مراجعة العام للملف - كيفية إنشاء أفضل أعمالك في عام 2022

تتغير الطريقة التي نتعاون بها بمعدل مذهل ، مع مشاكل وفرص جديدة في كل منعطف. في هذا التقرير ، نستكشف الموطن الجديد لإنشاء المحتوى ، وتكلفة إدارة الملاحظات ، ونصائح لمساعدتك في إنشاء أفضل أعمالك في عام 2022.

في نهاية عام 2021 ، قامت Filestage باستطلاع آراء المئات من محترفي الإعلان والتسويق. غطى المجيبون مجموعة واسعة من مستويات الخبرة والإدارات وأحجام الشركات.

لكن هناك شيء واحد مشترك بينهما.

مثل ملايين الآخرين حول العالم ، يقومون بإنشاء ومراجعة والموافقة على المحتوى كل شهر - من مقاطع فيديو TikTok إلى كتيبات المنتجات. سرعان ما وجدنا أن هذه العملية بعيدة عن الكمال.

في هذا التقرير ، ستكتشف كيف أمضى الأشخاص يومين في الأسبوع لتقديم الملاحظات وتلقيها في عام 2021. وعندما نكشف عن المشاكل الرئيسية في عملية الموافقة ، ستتعرف على سبب اضطر 71٪ من مديري المشاريع إلى ترتيب اجتماعات للتوضيح تعليقات.

لنبدأ بالفيل في الغرفة: COVID-19 ومستقبل العمل.

التعاون في السحابة

وفقًا لمجلة The Economist ، تم إنجاز 5٪ فقط من العمل في أمريكا عن بُعد في فبراير 2020. بالنسبة لمعظمنا ، كانت فكرة العمل من المنزل مجرد حلم (أو كابوس ، اعتمادًا على وجهة نظرك).

لكن الوباء غير كل شيء.

عمل 9 من كل 10 عن بعد في جزء من عام 2021 على الأقل

على مدار الاثني عشر شهرًا الماضية ، قال 40٪ أن إعداد العمل عن بُعد هو الأكثر شيوعًا. كان العمل الهجين (49 ٪) هو الإعداد الأكثر شيوعًا ، لكن 11 ٪ فقط كانوا في المكتب بدوام كامل.

ومن المقرر أن يصبح جهاز التحكم عن بعد بدوام كامل هو الوضع الطبيعي الجديد في عام 2022.

عندما سُئلوا كيف سيتعاونون في العام المقبل ، قال 47٪ عن بعد - بزيادة سبع نقاط مئوية مقارنة بعام 2021 - وقال 10٪ إنهم سيتعاونون شخصيًا. ومن المثير للاهتمام أن مديري المشاريع (14٪) يميلون إلى الأعلى بينما المصممون والمبدعون (8٪) يميلون إلى الأسفل.

يقدم هذا نظامًا عالميًا جديدًا للوكالات والمسوقين. لقد ولت أيام التجمع حول المكاتب والإشارة إلى الشاشات ومطاردة المراجعين المراوغين حول المبنى. الآن ، تحتاج الفرق إلى إيجاد طرق أكثر ذكاءً لمشاركة الفيديو عبر الإنترنت وأخذ ملاحظات التصميم إلى السحابة.

أمضى الصغار وقتًا في المكتب 5 أضعاف الوقت الذي يقضيه المديرون

فقط 4٪ من المديرين عملوا في المكتب بدوام كامل في عام 2021 ، مقارنة بـ 23٪ من المبتدئين. فلماذا لا يزال الصغار يتحدون التنقل بينما يستمتع رؤساءهم بالراحة ، والأهم من ذلك ، الأمان في المنزل؟

أحد التفسيرات هو أن لديهم مساحة أقل في المنزل من زملائهم الكبار ، لذلك يفضلون العمل من المكتب. آخر هو أنهم يحبون تناول الغداء أو المشروبات مع زملائهم في العمل وحوله - وكما يعلم أي شخص حضر مشروبات Zoom خلال السنوات القليلة الماضية ، فإن الأمر مختلف تمامًا عن طاولة مطبخك.

