The Filestage Year In Review – Cum să vă creați cea mai bună lucrare în 2022

Modul în care colaborăm se schimbă într-un ritm uluitor, cu noi probleme și oportunități la fiecare pas. În acest raport, explorăm noua casă a creării de conținut, costul gestionării feedback-ului și sfaturi pentru a vă ajuta să vă creați cea mai bună lucrare în 2022.

La sfârșitul anului 2021, Filestage a chestionat sute de profesioniști în publicitate și marketing. Respondenții au acoperit o gamă largă de niveluri de experiență, departamente și dimensiuni ale companiilor.

Dar există un lucru pe care îl aveau în comun.

La fel ca milioane de alții din întreaga lume, ei creează, revizuiesc și aprobă conținut în fiecare lună - de la videoclipuri TikTok la broșuri de produse. Am descoperit rapid că acest proces este departe de a fi perfect.

În acest raport, veți descoperi cum oamenii au petrecut două zile pe săptămână oferind și primind feedback în 2021. Și pe măsură ce descoperim problemele cheie din procesul de aprobare, veți afla de ce 71% dintre managerii de proiect au trebuit să organizeze întâlniri pentru a clarifica comentarii.

Să începem cu elefantul din cameră: COVID-19 și viitorul muncii.

Colaborare în cloud

Potrivit The Economist , doar 5% din munca în America a fost făcută de la distanță în februarie 2020. Pentru cei mai mulți dintre noi, ideea de a lucra de acasă a fost o vis (sau un coșmar, în funcție de perspectiva ta).

Dar pandemia a schimbat totul.

9 din 10 au lucrat de la distanță pentru cel puțin o parte a anului 2021

În ultimele 12 luni, 40% spun că cea mai obișnuită configurație de lucru a fost complet la distanță. Lucrul hibrid (49%) a fost cea mai comună configurație, dar doar 11% erau la birou cu normă întreagă.

Și telecomanda cu normă întreagă pare să devină noua normalitate în 2022.

La întrebarea cum vor colabora în anul viitor, 47% spun de la distanță – cu șapte puncte procentuale în creștere față de 2021 – și 10% spun că vor colabora personal. Interesant este că managerii de proiect (14%) declină mai mult, în timp ce designerii și creatorii (8%) se înclină mai jos.

Aceasta prezintă o nouă ordine mondială pentru agenții și marketeri. Zilele de adunare în jurul birourilor, arătând spre ecrane și urmărind recenzori evazivi în jurul clădirii s-au încheiat. Acum, echipele trebuie să găsească modalități mai inteligente de a partaja videoclipuri online și de a prelua feedback-ul despre design în cloud.

Juniorii au petrecut de 5 ori mai mult timp la birou decât directorii

Doar 4% dintre directori au lucrat în birou cu normă întreagă în 2021, comparativ cu 23% dintre juniori. Așadar, de ce juniorii continuă să înfrunte naveta în timp ce șefii lor se bucură de confortul și, mai important, de siguranța acasă?

O explicație este că au mai puțin spațiu acasă decât colegii lor seniori, așa că preferă să lucreze de la birou. Un alt lucru este că le place să ia prânzul sau să bea băuturi cu colegii la serviciu și în preajma serviciului – și, după cum știe oricine care a participat la Zoom drinks în ultimii ani, nu este același lucru de la masa din bucătărie.

Și apoi mai este argumentul cinic: încrederea. S-ar putea ca angajatorii pur și simplu să nu aibă încredere în tinerii profesioniști care să-și pună orele acasă.

Indiferent de motiv, juniorii se așteaptă să petreacă mai mult timp la birou decât oricine în 2022.

Timp real vs. asincron – punctul de răsturnare

Viitorul colaborării depinde de o bătălie a culturilor muncii. Oricare iese în top din pandemie este probabil să rămână în frunte.

🔵 În colțul albastru, ai lucru în timp real, unde echipele se adună la birouri, în ședințe și la apeluri video pentru a avansa proiectele. Aceasta este o modalitate excelentă de a construi relații puternice și de a transmite idei cu colegii tăi. Dar, de multe ori, proiectele pot fi suspendate până când toată lumea are un loc liber în jurnal.

