Przegląd roku Filestage – Jak stworzyć najlepszą pracę w 2022 roku?

Sposób, w jaki współpracujemy, zmienia się w zadziwiającym tempie, na każdym kroku pojawiają się nowe problemy i możliwości. W tym raporcie omawiamy nowe miejsce tworzenia treści, koszty zarządzania opiniami oraz wskazówki, które pomogą Ci stworzyć najlepszą pracę w 2022 roku.

Pod koniec 2021 roku Filestage przeprowadziło ankietę wśród setek specjalistów od reklamy i marketingu. Respondenci obejmowały szeroki zakres poziomów doświadczenia, działów i wielkości firmy.

Ale jest jedna rzecz, którą mieli ze sobą wspólnego.

Podobnie jak miliony innych osób na całym świecie, co miesiąc tworzą, przeglądają i zatwierdzają treści – od filmów TikTok po broszury produktowe. Szybko odkryliśmy, że ten proces jest daleki od doskonałości.

W tym raporcie dowiesz się, w jaki sposób ludzie spędzali dwa dni w tygodniu na udzielaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych w 2021 roku. A gdy odkryjemy kluczowe problemy w procesie zatwierdzania, dowiesz się, dlaczego 71% kierowników projektów musiało umawiać się na spotkania w celu wyjaśnienia uwagi.

Zacznijmy od słonia w pokoju: COVID-19 i przyszłość pracy.

Współpraca w chmurze

Według The Economist , tylko 5% pracy w Ameryce zostało wykonane zdalnie w lutym 2020 roku. Dla większości z nas pomysł pracy w domu był mrzonką (lub koszmarem, w zależności od punktu widzenia).

Ale pandemia zmieniła wszystko.

9 na 10 osób pracowało zdalnie przez co najmniej część 2021 r.

W ciągu ostatnich 12 miesięcy 40% twierdzi, że w pełni zdalna konfiguracja była ich najczęstszą konfiguracją pracy. Praca hybrydowa (49%) była najczęstszą konfiguracją, ale tylko 11% pracowało w biurze na pełny etat.

A zdalne sterowanie w pełnym wymiarze czasu ma stać się nową normą w 2022 roku.

Na pytanie, jak będą współpracować w nadchodzącym roku, 47% odpowiada na odległość – o siedem punktów procentowych więcej niż w 2021 r. – a 10% twierdzi, że będzie współpracować osobiście. Co ciekawe, kierownicy projektów (14%) skłaniają się bardziej, podczas gdy projektanci i kreatywni (8%) skłaniają się mniej.

To przedstawia nowy porządek świata dla agencji i marketerów. Skończyły się czasy gromadzenia się wokół biurek, wskazywania ekranów i ścigania nieuchwytnych recenzentów po całym budynku. Teraz zespoły muszą znaleźć inteligentniejsze sposoby udostępniania wideo online i przenoszenia opinii projektowych do chmury.

Juniorzy spędzili w biurze 5x więcej czasu niż dyrektorzy

Tylko 4% dyrektorów pracowało w biurze w pełnym wymiarze godzin w 2021 r., w porównaniu do 23% juniorów. Dlaczego więc juniorzy wciąż zmagają się z dojazdami, podczas gdy ich szefowie cieszą się wygodą i, co ważniejsze, bezpieczeństwem w domu?

Jednym z wyjaśnień jest to, że mają mniej miejsca w domu niż ich starsi koledzy, więc wolą pracować w biurze. Innym jest to, że lubią brać lunch lub drinki z kolegami w pracy i w pobliżu – a każdy, kto uczestniczył w napojach Zoom w ciągu ostatnich kilku lat, wie, że to po prostu nie jest to samo na kuchennym stole.

A potem jest cyniczny argument: zaufanie. Możliwe, że pracodawcy po prostu nie ufają młodym profesjonalistom, że poświęcą czas na pracę w domu.

Bez względu na powód, juniorzy spodziewają się spędzać w biurze więcej czasu niż ktokolwiek w 2022 roku.

Czas rzeczywisty vs. asynchroniczny – punkt krytyczny

Przyszłość współpracy zależy od walki kultur pracy. Cokolwiek wyjdzie z pandemii na szczycie, prawdopodobnie utrzyma się na czele.

🔵 W niebieskim rogu masz pracę w czasie rzeczywistym, podczas której zespoły zbierają się przy biurkach, na spotkaniach i podczas rozmów wideo, aby posuwać projekty do przodu. To świetny sposób na budowanie silnych relacji i przekazywanie pomysłów kolegom z zespołu. Ale często projekty można wstrzymać, dopóki każdy nie będzie miał wolnego miejsca w swoim pamiętniku.