ثم هناك الحجة الساخرة: الثقة. قد يكون السبب هو أن أصحاب العمل ببساطة لا يثقون في المهنيين الشباب لقضاء ساعات عملهم في المنزل.

مهما كان السبب ، يتوقع الصغار قضاء المزيد من الوقت في المكتب أكثر من أي شخص آخر في عام 2022.

الوقت الحقيقي مقابل غير المتزامن - نقطة التحول

يعتمد مستقبل التعاون على معركة ثقافات العمل. أيًا كان الذي يخرج من الوباء في الأعلى ، فمن المرجح أن يظل في المقدمة.

🔵 في الزاوية الزرقاء ، لديك عمل في الوقت الفعلي ، حيث تتجمع الفرق في المكاتب والاجتماعات ومكالمات الفيديو للمضي قدمًا في المشاريع. هذه طريقة رائعة لبناء علاقات قوية وترديد الأفكار مع زملائك في الفريق. ولكن ، في كثير من الأحيان ، يمكن تأجيل المشاريع حتى يحصل كل شخص على فتحة مجانية في دفتر يومياته.

🔴 وفي الزاوية الحمراء - المتحدي - العمل غير المتزامن ، والذي يستفيد من أدوات مثل المراسلة وتسجيلات الشاشة والتدقيق عبر الإنترنت لمنع الاجتماعات واليوميات من إعاقة التقدم. يعد هذا مثاليًا للأشخاص الذين يرغبون في تعيين جداولهم الخاصة ، ولكن تحتاج الفرق إلى امتلاك الأدوات المناسبة لمعرفة الفوائد.

العمل غير المتزامن في المقدمة ، ولكن فقط

يتوقع 52٪ قضاء معظم وقتهم في الاتصال بشكل غير متزامن في عام 2022. ويتوقع 48٪ الآخرون التعاون في الوقت الفعلي.

لكن هذا قد يكون كافيًا لقلب الموازين.

قبل الوباء ، كان العمل من المنزل هو الاستثناء. ولكن في عالم يكون فيه نصف الفريق بعيدًا في أي يوم معين ، يجب أن تحدث المناقشات المهمة في القنوات بدلاً من الممرات. وسيتم وضع المشاريع على كانبان بدلاً من ألواح الكتابة.

وهكذا ، طالما تم إعداد جزء من الفريق للعمل بشكل غير متزامن ، فسيكون الجميع كذلك.

التعليقات تقف في طريق العمل الرائع

التعليقات ليست شيئًا نفكر فيه كل يوم. نتشارك جميعًا في العمل مع أشخاص آخرين ونسأل عن أفكارهم. لكن نادرًا ما نتوقف ونفكر في جعل العملية أفضل.

ربما حان الوقت.

تم قضاء يومين في الأسبوع في تقديم الملاحظات وتلقيها في عام 2021

وفقًا لاستبيان Year In Review الذي أجريناه ، أمضى الأشخاص ما يزيد قليلاً عن ثلاث ساعات يوميًا في تقديم الملاحظات وتلقيها في عام 2021. ويعمل هذا بمعدل 15.7 ساعة في الأسبوع أو 68 ساعة في الشهر.

فيما يلي تفصيل سريع:

• متوسط ​​الوقت اللازم لمراجعة جزء من العمل: 23 دقيقة
• متوسط ​​عدد أجزاء العمل التي تمت مراجعتها في الأسبوع: 11
• مراجعة متوسط ​​الإصدارات قبل منح الموافقة: أربعة

أمضى مديرو الحسابات 60٪ من وقتهم على التعليقات والموافقات

قضى مديرو الحسابات (1،245 ساعة) ، والامتثال (1052 ساعة) ، والاستراتيجيون (963 ساعة) معظم الوقت في تقديم الملاحظات وتلقيها في عام 2021 - تبعهم عن كثب مديرو المشاريع ، الذين أمضوا 885 ساعة.

