The Filestage Year In Review – Como criar seu melhor trabalho em 2022

A forma como colaboramos está mudando a um ritmo surpreendente, com novos problemas e oportunidades a cada passo. Neste relatório, exploramos o novo lar da criação de conteúdo, o custo do gerenciamento de feedback e dicas para ajudar você a criar seu melhor trabalho em 2022.

No final de 2021, a Filestage entrevistou centenas de profissionais de publicidade e marketing. Os entrevistados abrangeram uma ampla gama de níveis de experiência, departamentos e tamanhos de empresas.

Mas há uma coisa que eles tinham em comum.

Como milhões de outras pessoas em todo o mundo, eles criam, revisam e aprovam conteúdo todos os meses – de vídeos do TikTok a folhetos de produtos. Esse processo, descobrimos rapidamente, está longe de ser perfeito.

Neste relatório, você descobrirá como as pessoas passaram dois dias por semana dando e recebendo feedback em 2021. E à medida que descobrimos os principais problemas no processo de aprovação, você saberá por que 71% dos gerentes de projeto tiveram que marcar reuniões para esclarecer comentários.

Vamos começar com o elefante na sala: COVID-19 e o futuro do trabalho.

Colaboração na nuvem

De acordo com The Economist , apenas 5% do trabalho nos Estados Unidos foi feito remotamente em fevereiro de 2020. Para a maioria de nós, a ideia de trabalhar em casa era um sonho (ou pesadelo, dependendo da perspectiva).

Mas a pandemia mudou tudo.

9 em cada 10 trabalharam remotamente por pelo menos parte de 2021

Nos últimos 12 meses, 40% dizem que totalmente remoto foi sua configuração de trabalho mais comum. O trabalho híbrido (49%) foi a configuração mais comum, mas apenas 11% estavam no escritório em tempo integral.

E os olhares remotos em tempo integral devem se tornar o novo normal em 2022.

Quando perguntados sobre como colaborarão no próximo ano, 47% disseram remotamente – um aumento de sete pontos percentuais em relação a 2021 – e 10% dizem que colaborarão pessoalmente. Curiosamente, os gerentes de projeto (14%) inclinam mais alto, enquanto designers e criativos (8%) inclinam mais baixo.

Isso apresenta uma nova ordem mundial para agências e profissionais de marketing. Os dias de se reunir em torno de mesas, apontar para telas e perseguir revisores indescritíveis ao redor do prédio acabaram. Agora, as equipes precisam encontrar maneiras mais inteligentes de compartilhar vídeos online e levar feedback de design para a nuvem.

Juniores passam 5x mais tempo no escritório do que diretores

Apenas 4% dos diretores trabalhavam no escritório em tempo integral em 2021, em comparação com 23% dos juniores. Então, por que os juniores ainda estão enfrentando o deslocamento enquanto seus chefes desfrutam do conforto e, mais importante, da segurança de casa?

Uma explicação é que eles têm menos espaço em casa do que seus colegas seniores, então preferem trabalhar no escritório. Outra é que eles gostam de almoçar ou beber com colegas dentro e fora do trabalho - e como qualquer pessoa que tenha participado de bebidas no Zoom nos últimos anos saberá, não é o mesmo da mesa da sua cozinha.

E depois há o argumento cínico: confiança. Pode ser que os empregadores simplesmente não confiem em jovens profissionais para trabalhar em casa.

Seja qual for o motivo, os juniores esperam passar mais tempo no escritório do que qualquer um em 2022.

Tempo real vs. assíncrono – o ponto de inflexão

O futuro da colaboração depende de uma batalha de culturas de trabalho. O que sair da pandemia no topo provavelmente ficará à frente.

🔵 No canto azul, você tem o trabalho em tempo real, onde as equipes se reúnem em mesas, em reuniões e em videochamadas para levar os projetos adiante. Essa é uma ótima maneira de construir relacionamentos fortes e trocar ideias com seus colegas de equipe. Mas, muitas vezes, os projetos podem ser adiados até que todos tenham um horário livre em sua agenda.

🔴 E no canto vermelho – o desafiador – o trabalho assíncrono, que aproveita ferramentas como messenger, gravações de tela e provas online para impedir que reuniões e agendas atrapalhem o progresso. Isso é perfeito para pessoas que gostam de definir seus próprios horários, mas as equipes precisam ter as ferramentas certas para ver os benefícios.

O trabalho assíncrono está na liderança, mas apenas

52% esperam passar a maior parte do tempo se comunicando de forma assíncrona em 2022. Os outros 48% esperam colaborar em tempo real.

Mas isso pode ser suficiente para derrubar a balança.

Antes da pandemia, trabalhar em casa era exceção. Mas em um mundo onde metade da equipe está remota em um determinado dia, discussões importantes terão que acontecer em canais e não em corredores. E os projetos serão elaborados em kanbans em vez de quadros brancos.

E assim, enquanto parte da equipe estiver configurada para trabalhar de forma assíncrona, todos estarão.

