Обзор Filestage за год: как создать свою лучшую работу в 2022 году

То, как мы сотрудничаем, меняется с поразительной скоростью, с новыми проблемами и возможностями на каждом шагу. В этом отчете мы рассмотрим новый дом для создания контента, стоимость управления отзывами и советы, которые помогут вам создать лучшую работу в 2022 году.

В конце 2021 года Filestage опросила сотни специалистов по рекламе и маркетингу. Респонденты охватывали широкий диапазон уровней опыта, отделов и размеров компаний.

Но у них было одно общее.

Как и миллионы других людей по всему миру, они каждый месяц создают, просматривают и утверждают контент — от видео TikTok до брошюр о продуктах. Этот процесс, как мы быстро обнаружили, далек от совершенства.

В этом отчете вы узнаете, как люди проводили два дня в неделю, отправляя и получая отзывы в 2021 году. А по мере того, как мы раскрываем ключевые проблемы в процессе утверждения, вы узнаете, почему 71% руководителей проектов были вынуждены организовывать встречи для разъяснения Комментарии.

Начнем со слона в комнате: COVID-19 и будущее работы.

Совместная работа в облаке

По данным The Economist , в феврале 2020 года только 5% работы в Америке выполнялось удаленно. Для большинства из нас идея работать из дома была несбыточной мечтой (или кошмаром, в зависимости от вашей точки зрения).

Но пандемия все изменила.

9 из 10 работали удаленно по крайней мере часть 2021 года

За последние 12 месяцев 40% говорят, что полностью удаленная работа была их наиболее распространенной формой работы. Гибридная работа (49%) была наиболее распространенной схемой, но только 11% работали в офисе полный рабочий день.

И удаленная работа на полный рабочий день станет новой нормой в 2022 году.

На вопрос о том, как они будут сотрудничать в следующем году, 47 % ответили, что удаленно — на семь процентных пунктов больше, чем в 2021 году, — а 10 % ответили, что будут сотрудничать лично. Интересно, что у менеджеров проектов (14%) перекос выше, а у дизайнеров и креативщиков (8%) — ниже.

Это представляет собой новый мировой порядок для агентств и маркетологов. Дни, когда мы собирались вокруг столов, показывали на экраны и гонялись за неуловимыми рецензентами по всему зданию, прошли. Теперь командам необходимо найти более разумные способы обмена видео в Интернете и передачи отзывов о дизайне в облако.

Младшие сотрудники проводят в офисе в 5 раз больше времени, чем директора

Только 4% директоров работали в офисе полный рабочий день в 2021 году по сравнению с 23% младших сотрудников. Так почему же младшие сотрудники по-прежнему не боятся ездить на работу, в то время как их начальники наслаждаются комфортом и, что более важно, безопасностью дома?

Одно из объяснений заключается в том, что дома у них меньше места, чем у их старших коллег, поэтому они предпочитают работать из офиса. Во-вторых, им нравится обедать или пить с коллегами на работе и вне ее — и, как знает любой, кто посещал Zoom-выпивку за последние несколько лет, это совсем не то же самое за вашим кухонным столом.

А еще есть циничный аргумент: доверие. Возможно, работодатели просто не доверяют молодым специалистам проводить часы дома.

Какова бы ни была причина, в 2022 году джуниоры будут проводить в офисе больше времени, чем кто-либо другой.

Реальное время против асинхронного — переломный момент

Будущее сотрудничества зависит от битвы рабочих культур. Кто бы ни вышел из пандемии на первое место, скорее всего, останется впереди.

🔵 В синем углу у вас есть работа в режиме реального времени, где команды собираются за столами, на собраниях и по видеозвонкам для продвижения проектов. Это отличный способ построить прочные отношения и обсудить идеи с товарищами по команде. Но, зачастую, проекты могут быть приостановлены до тех пор, пока у каждого не появится свободное место в дневнике.

🔴 А в красном углу — претендент — асинхронная работа, в которой используются такие инструменты, как мессенджер, записи экрана и онлайн-проверки, чтобы встречи и дневники не мешали прогрессу. Это идеально подходит для людей, которые любят устанавливать свои собственные графики, но командам нужны правильные инструменты, чтобы увидеть преимущества.

Асинхронная работа лидирует, но только

52% планируют проводить большую часть своего времени в асинхронном общении в 2022 году. Остальные 48% рассчитывают на совместную работу в режиме реального времени.

Но этого может быть достаточно, чтобы склонить чашу весов.

До пандемии работа на дому была исключением. Но в мире, где половина команды в любой день находится удаленно, важные обсуждения должны происходить в каналах, а не в коридорах. И проекты будут составляться на канбанах, а не на досках.

И так, пока часть команды настроена на асинхронную работу, все будут.

Обратная связь мешает отличной работе

Обратная связь — это не то, о чем мы думаем каждый день. Мы все делимся работой с другими людьми и спрашиваем их мнения. Но редко мы останавливаемся и думаем о том, чтобы сделать процесс лучше.