وعند مقارنة الاختلافات عبر مستويات الخبرة ، وجدنا أن كبار السن (909 ساعة) يقضون معظم الوقت في التعليقات شهريًا ، بينما يقضي الصغار (499 ساعة) أقل وقت.

89٪ يقولون أنهم سيشعرون بسعادة أكبر في العمل إذا كان لدى فريقهم عملية مراجعة وموافقة أكثر كفاءة

على الرغم من قضاء المزيد من الوقت في المنزل في عام 2021 ، يشعر الناس بالضغط أكثر من أي وقت مضى - خاصة عندما يتعلق الأمر بالحصول على عمل عبر خط النهاية.

إليك كيف تغيرت الأمور العام الماضي:

• 68٪ يقولون أن عبء العمل لديهم زاد
• 60٪ يقولون أن مواعيدهم النهائية أصبحت أكثر إلحاحًا
• يقول 1 من كل 3 أن اللوائح والامتثال أصبحا مشكلة أكبر

مع المزيد من العمل المطلوب تقديمه ، والمزيد من الأشخاص لمراجعته ، والمزيد من المواعيد النهائية الصعبة للوفاء بها ، فليس من المستغرب أن يشعر 2 من كل 3 أشخاص بالتوتر أو الإحباط بسبب عملية المراجعة والموافقة.

هل يمكن أن يكون هذا عاملاً آخر يغذي الاستقالة الكبرى؟

عندما تعمل من المنزل ، تكون الفروق بين الوظيفة والوظيفة التالية ضئيلة. لذلك مع تراكم أعباء العمل وارتفاع مستويات التوتر ، يتعين على الشركات أن تسأل نفسها: كيف يمكننا جعل الحياة أسهل لموظفينا؟

وفقًا لـ 89٪ من المجيبين ، ستكون عملية المراجعة والموافقة الأكثر كفاءة بداية رائعة.

يقول 3 من كل 4 إنهم يستطيعون إنشاء عمل أفضل إذا أمضوا وقتًا أقل في إدارة الملاحظات

في العقود القليلة الماضية ، استثمرت الشركات مليارات الدولارات في التحول الرقمي. وقد جلبت كل أداة أو تقدم مزايا جديدة:

• تتيح لك محركات الأقراص السحابية الوصول إلى الملفات في أي مكان في العالم
• تجعل تطبيقات Messenger الاتصال أسرع وأوضح
• تحافظ أدوات إدارة المشروع على توافق وتركيز فريقك

وإذا كان الهدف من كل هذا هو إنجاز المزيد في وقت أقل ، فسيكون من الحكمة أن تعمل الشركات على عملية المراجعة والموافقة في عام 2022.

من خلال تحسين الكفاءة والتواصل والاتساق خلال عملية المراجعة والموافقة ، ستوفر الفرق الوقت والمال مع تمكين الأشخاص من تقديم أفضل أعمالهم.

الحاجة إلى السرعة (والوضوح)

عندما طُلب منهم تقييم كفاءته ، قال 83٪ إن عملية المراجعة والموافقة لفريقهم كانت فعالة أو فعالة للغاية. ولكن عندما تخدش تحت السطح ، فهناك مشكلتان رئيسيتان تستحقان نظرة فاحصة.

الأول هو الوقت.

يقول 1 من كل 2 أن التعليقات المتأخرة من المراجعين أدت إلى إبطائها في عام 2021

عند سؤالهم عن المشكلات التي ساهمت في عدم كفاءة فريقهم على مدار الـ 12 شهرًا الماضية ، أجاب 49٪ بأن التعليقات متأخرة من المراجعين. بالنسبة لمديري المشاريع ومديري الحسابات ، ترتفع هذه النسبة إلى 62٪ و 80٪ على التوالي.

والمشاكل لا تتوقف عند هذا الحد.

48٪ اضطروا إلى مطاردة الأشخاص للحصول على موافقتهم في محاولة لدفع المشاريع إلى الأمام. واضطر 38٪ إلى تأجيل المواعيد النهائية لإتاحة مزيد من الوقت للتعليقات.

