The Filestage Year In Review – Come creare il tuo lavoro migliore nel 2022

Il modo in cui collaboriamo sta cambiando a un ritmo sorprendente, con nuovi problemi e opportunità a ogni passo. In questo rapporto esploriamo la nuova sede della creazione di contenuti, il costo della gestione del feedback e i suggerimenti per aiutarti a creare il tuo lavoro migliore nel 2022.

Alla fine del 2021, Filestage ha intervistato centinaia di professionisti della pubblicità e del marketing. Gli intervistati coprivano un'ampia gamma di livelli di esperienza, dipartimenti e dimensioni aziendali.

Ma c'è una cosa che avevano in comune.

Come milioni di altri in tutto il mondo, creano, rivedono e approvano contenuti ogni mese, dai video di TikTok alle brochure dei prodotti. Questo processo, abbiamo subito scoperto, è tutt'altro che perfetto.

In questo rapporto scoprirai come le persone hanno trascorso due giorni alla settimana a fornire e ricevere feedback nel 2021. E mentre scopriamo i problemi chiave nel processo di approvazione, imparerai perché il 71% dei project manager ha dovuto organizzare riunioni per chiarire Commenti.

Cominciamo dall'elefante nella stanza: il COVID-19 e il futuro del lavoro.

Collaborazione nel cloud

Secondo The Economist , solo il 5% del lavoro in America è stato svolto da remoto nel febbraio 2020. Per la maggior parte di noi, l'idea di lavorare da casa era un sogno irrealizzabile (o un incubo, a seconda della prospettiva).

Ma la pandemia ha cambiato tutto.

9 su 10 hanno lavorato a distanza per almeno una parte del 2021

Negli ultimi 12 mesi, il 40% afferma che la modalità completamente remota è stata la configurazione di lavoro più comune. Il lavoro ibrido (49%) era la configurazione più comune, ma solo l'11% era in ufficio a tempo pieno.

E il telecomando a tempo pieno sembra destinato a diventare la nuova normalità nel 2022.

Alla domanda su come collaboreranno nel prossimo anno, il 47% afferma da remoto – sette punti percentuali in più rispetto al 2021 – e il 10% afferma che collaborerà di persona. È interessante notare che i project manager (14%) sono più inclinati mentre designer e creativi (8%) sono più bassi.

Questo presenta un nuovo ordine mondiale per le agenzie e gli esperti di marketing. I giorni in cui ci si raccoglieva attorno alle scrivanie, indicando gli schermi e inseguendo revisori inafferrabili per l'edificio sono finiti. Ora, i team devono trovare modi più intelligenti per condividere video online e portare il feedback sul design nel cloud.

I ragazzi hanno trascorso 5 volte più tempo in ufficio rispetto ai direttori

Solo il 4% degli amministratori ha lavorato in ufficio a tempo pieno nel 2021, rispetto al 23% dei giovani. Allora perché i ragazzi continuano a sfidare il pendolarismo mentre i loro capi si godono il comfort e, soprattutto, la sicurezza di casa?

Una spiegazione è che hanno meno spazio a casa rispetto ai colleghi più anziani, quindi preferiscono lavorare dall'ufficio. Un altro è che a loro piace pranzare o bere qualcosa con i colleghi dentro e intorno al lavoro e, come saprà chiunque abbia frequentato Zoom drink negli ultimi anni, non è lo stesso dal tavolo della tua cucina.

E poi c'è l'argomento cinico: la fiducia. Potrebbe essere che i datori di lavoro semplicemente non si fidino dei giovani professionisti che mettono le ore a casa.

Qualunque sia la ragione, i giovani si aspettano di trascorrere più tempo in ufficio di chiunque altro nel 2022.

Tempo reale vs. asincrono: il punto di svolta

Il futuro della collaborazione dipende da una battaglia di culture del lavoro. Qualunque cosa esca dalla pandemia in cima, è probabile che rimanga in testa.