🔴 Și în colțul roșu – provocatorul – lucru asincron, care profită de instrumente precum messenger, înregistrări de ecran și verificare online pentru a împiedica întâlnirile și agendele să împiedice progresul. Acest lucru este perfect pentru oamenii cărora le place să-și stabilească propriile programe, dar echipele trebuie să aibă instrumentele potrivite pentru a vedea beneficiile.

Lucrul asincron este în frunte, dar doar doar

52% se așteaptă să-și petreacă cea mai mare parte a timpului comunicând asincron în 2022. Ceilalți 48% se așteaptă să colaboreze în timp real.

Dar asta ar putea fi suficient pentru a înclina balanța.

Înainte de pandemie, lucrul de acasă era excepția. Dar într-o lume în care jumătate din echipă este îndepărtată în orice zi, discuții importante vor trebui să aibă loc pe canale, mai degrabă decât pe coridoare. Și proiectele vor fi întocmite pe kanban-uri în loc de table albe.

Și așa, atâta timp cât o parte a echipei este configurată să lucreze asincron, toată lumea va fi.

Feedback-ul este în calea unei munci grozave

Feedback-ul nu este ceva la care ne gândim în fiecare zi. Cu toții împărtășim munca cu alți oameni și le cerem gândurile. Dar rareori ne oprim și ne gândim la îmbunătățirea procesului.

Poate că e timpul.

Au fost petrecute două zile pe săptămână oferind și primind feedback în 2021

Potrivit sondajului nostru Year In Review, oamenii au petrecut puțin peste trei ore pe zi oferind și primind feedback în 2021. Acest lucru rezultă la 15,7 ore pe săptămână sau 68 de ore pe lună.

Iată o defalcare rapidă:

• Timp mediu de revizuire a unei lucrări: 23 de minute
• Mediu lucrări revizuite pe săptămână: 11
• Versiuni medii examinate înainte de a acorda aprobarea: Patru

Managerii de cont și-au petrecut 60% din timp cu feedback și aprobări

Managerii de cont (1.245 de ore), conformitatea (1.052 de ore) și strategii (963 de ore) au petrecut cel mai mult timp oferind și primind feedback în 2021 – urmați îndeaproape de managerii de proiect, care au petrecut 885 de ore.

Și când comparăm diferențele dintre nivelurile de experiență, am constatat că seniorii (909 de ore) au petrecut cel mai mult timp cu feedback pe lună, în timp ce juniorii (499 de ore) au petrecut cel mai puțin.

89% spun că s-ar simți mai fericiți la locul de muncă dacă echipa lor ar avea un proces de evaluare și aprobare mai eficient

În ciuda faptului că au petrecut mai mult timp acasă în 2021, oamenii resimt presiunea mai mult ca niciodată – mai ales când vine vorba de a ajunge la muncă peste linia de sosire.

Iată cum s-au schimbat lucrurile în ultimul an:

• 68% spun că volumul lor de muncă a crescut
• 60% spun că termenele lor limită au devenit mai exigente
• 1 din 3 spune că reglementările și conformitatea au devenit o problemă mai mare

Având mai multă muncă de livrat, mai mulți oameni care să-l revizuiască și termene-limită mai dificile de respectat, nu este surprinzător faptul că 2 din 3 persoane se simt stresate sau frustrate din cauza procesului lor de revizuire și aprobare.

Ar putea fi acesta un alt factor care alimentează Marea Demisie?

Când lucrezi de acasă, diferențele dintre un loc de muncă și altul sunt subțiri. Deci, pe măsură ce volumul de muncă se adună și nivelul de stres crește, companiile trebuie să se întrebe: cum le putem face viața mai ușoară angajaților noștri?

Potrivit a 89% dintre respondenții noștri, un proces de revizuire și aprobare mai eficient ar fi un început excelent.

