Resumen anual de Filestage: cómo crear su mejor trabajo en 2022

La forma en que colaboramos está cambiando a un ritmo asombroso, con nuevos problemas y oportunidades a cada paso. En este informe, exploramos el nuevo hogar de la creación de contenido, el costo de la gestión de comentarios y consejos para ayudarlo a crear su mejor trabajo en 2022.

A finales de 2021, Filestage encuestó a cientos de profesionales de la publicidad y el marketing. Los encuestados cubrieron una amplia gama de niveles de experiencia, departamentos y tamaños de empresas.

Pero hay una cosa que tenían en común.

Al igual que millones de personas en todo el mundo, crean, revisan y aprueban contenido todos los meses, desde videos de TikTok hasta folletos de productos. Este proceso, descubrimos rápidamente, está lejos de ser perfecto.

En este informe, descubrirá cómo las personas dedicaron dos días a la semana a dar y recibir comentarios en 2021. Y a medida que descubramos los problemas clave en el proceso de aprobación, aprenderá por qué el 71 % de los gerentes de proyecto tuvo que organizar reuniones para aclarar comentarios

Comencemos con el elefante en la habitación: COVID-19 y el futuro del trabajo.

Colaboración en la nube

Según The Economist , solo el 5 % del trabajo en Estados Unidos se realizaba de forma remota en febrero de 2020. Para la mayoría de nosotros, la idea de trabajar desde casa era un sueño imposible (o una pesadilla, según tu perspectiva).

Pero la pandemia lo ha cambiado todo.

9 de cada 10 trabajaron de forma remota durante al menos parte de 2021

En los últimos 12 meses, el 40 % dice que su configuración de trabajo más común era completamente remota. El trabajo híbrido (49%) fue la configuración más común, pero solo el 11% estaba en la oficina a tiempo completo.

Y parece que el control remoto a tiempo completo se convertirá en la nueva normalidad en 2022.

Cuando se les pregunta cómo colaborarán el próximo año, el 47 % responde de forma remota (un aumento de siete puntos porcentuales en comparación con 2021) y el 10 % dice que colaborará en persona. Curiosamente, los gerentes de proyecto (14 %) se inclinan hacia arriba, mientras que los diseñadores y creativos (8 %) se inclinan hacia abajo.

Esto presenta un nuevo orden mundial para agencias y especialistas en marketing. Los días de reunirse alrededor de los escritorios, señalar las pantallas y perseguir a los escurridizos revisores por el edificio han terminado. Ahora, los equipos deben encontrar formas más inteligentes de compartir videos en línea y llevar los comentarios de diseño a la nube.

Los jóvenes pasan 5 veces más tiempo en la oficina que los directores

Solo el 4% de los directores trabajaban en la oficina a tiempo completo en 2021, en comparación con el 23% de los juniors. Entonces, ¿por qué los jóvenes siguen desafiando el viaje mientras sus jefes disfrutan de la comodidad y, lo que es más importante, de la seguridad del hogar?

Una explicación es que tienen menos espacio en casa que sus colegas senior, por lo que prefieren trabajar desde la oficina. Otra es que les gusta almorzar o tomar una copa con colegas en el trabajo y sus alrededores, y como sabrá cualquiera que haya asistido a las bebidas Zoom en los últimos años, simplemente no es lo mismo desde la mesa de su cocina.

Y luego está el argumento cínico: la confianza. Podría ser que los empleadores simplemente no confíen en los jóvenes profesionales para trabajar horas en casa.

Cualquiera que sea la razón, los jóvenes esperan pasar más tiempo en la oficina que nadie en 2022.

Tiempo real frente a asincrónico: el punto de inflexión

El futuro de la colaboración depende de una batalla de culturas de trabajo. Cualquiera que salga de la pandemia en la parte superior es probable que se mantenga a la cabeza.

