Der Filestage-Jahresrückblick – So erstellen Sie Ihre beste Arbeit im Jahr 2022

Die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, ändert sich mit erstaunlicher Geschwindigkeit, mit neuen Problemen und Möglichkeiten an jeder Ecke. In diesem Bericht untersuchen wir die neue Heimat der Inhaltserstellung, die Kosten des Feedback-Managements und Tipps, die Ihnen helfen, Ihre beste Arbeit im Jahr 2022 zu erstellen.

Ende 2021 befragte Filestage Hunderte von Werbe- und Marketingfachleuten. Die Befragten deckten ein breites Spektrum an Erfahrungsstufen, Abteilungen und Unternehmensgrößen ab.

Aber eines hatten sie gemeinsam.

Wie Millionen andere auf der ganzen Welt erstellen, überprüfen und genehmigen sie jeden Monat Inhalte – von TikTok-Videos bis hin zu Produktbroschüren. Wir fanden schnell heraus, dass dieser Prozess alles andere als perfekt ist.

In diesem Bericht erfahren Sie, wie Menschen im Jahr 2021 zwei Tage pro Woche damit verbrachten, Feedback zu geben und zu erhalten. Und während wir die Hauptprobleme im Genehmigungsprozess aufdecken, erfahren Sie, warum 71 % der Projektmanager Besprechungen zur Klärung vereinbaren mussten Bemerkungen.

Beginnen wir mit dem Elefanten im Raum: COVID-19 und die Zukunft der Arbeit.

Zusammenarbeit in der Cloud

Laut The Economist wurden im Februar 2020 nur 5 % der Arbeit in Amerika aus der Ferne erledigt. Für die meisten von uns war die Idee, von zu Hause aus zu arbeiten, ein Wunschtraum (oder Albtraum, je nach Perspektive).

Aber die Pandemie hat alles verändert.

9 von 10 haben mindestens einen Teil des Jahres 2021 remote gearbeitet

In den letzten 12 Monaten gaben 40 % an, dass vollständig remote ihre häufigste Arbeitsumgebung war. Hybrides Arbeiten (49 %) war die häufigste Konfiguration, aber nur 11 % waren Vollzeit im Büro.

Und Vollzeit-Remote scheint 2022 zur neuen Normalität zu werden.

Auf die Frage, wie sie im kommenden Jahr zusammenarbeiten werden, antworten 47 % per Fernzugriff – ein Anstieg um sieben Prozentpunkte im Vergleich zu 2021 – und 10 % sagen, dass sie persönlich zusammenarbeiten werden. Interessanterweise weisen Projektmanager (14 %) eine höhere Neigung auf, während Designer und Kreative (8 %) eine niedrigere Neigung aufweisen.

Dies stellt eine neue Weltordnung für Agenturen und Vermarkter dar. Die Zeiten, in denen man sich um Schreibtische versammelt, auf Bildschirme gezeigt und schwer fassbare Gutachter durch das Gebäude gejagt hat, sind vorbei. Jetzt müssen Teams intelligentere Wege finden, um Videos online zu teilen und Design-Feedback in die Cloud zu übertragen.

Juniors verbrachten 5x mehr Zeit im Büro als Direktoren

Nur 4 % der Direktoren arbeiteten 2021 Vollzeit im Büro, verglichen mit 23 % der Junioren. Warum also trotzen Junioren immer noch dem Pendeln, während ihre Chefs den Komfort und vor allem die Sicherheit von zu Hause genießen?

Eine Erklärung dafür ist, dass sie zu Hause weniger Platz haben als ihre älteren Kollegen und daher lieber vom Büro aus arbeiten. Ein weiterer Grund ist, dass sie gerne mit Kollegen in und um die Arbeit zu Mittag essen oder etwas trinken – und wie jeder wissen wird, der in den letzten Jahren an Zoom-Getränken teilgenommen hat, ist es von Ihrem Küchentisch aus einfach nicht dasselbe.

Und dann ist da noch das zynische Argument: Vertrauen. Es könnte sein, dass Arbeitgeber jungen Berufstätigen einfach nicht zutrauen, die Stunden zu Hause zu leisten.

Was auch immer der Grund sein mag, Junioren erwarten, dass sie im Jahr 2022 mehr Zeit im Büro verbringen werden als jeder andere.

Echtzeit vs. asynchron – der Wendepunkt

Die Zukunft der Zusammenarbeit hängt von einem Kampf der Arbeitskulturen ab. Wer aus der Pandemie am besten hervorgeht, wird wahrscheinlich die Nase vorn haben.