ألغى 14٪ من المسوقين المشاريع في العام الماضي بسبب عدم الموافقة على الملفات في الوقت المناسب

بالنسبة للبعض ، لم تكن مطاردة المراجعين وتغيير المواعيد النهائية كافية للحصول على عمل عبر خط النهاية.

في عام 2021 ، قال 8٪ إنهم ألغوا المشاريع بسبب عدم الموافقة على العمل في الوقت المناسب. بالنسبة للمسوقين (14٪) والاستراتيجيين (13٪) والمتخصصين في وسائل الإعلام (13٪) ، فإن الأرقام أعلى من ذلك.

يقول 1 من كل 3 أن التواصل والتعاون غير كافيين

عندما يتعلق الأمر بالتسويق ، فإن الوكالات والفرق الداخلية هم خبراء في الاتصال. لكن لا يمكن قول الشيء نفسه عن الاتصالات الداخلية: يقول 34٪ أن فريقهم يعاني من ضعف التواصل والتعاون.

نادرًا ما يكون لدى العلامات التجارية والوكالات عملية واضحة عندما يتعلق الأمر بمشاركة الملفات وجمع التعليقات. لذا فليس من المستغرب أن 53٪ من المسوقين اضطروا إلى توحيد الملاحظات من مختلف الأشخاص والأماكن في عام 2021.

يمكن أن يأتي هذا من أي عدد من القنوات:

• بريد الالكتروني
• مكالمات فيديو
• التعليقات داخل التطبيق
• ملاحظات مكتوبة بخط اليد

وماذا كانت النتيجة؟ 40٪ تلقوا تعليقات متضاربة أو غير واضحة حول عملهم في العام الماضي. بالنسبة للاستراتيجيين ، ترتفع هذه النسبة إلى 63٪.

نظم 71٪ من مديري المشاريع اجتماعات لتوضيح الملاحظات

إذا كان لكل شخص طريقته الخاصة في تقديم الملاحظات ، فهناك احتمال كبير جدًا ألا يناقش المراجعون (أو حتى رؤية) تعليقات بعضهم البعض.

إذن ماذا تفعل عندما يقول شخص "اجعلها حمراء" في رسالة بريد إلكتروني ، بينما يقول شخص آخر "اجعلها زرقاء" في تعليقات عرضك التقديمي؟ وفقًا للبيانات ، تقوم بالدعوة إلى اجتماع.

في عام 2021 ، رتب 53٪ اجتماعات لتوضيح الملاحظات من المراجعين ومواءمة الجميع. واجه مديرو الحسابات (80٪) ومديرو المشاريع (71٪) والمسوقون (64٪) هذه المشكلة أكثر من أي شخص آخر.

السيطرة على عملية الموافقة

هل واجهت صعوبة في العثور على أحدث نسخة من الملف؟ انت لست وحدك. في الأشهر الـ 12 الماضية ، قال 3 من كل 10 إنهم لا يعرفون مكان العثور على قطعة عمل. ويقول 31٪ أن ملفاتهم ومجلداتهم غير منظمة ، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة عبر الفريق.

لكن هذا مجرد غيض من فيض.

لا تمتلك الفرق عملية واضحة للحصول على الموافقة على العمل

عند مراجعة جزء من العمل ، قال 14٪ إنهم لا يعرفون أفضل طريقة لمشاركة الملاحظات.

إذن ماذا يفعلون؟ يتخذون خياراتهم بأنفسهم. البريد الإلكتروني ، أو التعليقات داخل التطبيق ، أو ربما مجرد مكالمة فيديو سريعة بين شخص وآخر. لا عجب أن 18٪ يقولون إنهم فقدوا معرفة من وافق على قطعة عمل مرة واحدة على الأقل في العام الماضي. بالنسبة لمديري الحسابات (40٪) والامتثال (33٪) ، كانت الأرقام أعلى من ذلك.

14٪ من المسوقين نشروا أخطاء بسبب فوات خطوات المراجعة المهمة

ثم هناك أولئك الذين يؤجلون إبداء الرأي تمامًا. قال 21٪ إنهم تلقوا تعليقات على نسخة قديمة من ملف في العام الماضي ، ولم يمنح المراجعين أي خيار سوى مراجعته مرة أخرى - هذه المرة باستخدام أحدث إصدار.

