The Filestage Year In Review – Comment créer votre meilleur travail en 2022

La façon dont nous collaborons évolue à un rythme étonnant, avec de nouveaux problèmes et de nouvelles opportunités à chaque tournant. Dans ce rapport, nous explorons la nouvelle maison de la création de contenu, le coût de la gestion des commentaires et des conseils pour vous aider à créer votre meilleur travail en 2022.

Fin 2021, Filestage a interrogé des centaines de professionnels de la publicité et du marketing. Les répondants couvraient un large éventail de niveaux d'expérience, de départements et de tailles d'entreprise.

Mais il y a une chose qu'ils avaient en commun.

Comme des millions d'autres dans le monde, ils créent, révisent et approuvent du contenu chaque mois, des vidéos TikTok aux brochures de produits. Ce processus, nous l'avons rapidement constaté, est loin d'être parfait.

Dans ce rapport, vous découvrirez comment les gens ont passé deux jours par semaine à donner et à recevoir des commentaires en 2021. Et à mesure que nous découvrons les principaux problèmes du processus d'approbation, vous apprendrez pourquoi 71 % des chefs de projet ont dû organiser des réunions pour clarifier commentaires.

Commençons par l'éléphant dans la pièce : COVID-19 et l'avenir du travail.

Collaboration dans le cloud

Selon The Economist , seulement 5 % du travail en Amérique était effectué à distance en février 2020. Pour la plupart d'entre nous, l'idée de travailler à domicile était une chimère (ou un cauchemar, selon votre point de vue).

Mais la pandémie a tout changé.

9 sur 10 ont travaillé à distance pendant au moins une partie de 2021

Au cours des 12 derniers mois, 40 % ont déclaré que le télétravail était leur configuration de travail la plus courante. Le travail hybride (49 %) était la configuration la plus courante, mais seulement 11 % étaient au bureau à temps plein.

Et les looks distants à temps plein devraient devenir la nouvelle norme en 2022.

Lorsqu'on leur demande comment ils vont collaborer au cours de l'année à venir, 47 % répondent à distance - en hausse de sept points de pourcentage par rapport à 2021 - et 10 % disent qu'ils collaboreront en personne. Fait intéressant, les chefs de projet (14 %) ont un biais supérieur tandis que les concepteurs et les créatifs (8 %) ont un biais inférieur.

Cela présente un nouvel ordre mondial pour les agences et les spécialistes du marketing. L'époque où l'on se rassemblait autour des bureaux, pointait les écrans et chassait les critiques insaisissables autour du bâtiment est révolue. Désormais, les équipes doivent trouver des moyens plus intelligents de partager des vidéos en ligne et de transmettre les commentaires de conception dans le cloud.

Les juniors passent 5x plus de temps au bureau que les directeurs

Seuls 4% des directeurs travaillaient au bureau à temps plein en 2021, contre 23% des juniors. Alors pourquoi les juniors bravent-ils encore le trajet alors que leurs patrons profitent du confort et, plus important encore, de la sécurité de la maison ?

Une explication est qu'ils ont moins d'espace à la maison que leurs collègues seniors, ils préfèrent donc travailler depuis le bureau. Une autre est qu'ils aiment prendre un déjeuner ou un verre avec des collègues au travail et autour - et comme le savent tous ceux qui ont assisté à des boissons Zoom au cours des dernières années, ce n'est tout simplement pas la même chose depuis votre table de cuisine.

Et puis il y a l'argument cynique : la confiance. Il se pourrait que les employeurs ne fassent tout simplement pas confiance aux jeunes professionnels pour passer des heures à la maison.

Quelle que soit la raison, les juniors s'attendent à passer plus de temps au bureau que quiconque en 2022.

Temps réel vs asynchrone - le point de basculement

L'avenir de la collaboration dépend d'une bataille de cultures de travail. Celui qui sort de la pandémie en tête est susceptible de rester en tête.

🔵 Dans le coin bleu, vous avez le travail en temps réel, où les équipes se réunissent à des bureaux, lors de réunions et d'appels vidéo pour faire avancer les projets. C'est un excellent moyen d'établir des relations solides et de partager des idées avec vos coéquipiers. Mais, souvent, les projets peuvent être suspendus jusqu'à ce que chacun ait un créneau libre dans son agenda.