🔵 In der blauen Ecke arbeiten Sie in Echtzeit, wo sich Teams an Schreibtischen, in Besprechungen und bei Videoanrufen versammeln, um Projekte voranzubringen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, starke Beziehungen aufzubauen und Ideen mit Ihren Teamkollegen auszutauschen. Aber oft können Projekte aufgehalten werden, bis jeder einen freien Platz in seinem Terminkalender hat.

🔴 Und in der roten Ecke – der Herausforderer – asynchrones Arbeiten, das Tools wie Messenger, Bildschirmaufzeichnungen und Online-Proofing nutzt, um zu verhindern, dass Meetings und Tagebücher dem Fortschritt im Wege stehen. Dies ist perfekt für Leute, die gerne ihre eigenen Zeitpläne festlegen, aber Teams müssen über die richtigen Tools verfügen, um die Vorteile zu erkennen.

Asynchrones Arbeiten liegt in Führung, aber nur knapp

52 % erwarten, dass sie im Jahr 2022 die meiste Zeit mit asynchroner Kommunikation verbringen werden. Die anderen 48 % erwarten, in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Aber das könnte ausreichen, um die Waage zu kippen.

Vor der Pandemie war das Arbeiten von zu Hause aus die Ausnahme. Aber in einer Welt, in der die Hälfte des Teams an einem bestimmten Tag remote ist, müssen wichtige Diskussionen in Kanälen und nicht in Korridoren stattfinden. Und Projekte werden auf Kanbans statt auf Whiteboards erstellt.

Solange also ein Teil des Teams asynchron arbeitet, wird es jeder tun.

Feedback steht großartiger Arbeit im Weg

Feedback ist nichts, woran wir jeden Tag denken. Wir alle teilen die Arbeit mit anderen Menschen und fragen nach ihrer Meinung. Aber selten hören wir auf und denken darüber nach, den Prozess zu verbessern.

Vielleicht ist es höchste Zeit.

Zwei Tage pro Woche wurden 2021 damit verbracht, Feedback zu geben und zu erhalten

Laut unserer Umfrage zum Jahresrückblick verbrachten die Menschen im Jahr 2021 etwas mehr als drei Stunden pro Tag damit, Feedback zu geben und zu erhalten. Das macht 15,7 Stunden pro Woche oder 68 Stunden pro Monat.

Hier ist eine kurze Aufschlüsselung:

• Durchschnittliche Zeit für die Überprüfung einer Arbeit: 23 Minuten
• Durchschnittliche überprüfte Arbeiten pro Woche: 11
• Durchschnittliche Versionen, die vor der Freigabe überprüft wurden: Vier

Account Manager verbrachten 60 % ihrer Zeit mit Feedback und Genehmigungen

Account Manager (1.245 Stunden), Compliance (1.052 Stunden) und Strategen (963 Stunden) verbrachten 2021 die meiste Zeit damit, Feedback zu geben und zu erhalten – dicht gefolgt von Projektmanagern, die 885 Stunden damit verbrachten.

Und beim Vergleich der Unterschiede zwischen den Erfahrungsstufen haben wir festgestellt, dass Senioren (909 Stunden) die meiste Zeit pro Monat für Feedback aufwenden, während Junioren (499 Stunden) am wenigsten Zeit dafür aufwenden.

89 % sagen, dass sie sich bei der Arbeit wohler fühlen würden, wenn ihr Team einen effizienteren Überprüfungs- und Genehmigungsprozess hätte

Obwohl sie 2021 mehr Zeit zu Hause verbringen, spüren die Menschen den Druck mehr denn je – insbesondere, wenn es darum geht, die Arbeit über die Ziellinie zu bringen.

So haben sich die Dinge im letzten Jahr geändert:

• 68 % geben an, dass ihre Arbeitsbelastung gestiegen ist
• 60 % geben an, dass ihre Fristen anspruchsvoller geworden sind
• 1 von 3 sagt, dass Vorschriften und Compliance zu einem größeren Problem geworden sind

Mit mehr Arbeit, die zu erledigen ist, mehr Leuten, die sie überprüfen müssen, und anspruchsvolleren Fristen, die eingehalten werden müssen, ist es keine Überraschung, dass 2 von 3 Personen aufgrund ihres Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses gestresst oder frustriert sind.

Könnte dies ein weiterer Faktor sein, der in die Große Resignation einfließt?

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sind die Unterschiede zwischen einem Job und dem nächsten gering. Bei zunehmender Arbeitsbelastung und steigendem Stress müssen sich Unternehmen also fragen: Wie können wir unseren Mitarbeitern das Leben erleichtern?

Laut 89 % unserer Befragten wäre ein effizienterer Überprüfungs- und Genehmigungsprozess ein guter Anfang.

