Filestage Year In Review – Cara membuat karya terbaik Anda di tahun 2022

Cara kami berkolaborasi berubah dengan kecepatan yang menakjubkan, dengan masalah dan peluang baru di setiap kesempatan. Dalam laporan ini, kami menjelajahi rumah baru pembuatan konten, biaya pengelolaan masukan, dan kiat untuk membantu Anda membuat karya terbaik di tahun 2022.

Pada akhir tahun 2021, Filestage mensurvei ratusan profesional periklanan dan pemasaran. Responden mencakup berbagai tingkat pengalaman, departemen, dan ukuran perusahaan.

Tapi ada satu kesamaan yang mereka miliki.

Seperti jutaan orang lain di seluruh dunia, mereka membuat, meninjau, dan menyetujui konten setiap bulan – mulai dari video TikTok hingga brosur produk. Proses ini, dengan cepat kami temukan, jauh dari sempurna.

Dalam laporan ini, Anda akan menemukan bagaimana orang menghabiskan dua hari seminggu memberi dan menerima umpan balik pada tahun 2021. Dan saat kami mengungkap masalah utama dalam proses persetujuan, Anda akan mempelajari mengapa 71% manajer proyek harus mengatur pertemuan untuk mengklarifikasi komentar.

Mari kita mulai dengan gajah di dalam ruangan: COVID-19 dan masa depan pekerjaan.

Kolaborasi di awan

Menurut The Economist , hanya 5% pekerjaan di Amerika yang dilakukan dari jarak jauh pada Februari 2020. Bagi kebanyakan dari kita, gagasan bekerja dari rumah adalah mimpi buruk (atau mimpi buruk, tergantung pada perspektif Anda).

Namun pandemi telah mengubah segalanya.

9 dari 10 bekerja dari jarak jauh setidaknya selama sebagian tahun 2021

Selama 12 bulan terakhir, 40% mengatakan bahwa sepenuhnya remote adalah pengaturan kerja mereka yang paling umum. Pekerjaan hybrid (49%) adalah pengaturan yang paling umum, tetapi hanya 11% yang berada di kantor penuh waktu.

Dan remote penuh waktu tampaknya akan menjadi normal baru pada tahun 2022.

Ketika ditanya bagaimana mereka akan berkolaborasi di tahun mendatang, 47% mengatakan dari jarak jauh – naik tujuh poin persentase dibandingkan dengan tahun 2021 – dan 10% mengatakan mereka akan berkolaborasi secara langsung. Menariknya, manajer proyek (14%) condong lebih tinggi sementara desainer dan kreatif (8%) condong lebih rendah.

Ini menghadirkan tatanan dunia baru bagi agensi dan pemasar. Hari-hari berkumpul di sekitar meja, menunjuk layar, dan mengejar pengulas yang sulit dipahami di sekitar gedung sudah berakhir. Sekarang, tim perlu menemukan cara yang lebih cerdas untuk berbagi video secara online dan menerima masukan desain ke cloud.

Juniors menghabiskan 5x lebih banyak waktu di kantor daripada direktur

Hanya 4% direktur yang bekerja penuh waktu di kantor pada tahun 2021, dibandingkan dengan 23% junior. Jadi mengapa junior masih berani bepergian sementara bos mereka menikmati kenyamanan dan, yang lebih penting, keamanan rumah?

Salah satu penjelasannya adalah mereka memiliki lebih sedikit ruang di rumah daripada rekan senior mereka, sehingga mereka lebih suka bekerja dari kantor. Alasan lainnya adalah mereka suka makan siang atau minum dengan rekan kerja di dalam dan di sekitar tempat kerja – dan seperti yang diketahui oleh siapa pun yang menghadiri minuman Zoom selama beberapa tahun terakhir, itu tidak sama dari meja dapur Anda.

Dan kemudian ada argumen sinis: kepercayaan. Bisa jadi majikan tidak mempercayai profesional muda untuk menghabiskan waktu di rumah.

Apa pun alasannya, para junior berharap untuk menghabiskan lebih banyak waktu di kantor daripada siapa pun di tahun 2022.

Waktu nyata vs. asinkron – titik kritis

Masa depan kolaborasi tergantung pada pertarungan budaya kerja. Apa pun yang keluar dari pandemi di atas kemungkinan akan tetap di depan.

Di sudut biru, Anda memiliki pekerjaan waktu nyata, tempat tim berkumpul di meja, rapat, dan panggilan video untuk memajukan proyek. Ini adalah cara yang bagus untuk membangun hubungan yang kuat dan memunculkan ide dengan rekan tim Anda. Namun, seringkali, proyek dapat ditunda hingga setiap orang memiliki slot kosong di buku harian mereka.