🔵 En la esquina azul, tiene trabajo en tiempo real, donde los equipos se reúnen en escritorios, en reuniones y en videollamadas para hacer avanzar los proyectos. Esta es una excelente manera de construir relaciones sólidas y compartir ideas con sus compañeros de equipo. Pero, a menudo, los proyectos pueden retrasarse hasta que todos tengan un espacio libre en su agenda.

🔴 Y en la esquina roja, el retador, el trabajo asincrónico, que aprovecha herramientas como messenger, grabaciones de pantalla y pruebas en línea para evitar que las reuniones y los diarios se interpongan en el progreso. Esto es perfecto para las personas a las que les gusta establecer sus propios horarios, pero los equipos deben contar con las herramientas adecuadas para ver los beneficios.

El trabajo asíncrono está a la cabeza, pero solo por poco

El 52 % espera pasar la mayor parte de su tiempo comunicándose de forma asíncrona en 2022. El otro 48 % espera colaborar en tiempo real.

Pero eso podría ser suficiente para inclinar la balanza.

Antes de la pandemia, trabajar desde casa era la excepción. Pero en un mundo donde la mitad del equipo está remoto en un día determinado, las discusiones importantes tendrán que ocurrir en canales en lugar de pasillos. Y los proyectos se redactarán en kanbans en lugar de pizarras.

Y así, siempre que parte del equipo esté configurado para trabajar de forma asincrónica, todos lo estarán.

Los comentarios se interponen en el camino de un gran trabajo

La retroalimentación no es algo en lo que pensamos todos los días. Todos compartimos el trabajo con otras personas y les pedimos sus opiniones. Pero rara vez nos detenemos a pensar en mejorar el proceso.

Tal vez ya sea hora.

Se dedicaron dos días a la semana a dar y recibir comentarios en 2021

Según nuestra encuesta Year In Review, las personas dedicaron poco más de tres horas al día a dar y recibir comentarios en 2021. Eso equivale a 15,7 horas a la semana o 68 horas al mes.

Aquí hay un desglose rápido:

• Tiempo promedio para revisar un trabajo: 23 minutos
• Promedio de trabajos revisados ​​por semana: 11
• Promedio de versiones revisadas antes de dar su aprobación: Cuatro

Los gerentes de cuentas dedicaron el 60% de su tiempo a comentarios y aprobaciones

Los gerentes de cuentas (1245 horas), cumplimiento (1052 horas) y estrategas (963 horas) dedicaron la mayor parte del tiempo a dar y recibir comentarios en 2021, seguidos de cerca por los gerentes de proyectos, que dedicaron 885 horas.

Y al comparar las diferencias entre los niveles de experiencia, encontramos que los seniors (909 horas) dedicaron la mayor parte del tiempo a la retroalimentación por mes, mientras que los juniors (499 horas) dedicaron menos tiempo.

El 89% dice que se sentiría más feliz en el trabajo si su equipo tuviera un proceso de revisión y aprobación más eficiente.

A pesar de pasar más tiempo en casa en 2021, las personas sienten la presión más que nunca, especialmente cuando se trata de hacer que el trabajo llegue a la meta.

Así es como cambiaron las cosas en el último año:

• 68% dice que su carga de trabajo aumentó
• El 60% dice que sus plazos se volvieron más exigentes
• 1 de cada 3 dice que las regulaciones y el cumplimiento se convirtieron en un problema mayor

Con más trabajo para entregar, más personas para revisarlo y plazos más desafiantes para cumplir, no sorprende que 2 de cada 3 personas se sientan estresadas o frustradas debido a su proceso de revisión y aprobación.

¿Podría ser este otro factor que influya en la Gran Resignación?

Cuando trabajas desde casa, las diferencias entre un trabajo y el siguiente son mínimas. Entonces, a medida que se acumulan las cargas de trabajo y aumentan los niveles de estrés, las empresas deben preguntarse: ¿cómo podemos facilitar la vida de nuestros empleados?

Según el 89% de nuestros encuestados, un proceso de revisión y aprobación más eficiente sería un gran comienzo.

