Filestage Year In Review –2022年に最高の作品を作成する方法

公開: 2022-01-20

私たちのコラボレーションの方法は驚くべき速さで変化しており、あらゆる場面で新しい問題や機会が生まれています。このレポートでは、コンテンツ作成の新しいホーム、フィードバック管理のコスト、および2022年に最高の作品を作成するためのヒントについて説明します。

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2021年の終わりに、Filestageは何百人もの広告およびマーケティングの専門家を調査しました。回答者は、幅広い経験レベル、部門、および企業規模をカバーしていました。

しかし、彼らに共通していたことが1つあります。

世界中の他の何百万人もの人々と同様に、彼らはTikTokビデオから製品パンフレットまで、毎月コンテンツを作成、レビュー、承認しています。このプロセスは、すぐにわかりましたが、完璧にはほど遠いものです。

このレポートでは、2021年に人々が週に2日間フィードバックを行ったり受け取ったりした方法を説明します。また、承認プロセスの主要な問題を明らかにすることで、プロジェクトマネージャーの71％が明確にするために会議を手配しなければならなかった理由を学びます。コメント。

部屋の中の象、COVID-19と仕事の未来から始めましょう。

クラウドでのコラボレーション

エコノミストによると、2020年2月にアメリカでの仕事のわずか5％がリモートで行われた。私たちのほとんどにとって、自宅で仕事をするという考えは夢のようなものでした（またはあなたの見方によっては悪夢）。

しかし、パンデミックはすべてを変えました。

10人に9人は、2021年の少なくとも一部でリモートで作業しました

過去12か月間で、40％が、完全にリモートでの作業が最も一般的な設定であったと述べています。ハイブリッド作業（49％）が最も一般的な設定でしたが、フルタイムでオフィスにいたのは11％のみでした。

そして、フルタイムのリモートルックは2022年に新しい標準になるように設定されています。

来年にどのように協力するかを尋ねられたとき、47％がリモートで（2021年と比較して7パーセントポイント増加）、10％が直接協力すると答えています。興味深いことに、プロジェクトマネージャー（14％）はスキューが高く、デザイナーとクリエイティブ（8％）はスキューが低くなっています。

これは、代理店とマーケターに新しい世界秩序を提示します。机の周りに集まり、スクリーンを指さし、建物の周りでとらえどころのないレビューアを追いかける時代は終わりました。今、チームはビデオをオンラインで共有し、デザインのフィードバックをクラウドに取り込むためのよりスマートな方法を見つける必要があります。

ジュニアは、ディレクターよりも5倍多くの時間をオフィスで過ごしました。

ジュニアの23％と比較して、2021年には取締役のわずか4％がフルタイムでオフィスで働いていました。それでは、なぜ後輩は上司が快適さ、そしてさらに重要なことに家の安全を楽しんでいるのに、まだ通勤に勇敢に立ち向かっているのでしょうか？

一つの説明は、彼らは先輩の同僚よりも家のスペースが少ないので、彼らはオフィスで働くことを好むということです。もう1つは、職場やその周辺で同僚と昼食や飲み物を飲むのが好きなことです。ここ数年Zoomの飲み物に参加した人なら誰でも知っているように、それはあなたの台所のテーブルと同じではありません。

そして、皮肉な議論があります：信頼。雇用主は、若い専門家が家で時間を過ごすことを単に信用していない可能性があります。

理由が何であれ、ジュニアは2022年には誰よりもオフィスで過ごす時間が長くなると予想しています。

リアルタイムvs.非同期–転換点

コラボレーションの未来は、労働文化の戦いにかかっています。一番上のパンデミックから出てきたものはどちらでも先を行く可能性があります。

🔵青いコーナーでは、チームがデスク、会議、ビデオ通話に集まり、プロジェクトを前進させるリアルタイムの作業を行っています。これは、強力な関係を構築し、チームメートとアイデアを交換するための優れた方法です。しかし、多くの場合、プロジェクトは、全員が日記に空き枠を空けるまで延期される可能性があります。

🔴そして赤いコーナー–チャレンジャー–非同期作業。メッセンジャー、画面記録、オンライン校正などのツールを利用して、会議や日記が進行の邪魔にならないようにします。これは、独自のスケジュールを設定したい人には最適ですが、チームがメリットを確認するには、適切なツールを用意する必要があります。

非同期作業がリードしていますが、それは

52％は、ほとんどの時間を2022年に非同期で通信することに費やすと予想しています。他の48％は、リアルタイムで共同作業することを期待しています。

しかし、それはスケールを傾けるのに十分かもしれません。

パンデミックが発生する前は、自宅で仕事をすることは例外でした。しかし、チームの半分が特定の日に離れている世界では、重要な議論は廊下ではなくチャネルで行われる必要があります。また、プロジェクトはホワイトボードではなくかんばんに作成されます。