Может пора.

В 2021 году два дня в неделю мы тратили на предоставление и получение отзывов.

Согласно нашему опросу Year In Review, в 2021 году люди тратили чуть более трех часов в день на предоставление и получение отзывов. Это составляет 15,7 часов в неделю или 68 часов в месяц.

Вот краткая разбивка:

• Среднее время просмотра работы: 23 минуты.
• Среднее количество просматриваемых работ в неделю: 11
• Среднее количество просмотренных версий перед утверждением: четыре

Менеджеры по работе с клиентами тратили 60% своего времени на обратную связь и утверждения

Менеджеры по работе с клиентами (1245 часов), специалисты по соблюдению требований (1052 часа) и специалисты по стратегии (963 часа) потратили больше всего времени на предоставление и получение отзывов в 2021 году, за ними следуют менеджеры проектов, которые потратили 885 часов.

И при сравнении различий между уровнями опыта мы обнаружили, что старшие (909 часов) тратили больше всего времени на обратную связь в месяц, а младшие (499 часов) тратили меньше всего.

89 % говорят, что они чувствовали бы себя более счастливыми на работе, если бы в их команде был более эффективный процесс проверки и утверждения.

Несмотря на то, что в 2021 году люди проводят больше времени дома, люди чувствуют давление больше, чем когда-либо, особенно когда дело доходит до завершения работы.

Вот как все изменилось за последний год:

• 68% говорят, что их рабочая нагрузка увеличилась
• 60% говорят, что их дедлайны стали более жесткими
• 1 из 3 говорит, что правила и соблюдение требований стали более серьезной проблемой

При наличии большего количества работы, большего количества людей, которые ее проверяют, и более жестких сроков, которые необходимо соблюдать, неудивительно, что 2 из 3 человек испытывают стресс или разочарование из-за процесса проверки и утверждения.

Может ли это быть еще одним фактором, подпитывающим Великую Отставку?

Когда вы работаете из дома, разница между одной работой и другой незначительна. По мере того, как увеличивается объем работы и повышается уровень стресса, компаниям приходится задаваться вопросом: как мы можем облегчить жизнь нашим сотрудникам?

По мнению 89% наших респондентов, более эффективный процесс рассмотрения и утверждения был бы отличным началом.

3 из 4 говорят, что могли бы работать лучше, если бы тратили меньше времени на обработку отзывов

За последние несколько десятилетий предприятия инвестировали миллиарды долларов в цифровую трансформацию. И каждый инструмент или усовершенствование приносили новые преимущества:

• Облачные диски позволяют получить доступ к файлам в любой точке мира
• Приложения для обмена сообщениями делают общение более быстрым и четким
• Инструменты управления проектами обеспечивают согласованность и сосредоточенность вашей команды

И если цель всего этого состоит в том, чтобы сделать больше за меньшее время, компаниям было бы разумно поработать над процессом проверки и утверждения в 2022 году.

Повышая эффективность, коммуникацию и согласованность на протяжении всего процесса проверки и утверждения, команды сэкономят время и деньги, а также предоставят людям возможность выполнять свою работу наилучшим образом.

Потребность в скорости (и ясности)

Когда их попросили оценить его эффективность, 83 % сказали, что процесс проверки и утверждения в их команде был эффективным или очень эффективным. Но когда вы копаетесь под поверхностью, есть две основные проблемы, на которые стоит обратить внимание.

Первое — время.

Каждый второй говорит, что задержка отзывов от рецензентов замедлила их работу в 2021 году.

На вопрос о том, какие проблемы способствовали неэффективности их команды за последние 12 месяцев, 49 % ответили, что отзыв от рецензентов задерживается. Для менеджеров проектов и менеджеров по работе с клиентами этот показатель возрастает до 62% и 80% соответственно.

И проблемы на этом не заканчиваются.

48% должны были искать людей для одобрения, чтобы продвинуть проекты. А 38% были вынуждены сдвинуть сроки, чтобы оставить больше времени для обратной связи.

14% маркетологов отменили проекты за последний год из-за того, что файлы не были утверждены вовремя

Некоторым было недостаточно погони за рецензентами и переноса сроков, чтобы довести работу до конца.

В 2021 году 8% заявили, что отменили проекты, потому что работа не была одобрена вовремя. У маркетологов (14%), стратегов (13%) и медиаспециалистов (13%) показатели еще выше.

1 из 3 говорит, что общение и сотрудничество недостаточно хороши

Когда дело доходит до маркетинга, агентства и внутренние команды являются экспертами по коммуникациям. Но этого нельзя сказать о внутренних коммуникациях: 34% говорят, что их команда страдает от плохого общения и совместной работы.

Бренды и агентства редко имеют четкий процесс, когда дело доходит до обмена файлами и сбора отзывов. Поэтому неудивительно, что 53% маркетологов в 2021 году должны были собирать отзывы от разных людей и мест.