🔴 Et dans le coin rouge - le challenger - le travail asynchrone, qui tire parti d'outils comme la messagerie, les enregistrements d'écran et la vérification en ligne pour empêcher les réunions et les agendas d'entraver la progression. C'est parfait pour les personnes qui aiment établir leurs propres horaires, mais les équipes doivent avoir les bons outils en place pour voir les avantages.

Le travail asynchrone est en tête, mais de justesse

52 % s'attendent à passer la majeure partie de leur temps à communiquer de manière asynchrone en 2022. Les 48 % restants s'attendent à collaborer en temps réel.

Mais cela pourrait suffire à faire pencher la balance.

Avant la pandémie, le travail à domicile était l'exception. Mais dans un monde où la moitié de l'équipe est à distance chaque jour, les discussions importantes devront avoir lieu dans des canaux plutôt que dans des couloirs. Et les projets seront rédigés sur des kanbans au lieu de tableaux blancs.

Et donc, tant qu'une partie de l'équipe est configurée pour travailler de manière asynchrone, tout le monde le sera.

Les commentaires nuisent à l'excellent travail

La rétroaction n'est pas quelque chose à laquelle nous pensons tous les jours. Nous partageons tous le travail avec d'autres personnes et leur demandons leur avis. Mais nous nous arrêtons rarement et pensons à améliorer le processus.

Peut-être qu'il est grand temps.

Deux jours par semaine ont été consacrés à donner et à recevoir des commentaires en 2021

Selon notre enquête Year In Review, les gens ont passé un peu plus de trois heures par jour à donner et à recevoir des commentaires en 2021. Cela équivaut à 15,7 heures par semaine ou 68 heures par mois.

Voici une ventilation rapide :

• Temps moyen pour réviser un travail : 23 minutes
• Nombre moyen de travaux révisés par semaine : 11
• Versions moyennes examinées avant d'approuver : quatre

Les gestionnaires de compte consacraient 60 % de leur temps aux commentaires et aux approbations

Les gestionnaires de compte (1 245 heures), la conformité (1 052 heures) et les stratèges (963 heures) ont passé le plus de temps à donner et à recevoir des commentaires en 2021, suivis de près par les chefs de projet, qui ont passé 885 heures.

Et en comparant les différences entre les niveaux d'expérience, nous avons constaté que les seniors (909 heures) consacraient le plus de temps aux commentaires par mois, tandis que les juniors (499 heures) en consacraient le moins.

89 % déclarent qu'ils se sentiraient plus heureux au travail si leur équipe disposait d'un processus d'examen et d'approbation plus efficace

Bien qu'ils passent plus de temps à la maison en 2021, les gens ressentent plus que jamais la pression, en particulier lorsqu'il s'agit de passer la ligne d'arrivée.

Voici comment les choses ont changé l'année dernière :

• 68 % déclarent que leur charge de travail a augmenté
• 60 % déclarent que leurs délais sont devenus plus exigeants
• 1 personne sur 3 déclare que la réglementation et la conformité sont devenues un problème plus important

Avec plus de travail à livrer, plus de personnes pour le réviser et des délais plus difficiles à respecter, il n'est pas surprenant que 2 personnes sur 3 se sentent stressées ou frustrées à cause de leur processus de révision et d'approbation.

Cela pourrait-il être un autre facteur alimentant la Grande Démission ?

Lorsque vous travaillez à domicile, les différences entre un travail et le suivant sont minces. Alors que les charges de travail s'accumulent et que le niveau de stress augmente, les entreprises doivent se demander : comment pouvons-nous faciliter la vie de nos employés ?

Selon 89 % de nos répondants, un processus d'examen et d'approbation plus efficace serait un bon début.