3 de cada 4 dicen que podrían crear un mejor trabajo si dedicaran menos tiempo a gestionar los comentarios

En las últimas décadas, las empresas han invertido miles de millones de dólares en transformación digital. Y cada herramienta o avance ha traído nuevos beneficios:

• Las unidades en la nube le permiten acceder a archivos en cualquier parte del mundo
• Las aplicaciones de mensajería hacen que la comunicación sea más rápida y clara
• Las herramientas de gestión de proyectos mantienen a su equipo alineado y enfocado

Y si el objetivo de todo esto es hacer más en menos tiempo, las empresas harían bien en trabajar en su proceso de revisión y aprobación en 2022.

Al mejorar la eficiencia, la comunicación y la consistencia a lo largo del proceso de revisión y aprobación, los equipos ahorrarán tiempo y dinero mientras capacitan a las personas para que realicen su mejor trabajo.

La necesidad de velocidad (y claridad)

Cuando se les pidió que calificaran su eficiencia, el 83 % dijo que el proceso de revisión y aprobación de su equipo fue eficiente o muy eficiente. Pero cuando rascas debajo de la superficie, hay dos problemas principales que vale la pena analizar más de cerca.

El primero es el tiempo.

1 de cada 2 dice que los comentarios retrasados ​​de los revisores los ralentizaron en 2021

Cuando se les preguntó qué problemas contribuyeron a la ineficiencia de su equipo durante los últimos 12 meses, el 49% dijo que los comentarios de los revisores se retrasaron. Para los gerentes de proyectos y los gerentes de cuentas, eso aumenta al 62 % y al 80 %, respectivamente.

Y los problemas no se detienen ahí.

El 48% tuvo que buscar personas para obtener la aprobación en un esfuerzo por hacer avanzar los proyectos. Y el 38% se vio obligado a cambiar los plazos para permitir más tiempo para la retroalimentación.

El 14% de los especialistas en marketing cancelaron proyectos en el último año porque los archivos no se aprobaron a tiempo.

Para algunos, perseguir a los revisores y cambiar los plazos no fue suficiente para que el trabajo llegara a la meta.

En 2021, el 8% dice que canceló proyectos porque la obra no fue aprobada a tiempo. Para los especialistas en marketing (14 %), estrategas (13 %) y especialistas en medios (13 %), las cifras son aún más altas.

1 de cada 3 dice que la comunicación y la colaboración no son lo suficientemente buenas

Cuando se trata de marketing, las agencias y los equipos internos son expertos en comunicación. Pero no se puede decir lo mismo de las comunicaciones internas: el 34% dice que su equipo sufre de mala comunicación y colaboración.

Las marcas y las agencias rara vez tienen un proceso claro cuando se trata de compartir archivos y recopilar comentarios. Por lo tanto, no sorprende que el 53 % de los especialistas en marketing tuvieran que consolidar los comentarios de diferentes personas y lugares en 2021.

Esto podría provenir de cualquier cantidad de canales:

• Correo electrónico
• Videollamadas
• comentarios en la aplicación
• notas manuscritas

¿Y el resultado? El 40% recibió comentarios contradictorios o poco claros sobre su trabajo en el último año. Para los estrategas, eso se eleva al 63%.

El 71% de los gerentes de proyecto han organizado reuniones para aclarar los comentarios.

Si todos tienen su propia forma de dar su opinión, existe una gran posibilidad de que los revisores no comenten (ni siquiera vean) los comentarios de los demás.

Entonces, ¿qué haces cuando una persona dice "hazlo rojo" en un correo electrónico, mientras que otra dice "hazlo azul" en los comentarios de tu presentación? Según los datos, llamas a una reunión.

En 2021, el 53 % organizó reuniones para aclarar los comentarios de los revisores y alinear a todos. Los gerentes de cuentas (80 %), los gerentes de proyectos (71 %) y los especialistas en marketing (64 %) experimentaron este problema más que nadie.