Dan di sudut merah – penantang – kerja asinkron, yang memanfaatkan alat seperti messenger, rekaman layar, dan pemeriksaan online untuk menghentikan rapat dan buku harian agar tidak menghalangi kemajuan. Ini sangat cocok untuk orang yang suka mengatur jadwal mereka sendiri, tetapi tim harus memiliki alat yang tepat untuk melihat manfaatnya.

Pekerjaan asinkron adalah yang terdepan, tetapi hanya saja

52% berharap untuk menghabiskan sebagian besar waktu mereka berkomunikasi secara asinkron pada tahun 2022. 48% lainnya berharap untuk berkolaborasi secara real time.

Tapi itu bisa cukup untuk memberi tip pada timbangan.

Sebelum pandemi, bekerja dari rumah adalah pengecualian. Tetapi di dunia di mana separuh tim berada jauh pada hari tertentu, diskusi penting harus terjadi di saluran daripada koridor. Dan proyek akan dibuat di kanban, bukan di papan tulis.

Jadi, selama bagian dari tim diatur untuk bekerja secara asinkron, semua orang akan melakukannya.

Umpan balik menghalangi pekerjaan yang hebat

Umpan balik bukanlah sesuatu yang kita pikirkan setiap hari. Kita semua berbagi pekerjaan dengan orang lain dan meminta pendapat mereka. Namun jarang kita berhenti dan berpikir untuk membuat prosesnya menjadi lebih baik.

Mungkin sudah waktunya.

Dua hari per minggu dihabiskan untuk memberi dan menerima umpan balik pada tahun 2021

Menurut survei Year In Review kami, orang-orang menghabiskan lebih dari tiga jam per hari untuk memberi dan menerima umpan balik pada tahun 2021. Itu berhasil pada 15,7 jam per minggu atau 68 jam per bulan.

Berikut uraian singkatnya:

• Waktu rata-rata untuk mengulas suatu karya: 23 menit
• Rata-rata potongan pekerjaan yang ditinjau per minggu: 11
• Versi rata-rata ditinjau sebelum memberikan persetujuan: Empat

Manajer akun menghabiskan 60% waktunya untuk umpan balik dan persetujuan

Manajer akun (1.245 jam), kepatuhan (1.052 jam), dan ahli strategi (963 jam) menghabiskan sebagian besar waktu untuk memberi dan menerima umpan balik pada tahun 2021 – diikuti oleh manajer proyek, yang menghabiskan 885 jam.

Dan ketika membandingkan perbedaan di seluruh tingkat pengalaman, kami menemukan bahwa senior (909 jam) menghabiskan paling banyak waktu untuk umpan balik per bulan, sementara junior (499 jam) menghabiskan paling sedikit.

89% mengatakan mereka akan merasa lebih bahagia di tempat kerja jika tim mereka memiliki proses peninjauan dan persetujuan yang lebih efisien

Meskipun menghabiskan lebih banyak waktu di rumah pada tahun 2021, orang-orang merasakan tekanan lebih dari sebelumnya – terutama ketika harus menyelesaikan pekerjaan di garis finis.

Inilah bagaimana hal-hal berubah dalam setahun terakhir:

• 68% mengatakan beban kerja mereka meningkat
• 60% mengatakan tenggat waktu mereka menjadi lebih menuntut
• 1 dari 3 mengatakan peraturan dan kepatuhan menjadi masalah yang lebih besar

Dengan lebih banyak pekerjaan yang harus diselesaikan, lebih banyak orang untuk meninjaunya, dan tenggat waktu yang lebih menantang untuk dipenuhi, tidak mengherankan bahwa 2 dari 3 orang merasa stres atau frustrasi karena proses peninjauan dan persetujuan mereka.

Mungkinkah ini menjadi faktor lain yang memengaruhi Pengunduran Diri Hebat?

Saat Anda bekerja dari rumah, perbedaan antara satu pekerjaan dan pekerjaan berikutnya tipis. Jadi ketika beban kerja menumpuk dan tingkat stres meningkat, perusahaan harus bertanya pada diri sendiri: bagaimana kita bisa membuat hidup lebih mudah bagi karyawan kita?

Menurut 89% responden kami, proses peninjauan dan persetujuan yang lebih efisien akan menjadi awal yang baik.

