Filestage Yılı İncelemede – 2022'de en iyi çalışmanızı nasıl oluşturabilirsiniz?

İşbirliği şeklimiz, her fırsatta yeni sorunlar ve fırsatlarla birlikte şaşırtıcı bir oranda değişiyor. Bu raporda, içerik oluşturmanın yeni yuvasını, geri bildirim yönetiminin maliyetini ve 2022'de en iyi çalışmanızı oluşturmanıza yardımcı olacak ipuçlarını keşfediyoruz.

2021'in sonunda Filestage, yüzlerce reklam ve pazarlama uzmanıyla anket yaptı. Ankete katılanlar, geniş bir deneyim düzeyleri, departmanlar ve şirket büyüklükleri yelpazesini kapsıyordu.

Ama ortak bir noktaları vardı.

Dünyadaki milyonlarca insan gibi, TikTok videolarından ürün broşürlerine kadar her ay içerik oluşturuyor, inceliyor ve onaylıyorlar. Çabucak bulduğumuz bu süreç mükemmel olmaktan uzak.

Bu raporda, insanların 2021'de haftada iki günü nasıl geri bildirim alıp aldıklarını keşfedeceksiniz. Onay sürecindeki temel sorunları ortaya çıkardıkça, proje yöneticilerinin %71'inin neden netleştirmek için toplantılar düzenlemek zorunda kaldığını öğreneceksiniz. yorumlar

Odadaki fil ile başlayalım: COVID-19 ve işin geleceği.

Bulutta işbirliği

The Economist'e göre Şubat 2020'de Amerika'da işin sadece %5'i uzaktan yapıldı. Çoğumuz için evden çalışma fikri boş bir hayaldi (veya bakış açınıza göre kabus).

Ama salgın her şeyi değiştirdi.

Her 10 kişiden 9'u 2021'in en azından bir bölümünde uzaktan çalıştı

Son 12 ayda, %40'ı tamamen uzaktan çalışmanın en yaygın iş kurulumları olduğunu söylüyor. Hibrit çalışma (%49) en yaygın kurulumdu, ancak yalnızca %11'i tam zamanlı olarak ofisteydi.

Ve tam zamanlı uzaktan kumanda, 2022'de yeni normal olmaya hazırlanıyor.

Önümüzdeki yıl nasıl işbirliği yapacakları sorulduğunda, %47'si 2021'e kıyasla yedi yüzde puanı artışla uzaktan, %10'u ise şahsen işbirliği yapacaklarını söylüyor. İlginç bir şekilde, proje yöneticileri (%14) daha yüksek, tasarımcılar ve yaratıcılar (%8) ise daha düşük eğildi.

Bu, ajanslar ve pazarlamacılar için yeni bir dünya düzeni sunuyor. Masaların etrafında toplanma, ekranları işaret etme ve bina çevresinde anlaşılması zor eleştirmenleri kovalama günleri sona erdi. Artık ekiplerin çevrimiçi video paylaşmanın ve tasarım geri bildirimlerini buluta almanın daha akıllı yollarını bulması gerekiyor.

Gençler ofiste müdürlere göre 5 kat daha fazla zaman harcadı

Astların %23'üne kıyasla, 2021'de müdürlerin yalnızca %4'ü ofiste tam zamanlı çalıştı. Öyleyse, patronları ev konforunun ve daha da önemlisi güvenliğinin tadını çıkarırken neden gençler işe gidip gelmeye cesaret ediyor?

Bunun bir açıklaması, kıdemli meslektaşlarına göre evde daha az alana sahip olmaları ve bu nedenle ofisten çalışmayı tercih etmeleridir. Bir diğeri, iş yerinde ve çevresinde meslektaşlarıyla öğle yemeği veya içecek yemeyi sevmeleridir ve son birkaç yıldır Zoom içeceklerine katılan herkesin bileceği gibi, mutfak masanızdan aynı değildir.

Ve sonra alaycı argüman var: güven. İşverenler, genç profesyonellerin evde saatler geçirmelerine güvenmeyebilirler.

Sebep ne olursa olsun, gençler 2022'de ofiste herkesten daha fazla zaman geçirmeyi bekliyor.

Gerçek zamanlı ve eşzamansız – devrilme noktası

İşbirliğinin geleceği, çalışma kültürlerinin savaşına bağlıdır. Pandemiden hangisi zirveye çıkarsa, muhtemelen önde kalacak.

🔵 Mavi köşede, projeleri ilerletmek için ekiplerin masalarda, toplantılarda ve görüntülü aramalarda bir araya geldiği gerçek zamanlı çalışma var. Bu, güçlü ilişkiler kurmanın ve takım arkadaşlarınızla fikir alışverişinde bulunmanın harika bir yoludur. Ancak, çoğu zaman, herkesin günlüğünde boş bir yeri olana kadar projeler ertelenebilir.