したがって、チームの一部が非同期で動作するように設定されている限り、全員が非同期で動作します。

フィードバックは素晴らしい仕事の邪魔になっています

フィードバックは私たちが毎日考えていることではありません。私たちは皆、他の人と仕事を分かち合い、彼らの考えを求めます。しかし、私たちが立ち止まってプロセスを改善することを考えることはめったにありません。

多分それは時間です。

2021年には、週に2日がフィードバックの授受に費やされました。

Year In Reviewの調査によると、2021年のフィードバックの授受に費やした時間は1日3時間強でした。これは、1週間に15.7時間、1か月に68時間でうまくいきます。

簡単な内訳は次のとおりです。

作品をレビューする平均時間：23分
1週間にレビューされる平均作業量：11
承認前にレビューされた平均バージョン：4

アカウントマネージャーは、時間の60％をフィードバックと承認に費やしました

アカウントマネージャー（1,245時間）、コンプライアンス（1,052時間）、およびストラテジスト（963時間）は、2021年にフィードバックの授受に最も多くの時間を費やし、続いて885時間を費やしたプロジェクトマネージャーが続きました。

また、経験レベル間の違いを比較すると、1か月あたりのフィードバックに費やした時間はシニア（909時間）が最も多く、ジュニア（499時間）は最も少ないことがわかりました。

89％が、チームがより効率的なレビューと承認プロセスを持っていれば、仕事がもっと幸せになると答えています

2021年に自宅で過ごす時間が増えたにもかかわらず、人々はこれまで以上にプレッシャーを感じています。特に、フィニッシュラインを越えて仕事をすることに関してはそうです。

昨年の状況は次のとおりです。

68％がワークロードが増加したと述べています
60％は、締め切りがより厳しくなったと述べています
3人に1人は、規制とコンプライアンスがより大きな問題になったと述べています

提供する作業が増え、レビューする人が増え、締め切りが厳しくなる中、レビューと承認のプロセスのために3人に2人がストレスやフラストレーションを感じるのは当然のことです。

これは、大量退職につながるもう1つの要因でしょうか？

自宅で仕事をしているときは、仕事と仕事の違いはわずかです。ですから、仕事量が増えてストレスレベルが上がると、企業は自分自身に問いかける必要があります。どうすれば従業員の生活を楽にすることができるでしょうか。

回答者の89％によると、より効率的なレビューと承認のプロセスは素晴らしいスタートとなるでしょう。

4人に3人は、フィードバックの管理に費やす時間を減らしれば、より良い仕事を生み出すことができると述べています

過去数十年の間に、企業はデジタルトランスフォーメーションに数十億ドルを投資してきました。そして、それぞれのツールや進歩は新しい利点をもたらしました：

クラウドドライブを使用すると、世界中のどこからでもファイルにアクセスできます
メッセンジャーアプリはコミュニケーションをより速くそしてより明確にします
プロジェクト管理ツールにより、チームの調整と集中が維持されます

そして、これらすべての目標がより短い時間でより多くのことを成し遂げることであるならば、企業は2022年に彼らのレビューと承認プロセスに取り組むのが賢明でしょう。

レビューと承認のプロセス全体で効率、コミュニケーション、一貫性を向上させることにより、チームは時間とお金を節約しながら、人々が最高の仕事を提供できるようにします。

スピード（そして明快さ）の必要性

その効率を評価するように求められたとき、83％が、チームのレビューと承認のプロセスが効率的または非常に効率的であると述べました。しかし、表面の下を引っ掻くとき、詳しく調べる価値のある2つの大きな問題があります。

最初は時間です。

2人に1人は、レビューアからのフィードバックの遅れが2021年に彼らを遅くしたと述べています

過去12か月間のチームの非効率性の原因となった問題を尋ねると、49％がレビュー担当者からのフィードバックが遅れていると答えています。プロジェクトマネージャーとアカウントマネージャーの場合、それぞれ62％と80％に上昇します。

そして、問題はそれだけではありません。

プロジェクトを前進させるために、48％が承認を得るために人々を追跡しなければなりませんでした。また、38％は、フィードバックのための時間を増やすために期限を変更することを余儀なくされました。

マーケターの14％は、ファイルが時間内に承認されなかったため、昨年プロジェクトをキャンセルしました

一部の人にとっては、レビューアを追いかけ、締め切りを変更するだけでは、フィニッシュラインを越えて仕事をするのに十分ではありませんでした。

2021年には、8％が、作業が時間内に承認されなかったためにプロジェクトをキャンセルしたと述べています。マーケター（14％）、ストラテジスト（13％）、メディアスペシャリスト（13％）の場合、この数字はさらに高くなっています。

3人に1人は、コミュニケーションとコラボレーションだけでは不十分だと述べています

マーケティングに関しては、代理店と社内チームはコミュニケーションの専門家です。しかし、社内のコミュニケーションについても同じことは言えません。34％が、チームのコミュニケーションとコラボレーションが不十分であると述べています。