🔴 A w czerwonym rogu – pretendent – ​​praca asynchroniczna, która wykorzystuje narzędzia takie jak komunikator, nagrania ekranu i sprawdzanie online, aby powstrzymać spotkania i pamiętniki przed przeszkadzaniem w postępie. Jest to idealne rozwiązanie dla osób, które lubią ustalać własne harmonogramy, ale zespoły muszą dysponować odpowiednimi narzędziami, aby zobaczyć korzyści.

Prym wiedzie praca asynchroniczna, ale tylko

52% spodziewa się, że większość czasu będzie spędzać na komunikacji asynchronicznej w 2022 r. Pozostałe 48% spodziewa się współpracy w czasie rzeczywistym.

Ale to może wystarczyć, aby przechylić szalę.

Przed pandemią wyjątkiem była praca w domu. Ale w świecie, w którym połowa zespołu jest zdalna każdego dnia, ważne dyskusje będą musiały odbywać się w kanałach, a nie w korytarzach. A projekty będą tworzone na kanbanach zamiast na tablicach.

I tak długo, jak część zespołu jest skonfigurowana do pracy asynchronicznej, wszyscy będą.

Informacje zwrotne przeszkadzają w dobrej pracy

Informacje zwrotne nie są czymś, o czym myślimy codziennie. Wszyscy dzielimy pracę z innymi ludźmi i prosimy o ich przemyślenia. Ale rzadko zatrzymujemy się i myślimy o ulepszeniu tego procesu.

Może już najwyższy czas.

Dwa dni w tygodniu spędziliśmy na udzielaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych w 2021 r.

Zgodnie z naszą ankietą Year In Review, w 2021 roku ludzie spędzili nieco ponad trzy godziny dziennie na udzielaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych. Oznacza to 15,7 godziny tygodniowo lub 68 godzin miesięcznie.

Oto szybki podział:

• Średni czas na przejrzenie pracy: 23 minuty
• Średnia ilość prac przeglądanych tygodniowo: 11
• Średnie wersje sprawdzone przed zatwierdzeniem: Cztery

Opiekunowie klienta spędzali 60% swojego czasu na opiniach i zatwierdzeniach

Menedżerowie kont (1245 godzin), compliance (1052 godziny) i stratedzy (963 godziny) spędzili najwięcej czasu na przekazywaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych w 2021 r. – tuż za nimi byli kierownicy projektów, którzy spędzili 885 godzin.

Porównując różnice między poziomami doświadczenia, odkryliśmy, że seniorzy (909 godzin) spędzali najwięcej czasu na informacje zwrotne miesięcznie, podczas gdy juniorzy (499 godzin) spędzali najmniej.

89% twierdzi, że czuliby się szczęśliwsi w pracy, gdyby ich zespół miał sprawniejszy proces weryfikacji i zatwierdzania

Pomimo tego, że w 2021 roku spędzają więcej czasu w domu, ludzie odczuwają presję bardziej niż kiedykolwiek – zwłaszcza jeśli chodzi o doprowadzenie pracy do mety.

Oto jak zmieniły się rzeczy w ciągu ostatniego roku:

• 68% twierdzi, że ich obciążenie pracą wzrosło
• 60% twierdzi, że ich terminy stały się bardziej wymagające
• 1 na 3 osoby twierdzi, że przepisy i zgodność stały się większym problemem

Przy większej ilości pracy do wykonania, większej liczbie osób do przejrzenia i trudniejszych terminach do dotrzymania, nie jest niespodzianką, że 2 na 3 osoby odczuwają stres lub frustrację z powodu procesu weryfikacji i zatwierdzania.

Czy może to być kolejny czynnik napędzający Wielkie Rezygnację?

Kiedy pracujesz w domu, różnice między jedną a drugą pracą są niewielkie. W związku z tym, że obciążenie pracą narasta, a poziom stresu rośnie, firmy muszą zadać sobie pytanie: jak możemy ułatwić życie naszym pracownikom?

Według 89% naszych respondentów sprawniejszy proces weryfikacji i zatwierdzania byłby świetnym początkiem.