O feedback está atrapalhando um ótimo trabalho

Feedback não é algo em que pensamos todos os dias. Todos nós compartilhamos o trabalho com outras pessoas e pedimos suas opiniões. Mas raramente paramos e pensamos em melhorar o processo.

Talvez esteja na hora.

Dois dias por semana foram gastos dando e recebendo feedback em 2021

De acordo com nossa pesquisa Year In Review, as pessoas gastaram pouco mais de três horas por dia dando e recebendo feedback em 2021. Isso equivale a 15,7 horas por semana ou 68 horas por mês.

Aqui está um resumo rápido:

• Tempo médio para revisar um trabalho: 23 minutos
• Média de trabalhos revisados ​​por semana: 11
• Versões médias revisadas antes da aprovação: Quatro

Os gerentes de conta gastaram 60% do tempo em feedback e aprovações

Gerentes de contas (1.245 horas), compliance (1.052 horas) e estrategistas (963 horas) passaram a maior parte do tempo dando e recebendo feedback em 2021 – seguidos de perto pelos gerentes de projeto, que gastaram 885 horas.

E ao comparar as diferenças entre os níveis de experiência, descobrimos que os seniores (909 horas) gastaram mais tempo com feedback por mês, enquanto os juniores (499 horas) gastaram menos.

89% dizem que se sentiriam mais felizes no trabalho se sua equipe tivesse um processo de revisão e aprovação mais eficiente

Apesar de passar mais tempo em casa em 2021, as pessoas estão sentindo a pressão mais do que nunca – especialmente quando se trata de trabalhar na linha de chegada.

Veja como as coisas mudaram no ano passado:

• 68% dizem que sua carga de trabalho aumentou
• 60% dizem que seus prazos se tornaram mais exigentes
• 1 em cada 3 diz que regulamentos e conformidade se tornaram um problema maior

Com mais trabalho para entregar, mais pessoas para revisá-lo e prazos mais desafiadores para cumprir, não é surpresa que 2 em cada 3 pessoas se sintam estressadas ou frustradas por causa de seu processo de revisão e aprovação.

Seria este outro fator que alimenta a Grande Resignação?

Quando você está trabalhando em casa, as diferenças entre um trabalho e outro são pequenas. Assim, à medida que as cargas de trabalho se acumulam e os níveis de estresse aumentam, as empresas precisam se perguntar: como podemos facilitar a vida de nossos funcionários?

De acordo com 89% dos nossos entrevistados, um processo de revisão e aprovação mais eficiente seria um ótimo começo.

3 em cada 4 dizem que poderiam criar um trabalho melhor se gastassem menos tempo gerenciando feedback

Nas últimas décadas, as empresas investiram bilhões de dólares em transformação digital. E cada ferramenta ou avanço trouxe novos benefícios:

• As unidades na nuvem permitem que você acesse arquivos em qualquer lugar do mundo
• Os aplicativos do Messenger tornam a comunicação mais rápida e clara
• As ferramentas de gerenciamento de projetos mantêm sua equipe alinhada e focada

E se o objetivo de tudo isso é fazer mais em menos tempo, as empresas deveriam trabalhar em seu processo de revisão e aprovação em 2022.

Ao melhorar a eficiência, a comunicação e a consistência em todo o processo de revisão e aprovação, as equipes economizarão tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que capacitam as pessoas a entregar seu melhor trabalho.

A necessidade de velocidade (e clareza)

Quando solicitados a avaliar sua eficiência, 83% disseram que o processo de revisão e aprovação de sua equipe foi eficiente ou muito eficiente. Mas quando você arranha abaixo da superfície, há dois grandes problemas que merecem uma análise mais detalhada.

A primeira é o tempo.

1 em cada 2 diz que o atraso no feedback dos revisores os atrasou em 2021

Quando perguntados sobre quais problemas contribuíram para a ineficiência de sua equipe nos últimos 12 meses, 49% dizem que o feedback dos revisores atrasou. Para gerentes de projeto e gerentes de contas, isso aumenta para 62% e 80%, respectivamente.

E os problemas não param por aí.

48% tiveram que perseguir pessoas para aprovação em um esforço para levar os projetos adiante. E 38% foram forçados a mudar os prazos para permitir mais tempo para feedback.

14% dos profissionais de marketing cancelaram projetos no ano passado porque os arquivos não foram aprovados a tempo

Para alguns, perseguir revisores e mudar os prazos não foi suficiente para levar o trabalho até a linha de chegada.

Em 2021, 8% dizem que cancelaram projetos porque a obra não foi aprovada a tempo. Para profissionais de marketing (14%), estrategistas (13%) e especialistas em mídia (13%), os números são ainda maiores.

1 em cada 3 diz que comunicação e colaboração não são boas o suficiente

Quando se trata de marketing, agências e equipes internas são especialistas em comunicação. Mas o mesmo não pode ser dito para comunicações internas: 34% dizem que sua equipe sofre de comunicação e colaboração deficientes.

Marcas e agências raramente têm um processo claro quando se trata de compartilhar arquivos e coletar feedback. Portanto, não é surpresa que 53% dos profissionais de marketing tenham que consolidar o feedback de diferentes pessoas e lugares em 2021.