3 din 4 spun că ar putea crea o muncă mai bună dacă ar petrece mai puțin timp gestionând feedback-ul

În ultimele decenii, companiile au investit miliarde de dolari în transformarea digitală. Și fiecare instrument sau progres a adus noi beneficii:

• Unitățile cloud vă permit să accesați fișiere oriunde în lume
• Aplicațiile Messenger fac comunicarea mai rapidă și mai clară
• Instrumentele de management de proiect vă mențin echipa aliniată și concentrată

Și dacă scopul tuturor acestor lucruri este de a face mai multe în mai puțin timp, companiile ar fi înțelept să lucreze la procesul lor de revizuire și aprobare în 2022.

Îmbunătățind eficiența, comunicarea și consecvența de-a lungul procesului de revizuire și aprobare, echipele vor economisi timp și bani, oferind în același timp oamenilor puterea să își ofere cea mai bună muncă.

Nevoia de viteză (și claritate)

Când li s-a cerut să-și evalueze eficiența, 83% au spus că procesul de evaluare și aprobare al echipei lor a fost eficient sau foarte eficient. Dar atunci când te zgârie sub suprafață, există două probleme majore care merită o privire mai atentă.

Prima este timpul.

1 din 2 spune că feedback-ul întârziat din partea recenzenților le-a încetinit în 2021

Când au fost întrebați ce probleme au contribuit la ineficiența echipei lor în ultimele 12 luni, 49% spun feedback întârziat din partea recenzenților. Pentru managerii de proiect și managerii de cont, aceasta crește la 62% și, respectiv, 80%.

Iar problemele nu se opresc aici.

48% au fost nevoiți să urmărească oamenii pentru aprobare în efortul de a duce proiecte mai departe. Și 38% au fost forțați să mute termenele limită pentru a acorda mai mult timp pentru feedback.

14% dintre marketeri au anulat proiecte în ultimul an pentru că dosarele nu au fost aprobate la timp

Pentru unii, urmărirea recenzenților și schimbarea termenelor nu a fost suficientă pentru a trece de la linia de sosire.

În 2021, 8% spun că au anulat proiecte pentru că lucrarea nu a fost aprobată la timp. Pentru marketeri (14%), strategii (13%) și specialiștii media (13%), cifrele sunt și mai mari.

1 din 3 spune că comunicarea și colaborarea nu sunt suficient de bune

Când vine vorba de marketing, agențiile și echipele interne sunt experți în comunicare. Dar nu același lucru se poate spune despre comunicațiile interne: 34% spun că echipa lor suferă de comunicare și colaborare slabă.

Mărcile și agențiile rareori au un proces clar atunci când vine vorba de partajarea fișierelor și de colectare de feedback. Așa că nu este surprinzător faptul că 53% dintre specialiști în marketing au trebuit să consolideze feedback-ul de la diferiți oameni și locuri în 2021.

Acest lucru poate veni de la orice număr de canale:

• E-mail
• Apeluri video
• Comentarii în aplicație
• Note scrise de mână

Și rezultatul? 40% au primit feedback contradictoriu sau neclar despre munca lor în ultimul an. Pentru strategii, aceasta se ridică la 63%.

71% dintre managerii de proiect au aranjat întâlniri pentru a clarifica feedback-ul

Dacă fiecare are propriul mod de a oferi feedback, există șanse foarte mari ca recenzenții să nu discute (sau chiar să vadă) comentariile celuilalt.

Deci, ce faci atunci când o persoană spune „fă-l roșu” într-un e-mail, în timp ce altul spune „fa-l albastru” în comentariile prezentării tale? Conform datelor, convocați o întâlnire.

În 2021, 53% au organizat întâlniri pentru a clarifica feedbackul de la recenzenți și pentru a-i alinia pe toți. Managerii de cont (80%), managerii de proiect (71%) și marketerii (64%) s-au confruntat cu această problemă mai mult decât oricine.

Preluarea controlului asupra procesului de aprobare

Te-ai chinuit vreodată să găsești cea mai recentă versiune a unui fișier? Nu esti singur. În ultimele 12 luni, 3 din 10 spun că nu au știut unde să găsească o lucrare. Și 31% spun că fișierele și folderele lor sunt dezorganizate, ceea ce duce la ineficiențe în întreaga echipă.