🔵 Nell'angolo blu hai il lavoro in tempo reale, dove i team si riuniscono alle scrivanie, alle riunioni e alle videochiamate per portare avanti i progetti. Questo è un ottimo modo per costruire relazioni solide e scambiare idee con i tuoi compagni di squadra. Ma, spesso, i progetti possono essere sospesi fino a quando tutti hanno uno spazio libero nella propria agenda.

🔴 E nell'angolo rosso - lo sfidante - il lavoro asincrono, che sfrutta strumenti come messenger, registrazioni dello schermo e prove online per impedire a riunioni e diari di intralciare il progresso. Questo è perfetto per le persone a cui piace impostare i propri programmi, ma i team devono disporre degli strumenti giusti per vederne i vantaggi.

Il lavoro asincrono è in testa, ma solo di poco

Il 52% prevede di trascorrere la maggior parte del proprio tempo comunicando in modo asincrono nel 2022. L'altro 48% prevede di collaborare in tempo reale.

Ma questo potrebbe bastare per far pendere la bilancia.

Prima della pandemia, lavorare da casa era l'eccezione. Ma in un mondo in cui metà della squadra è remota in un dato giorno, le discussioni importanti dovranno avvenire nei canali piuttosto che nei corridoi. E i progetti saranno redatti su kanban invece che su lavagne bianche.

E così, finché una parte del team è impostata per lavorare in modo asincrono, lo saranno tutti.

Il feedback sta ostacolando un ottimo lavoro

Il feedback non è qualcosa a cui pensiamo ogni giorno. Condividiamo tutti il ​​lavoro con altre persone e chiediamo i loro pensieri. Ma raramente ci fermiamo a pensare a come migliorare il processo.

Forse è giunto il momento.

Nel 2021 sono stati spesi due giorni alla settimana per fornire e ricevere feedback

Secondo il nostro sondaggio Year In Review, le persone hanno trascorso poco più di tre ore al giorno a fornire e ricevere feedback nel 2021. Ciò corrisponde a 15,7 ore a settimana o 68 ore al mese.

Ecco una rapida ripartizione:

• Tempo medio per rivedere un'opera: 23 minuti
• Media dei lavori rivisti a settimana: 11
• Versioni medie riviste prima di dare l'approvazione: Quattro

Gli account manager hanno dedicato il 60% del loro tempo a feedback e approvazioni

Gli account manager (1.245 ore), la conformità (1.052 ore) e gli strateghi (963 ore) hanno trascorso la maggior parte del tempo a fornire e ricevere feedback nel 2021, seguiti da vicino dai project manager, che hanno trascorso 885 ore.

E confrontando le differenze tra i livelli di esperienza, abbiamo scoperto che gli anziani (909 ore) dedicavano la maggior parte del tempo al feedback al mese, mentre i giovani (499 ore) ne trascorrevano di meno.

L'89% afferma che si sentirebbe più felice sul lavoro se il proprio team avesse un processo di revisione e approvazione più efficiente

Nonostante trascorrano più tempo a casa nel 2021, le persone sentono la pressione più che mai, soprattutto quando si tratta di portare il lavoro al traguardo.

Ecco come sono cambiate le cose nell'ultimo anno:

• Il 68% afferma che il proprio carico di lavoro è aumentato
• Il 60% afferma che le scadenze sono diventate più impegnative
• 1 su 3 afferma che le normative e la conformità sono diventate un problema più grande

Con più lavoro da fornire, più persone da rivedere e scadenze più impegnative da rispettare, non sorprende che 2 persone su 3 si sentano stressate o frustrate a causa del loro processo di revisione e approvazione.

Potrebbe essere questo un altro fattore che alimenta le Grandi Dimissioni?

Quando lavori da casa, le differenze tra un lavoro e l'altro sono minime. Quindi, mentre i carichi di lavoro si accumulano e i livelli di stress aumentano, le aziende devono chiedersi: come possiamo rendere la vita più facile ai nostri dipendenti?

Secondo l'89% dei nostri intervistati, un processo di revisione e approvazione più efficiente sarebbe un ottimo inizio.