3 dari 4 mengatakan mereka dapat menciptakan pekerjaan yang lebih baik jika mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola umpan balik

Dalam beberapa dekade terakhir, bisnis telah menginvestasikan miliaran dolar dalam transformasi digital. Dan setiap alat atau kemajuan telah membawa manfaat baru:

• Drive cloud memungkinkan Anda mengakses file di mana saja di dunia
• Aplikasi Messenger membuat komunikasi lebih cepat dan lebih jelas
• Alat manajemen proyek menjaga tim Anda tetap selaras dan fokus

Dan jika tujuan dari semua ini adalah untuk menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, perusahaan sebaiknya mengerjakan proses peninjauan dan persetujuan mereka pada tahun 2022.

Dengan meningkatkan efisiensi, komunikasi, dan konsistensi selama proses peninjauan dan persetujuan, tim akan menghemat waktu dan uang sekaligus memberdayakan orang untuk memberikan pekerjaan terbaik mereka.

Kebutuhan akan kecepatan (dan kejelasan)

Ketika ditanya untuk menilai efisiensinya, 83% mengatakan proses peninjauan dan persetujuan tim mereka efisien atau sangat efisien. Tetapi ketika Anda menggaruk di bawah permukaan, ada dua masalah utama yang layak untuk dilihat lebih dekat.

Yang pertama adalah waktu.

1 dari 2 mengatakan bahwa umpan balik yang tertunda dari pengulas memperlambatnya pada tahun 2021

Ketika ditanya masalah mana yang berkontribusi pada inefisiensi tim mereka selama 12 bulan terakhir, 49% mengatakan umpan balik tertunda dari pengulas. Untuk manajer proyek dan manajer akun, masing-masing naik menjadi 62% dan 80%.

Dan masalah tidak berhenti di situ.

48% harus mengejar orang untuk mendapatkan persetujuan dalam upaya untuk memajukan proyek. Dan 38% terpaksa memindahkan tenggat waktu untuk memberikan lebih banyak waktu untuk umpan balik.

14% pemasar membatalkan proyek pada tahun lalu karena file tidak disetujui tepat waktu

Bagi sebagian orang, mengejar pengulas dan mengubah tenggat waktu tidak cukup untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pada tahun 2021, 8% mengatakan mereka membatalkan proyek karena pekerjaan itu tidak disetujui tepat waktu. Untuk pemasar (14%), ahli strategi (13%), dan spesialis media (13%), angkanya bahkan lebih tinggi.

1 dari 3 mengatakan komunikasi dan kolaborasi kurang baik

Dalam hal pemasaran, agensi dan tim internal adalah pakar komunikasi. Tetapi hal yang sama tidak dapat dikatakan untuk komunikasi internal: 34% mengatakan tim mereka mengalami komunikasi dan kolaborasi yang buruk.

Merek dan agensi jarang memiliki proses yang jelas dalam hal berbagi file dan mengumpulkan umpan balik. Jadi, tidak mengherankan bahwa 53% pemasar harus menggabungkan umpan balik dari orang dan tempat yang berbeda pada tahun 2021.

Ini bisa datang dari sejumlah saluran:

• Surel
• Panggilan video
• Komentar dalam aplikasi
• Catatan tulisan tangan

Dan hasilnya? 40% menerima umpan balik yang bertentangan atau tidak jelas tentang pekerjaan mereka pada tahun lalu. Untuk ahli strategi, itu naik menjadi 63%.

71% manajer proyek telah mengatur pertemuan untuk mengklarifikasi umpan balik

Jika setiap orang memiliki cara mereka sendiri dalam memberikan umpan balik, ada kemungkinan besar pengulas tidak mendiskusikan (atau bahkan melihat) komentar satu sama lain.

Jadi apa yang Anda lakukan ketika satu orang mengatakan "jadikan merah" di email, sementara yang lain mengatakan "jadikan biru" di komentar presentasi Anda? Menurut data, Anda mengadakan rapat.

Pada tahun 2021, 53% mengatur pertemuan untuk mengklarifikasi umpan balik dari pengulas dan membuat semua orang selaras. Manajer akun (80%), manajer proyek (71%), dan pemasar (64%) mengalami masalah ini lebih dari siapa pun.

Mengambil kendali atas proses persetujuan

Pernah berjuang untuk menemukan versi terbaru dari sebuah file? Kamu tidak sendiri. Dalam 12 bulan terakhir, 3 dari 10 mengatakan mereka tidak tahu di mana mencari pekerjaan. Dan 31% mengatakan file dan folder mereka tidak teratur, yang menyebabkan inefisiensi di seluruh tim.

