什麼是新聞發布會？ 如何像專業人士一樣計劃簡報會

曾經舉辦過派對卻發現沒有人出現嗎？

這就是公關 (PR) 專業人員最糟糕的噩夢。

當您打開新聞時，您可能會看到一位知名人士正在回答一群記者或記者的事件。 如果你閱讀日報，你會發現類似的知名人士與媒體代表會面的故事。

在這裡舉行的活動是新聞發布會。

新聞發布會是派對的公關版。 在這裡，與會者代表了公眾的聲音——媒體。 與任何活動一樣，新聞發布會需要事先準備、時間和精力。 新聞發布會的成功不僅取決於大量的準備工作，還取決於高質量的出席率和覆蓋率。

一個常見的誤解是新聞發布會是為政客或一線名人保留的。 相反，它們是公司可以用來增加影響力和品牌知名度的絕佳公共關係工具。

新聞稿分發軟件可幫助公司繼續宣傳。 這些工具允許企業發布和分發新聞稿、收集和衡量分析，並與各種媒體渠道和組織保持聯繫。

讓我們深入了解新聞發布會並了解如何為它們做準備。

觀看體育公告和有關悲劇的聲明的新聞發布會很常見。 由於信息傳播速度如此之快，因此通常有必要提前報導您的故事，而不是等待人們編造故事。

新聞發布會是特別活動。 過度使用它們會導致觀眾流失，並極大地影響您的企業在記者和觀眾中的聲譽，就像那個喊狼來了的男孩一樣。

只有當您的活動具有新聞價值、及時性和相關性時，您才應該舉行新聞發布會。 當過度使用時，此類事件會失去報導，並且記者會失去對您的公關能力的信任。 如果話題不有趣和令人興奮，您可能一開始就不應該召開新聞發布會。

新聞發布會的重要性

新聞發布會是與媒體溝通和吸引媒體關注的最有效方式之一。

新聞稿、樣板文件和媒體工具包等公關材料是傳達您的信息的好方法，但新聞發布會是解決特殊場合或緊迫問題的好方法。

新聞發布會上的發言人通常是政客、名人、律師、運動員或警察局長。 新聞發布會是一個跨多個媒體平台了解他們的故事的機會。 策劃這次活動的人大多是公關專業人士。

新聞發布會的優缺點

考慮到新聞發布會的組織範圍和涉及的發言人，新聞發布會有很多優點和缺點。 以下是舉辦新聞發布會的一些最常見的利弊，它們將幫助您決定舉辦新聞發布會是否有意義。

優點

新聞發布會有很多好處。 讓我們看看計劃和執行會議的一些好處：

• 既方便又省時。 新聞發布會可以一次把核心信息傳播給很多人。 在新聞發布會期間，所有記者或新聞工作者都聚集在一個地方。 發言人只宣布一次，而不是會見幾位記者，發表同樣的聲明或回答同樣的問題。
• 它確保所發布的信息或公告產生最大的影響。 許多記者或記者出席新聞發布會這一事實使該公告具有新聞價值。
• 它可以讓你接觸到更多的觀眾。 無論出席會議的記者有多少，一旦他們通過各自的渠道傳播消息，就會產生廣泛的影響。
• 它可以幫助您與新聞界或媒體成員建立關係。 在媒體中交朋友是非常有益的，讓他們參加你的新聞發布會是啟動你的媒體關係策略的好方法。
• 它使您可以控制信息流。 你只告訴媒體你想讓它知道什麼。 完全由您來控制要共享和保留的信息。

缺點

雖然新聞發布會有很多優點，但也有一些缺點，即：

• 它需要規劃。 你需要提前計劃一場成功的新聞發布會，包括後勤、相關各方之間的通信以及其他幾個因素。
• 它的針對性較低。 即使某人不是您的目標受眾的一部分，他們仍然會看到您分享的信息或公告，以及記者發布的信息。

什麼時候召開新聞發布會

新聞發布會在一次活動中包含市場營銷、媒體關係、品牌和傳播的各個方面。

有幾次需要召開會議。 以下是企業經常舉行新聞發布會的幾個例子：

• 宣布組織結構的變化。 在較大的公司中，宣布管理層和領導層的變動或交接會引起廣泛關注。 例如，如果一家公司任命了一位新的首席執行官，新聞發布會很好地介紹了他們。
• 進行首次公開募股。 公司上市時，通常會舉行新聞發布會，宣布即將進行的首次公開募股 (IPO)。
• 推出新產品和服務。 如果您的公司正在推出新產品線或推出新服務，舉辦會議可以幫助有效和高效地宣傳。
• 建立新的伙伴關係。 新聞發布會是宣布與其他企業或機構的重要合作或夥伴關係的好地方。
• 控制傷害。 新聞發布會有助於解決客戶或公眾對公司產品和服務的問題或投訴。
• 營銷活動。 它宣傳即將舉行的公司事件或活動，讓公眾或您的目標市場參與。

如何召開新聞發布會

您現在可能已經知道，新聞發布會是一種媒體活動，發言人發表聲明並回答與會記者的提問。 但是你如何達到持有它的地步呢？

分解新聞發布會準備工作的最簡單方法是將您的計劃分為三個階段：之前、期間和之後。 這樣一來，您就可以一次專注於一個活動部分，而不是同時處理很多事情。

新聞發布會前

您需要在新聞發布會之前完成大部分工作。 準備工作中最重要的部分是媒體宣傳。 創建一個有趣的話題來吸引媒體參加您的活動。 FOMO（害怕錯過）讓媒體為您提供所需的媒體報導。