🔴 Ve kırmızı köşede - meydan okuyucu - toplantıların ve günlüklerin ilerlemenin önüne geçmesini önlemek için mesajlaşma, ekran kayıtları ve çevrimiçi prova gibi araçlardan yararlanan asenkron çalışma. Bu, kendi programlarını ayarlamaktan hoşlanan insanlar için mükemmeldir, ancak ekiplerin faydaları görebilmek için doğru araçlara sahip olması gerekir.

Asenkron çalışma öndedir, ancak yalnızca

%52'si 2022'de zamanlarının çoğunu eşzamansız iletişim kurarak geçirmeyi bekliyor. Diğer %48'i ise gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmayı bekliyor.

Ancak bu, teraziyi devirmek için yeterli olabilir.

Salgın öncesinde evden çalışmak istisnaydı. Ancak herhangi bir günde ekibin yarısının uzakta olduğu bir dünyada, önemli tartışmaların koridorlardan ziyade kanallarda gerçekleşmesi gerekecek. Ve projeler beyaz tahtalar yerine kanbanlar üzerine çizilecek.

Ve böylece, ekibin bir parçası asenkron olarak çalışmak üzere ayarlandığı sürece, herkes olacaktır.

Geri bildirim harika bir işin önüne geçiyor

Geri bildirim, her gün düşündüğümüz bir şey değildir. Hepimiz işi diğer insanlarla paylaşırız ve onların düşüncelerini sorarız. Ancak nadiren durup süreci daha iyi hale getirmeyi düşünüyoruz.

Belki de tam zamanıdır.

2021'de haftada iki gün geri bildirim vermek ve almakla geçti

Year In Review anketimize göre, insanlar 2021'de günde üç saatten biraz fazla geri bildirim almak ve vermek için harcadılar. Bu, haftada 15,7 saat veya ayda 68 saat olarak ortaya çıkıyor.

İşte hızlı bir döküm:

• Bir işi gözden geçirmek için ortalama süre: 23 dakika
• Haftada gözden geçirilen ortalama iş parçası: 11
• Onay vermeden önce gözden geçirilen ortalama sürümler: Dört

Hesap yöneticileri zamanlarının %60'ını geri bildirim ve onaylara harcadı

Hesap yöneticileri (1.245 saat), uyumluluk (1.052 saat) ve stratejistler (963 saat) 2021'de geri bildirim almak ve vermek için en çok zaman harcadılar ve onları 885 saat harcayan proje yöneticileri izledi.

Deneyim seviyeleri arasındaki farklılıkları karşılaştırırken, yaşlıların (909 saat) ayda geri bildirime en çok zaman harcadığını, en az ise gençlerin (499 saat) harcadığını gördük.

%89'u, ekiplerinin daha verimli bir inceleme ve onay süreci geçirmesi durumunda iş yerinde daha mutlu hissedeceklerini söylüyor

2021'de evde daha fazla zaman geçirmesine rağmen, insanlar baskıyı her zamankinden daha fazla hissediyorlar - özellikle de bitiş çizgisini geçmek söz konusu olduğunda.

İşte geçen yıl işler nasıl değişti:

• %68'i iş yüklerinin arttığını söylüyor
• %60'ı teslim tarihlerinin daha zorlu hale geldiğini söylüyor
• Her 3 kişiden 1'i düzenlemelerin ve uyumun daha büyük bir sorun haline geldiğini söylüyor

Teslim edilecek daha fazla iş, gözden geçirilecek daha fazla insan ve karşılanması gereken daha zorlu son tarihlerle, her 3 kişiden 2'sinin inceleme ve onay süreçleri nedeniyle stresli veya hüsrana uğramış hissetmesi şaşırtıcı değil.

Bu, Büyük İstifa'yı besleyen başka bir faktör olabilir mi?

Evden çalışırken, bir işle diğeri arasındaki farklar çok azdır. İş yükleri biriktikçe ve stres seviyeleri yükseldikçe, şirketlerin kendilerine şu soruyu sorması gerekiyor: Çalışanlarımız için hayatı nasıl kolaylaştırabiliriz?

Katılımcılarımızın %89'una göre, daha verimli bir inceleme ve onay süreci harika bir başlangıç ​​olabilir.