ブランドや代理店は、ファイルの共有やフィードバックの収集に関して明確なプロセスを持っていることはめったにありません。したがって、マーケターの53％が2021年にさまざまな人々や場所からのフィードバックを統合しなければならなかったのは当然のことです。

これは、任意の数のチャネルから発生する可能性があります。

Eメール
ビデオ通話
アプリ内コメント
手書きのメモ

そしてその結果は？昨年、40％が自分の仕事について相反するまたは不明確なフィードバックを受け取りました。ストラテジストの場合、それは63％に上昇します。

プロジェクトマネージャーの71％が、フィードバックを明確にするために会議を手配しました

誰もが独自のフィードバック方法を持っている場合、レビュー担当者がお互いのコメントについて話し合っていない（または見ていない）可能性が非常に高くなります。

では、ある人がメールで「赤くする」と言い、別の人がプレゼンテーションのコメントで「青くする」と言ったらどうしますか？データによると、あなたは会議を呼び出します。

2021年には、53％が会議を手配して、レビュー担当者からのフィードバックを明確にし、全員を調整しました。アカウントマネージャー（80％）、プロジェクトマネージャー（71％）、およびマーケター（64％）は、誰よりもこの問題を経験しました。

承認プロセスを管理する

ファイルの最新バージョンを見つけるのに苦労したことがありますか？あなたは一人じゃない。過去12か月で、10人に3人が、作品の場所がわからないと答えています。また、31％が、ファイルとフォルダーがまとまりがなく、チーム全体の非効率性につながっていると述べています。

しかし、それは氷山の一角にすぎません。

チームには、作業を承認するための明確なプロセスがありません

作品をレビューするとき、14％がフィードバックを共有するための最良の方法を知らないと答えています。

それで、彼らは何をしますか？彼らは彼ら自身の選択をします。メール、アプリ内コメント、または1対1の簡単なビデオ通話。 18％が、昨年に少なくとも1回は作品を承認した人を見失ったと言っているのも不思議ではありません。アカウントマネージャー（40％）とコンプライアンス（33％）の場合、数値はさらに高くなりました。

重要なレビュー手順が見落とされたため、マーケターの14％が間違いを公表しました

それから、フィードバックを完全に与えることを延期する人々がいます。 21％は、昨年ファイルの古いバージョンに関するフィードバックを受け取ったと答えており、レビュー担当者はそれをもう一度レビューするしかありません。今回は最新バージョンです。

これは簡単に遅延や欲求不満につながる可能性があります。また、チームは誰が何を承認したかを追跡するのにすでに苦労しているため、間違いがネットをすり抜けています。

2021年には、重要なレビュー手順が見落とされたため、10人に1人が間違いを発表しました。デザイナーとクリエイティブ（13％）とマーケター（14％）がこの問題に最も直面しました。

そして、規制、コンプライアンス、またはブランドイメージを懸念している人にとっては、間違いは許されません。

専用ツールを備えたブランドや代理店は、2021年に1人あたり62時間を節約しました

Year In Review調査では、どのように仕事を共有し、フィードバックを収集したかを人々に尋ねました。次に、各作品のレビューに費やした平均時間を調べました。

これを1か月にレビューされるファイルの平均数（46）およびバージョン（4）と組み合わせることにより、レビュープロセスに基づいてフィードバックの管理に費やす時間を確認できます。

最速から最遅までの結果は次のとおりです。

Filestage –月額66.9時間
ビデオ通話–月額71.6時間
アプリ内コメント–1か月あたり72.3時間
メール–月額74.1時間
注釈付きプリントアウト–1か月あたり75.3時間

メールからFilestageに切り替えると、チームは1人あたり1か月あたり約1日節約できます。

何らかの理由で、何百万人もの人々がまだ自分の仕事に関するフィードバックを得るために電子メールを使用しています。これは、外部パートナーと協力しているチームやクライアントと仕事を共有しているチームに特に当てはまります。

ただし、電子メールからFilestageに切り替えることで、レビュープロセスの各担当者は、月に7.2時間、つまり年間で86時間を節約できます。

これが企業レベルでどのように見えるかを示します。

15人のチームが週に25の作業をレビューし、承認を得るには通常4つのバージョンが必要です。
電子メールを使用すると、フィードバックの送受信に1か月あたり2,631時間を費やすことが期待できます。
Filestageを使用すると、2,376時間で同じ量の作業を確認でき、1か月あたり255時間節約できます。
50ドルの時給に基づくと、月額12,737.66ドルの節約になります。

レビュープロセスによる2021年のフィードバックの管理に費やされた1人あたりの時間

方法論

Filestageは、さまざまな国、業界、部門の263人を調査しました。次に、データが収集され、相互参照されて、Year InReview2021が作成されました。

調査に回答した人1人につき1本の植樹を約束しましたが、Ecologiで500本の植樹を行うことを選択しました。

フェアユースステートメント

これらの調査結果を聴衆と共有したい場合は、このページに戻るリンクを使用して、私たちの調査の功績を認めてください。これにより、読者はデータ全体を調べることができます。