Tomar el control del proceso de aprobación

¿Alguna vez ha tenido problemas para encontrar la última versión de un archivo? No estás solo. En los últimos 12 meses, 3 de cada 10 dicen no saber dónde encontrar un trabajo. Y el 31% dice que sus archivos y carpetas están desorganizados, lo que genera ineficiencias en todo el equipo.

Pero eso es solo la punta del iceberg.

Los equipos no tienen un proceso claro para aprobar el trabajo

Al revisar un trabajo, el 14% dice que no conoce el mejor método para compartir comentarios.

Entonces, ¿qué hacen? Ellos toman sus propias decisiones. Correo electrónico, comentarios en la aplicación o tal vez solo una videollamada rápida uno a uno. No es de extrañar que el 18 % diga que perdió la pista de quién había aprobado un trabajo al menos una vez en el último año. Para los gerentes de cuenta (40%) y el cumplimiento (33%), las cifras fueron aún más altas.

El 14% de los especialistas en marketing han publicado errores porque se omitieron pasos importantes de revisión.

Luego están aquellos que posponen dar retroalimentación por completo. El 21% dice que recibió comentarios sobre una versión anterior de un archivo en el último año, lo que no les dio a los revisores más remedio que revisarlo nuevamente, esta vez con la última versión.

Esto puede conducir fácilmente a retrasos y frustraciones. Y debido a que los equipos ya están luchando para rastrear quién aprobó qué, los errores se deslizan por la red.

En 2021, alrededor de 1 de cada 10 personas publicaron errores porque se omitieron pasos importantes de revisión. Los diseñadores y creativos (13 %) y los vendedores (14 %) fueron los que más enfrentaron este problema.

Y para cualquier persona preocupada por las regulaciones, el cumplimiento o la imagen de marca, los errores no son una opción.

Las marcas y agencias con una herramienta dedicada ahorraron 62 horas por persona en 2021

En nuestra encuesta Year In Review, preguntamos a las personas cómo compartieron el trabajo y recopilaron comentarios. Luego observamos el tiempo promedio que dedicaron a revisar cada trabajo.

Al combinar esto con la cantidad promedio de archivos (46) y versiones (4) revisados ​​por mes, podemos ver cuánto tiempo pasan las personas administrando los comentarios en función de su proceso de revisión.

Estos son los resultados, del más rápido al más lento:

• Filestage: 66,9 horas al mes
• Videollamada: 71,6 horas al mes
• Comentarios en la aplicación: 72,3 horas al mes
• Correo electrónico: 74,1 horas al mes
• Impresiones anotadas: 75,3 horas al mes

Cambiar del correo electrónico a Filestage podría ahorrarle a su equipo alrededor de un día por persona, por mes

Por una razón u otra, millones de personas todavía usan el correo electrónico para recibir comentarios sobre su trabajo. Esto es especialmente cierto para los equipos que trabajan con socios externos o comparten trabajo con clientes.

Pero al cambiar del correo electrónico a Filestage, cada persona en su proceso de revisión podría ahorrar 7,2 horas por mes, o 86 horas durante todo el año.

Así es como podría verse a nivel de empresa:

• Un equipo de 15 personas revisa 25 trabajos por semana y, por lo general, se necesitan cuatro versiones para obtener la aprobación.
• Con el correo electrónico, pueden esperar dedicar 2631 horas al mes a dar y recibir comentarios.
• Con Filestage, pueden revisar la misma cantidad de trabajo en 2376 horas, un ahorro de 255 horas al mes.
• Basado en un salario por hora de $50, eso es un ahorro de $12,737.66 por mes.

Metodología

Filestage encuestó a 263 personas en una variedad de países, industrias y departamentos. Luego, los datos se recopilaron y se compararon para crear el Year In Review 2021.

Nos comprometimos a plantar un árbol por cada persona que respondió a la encuesta, pero optamos por dar un paso más al plantar 500 árboles con Ecologi.

Declaración de uso justo

Si desea compartir estos hallazgos con su audiencia, le rogamos que acredite nuestra investigación con un enlace a esta página. Esto permitirá a sus lectores explorar los datos en su totalidad.