評論
• 手寫筆記

結果呢？ 40% 的人在去年收到了關於他們工作的相互矛盾或不明確的反饋。 對於策略師來說，這一比例上升到 63%。

71% 的項目經理已安排會議澄清反饋

如果每個人都有自己的反饋方式，那麼審稿人很有可能不會討論（甚至看到）彼此的評論。

那麼當一個人在電子郵件中說“將其設為紅色”，而另一個人在您的演示文稿的評論中說“將其設為藍色”時，您會怎麼做？ 根據數據，你召集了一個會議。

2021 年，53% 的人安排了會議，以澄清審稿人的反饋並讓所有人保持一致。 客戶經理 (80%)、項目經理 (71%) 和營銷人員 (64%) 比任何人都更容易遇到這個問題。

控制審批流程

曾經為查找文件的最新版本而苦惱嗎？ 你不是一個人。 在過去的 12 個月中，十分之三的人表示他們不知道在哪裡可以找到工作。 31% 的人表示他們的文件和文件夾雜亂無章，導致整個團隊效率低下。

但這只是冰山一角。

團隊沒有明確的工作批准流程

在審查一件作品時，14% 的人說他們不知道分享反饋的最佳方法。

那麼他們是做什麼的呢？ 他們做出自己的選擇。 電子郵件、應用內評論，或者只是快速的一對一視頻通話。 難怪有 18% 的人說他們忘記了誰在去年至少批准過一次作品。 對於客戶經理 (40%) 和合規性 (33%)，這個數字甚至更高。

14% 的營銷人員發布了錯誤，因為錯過了重要的審查步驟

還有一些人完全推遲提供反饋。 21% 的人表示他們在去年收到了有關文件舊版本的反饋，這讓審閱者別無選擇，只能再次審閱——這次是最新版本。

這很容易導致延誤和挫敗感。 而且由於團隊已經在努力追踪誰批准了什麼，錯誤正在從網上溜走。

2021 年，大約十分之一的人發布了錯誤，因為錯過了重要的審查步驟。 設計師和創意人員 (13%) 和營銷人員 (14%) 面臨這個問題最多。

對於任何關心法規、合規性或品牌形象的人來說，錯誤不是一種選擇。

2021 年，擁有專用工具的品牌和代理商每人節省了 62 小時

在我們的年度回顧調查中，我們詢問了人們如何共享工作和收集反饋。 然後，我們查看了他們審查每件作品的平均時間。

通過將此與每月審查的文件 (46) 和版本 (4) 的平均數量相結合，我們可以看到人們根據他們的審查過程花費多長時間來管理反饋。

以下是結果，從最快到最慢：

• Filestage – 每月 66.9 小時
• 視頻通話 – 每月 71.6 小時
• 應用內評論 – 每月 72.3 小時
• 電子郵件 – 每月 74.1 小時
• 帶註釋的打印輸出 – 每月 75.3 小時

從電子郵件切換到 Filestage 可以為您的團隊每人每月節省大約一天

出於某種原因，數百萬人仍然使用電子郵件來獲取有關他們工作的反饋。 對於與外部合作夥伴合作或與客戶共享工作的團隊尤其如此。

但是，通過從電子郵件切換到 Filestage，您審核過程中的每個人每月可以節省 7.2 小時 - 或全年節省 86 小時。

以下是公司層面的情況：

• 一個 15 人的團隊每週審核 25 件工作，通常需要四個版本才能獲得批准。
• 通過電子郵件，他們預計每月將花費 2,631 小時來提供和接收反饋。
• 使用 Filestage，他們可以在 2,376 小時內查看相同數量的工作，每月節省 255 小時。
• 按 50 美元的時薪計算，每月可節省 12,737.66 美元。

方法

Filestage 對來自不同國家、行業和部門的 263 人進行了調查。 然後收集數據並交叉引用以創建 2021 年回顧年。

我們承諾為每個對調查做出回應的人種一棵樹，但選擇更進一步，用 Ecologi 種植 500 棵樹。

合理使用聲明

如果您想與您的聽眾分享這些發現，我們懇請您通過返回此頁面的鏈接來感謝我們的研究。 這將允許您的讀者全面探索數據。