3 na 4 osoby twierdzą, że mogłyby stworzyć lepszą pracę, gdyby poświęciły mniej czasu na zarządzanie informacjami zwrotnymi

W ciągu ostatnich kilku dekad firmy zainwestowały miliardy dolarów w transformację cyfrową. A każde narzędzie lub ulepszenie przyniosło nowe korzyści:

• Dyski w chmurze umożliwiają dostęp do plików w dowolnym miejscu na świecie
• Aplikacje Messenger sprawiają, że komunikacja jest szybsza i bardziej przejrzysta
• Narzędzia do zarządzania projektami utrzymują Twój zespół w zgodzie i skupieniu

A jeśli celem tego wszystkiego jest zrobienie więcej w krótszym czasie, firmy będą mądrze pracować nad procesem przeglądu i zatwierdzania w 2022 roku.

Poprawiając wydajność, komunikację i spójność w całym procesie przeglądu i zatwierdzania, zespoły zaoszczędzą czas i pieniądze, jednocześnie umożliwiając ludziom wykonywanie ich najlepszej pracy.

Potrzeba szybkości (i jasności)

Poproszony o ocenę jego skuteczności, 83% stwierdziło, że proces przeglądu i zatwierdzania ich zespołu był wydajny lub bardzo wydajny. Ale kiedy drapiesz się pod powierzchnią, pojawiają się dwa główne problemy, którym warto się bliżej przyjrzeć.

Pierwszy to czas.

1 osoba na 2 twierdzi, że opóźnione opinie recenzentów spowolniły ich działanie w 2021 r.

Na pytanie, które problemy przyczyniły się do nieefektywności ich zespołu w ciągu ostatnich 12 miesięcy, 49% odpowiedziało, że opinie recenzentów są opóźnione. W przypadku kierowników projektów i opiekunów klientów jest to odpowiednio 62% i 80%.

Na tym problemy się nie kończą.

48% musiało gonić ludzi o zatwierdzenie, aby posunąć projekty do przodu. A 38% zostało zmuszonych do przesunięcia terminów, aby dać więcej czasu na informacje zwrotne.

14% marketerów anulowało projekty w ciągu ostatniego roku, ponieważ pliki nie zostały zatwierdzone na czas

Dla niektórych ściganie recenzentów i przesuwanie terminów nie wystarczało, aby praca dotarła do mety.

W 2021 r. 8% twierdzi, że anulowało projekty, ponieważ praca nie została zatwierdzona na czas. W przypadku marketerów (14%), strategów (13%) i specjalistów ds. mediów (13%) liczby są jeszcze wyższe.

1 osoba na 3 uważa, że ​​komunikacja i współpraca nie są wystarczająco dobre

Jeśli chodzi o marketing, agencje i zespoły wewnętrzne są ekspertami od komunikacji. Ale tego samego nie można powiedzieć o komunikacji wewnętrznej: 34% twierdzi, że ich zespół cierpi z powodu słabej komunikacji i współpracy.

Marki i agencje rzadko mają jasny proces udostępniania plików i zbierania opinii. Nic więc dziwnego, że 53% marketerów musiało skonsolidować informacje zwrotne od różnych osób i miejsc w 2021 roku.

Może to pochodzić z dowolnej liczby kanałów:

• E-mail
• Rozmowy wideo
• Komentarze w aplikacji
• Odręczne notatki

A wynik? 40% otrzymało sprzeczne lub niejasne informacje zwrotne na temat swojej pracy w ciągu ostatniego roku. Dla strategów oznacza to wzrost do 63%.

71% kierowników projektów zorganizowało spotkania w celu wyjaśnienia informacji zwrotnej

Jeśli każdy ma swój własny sposób wyrażania opinii, istnieje bardzo duża szansa, że ​​recenzenci nie omawiają (a nawet nie widzą) swoich komentarzy.

Co więc robisz, gdy jedna osoba mówi „zrób to na czerwono” w e-mailu, a druga mówi „zrób to na niebiesko” w komentarzach do prezentacji? Według danych zwołujesz spotkanie.

W 2021 r. 53% zorganizowało spotkania w celu wyjaśnienia opinii recenzentów i wyrównania wszystkich. Opiekunowie klienta (80%), kierownicy projektów (71%) i marketerzy (64%) doświadczyli tego problemu bardziej niż ktokolwiek inny.

Przejęcie kontroli nad procesem zatwierdzania

Czy kiedykolwiek miałeś trudności ze znalezieniem najnowszej wersji pliku? Nie jesteś sam. W ciągu ostatnich 12 miesięcy 3 na 10 osób twierdziło, że nie wiedziało, gdzie znaleźć pracę. A 31% twierdzi, że ich pliki i foldery są zdezorganizowane, co prowadzi do nieefektywności w całym zespole.

Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.

Zespoły nie mają jasnego procesu zatwierdzania pracy

Przeglądając pracę, 14% twierdzi, że nie zna najlepszej metody dzielenia się opiniami.

Więc co oni robią? Dokonują własnych wyborów. E-mail, komentarze w aplikacji, a może po prostu szybka indywidualna rozmowa wideo. Nic dziwnego, że 18% twierdzi, że straciło rachubę, kto przynajmniej raz w ciągu ostatniego roku zatwierdził daną pracę. W przypadku account managerów (40%) i compliance (33%), wartości były jeszcze wyższe.

14% marketerów opublikowało błędy, ponieważ pominięto ważne etapy przeglądu

Są też tacy, którzy całkowicie odkładają przekazywanie opinii. 21% twierdzi, że w ciągu ostatniego roku otrzymało informację zwrotną na temat starej wersji pliku, co nie daje recenzentom innego wyboru, jak tylko przejrzeć ją ponownie – tym razem z najnowszą wersją.

Może to łatwo prowadzić do opóźnień i frustracji. A ponieważ zespoły już walczą o to, kto co zatwierdził, błędy wymykają się przez sieć.

W 2021 r. około 1 na 10 osób opublikowała błędy, ponieważ pominięto ważne etapy przeglądu. Z tym problemem najbardziej borykali się projektanci i kreatywni (13%) oraz marketerzy (14%).

A dla każdego, kto przejmuje się przepisami, zgodnością lub wizerunkiem marki, błędy nie wchodzą w grę.

Marki i agencje z dedykowanym narzędziem zaoszczędziły 62 godziny na osobę w 2021 r.

W naszej ankiecie Year In Review zapytaliśmy ludzi, w jaki sposób dzielą się pracą i zbierają opinie. Następnie przyjrzeliśmy się średniemu czasowi, jaki spędzili na przeglądaniu każdej pracy.

Łącząc to ze średnią liczbą plików (46) i wersji (4) sprawdzanych miesięcznie, możemy zobaczyć, ile czasu ludzie spędzają na zarządzaniu opiniami na podstawie ich procesu recenzji.

Oto wyniki, od najszybszego do najwolniejszego:

• Filestage – 66,9 godzin miesięcznie
• Wideorozmowa – 71,6 godzin miesięcznie
• Komentarze w aplikacji – 72,3 godziny miesięcznie
• E-mail – 74,1 godziny miesięcznie
• Wydruki z adnotacjami – 75,3 godziny miesięcznie

Przejście z poczty e-mail na Filestage może zaoszczędzić zespołowi około jednego dnia na osobę miesięcznie

Z tego czy innego powodu miliony ludzi nadal korzystają z poczty e-mail, aby uzyskać informacje zwrotne na temat swojej pracy. Dotyczy to zwłaszcza zespołów współpracujących z partnerami zewnętrznymi lub współdzielących pracę z klientami.

Jednak przełączając się z poczty e-mail na Filestage, każda osoba w procesie recenzowania może zaoszczędzić 7,2 godziny miesięcznie — lub 86 godzin w ciągu roku.

Oto, jak mogłoby to wyglądać na poziomie firmy:

• Zespół 15 osób przegląda 25 prac tygodniowo i zwykle potrzeba czterech wersji, aby uzyskać zatwierdzenie.
• Dzięki e-mailom mogą spędzić 2631 godzin miesięcznie na udzielaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych.
• Dzięki Filestage mogą przejrzeć tę samą ilość pracy w 2376 godzin, co oznacza oszczędność 255 godzin miesięcznie.
• W oparciu o pensję godzinową w wysokości 50 USD daje to oszczędności w wysokości 12 737,66 USD miesięcznie.

Metodologia

Firma Filestage przebadała 263 osoby z różnych krajów, branż i działów. Dane zostały następnie zebrane i porównane w celu stworzenia przeglądu roku 2021.

Zobowiązaliśmy się posadzić jedno drzewo dla każdej osoby, która odpowiedziała na ankietę, ale zdecydowaliśmy się pójść o krok dalej, sadząc 500 drzew z Ecologi.

Oświadczenie o dozwolonym użytku

Jeśli chcesz podzielić się tymi odkryciami z odbiorcami, uprzejmie prosimy o dodanie do naszych badań linku do tej strony. Umożliwi to Twoim czytelnikom zapoznanie się z danymi w całości.