Dar acesta este doar vârful aisbergului.

Echipele nu au un proces clar pentru aprobarea muncii

Când revizuiesc o lucrare, 14% spun că nu cunosc cea mai bună metodă de a împărtăși feedback.

Deci ce fac ei? Ei fac propriile alegeri. E-mail, comentarii în aplicație sau poate doar un apel video rapid unu-la-unu. Nu e de mirare că 18% spun că au pierdut evidența cine a aprobat o lucrare cel puțin o dată în ultimul an. Pentru managerii de cont (40%) și compliance (33%), cifrele au fost și mai mari.

14% dintre agenții de marketing au publicat greșeli deoarece au fost ratați pași importanți de revizuire

Apoi sunt cei care amână cu totul să ofere feedback. 21% spun că au primit feedback cu privire la o versiune veche a unui fișier în ultimul an, oferind recenzenților nicio altă opțiune decât să o revizuiască din nou – de data aceasta cu cea mai recentă versiune.

Acest lucru poate duce cu ușurință la întârzieri și frustrare. Și pentru că echipele se luptă deja să urmărească cine a aprobat ce, greșelile se strecoară prin plasă.

În 2021, aproximativ 1 din 10 persoane au publicat greșeli, deoarece au fost ratați pași importanți de revizuire. Designerii și creativii (13%) și marketerii (14%) s-au confruntat cel mai mult cu această problemă.

Și pentru oricine este preocupat de reglementări, conformitate sau imaginea mărcii, greșelile nu sunt o opțiune.

Mărcile și agențiile cu un instrument dedicat au economisit 62 de ore de persoană în 2021

În sondajul nostru Year In Review, am întrebat oamenii cum au distribuit munca și cum au colectat feedback. Apoi ne-am uitat la timpul mediu pe care l-au petrecut revizuind fiecare lucrare.

Combinând acest lucru cu numărul mediu de fișiere (46) și versiuni (4) examinate pe lună, putem vedea cât timp petrec oamenii gestionând feedback-ul pe baza procesului lor de examinare.

Iată rezultatele, de la cel mai rapid la cel mai lent:

• Filestage – 66,9 ore pe lună
• Apel video – 71,6 ore pe lună
• Comentarii în aplicație – 72,3 ore pe lună
• E-mail – 74,1 ore pe lună
• Imprimări adnotate – 75,3 ore pe lună

Trecerea de la e-mail la Filestage ar putea salva echipa dvs. cu aproximativ o zi de persoană, pe lună

Dintr-un motiv sau altul, milioane de oameni încă folosesc e-mailul pentru a primi feedback despre munca lor. Acest lucru este valabil mai ales pentru echipele care lucrează cu parteneri externi sau care partajează munca cu clienții.

Dar, trecând de la e-mail la Filestage, fiecare persoană din procesul de examinare ar putea economisi 7,2 ore pe lună – sau 86 de ore pe parcursul anului.

Iată cum ar putea arăta la nivel de companie:

• O echipă de 15 persoane analizează 25 de lucrări pe săptămână și, de obicei, sunt necesare patru versiuni pentru a obține aprobarea.
• Cu e-mailul, se pot aștepta să petreacă 2.631 de ore pe lună oferind și primind feedback.
• Cu Filestage, ei pot revizui aceeași cantitate de muncă în 2.376 de ore - o economie de 255 de ore pe lună.
• Pe baza unui salariu orar de 50 USD, aceasta este o economie de 12.737,66 USD pe lună.

Metodologie

Filestage a chestionat 263 de persoane dintr-o serie de țări, industrii și departamente. Datele au fost apoi colectate și făcute referințe încrucișate pentru a crea Year In Review 2021.

Ne-am angajat să plantăm câte un copac pentru fiecare persoană care a răspuns la sondaj, dar am ales să facem un pas mai departe plantând 500 de copaci cu Ecologi.

Declarație de utilizare corectă

Dacă doriți să împărtășiți aceste constatări cu publicul dvs., vă rugăm să atribuiți cercetării noastre un link înapoi către această pagină. Acest lucru va permite cititorilor să exploreze datele în întregime.