هذا يمكن أن يؤدي بسهولة إلى التأخير والإحباط. ولأن الفرق تكافح بالفعل لتتبع من وافق على ماذا ، فإن الأخطاء تتسلل عبر الشبكة.

في عام 2021 ، نشر حوالي 1 من كل 10 أشخاص أخطاء بسبب تفويت خطوات مراجعة مهمة. واجه المصممون والمبدعون (13٪) والمسوقون (14٪) هذه المشكلة أكثر من غيرهم.

وبالنسبة لأي شخص مهتم باللوائح أو الامتثال أو صورة العلامة التجارية ، فإن الأخطاء ليست خيارًا.

توفر العلامات التجارية والوكالات التي لديها أداة مخصصة 62 ساعة لكل شخص في عام 2021

في استطلاع الرأي العام الذي أجريناه ، سألنا الأشخاص عن كيفية مشاركة العمل وجمع التعليقات. ثم نظرنا إلى متوسط ​​الوقت الذي يقضونه في مراجعة كل جزء من العمل.

من خلال دمج هذا مع متوسط ​​عدد الملفات (46) والإصدارات (4) التي تمت مراجعتها شهريًا ، يمكننا معرفة المدة التي يقضيها الأشخاص في إدارة التعليقات بناءً على عملية المراجعة الخاصة بهم.

فيما يلي النتائج ، من الأسرع إلى الأبطأ:

• التسجيل - 66.9 ساعة في الشهر
• مكالمة فيديو - 71.6 ساعة في الشهر
• التعليقات داخل التطبيق - 72.3 ساعة في الشهر
• البريد الإلكتروني - 74.1 ساعة في الشهر
• المطبوعات المشروحة - 75.3 ساعة في الشهر

يمكن أن يؤدي التبديل من البريد الإلكتروني إلى Filestage إلى توفير فريقك ليوم واحد تقريبًا لكل شخص شهريًا

لسبب أو لآخر ، لا يزال الملايين من الأشخاص يستخدمون البريد الإلكتروني للحصول على تعليقات حول عملهم. هذا صحيح بشكل خاص للفرق التي تعمل مع شركاء خارجيين أو تشارك العمل مع العملاء.

ولكن من خلال التبديل من البريد الإلكتروني إلى Filestage ، يمكن لكل شخص في عملية المراجعة توفير 7.2 ساعة شهريًا - أو 86 ساعة على مدار العام.

إليك كيف يمكن أن يبدو ذلك على مستوى الشركة:

• يقوم فريق مكون من 15 شخصًا بمراجعة 25 قطعة عمل أسبوعيًا ، وعادةً ما يستغرق الأمر أربع نسخ للحصول على الموافقة.
• مع البريد الإلكتروني ، يمكنهم توقع قضاء 2631 ساعة شهريًا في تقديم الملاحظات وتلقيها.
• باستخدام Filestage ، يمكنهم مراجعة نفس القدر من العمل في 2376 ساعة - مما يوفر 255 ساعة في الشهر.
• بناءً على راتب قدره 50 دولارًا في الساعة ، فهذا يوفر 12،737.66 دولارًا في الشهر.

المنهجية

استطلعت Filestage 263 شخصًا عبر مجموعة من البلدان والصناعات والإدارات. تم بعد ذلك جمع البيانات ومراجعتها لإنشاء المراجعة السنوية لعام 2021.

لقد تعهدنا بزراعة شجرة واحدة لكل شخص استجاب للمسح ، لكننا اخترنا المضي قدمًا بزراعة 500 شجرة باستخدام Ecologi.

بيان الاستخدام العادل

إذا كنت ترغب في مشاركة هذه النتائج مع جمهورك ، فنحن نطلب منك أن تنسب بحثنا برابط إلى هذه الصفحة. سيسمح هذا للقراء باستكشاف البيانات بالكامل.