3 von 4 geben an, dass sie bessere Arbeit leisten könnten, wenn sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Feedback verbringen würden

In den letzten Jahrzehnten haben Unternehmen Milliarden von Dollar in die digitale Transformation investiert. Und jedes Tool oder jede Weiterentwicklung hat neue Vorteile gebracht:

• Mit Cloud-Laufwerken können Sie überall auf der Welt auf Dateien zugreifen
• Messenger-Apps machen die Kommunikation schneller und übersichtlicher
• Projektmanagement-Tools halten Ihr Team ausgerichtet und konzentriert

Und wenn das Ziel all dessen darin besteht, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen, sollten Unternehmen 2022 an ihrem Überprüfungs- und Genehmigungsprozess arbeiten.

Durch die Verbesserung der Effizienz, Kommunikation und Konsistenz während des gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses sparen Teams Zeit und Geld und befähigen die Mitarbeiter, ihre beste Arbeit zu leisten.

Das Bedürfnis nach Geschwindigkeit (und Klarheit)

Auf die Frage nach der Effizienz gaben 83 % an, dass der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess ihres Teams effizient oder sehr effizient sei. Aber wenn Sie unter der Oberfläche kratzen, gibt es zwei Hauptprobleme, die einen genaueren Blick wert sind.

Das erste ist Zeit.

1 von 2 gibt an, dass verspätetes Feedback von Rezensenten sie im Jahr 2021 verlangsamt hat

Auf die Frage, welche Probleme in den letzten 12 Monaten zur Ineffizienz ihres Teams beigetragen haben, geben 49 % verspätetes Feedback von Prüfern an. Bei Projektmanagern und Kundenbetreuern steigt dieser Wert auf 62 % bzw. 80 %.

Und die Probleme hören hier nicht auf.

48 % mussten Leute zur Genehmigung einholen, um Projekte voranzubringen. Und 38 % waren gezwungen, Fristen zu verschieben, um mehr Zeit für Feedback zu haben.

14 % der Vermarkter haben im letzten Jahr Projekte abgebrochen, weil Dateien nicht rechtzeitig genehmigt wurden

Manchen reichte es nicht aus, Prüfern nachzujagen und Abgabetermine zu verschieben, um die Arbeit über die Ziellinie zu bringen.

Im Jahr 2021 sagen 8 %, dass sie Projekte abgebrochen haben, weil die Arbeit nicht rechtzeitig genehmigt wurde. Bei Marketern (14 %), Strategen (13 %) und Medienspezialisten (13 %) liegen die Zahlen sogar noch höher.

1 von 3 sagt, dass Kommunikation und Zusammenarbeit nicht gut genug sind

Im Marketing sind Agenturen und Inhouse-Teams Kommunikationsexperten. Aber das Gleiche gilt nicht für die interne Kommunikation: 34 % geben an, dass ihr Team unter schlechter Kommunikation und Zusammenarbeit leidet.

Marken und Agenturen haben selten einen klaren Prozess, wenn es darum geht, Dateien zu teilen und Feedback zu sammeln. Daher ist es nicht verwunderlich, dass 53 % der Vermarkter im Jahr 2021 Feedback von verschiedenen Personen und Orten konsolidieren mussten.

Dies kann von einer beliebigen Anzahl von Kanälen kommen:

• Email
• Videoanrufe
• In-App-Kommentare
• Handschriftliche Notizen

Und das Ergebnis? 40 % haben im letzten Jahr widersprüchliche oder unklare Rückmeldungen zu ihrer Arbeit erhalten. Bei Strategen steigt dieser Wert auf 63 %.

71 % der Projektmanager haben Meetings vereinbart, um Feedback zu klären

Wenn jeder seine eigene Art hat, Feedback zu geben, besteht eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Bewerter die Kommentare der anderen nicht diskutieren (oder gar sehen).

Was tun Sie also, wenn eine Person in einer E-Mail „mach es rot“ sagt, während eine andere in den Kommentaren Ihrer Präsentation „mach es blau“ sagt? Den Daten zufolge berufen Sie ein Treffen ein.

Im Jahr 2021 haben 53 % Meetings arrangiert, um das Feedback der Prüfer zu klären und alle aufeinander abzustimmen. Kundenbetreuer (80 %), Projektmanager (71 %) und Vermarkter (64 %) hatten dieses Problem häufiger als alle anderen.

Übernahme der Kontrolle über den Genehmigungsprozess

Hatten Sie jemals Schwierigkeiten, die neueste Version einer Datei zu finden? Du bist nicht allein. In den letzten 12 Monaten gaben 3 von 10 an, nicht gewusst zu haben, wo sie eine Arbeit finden könnten. Und 31 % geben an, dass ihre Dateien und Ordner unorganisiert sind, was zu Ineffizienzen im gesamten Team führt.

Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Teams haben keinen klaren Prozess, um Arbeit genehmigen zu lassen

Bei der Überprüfung einer Arbeit geben 14 % an, dass sie die beste Methode zum Teilen von Feedback nicht kennen.