Isso pode vir de qualquer número de canais:

• E-mail
• Chamada de Vídeo
• Comentários no aplicativo
• Notas manuscritas

E o resultado? 40% receberam feedback conflitante ou pouco claro sobre seu trabalho no último ano. Para os estrategistas, isso sobe para 63%.

71% dos gerentes de projeto marcaram reuniões para esclarecer o feedback

Se cada um tem sua própria maneira de dar feedback, há uma grande chance de que os revisores não estejam discutindo (ou mesmo vendo) os comentários uns dos outros.

Então, o que você faz quando uma pessoa diz “torne vermelho” em um e-mail, enquanto outra diz “torne azul” nos comentários da sua apresentação? De acordo com os dados, você convoca uma reunião.

Em 2021, 53% organizaram reuniões para esclarecer o feedback dos revisores e alinhar todos. Gerentes de contas (80%), gerentes de projeto (71%) e profissionais de marketing (64%) experimentaram esse problema mais do que ninguém.

Assuma o controle do processo de aprovação

Já se esforçou para encontrar a versão mais recente de um arquivo? Você não está sozinho. Nos últimos 12 meses, 3 em cada 10 dizem que não sabiam onde encontrar um trabalho. E 31% dizem que seus arquivos e pastas estão desorganizados, levando a ineficiências em toda a equipe.

Mas isso é apenas a ponta do iceberg.

As equipes não têm um processo claro para obter a aprovação do trabalho

Ao revisar um trabalho, 14% dizem que não conhecem o melhor método para compartilhar feedback.

Então o que eles fazem? Eles fazem suas próprias escolhas. E-mail, comentários no aplicativo ou talvez apenas uma rápida chamada de vídeo individual. Não é à toa que 18% dizem que perderam a noção de quem aprovou um trabalho pelo menos uma vez no ano passado. Para gerentes de contas (40%) e compliance (33%), os números foram ainda maiores.

14% dos profissionais de marketing publicaram erros porque etapas importantes de revisão foram perdidas

Depois, há aqueles que adiam completamente o feedback. 21% dizem que receberam feedback sobre uma versão antiga de um arquivo no ano passado, não dando aos revisores outra escolha a não ser revisá-lo novamente – desta vez com a versão mais recente.

Isso pode facilmente levar a atrasos e frustração. E como as equipes já estão lutando para rastrear quem aprovou o quê, os erros estão escapando pela rede.

Em 2021, cerca de 1 em cada 10 pessoas publicaram erros porque etapas importantes de revisão foram perdidas. Designers e criativos (13%) e profissionais de marketing (14%) enfrentaram mais esse problema.

E para qualquer pessoa preocupada com regulamentos, conformidade ou imagem de marca, os erros não são uma opção.

Marcas e agências com uma ferramenta dedicada economizaram 62 horas por pessoa em 2021

Em nossa pesquisa Year In Review, perguntamos às pessoas como elas compartilhavam o trabalho e coletavam feedback. Em seguida, analisamos o tempo médio que eles passaram revisando cada trabalho.

Ao combinar isso com o número médio de arquivos (46) e versões (4) revisados ​​por mês, podemos ver quanto tempo as pessoas gastam gerenciando feedback com base em seu processo de revisão.

Aqui estão os resultados, do mais rápido ao mais lento:

• Filestage – 66,9 horas por mês
• Videochamada – 71,6 horas por mês
• Comentários no aplicativo – 72,3 horas por mês
• E-mail – 74,1 horas por mês
• Impressões anotadas – 75,3 horas por mês

Mudar de e-mail para Filestage pode economizar cerca de um dia por pessoa por mês para sua equipe

Por uma razão ou outra, milhões de pessoas ainda usam e-mail para obter feedback sobre seu trabalho. Isso é especialmente verdadeiro para equipes que trabalham com parceiros externos ou compartilham o trabalho com clientes.

Mas, ao mudar do e-mail para o Filestage, cada pessoa em seu processo de revisão pode economizar 7,2 horas por mês – ou 86 horas ao longo do ano.

Veja como isso pode parecer no nível da empresa:

• Uma equipe de 15 pessoas revisa 25 trabalhos por semana e geralmente são necessárias quatro versões para obter aprovação.
• Com o e-mail, eles podem esperar gastar 2.631 horas por mês dando e recebendo feedback.
• Com o Filestage, eles podem revisar a mesma quantidade de trabalho em 2.376 horas – uma economia de 255 horas por mês.
• Com base em um salário por hora de $ 50, é uma economia de $ 12.737,66 por mês.

Metodologia

A Filestage entrevistou 263 pessoas em vários países, indústrias e departamentos. Os dados foram então coletados e cruzados para criar o Year In Review 2021.

Comprometemo-nos a plantar uma árvore para cada pessoa que respondesse à pesquisa, mas optamos por dar um passo adiante plantando 500 árvores com a Ecologi.

Declaração de uso justo

Se você quiser compartilhar essas descobertas com seu público, pedimos que você credite nossa pesquisa com um link para esta página. Isso permitirá que seus leitores explorem os dados em sua totalidade.