Это может исходить из любого количества каналов:

• Эл. адрес
• Видеозвонки
• Комментарии в приложении
• Рукописные заметки

И результат? 40% получили противоречивые или неясные отзывы о своей работе за последний год. Для стратегов этот показатель возрастает до 63%.

71% руководителей проектов организовали встречи для уточнения отзывов

Если у каждого есть свой способ оставить отзыв, очень высока вероятность того, что рецензенты не обсуждают (или даже не видят) комментарии друг друга.

Итак, что вы делаете, когда один человек говорит «сделайте его красным» в электронном письме, а другой говорит «сделайте его синим» в комментариях к вашей презентации? Согласно данным, вы созываете собрание.

В 2021 году 53 % устраивали встречи, чтобы уточнить отзывы рецензентов и согласовать все вопросы. Менеджеры по работе с клиентами (80%), менеджеры проектов (71%) и маркетологи (64%) столкнулись с этой проблемой больше, чем кто-либо.

Контроль процесса утверждения

Вы когда-нибудь пытались найти последнюю версию файла? Ты не одинок. За последние 12 месяцев 3 из 10 сказали, что не знали, где найти работу. А 31% говорят, что их файлы и папки не организованы, что приводит к неэффективности всей команды.

Но это только верхушка айсберга.

У команд нет четкого процесса утверждения работы

При рецензировании работы 14% говорят, что не знают, как лучше всего поделиться отзывом.

Итак, что же они делают? Они делают свой собственный выбор. Электронная почта, комментарии в приложении или, может быть, просто видеозвонок один на один. Неудивительно, что 18% говорят, что потеряли счет того, кто одобрил работу хотя бы раз за последний год. Для менеджеров по работе с клиентами (40%) и комплаенс (33%) цифры были еще выше.

14% маркетологов опубликовали ошибки, потому что были пропущены важные этапы проверки.

А есть и те, кто вообще откладывает обратную связь. 21% говорят, что они получили отзыв о старой версии файла в прошлом году, и у рецензентов не было другого выбора, кроме как просмотреть его снова — на этот раз с последней версией.

Это может легко привести к задержкам и разочарованию. И поскольку команды уже пытаются отследить, кто что утвердил, ошибки просачиваются через сеть.

В 2021 году примерно 1 из 10 человек публиковал ошибки, потому что были пропущены важные этапы проверки. Больше всего с этой проблемой столкнулись дизайнеры и креативщики (13%) и маркетологи (14%).

И для тех, кто беспокоится о правилах, соответствии или имидже бренда, ошибки недопустимы.

Бренды и агентства с помощью специального инструмента сэкономили 62 часа на человека в 2021 году.

В нашем обзоре за год мы спрашивали людей, как они делятся работой и собирают отзывы. Затем мы посмотрели на среднее время, которое они потратили на просмотр каждой части работы.

Объединив это со средним количеством файлов (46) и версий (4), просматриваемых в месяц, мы можем увидеть, сколько времени люди тратят на обработку отзывов в зависимости от процесса проверки.

Вот результаты, от самого быстрого к самому медленному:

• Filestage — 66,9 часов в месяц
• Видеозвонок – 71,6 часа в месяц
• Комментарии в приложении – 72,3 часа в месяц
• Электронная почта – 74,1 часа в месяц
• Аннотированные распечатки – 75,3 часа в месяц

Переход с электронной почты на Filestage может сэкономить вашей команде примерно один день на человека в месяц.

По той или иной причине миллионы людей до сих пор пользуются электронной почтой, чтобы получать отзывы о своей работе. Это особенно актуально для команд, работающих с внешними партнерами или работающих совместно с клиентами.

Но, переключившись с электронной почты на Filestage, каждый человек, участвующий в процессе рецензирования, может сэкономить 7,2 часа в месяц или 86 часов в течение года.

Вот как это может выглядеть на уровне компании:

• Команда из 15 человек просматривает 25 частей работы в неделю, и обычно для утверждения требуется четыре версии.
• С электронной почтой они могут тратить 2631 час в месяц на отправку и получение отзывов.
• С Filestage они могут просмотреть тот же объем работы за 2376 часов — экономия 255 часов в месяц.
• Исходя из почасовой оплаты в 50 долларов, это экономия 12 737,66 долларов в месяц.

Методология

Filestage опросила 263 человека из разных стран, отраслей и отделов. Затем данные были собраны и сопоставлены для создания годового отчета за 2021 год.

Мы пообещали посадить по одному дереву за каждого человека, принявшего участие в опросе, но решили пойти еще дальше, посадив 500 деревьев с помощью Ecolog.

Заявление о добросовестном использовании

Если вы хотите поделиться этими выводами со своей аудиторией, мы просим вас предоставить ссылку на эту страницу в качестве ссылки на наше исследование. Это позволит вашим читателям полностью изучить данные.