3 sur 4 disent qu'ils pourraient créer un meilleur travail s'ils passaient moins de temps à gérer les commentaires

Au cours des dernières décennies, les entreprises ont investi des milliards de dollars dans la transformation numérique. Et chaque outil ou avancée a apporté de nouveaux avantages :

• Les disques cloud vous permettent d'accéder à des fichiers partout dans le monde
• Les applications Messenger rendent la communication plus rapide et plus claire
• Les outils de gestion de projet gardent votre équipe alignée et concentrée

Et si l'objectif de tout cela est de faire plus en moins de temps, les entreprises seraient avisées de travailler sur leur processus d'examen et d'approbation en 2022.

En améliorant l'efficacité, la communication et la cohérence tout au long du processus d'examen et d'approbation, les équipes gagneront du temps et de l'argent tout en permettant aux employés de fournir le meilleur travail possible.

Le besoin de rapidité (et de clarté)

Lorsqu'on leur a demandé d'évaluer son efficacité, 83 % ont déclaré que le processus d'examen et d'approbation de leur équipe était efficace ou très efficace. Mais lorsque vous grattez sous la surface, il y a deux problèmes majeurs qui méritent d'être examinés de plus près.

Le premier est le temps.

1 sur 2 déclarent que les commentaires tardifs des examinateurs les ont ralentis en 2021

Lorsqu'on leur a demandé quels problèmes avaient contribué à l'inefficacité de leur équipe au cours des 12 derniers mois, 49 % d'entre eux ont répondu avoir retardé les commentaires des examinateurs. Pour les chefs de projet et les chargés de compte, cela monte à 62% et 80% respectivement.

Et les problèmes ne s'arrêtent pas là.

48 % ont dû rechercher l'approbation des personnes dans le but de faire avancer les projets. Et 38 % ont été contraints de déplacer les délais pour laisser plus de temps aux commentaires.

14 % des spécialistes du marketing ont annulé des projets au cours de la dernière année parce que les fichiers n'ont pas été approuvés à temps

Pour certains, courir après les examinateurs et modifier les délais n'étaient pas suffisants pour faire franchir la ligne d'arrivée.

En 2021, 8 % déclarent avoir annulé des projets parce que les travaux n'ont pas été approuvés à temps. Pour les marketeurs (14%), les stratèges (13%) et les spécialistes des médias (13%), les chiffres sont encore plus élevés.

1 personne sur 3 déclare que la communication et la collaboration ne suffisent pas

En matière de marketing, les agences et les équipes internes sont des experts en communication. Mais on ne peut pas en dire autant des communications internes : 34 % déclarent que leur équipe souffre d'un manque de communication et de collaboration.

Les marques et les agences ont rarement un processus clair lorsqu'il s'agit de partager des fichiers et de recueillir des commentaires. Il n'est donc pas surprenant que 53 % des spécialistes du marketing aient dû consolider les commentaires de différentes personnes et lieux en 2021.

Cela peut provenir de n'importe quel nombre de canaux :

• E-mail
• Appels vidéo
• Commentaires intégrés à l'application
• Notes manuscrites

Et le résultat ? 40 % ont reçu des commentaires contradictoires ou peu clairs sur leur travail au cours de l'année écoulée. Pour les stratèges, cela monte à 63 %.

71 % des chefs de projet ont organisé des réunions pour clarifier les commentaires

Si chacun a sa propre façon de donner son avis, il y a de fortes chances que les examinateurs ne discutent pas (ou ne voient même pas) les commentaires des autres.

Alors, que faites-vous lorsqu'une personne dit "rendez-le rouge" dans un e-mail, tandis qu'une autre dit "rendez-le bleu" dans les commentaires de votre présentation ? Selon les données, vous convoquez une réunion.

En 2021, 53 % ont organisé des réunions pour clarifier les commentaires des examinateurs et aligner tout le monde. Les responsables de compte (80 %), les chefs de projet (71 %) et les spécialistes du marketing (64 %) ont rencontré ce problème plus que quiconque.

Prendre le contrôle du processus d'approbation

Avez-vous déjà eu du mal à trouver la dernière version d'un fichier ? Tu n'es pas seul. Au cours des 12 derniers mois, 3 personnes sur 10 déclarent ne pas savoir où trouver un travail. Et 31 % déclarent que leurs fichiers et dossiers sont désorganisés, ce qui entraîne des inefficacités au sein de l'équipe.

Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg.

Les équipes n'ont pas de processus clair pour faire approuver le travail

Lors de l'examen d'un travail, 14 % déclarent ne pas connaître la meilleure méthode pour partager des commentaires.

Alors, que font-ils? Ils font leurs propres choix. Courriel, commentaires dans l'application ou peut-être juste un appel vidéo rapide en tête-à-tête. Pas étonnant que 18 % disent avoir perdu la trace de qui avait approuvé un travail au moins une fois au cours de la dernière année. Pour les gestionnaires de comptes (40 %) et la conformité (33 %), les chiffres étaient encore plus élevés.

14 % des spécialistes du marketing ont publié des erreurs parce que des étapes de révision importantes ont été manquées

Ensuite, il y a ceux qui repoussent complètement les commentaires. 21 % déclarent avoir reçu des commentaires sur une ancienne version d'un fichier au cours de l'année écoulée, ne laissant aux examinateurs d'autre choix que de l'examiner à nouveau, cette fois avec la dernière version.

Cela peut facilement entraîner des retards et de la frustration. Et parce que les équipes ont déjà du mal à suivre qui a approuvé quoi, des erreurs se glissent à travers le filet.

En 2021, environ 1 personne sur 10 a publié des erreurs parce que des étapes de révision importantes avaient été manquées. Les concepteurs et les créatifs (13 %) et les spécialistes du marketing (14 %) sont les plus confrontés à ce problème.

Et pour toute personne préoccupée par la réglementation, la conformité ou l'image de marque, les erreurs ne sont pas une option.

Les marques et agences disposant d'un outil dédié ont économisé 62 heures par personne en 2021

Dans notre enquête Year In Review, nous avons demandé aux gens comment ils partageaient leur travail et recueillaient des commentaires. Nous avons ensuite examiné le temps moyen qu'ils ont passé à examiner chaque travail.

En combinant cela avec le nombre moyen de fichiers (46) et de versions (4) révisés par mois, nous pouvons voir combien de temps les gens passent à gérer les commentaires en fonction de leur processus de révision.

Voici les résultats, du plus rapide au plus lent :

• Filetage – 66,9 heures par mois
• Appel vidéo – 71,6 heures par mois
• Commentaires dans l'application - 72,3 heures par mois
• Courriel – 74,1 heures par mois
• Impressions annotées – 75,3 heures par mois

Passer de la messagerie électronique à Filestage pourrait permettre à votre équipe d'économiser environ une journée par personne et par mois

Pour une raison ou une autre, des millions de personnes utilisent encore le courrier électronique pour obtenir des commentaires sur leur travail. Cela est particulièrement vrai pour les équipes travaillant avec des partenaires externes ou partageant le travail avec des clients.

Mais en passant de la messagerie électronique à Filestage, chaque personne participant à votre processus de révision pourrait économiser 7,2 heures par mois, soit 86 heures sur l'année.

Voici à quoi cela pourrait ressembler au niveau de l'entreprise :

• Une équipe de 15 personnes examine 25 travaux par semaine et il faut généralement quatre versions pour obtenir l'approbation.
• Avec le courrier électronique, ils peuvent s'attendre à passer 2 631 heures par mois à donner et à recevoir des commentaires.
• Avec Filestage, ils peuvent réviser la même quantité de travail en 2 376 heures, soit une économie de 255 heures par mois.
• Sur la base d'un salaire horaire de 50 $, cela représente une économie de 12 737,66 $ par mois.

Méthodologie

Filestage a interrogé 263 personnes dans divers pays, secteurs et départements. Les données ont ensuite été collectées et croisées pour créer le Year In Review 2021.

Nous nous sommes engagés à planter un arbre pour chaque personne ayant répondu au sondage, mais avons choisi d'aller plus loin en plantant 500 arbres avec Ecologi.

Déclaration d'utilisation équitable

Si vous souhaitez partager ces résultats avec votre public, nous vous prions de créditer notre recherche d'un lien vers cette page. Cela permettra à vos lecteurs d'explorer les données dans leur intégralité.