Her 4 kişiden 3'ü geri bildirimi yönetmek için daha az zaman harcarlarsa daha iyi işler çıkarabileceklerini söylüyor

Son birkaç on yılda işletmeler dijital dönüşüme milyarlarca dolar yatırım yaptı. Ve her araç veya ilerleme yeni avantajlar getirdi:

• Bulut sürücüleri, dünyanın her yerinden dosyalara erişmenizi sağlar
• Messenger uygulamaları iletişimi daha hızlı ve daha net hale getirir
• Proje yönetimi araçları, ekibinizin uyumlu ve odaklanmasını sağlar

Ve tüm bunların amacı daha az zamanda daha fazlasını yapmaksa, şirketler 2022'de gözden geçirme ve onay süreci üzerinde çalışmak akıllıca olacaktır.

Ekipler, inceleme ve onay süreci boyunca verimliliği, iletişimi ve tutarlılığı geliştirerek zamandan ve paradan tasarruf ederken, insanları en iyi işlerini yapmaları için güçlendirir.

Hız (ve netlik) ihtiyacı

Verimliliğini derecelendirmeleri istendiğinde, %83'ü ekiplerinin inceleme ve onay sürecinin verimli veya çok verimli olduğunu söyledi. Ancak yüzeyin altını çizdiğinizde, daha yakından bakmaya değer iki büyük sorun vardır.

Birincisi zaman.

2 kişiden 1'i, gözden geçirenlerden gelen gecikmiş geri bildirimlerin 2021'de onları yavaşlattığını söylüyor

Son 12 ayda ekiplerinin verimsizliğine hangi sorunların katkıda bulunduğu sorulduğunda, %49'u gözden geçirenlerden gelen geri bildirimlerin geciktiğini söylüyor. Proje yöneticileri ve hesap yöneticileri için bu, sırasıyla %62 ve %80'e yükseliyor.

Ve sorunlar burada bitmiyor.

%48'i projeleri ilerletmek için insanların onayını almak zorunda kaldı. Ve %38'i geri bildirim için daha fazla zaman tanımak için son teslim tarihlerini değiştirmek zorunda kaldı.

Pazarlamacıların %14'ü, dosyalar zamanında onaylanmadığı için geçen yıl projelerini iptal etti

Bazıları için, gözden geçirenleri kovalamak ve son teslim tarihlerini değiştirmek, bitiş çizgisini geçmek için yeterli değildi.

2021'de %8'i, iş zamanında onaylanmadığı için projeleri iptal ettiklerini söylüyor. Pazarlamacılar (%14), stratejistler (%13) ve medya uzmanları (%13) için rakamlar daha da yüksek.

Her 3 kişiden 1'i iletişim ve işbirliğinin yeterince iyi olmadığını söylüyor

Pazarlama söz konusu olduğunda, ajanslar ve şirket içi ekipler iletişim uzmanlarıdır. Ancak aynı şey dahili iletişim için söylenemez: %34'ü ekiplerinin zayıf iletişim ve işbirliğinden muzdarip olduğunu söylüyor.

Dosya paylaşma ve geri bildirim toplama konusunda markalar ve ajanslar nadiren net bir sürece sahiptir. Bu nedenle, pazarlamacıların %53'ünün 2021'de farklı kişilerden ve yerlerden gelen geri bildirimleri birleştirmek zorunda kalması şaşırtıcı değil.

Bu, herhangi bir sayıda kanaldan gelebilir:

• E-posta
• Video görüşmeleri
• Uygulama içi yorumlar
• El yazısı notlar

Ve sonuç? %40'ı geçen yıl çalışmalarıyla ilgili çelişkili veya net olmayan geri bildirim aldı. Stratejistler için bu oran %63'e çıkıyor.

Proje yöneticilerinin %71'i geri bildirimleri netleştirmek için toplantılar düzenledi

Herkesin kendi geribildirim verme yolu varsa, gözden geçirenlerin birbirlerinin yorumlarını tartışmama (hatta görmeme) olasılığı çok yüksektir.

Peki, bir kişi bir e-postada “kırmızı yap” derken, diğeri sununun yorumlarında “mavi yap” derken ne yaparsın? Verilere göre, toplantıya çağırıyorsunuz.

2021'de, %53'ü gözden geçirenlerden gelen geri bildirimleri netleştirmek ve herkesin hizalanmasını sağlamak için toplantılar düzenledi. Hesap yöneticileri (%80), proje yöneticileri (%71) ve pazarlamacılar (%64) bu sorunu herkesten daha fazla yaşadı.

Onay sürecinin kontrolünün alınması

Bir dosyanın en son sürümünü bulmakta hiç zorlandınız mı? Yalnız değilsin. Son 12 ayda, her 10 kişiden 3'ü bir eseri nerede bulacaklarını bilmediklerini söylüyor. %31'i dosya ve klasörlerinin düzensiz olduğunu ve bunun ekip genelinde verimsizliğe yol açtığını söylüyor.