3 su 4 affermano che potrebbero creare un lavoro migliore se dedicassero meno tempo alla gestione del feedback

Negli ultimi decenni, le aziende hanno investito miliardi di dollari nella trasformazione digitale. E ogni strumento o avanzamento ha portato nuovi vantaggi:

• Le unità cloud ti consentono di accedere ai file in qualsiasi parte del mondo
• Le app di Messenger rendono la comunicazione più veloce e chiara
• Gli strumenti di gestione del progetto mantengono il tuo team allineato e concentrato

E se l'obiettivo di tutto questo è fare di più in meno tempo, le aziende farebbero bene a lavorare sul loro processo di revisione e approvazione nel 2022.

Migliorando l'efficienza, la comunicazione e la coerenza durante il processo di revisione e approvazione, i team faranno risparmiare tempo e denaro, consentendo alle persone di fornire il proprio lavoro migliore.

La necessità di velocità (e chiarezza)

Quando è stato chiesto di valutare la sua efficienza, l'83% ha affermato che il processo di revisione e approvazione del proprio team è stato efficiente o molto efficiente. Ma quando si graffia sotto la superficie, ci sono due problemi principali che vale la pena dare un'occhiata più da vicino.

Il primo è il tempo.

1 su 2 afferma che il feedback ritardato dei revisori li ha rallentati nel 2021

Alla domanda su quali problemi hanno contribuito all'inefficienza del proprio team negli ultimi 12 mesi, il 49% afferma che il feedback dei revisori ha ritardato. Per i project manager e gli account manager, ciò sale rispettivamente al 62% e all'80%.

E i problemi non finiscono qui.

Il 48% ha dovuto inseguire le persone per ottenere l'approvazione nel tentativo di portare avanti i progetti. E il 38% è stato costretto a spostare le scadenze per concedere più tempo al feedback.

Il 14% dei marketer ha annullato progetti nell'ultimo anno perché i file non sono stati approvati in tempo

Per alcuni, inseguire i revisori e spostare le scadenze non è stato sufficiente per portare il lavoro al traguardo.

Nel 2021, l'8% afferma di aver annullato i progetti perché i lavori non sono stati approvati in tempo. Per gli esperti di marketing (14%), gli strateghi (13%) e gli specialisti dei media (13%), le cifre sono ancora più elevate.

1 su 3 afferma che la comunicazione e la collaborazione non sono abbastanza buone

Quando si tratta di marketing, le agenzie e i team interni sono esperti di comunicazione. Ma lo stesso non si può dire per le comunicazioni interne: il 34% afferma che il proprio team soffre di scarsa comunicazione e collaborazione.

I marchi e le agenzie raramente hanno un processo chiaro quando si tratta di condividere file e raccogliere feedback. Quindi non sorprende che il 53% dei marketer abbia dovuto consolidare i feedback di persone e luoghi diversi nel 2021.

Questo potrebbe provenire da un numero qualsiasi di canali:

• E-mail
• Videochiamate
• Commenti in-app
• Appunti scritti a mano

E il risultato? Il 40% ha ricevuto feedback contrastanti o poco chiari sul proprio lavoro nell'ultimo anno. Per gli strateghi, che sale al 63%.

Il 71% dei project manager ha organizzato riunioni per chiarire il feedback

Se ognuno ha il proprio modo di fornire feedback, c'è un'alta probabilità che i revisori non stiano discutendo (o addirittura non vedano) i commenti degli altri.

Quindi cosa fai quando una persona dice "make it red" in un'e-mail, mentre un'altra dice "make it blue" nei commenti della tua presentazione? Secondo i dati, convochi una riunione.

Nel 2021, il 53% ha organizzato riunioni per chiarire il feedback dei revisori e allineare tutti. Account manager (80%), project manager (71%) e marketer (64%) hanno riscontrato questo problema più di chiunque altro.