開始準備新聞發布會的理想時間是兩週，但有時您甚至必須在預定時間之前採取行動。 準備新聞發布會比新聞發布會本身花費的時間要長得多。

組織新聞發布會從規劃階段開始。 在此階段，您從頭開始，逐步提高到可以順利運行的程度。 新聞發布會的成功很大程度上取決於計劃。 如果做得不好，由此產生的事件將不會成功。

花足夠的時間來計劃。 你不想在第 11 個小時趕時間。 最好在新聞發布會前幾週開始計劃。 這不僅確保您有足夠的時間將所有內容放在一起，而且您還有更多空間進行最後一刻的調整。

在計劃新聞發布會時，需要關注以下幾個方面。

話題

新聞發布會的主要目標是在利益相關者之間傳播信息。 選擇一個相關主題作為企業傳達其信息的工具至關重要。

記者總是在尋找下一個具有新聞價值的事件。 如果您的主題不夠引人注目，他們將不會有興趣參加您的會議。

日期和時間

舉行新聞發布會時，不能隨意安排日期和時間，也不能單憑發言人是否有空來決定。 相反，為您的團隊和出席的記者選擇一個日期。 不要拖延到媒體不再對你的聲明感興趣的程度。

新聞發布會的時間也很關鍵。 最好選擇媒體最有可能出席的時間。 在您可以最大限度地提高媒體參與度的情況下進行新聞報導。

確保您的新聞發布會不會與可能轉移記者註意力的其他事件同時發生。 考慮受邀媒體成員的日程安排，尤其是工作截止日期或其他重要事件。

地點

新聞發布會的地點與日期和時間一樣重要。 記者到達會場應該很容易。 長途旅行會阻礙他們參加活動。

理想情況下，該位置應與您的活動或公告相關。 大多數企業在其總部舉行新聞發布會，特別是在可容納大型團體的大房間或區域。 一場成功的新聞發布會，地點應具備所有必要的設施和設備，包括網絡接入、停車場和其他記者工具和公用設施。

選擇一個有吸引力的位置是關鍵。 在採光和通風不佳的密閉空間內召開新聞發布會非常困難。 這會對您的品牌認知產生負面影響。

一個促進互動和交流的地方可以幫助您吸引合適的受眾。 如果您的新聞發布會在繁忙的街道或大道上舉行，您的聽眾將難以聽到您的聲音，而且發言者會因為噪音過大而無法集中註意力。

演講者和主持人

媒體會議涉及兩個重要角色：發言人和主持人。

發言人在新聞發布會上代表企業或公司。 他們傳遞信息，發布新聞，回答記者提問，所以你需要明智地選擇他們。

無論演講者是資深會員還是對公司非常熟悉的人，他們都必須為活動進行學習和培訓。 有備無患總是比匆匆忙忙的好。 自發性值得讚賞，但它不能成為整個活動的支柱。

您的發言人應在新聞發布會期間準備並分享要點。 代表您的客戶或公司發言的人在處理敏感話題時必須意識到潛在的媒體審查和敵意。

媒體代表

一旦您確定了適合您的新聞發布會的日期、時間和地點，您就可以聯繫您想參加的人員。 與你想邀請的記者、記者和媒體組織以及新聞機構取得聯繫。

聯繫媒體代表時，始終強調主題和演講者的詳細信息。 如果您提前一周或更長時間邀請媒體，請在前一天發送後續電子郵件。

撰寫並分發新聞稿

新聞稿是邀請媒體參加新聞發布會。 在您的新聞稿中包括新聞發布會的日期、時間和地點。 此外，添加您持有它的原因以及吸引記者的引人注目的鉤子。

至少在活動日期前一周發送您的新聞稿。 您可以使用新聞稿分發軟件向記者批量發布您的新聞。 通過電子郵件或直撥電話與您希望參加發布會的媒體人取得聯繫，即使是關於分發的新聞稿。

製作新聞資料袋

新聞資料袋為記者提供了活動概覽和其他重要信息。 這些工具包包含包含您的主題、消息或問題的文件夾。

後勤

如果新聞發布會在您的工作場所以外舉行，您有責任監督和處理活動後勤工作，包括場地預訂。 作為您計劃的一部分，最終確定所有供應商對照明、餐飲和音響的安排，幫助您避免任何最後一刻的更改。

首先在會議當天準備房間。 測試您將使用的所有內容。 此外，創建名片、組織額外的座位並提供水和咖啡等飲料。

在新聞發布會上

今天是會議召開的日子，您已盡一切可能做好準備。 當媒體到達時，歡迎他們並用他們的聯繫方式簽到。 引導他們到位並準時開始活動。

沒有人喜歡浪費時間。 準時開始對您的活動取得成功至關重要，也是讓記者想要參加您的下一次新聞發布會的必要條件。

新聞發布會開始後，演講者應在前15分鐘內闡述要點。 然後他們應該開始提問。 安排 45 分鐘的提問時間，因為您只有一個小時的時間來完成會議。

您可以讓主持人跟踪時間並拜訪記者。 這有助於減輕演講者的壓力，並專注於冷靜和鎮定地回答問題。

新聞發布會後

恭喜！ 最緊張的部分已經完成。 如果您遵循了這些步驟，那麼您的新聞發布會就沒有理由不圓滿成功。

新聞發布會結束後，別忘了親自與記者連線。 這些聯繫可以在您的整個 PR 職業生涯中為您提供幫助。

做最壞的打算； 希望最好的！

新聞發布會應該改善你的公眾形象，而不是損害它。 準備工作是更好地代表您的公司或客戶的關鍵。 通過將新聞發布會的準備工作分開，您可以確保出席人數眾多。

新聞發布會是傳播專家腰帶中的另一種工具。 了解如何制定公關計劃並全面實施精心設計的公關策略。