Tapi itu hanya puncak gunung es.

Tim tidak memiliki proses yang jelas untuk mendapatkan pekerjaan yang disetujui

Saat meninjau sebuah karya, 14% mengatakan mereka tidak tahu metode terbaik untuk berbagi umpan balik.

Jadi apa yang mereka lakukan? Mereka membuat pilihan mereka sendiri. Email, komentar dalam aplikasi, atau mungkin hanya panggilan video satu-ke-satu yang cepat. Tidak heran 18% mengatakan mereka kehilangan jejak siapa yang telah menyetujui suatu pekerjaan setidaknya sekali dalam setahun terakhir. Untuk manajer akun (40%) dan kepatuhan (33%), angkanya bahkan lebih tinggi.

14% pemasar telah memublikasikan kesalahan karena langkah tinjauan penting terlewatkan

Lalu ada orang yang menunda memberikan umpan balik sama sekali. 21% mengatakan mereka menerima umpan balik pada versi lama file pada tahun lalu, sehingga pengulas tidak punya pilihan selain meninjaunya lagi – kali ini dengan versi terbaru.

Ini dapat dengan mudah menyebabkan penundaan dan frustrasi. Dan karena tim sudah berjuang untuk melacak siapa yang menyetujui apa, kesalahan menyelinap melalui jaring.

Pada tahun 2021, sekitar 1 dari 10 orang memublikasikan kesalahan karena langkah peninjauan penting terlewatkan. Desainer dan kreatif (13%) dan pemasar (14%) paling sering menghadapi masalah ini.

Dan bagi siapa pun yang peduli dengan peraturan, kepatuhan, atau citra merek, kesalahan bukanlah pilihan.

Merek dan agensi dengan alat khusus menghemat 62 jam per orang pada tahun 2021

Dalam survei Year In Review kami, kami bertanya kepada orang-orang bagaimana mereka berbagi pekerjaan dan mengumpulkan umpan balik. Kami kemudian melihat waktu rata-rata yang mereka habiskan untuk meninjau setiap karya.

Dengan menggabungkan ini dengan jumlah rata-rata file (46) dan versi (4) yang ditinjau per bulan, kita dapat melihat berapa lama waktu yang dihabiskan orang untuk mengelola umpan balik berdasarkan proses peninjauan mereka.

Berikut adalah hasilnya, dari yang tercepat hingga yang paling lambat:

• Filestage – 66,9 jam per bulan
• Panggilan video – 71,6 jam per bulan
• Komentar dalam aplikasi – 72,3 jam per bulan
• Email – 74,1 jam per bulan
• Cetakan beranotasi – 75,3 jam per bulan

Beralih dari email ke Filestage dapat menyelamatkan tim Anda sekitar satu hari per orang, per bulan

Untuk satu dan lain alasan, jutaan orang masih menggunakan email untuk mendapatkan umpan balik tentang pekerjaan mereka. Hal ini terutama berlaku untuk tim yang bekerja dengan mitra eksternal atau berbagi pekerjaan dengan klien.

Namun dengan beralih dari email ke Filestage, setiap orang dalam proses peninjauan Anda dapat menghemat 7,2 jam per bulan – atau 86 jam sepanjang tahun.

Begini tampilannya di tingkat perusahaan:

• Sebuah tim yang terdiri dari 15 orang meninjau 25 karya per minggu, dan biasanya dibutuhkan empat versi untuk mendapatkan persetujuan.
• Dengan email, mereka dapat menghabiskan 2.631 jam per bulan untuk memberi dan menerima umpan balik.
• Dengan Filestage, mereka dapat meninjau jumlah pekerjaan yang sama dalam 2.376 jam – penghematan 255 jam per bulan.
• Berdasarkan gaji per jam sebesar $50, itu merupakan penghematan sebesar $12.737,66 per bulan.

Metodologi

Filestage mensurvei 263 orang di berbagai negara, industri, dan departemen. Data tersebut kemudian dikumpulkan dan dirujuk silang untuk membuat Year In Review 2021.

Kami berjanji untuk menanam satu pohon untuk setiap orang yang menanggapi survei, tetapi memilih untuk melangkah lebih jauh dengan menanam 500 pohon dengan Ekologi.

Pernyataan penggunaan wajar

Jika Anda ingin berbagi temuan ini dengan audiens Anda, kami mohon Anda menghargai penelitian kami dengan tautan kembali ke halaman ini. Ini akan memungkinkan pembaca Anda untuk menjelajahi data secara keseluruhan.