Assumere il controllo del processo di approvazione

Hai mai faticato a trovare l'ultima versione di un file? Non sei solo. Negli ultimi 12 mesi, 3 su 10 affermano di non sapere dove trovare un'opera. E il 31% afferma che i propri file e cartelle sono disorganizzati, causando inefficienze all'interno del team.

Ma questa è solo la punta dell'iceberg.

I team non hanno un processo chiaro per ottenere l'approvazione del lavoro

Durante la revisione di un lavoro, il 14% afferma di non conoscere il metodo migliore per condividere il feedback.

Allora cosa fanno? Fanno le proprie scelte. E-mail, commenti in-app o forse solo una rapida videochiamata uno a uno. Non c'è da stupirsi che il 18% affermi di aver perso le tracce di chi aveva approvato un'opera almeno una volta nell'ultimo anno. Per gli account manager (40%) e la compliance (33%), le cifre sono ancora più elevate.

Il 14% degli esperti di marketing ha pubblicato errori perché sono stati mancati importanti passaggi di revisione

Poi ci sono quelli che rimandano del tutto il feedback. Il 21% afferma di aver ricevuto feedback su una vecchia versione di un file nell'ultimo anno, non dando ai revisori altra scelta che rivederlo, questa volta con l'ultima versione.

Questo può facilmente portare a ritardi e frustrazione. E poiché le squadre stanno già lottando per tracciare chi ha approvato cosa, gli errori stanno scivolando attraverso la rete.

Nel 2021, circa 1 persona su 10 ha pubblicato errori perché mancavano importanti passaggi di revisione. Designer, creativi (13%) e marketer (14%) hanno affrontato maggiormente questo problema.

E per chiunque sia preoccupato per le normative, la conformità o l'immagine del marchio, gli errori non sono un'opzione.

Marchi e agenzie con uno strumento dedicato hanno risparmiato 62 ore a persona nel 2021

Nel nostro sondaggio Year In Review, abbiamo chiesto alle persone come condividevano il lavoro e raccolto feedback. Abbiamo quindi esaminato il tempo medio speso per la revisione di ciascun lavoro.

Combinando questo con il numero medio di file (46) e versioni (4) recensiti al mese, possiamo vedere quanto tempo impiegano le persone a gestire il feedback in base al loro processo di revisione.

Ecco i risultati, dal più veloce al più lento:

• Filestage – 66,9 ore al mese
• Videochiamata – 71,6 ore al mese
• Commenti in-app: 72,3 ore al mese
• E-mail: 74,1 ore al mese
• Stampe annotate – 75,3 ore al mese

Il passaggio dall'e-mail a Filestage potrebbe far risparmiare al tuo team circa un giorno a persona, al mese

Per un motivo o per l'altro, milioni di persone usano ancora la posta elettronica per ottenere feedback sul proprio lavoro. Ciò è particolarmente vero per i team che lavorano con partner esterni o condividono il lavoro con i clienti.

Ma passando dall'e-mail a Filestage, ogni persona nel processo di revisione potrebbe risparmiare 7,2 ore al mese o 86 ore durante l'anno.

Ecco come potrebbe apparire a livello aziendale:

• Un team di 15 persone esamina 25 lavori a settimana e di solito sono necessarie quattro versioni per ottenere l'approvazione.
• Con la posta elettronica, possono aspettarsi di dedicare 2.631 ore al mese a fornire e ricevere feedback.
• Con Filestage, possono rivedere la stessa quantità di lavoro in 2.376 ore, con un risparmio di 255 ore al mese.
• Basato su uno stipendio orario di $ 50, si tratta di un risparmio di $ 12.737,66 al mese.

Metodologia

Filestage ha intervistato 263 persone in una vasta gamma di paesi, settori e dipartimenti. I dati sono stati quindi raccolti e incrociati per creare l'Anno In Revisione 2021.

Ci siamo impegnati a piantare un albero per ogni persona che ha risposto al sondaggio, ma abbiamo scelto di fare un ulteriore passo avanti piantando 500 alberi con Ecologi.

Dichiarazione di fair use

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