Ama bu sadece buzdağının görünen kısmı.

Ekiplerin, işi onaylatmak için net bir süreci yok

Bir çalışmayı gözden geçirirken, %14'ü geri bildirim paylaşmak için en iyi yöntemi bilmediklerini söylüyor.

Peki ne yaparlar? Kendi seçimlerini yaparlar. E-posta, uygulama içi yorumlar veya belki sadece hızlı bire bir video görüşmesi. %18'inin geçen yıl içinde en az bir kez bir işi kimin onayladığının izini kaybettiklerini söylemelerine şaşmamalı. Hesap yöneticileri (%40) ve uyumluluk (%33) için rakamlar daha da yüksekti.

Pazarlamacıların %14'ü önemli gözden geçirme adımları atlandığı için hatalar yayınladı

Sonra geri bildirim vermeyi tamamen erteleyenler var. %21'i geçen yıl bir dosyanın eski bir sürümü hakkında geri bildirim aldıklarını ve gözden geçirenlere bu kez en son sürümle yeniden gözden geçirmekten başka seçenek bırakmadıklarını söylüyor.

Bu kolayca gecikmelere ve hayal kırıklığına yol açabilir. Ve takımlar zaten kimin neyi onayladığını takip etmekte zorlandığından, hatalar ağdan kayıp gidiyor.

2021'de, önemli gözden geçirme adımları atlandığı için yaklaşık 10 kişiden 1'i hata yayınladı. Tasarımcılar ve yaratıcılar (%13) ve pazarlamacılar (%14) bu sorunla en çok karşı karşıya kaldı.

Düzenlemeler, uyumluluk veya marka imajı ile ilgilenen herkes için hatalar bir seçenek değildir.

Özel bir araca sahip markalar ve ajanslar, 2021'de kişi başına 62 saat tasarruf etti

İnceleme Yılı anketimizde, insanlara çalışmalarını nasıl paylaştıklarını sorduk ve geri bildirim topladık. Daha sonra her bir çalışmayı gözden geçirmek için harcadıkları ortalama süreye baktık.

Bunu ayda gözden geçirilen ortalama dosya (46) ve sürüm (4) sayısıyla birleştirerek, insanların inceleme süreçlerine dayalı olarak geri bildirimi yönetmek için ne kadar zaman harcadıklarını görebiliriz.

İşte en hızlıdan en yavaşa doğru sonuçlar:

• Dosya aşaması – ayda 66,9 saat
• Görüntülü arama – ayda 71,6 saat
• Uygulama içi yorumlar – ayda 72,3 saat
• E-posta – ayda 74,1 saat
• Açıklamalı çıktılar – ayda 75,3 saat

E-postadan Filestage'e geçmek, ekibinize ayda kişi başına yaklaşık bir gün kazandırabilir

Şu veya bu nedenle, milyonlarca insan çalışmaları hakkında geri bildirim almak için hala e-posta kullanıyor. Bu, özellikle harici ortaklarla çalışan veya müşterilerle iş paylaşan ekipler için geçerlidir.

Ancak e-postadan Filestage'e geçerek, inceleme sürecinizdeki her kişi ayda 7,2 saat veya yıl boyunca 86 saat tasarruf edebilir.

Bunun şirket düzeyinde nasıl görünebileceği aşağıda açıklanmıştır:

• 15 kişilik bir ekip haftada 25 çalışmayı inceler ve onay almak için genellikle dört versiyon gerekir.
• E-posta ile, ayda 2.631 saat geri bildirim almak ve vermek için harcamayı bekleyebilirler.
• Filestage ile aynı miktarda çalışmayı 2.376 saatte gözden geçirebilirler - ayda 255 saat tasarruf sağlar.
• 50$'lık saatlik maaş bazında, bu ayda 12.737,66$'lık bir tasarruf demektir.

metodoloji

Filestage, çeşitli ülkeler, endüstriler ve departmanlardan 263 kişiyle anket yaptı. Daha sonra veriler toplandı ve 2021 Yılı İncelemesini oluşturmak için çapraz referans verildi.

Ankete katılan her kişi için bir ağaç dikme sözü verdik, ancak Ecologi ile 500 ağaç dikerek bir adım daha ileri gitmeyi seçtik.

adil kullanım beyanı

Bu bulguları hedef kitlenizle paylaşmak isterseniz, bu sayfaya bir bağlantı vererek araştırmamıza itibar etmenizi rica ederiz. Bu, okuyucularınızın verileri bütünüyle keşfetmesine olanak tanır.