Was tun sie also? Sie treffen ihre eigenen Entscheidungen. E-Mail, In-App-Kommentare oder vielleicht nur ein kurzer Videoanruf unter vier Augen. Kein Wunder, dass 18 % sagen, dass sie im letzten Jahr mindestens einmal den Überblick verloren haben, wer eine Arbeit genehmigt hat. Bei Account Managern (40 %) und Compliance (33 %) waren die Zahlen sogar noch höher.

14 % der Vermarkter haben Fehler veröffentlicht, weil wichtige Überprüfungsschritte ausgelassen wurden

Dann gibt es diejenigen, die es ganz aufschieben, Feedback zu geben. 21 % geben an, dass sie im letzten Jahr Feedback zu einer alten Version einer Datei erhalten haben, was den Rezensenten keine andere Wahl ließ, als sie erneut zu überprüfen – diesmal mit der neuesten Version.

Das kann leicht zu Verzögerungen und Frustration führen. Und weil die Teams bereits Schwierigkeiten haben, nachzuverfolgen, wer was genehmigt hat, schlüpfen Fehler durch das Netz.

Im Jahr 2021 veröffentlichte etwa 1 von 10 Personen Fehler, weil wichtige Überprüfungsschritte versäumt wurden. Designer und Kreative (13 %) sowie Vermarkter (14 %) hatten dieses Problem am häufigsten.

Und für alle, die sich Sorgen um Vorschriften, Compliance oder Markenimage machen, sind Fehler keine Option.

Marken und Agenturen mit einem speziellen Tool haben im Jahr 2021 62 Stunden pro Person eingespart

In unserer Umfrage zum Jahresrückblick haben wir Menschen gefragt, wie sie ihre Arbeit teilen und wie sie Feedback gesammelt haben. Wir haben uns dann die durchschnittliche Zeit angesehen, die sie mit der Überprüfung jeder Arbeit verbracht haben.

Durch die Kombination mit der durchschnittlichen Anzahl von Dateien (46) und Versionen (4), die pro Monat überprüft werden, können wir sehen, wie viel Zeit die Leute damit verbringen, Feedback basierend auf ihrem Überprüfungsprozess zu verwalten.

Hier sind die Ergebnisse, vom schnellsten zum langsamsten:

• Filestage – 66,9 Stunden pro Monat
• Videoanruf – 71,6 Stunden pro Monat
• In-App-Kommentare – 72,3 Stunden pro Monat
• E-Mail – 74,1 Stunden pro Monat
• Kommentierte Ausdrucke – 75,3 Stunden pro Monat

Der Wechsel von E-Mail zu Filestage könnte Ihrem Team etwa einen Tag pro Person und Monat einsparen

Aus dem einen oder anderen Grund verwenden Millionen von Menschen immer noch E-Mails, um Feedback zu ihrer Arbeit zu erhalten. Dies gilt insbesondere für Teams, die mit externen Partnern zusammenarbeiten oder sich die Arbeit mit Kunden teilen.

Aber durch den Wechsel von E-Mail zu Filestage könnte jede Person in Ihrem Überprüfungsprozess 7,2 Stunden pro Monat einsparen – oder 86 Stunden über das Jahr verteilt.

So könnte das auf Unternehmensebene aussehen:

• Ein Team von 15 Personen überprüft 25 Arbeiten pro Woche, und normalerweise sind vier Versionen erforderlich, um die Genehmigung zu erhalten.
• Mit E-Mail können sie damit rechnen, 2.631 Stunden pro Monat damit zu verbringen, Feedback zu geben und zu erhalten.
• Mit Filestage können sie die gleiche Menge an Arbeit in 2.376 Stunden überprüfen – eine Einsparung von 255 Stunden pro Monat.
• Basierend auf einem Stundengehalt von 50 $ entspricht das einer Ersparnis von 12.737,66 $ pro Monat.

Methodik

Filestage befragte 263 Personen aus verschiedenen Ländern, Branchen und Abteilungen. Die Daten wurden dann gesammelt und mit Querverweisen versehen, um den Jahresrückblick 2021 zu erstellen.

Wir haben uns verpflichtet, für jede Person, die an der Umfrage teilgenommen hat, einen Baum zu pflanzen, haben uns aber entschieden, noch einen Schritt weiter zu gehen und 500 Bäume mit Ecolog zu pflanzen.

Fair-Use-Erklärung

Wenn Sie diese Ergebnisse mit Ihrem Publikum teilen möchten, bitten wir Sie, unsere Forschung mit einem Link zurück zu dieser Seite zu würdigen. Auf diese Weise können Ihre Leser die Daten in ihrer Gesamtheit erkunden.