如何創建一個賦予新員工權力的錄取通知書

獲得合適的員工是任何企業的關鍵。

雇主和僱員之間的第一次正式文件交換是錄取通知書。 讓我們討論這樣一個關鍵文件的重要性以及應該包含哪些組件。

什麼是錄取通知書？

錄取通知書是工作確認的證明。 該文件與選定的候選人共享，說明就業機會。 它包含基本詳細信息，例如候選人的指定、總薪酬、福利和就業開始日期。

候選人必須在信上簽名以確認他們接受錄取通知書。

選擇、招聘和向員工發送錄取通知書的整個過程是一項有時間限制的活動，需要您快速製作所需的文件，並且錯誤最少或沒有錯誤。 在向員工發送錄取通知書之前，請記住以下幾點注意事項。

做：

• 使用您的公司信頭來分享您的錄取通知書。 這將清楚地指定您公司的名稱。
• 確保正確更新員工的姓名和完整的地址。
• 明確指定職務、聘用期限、報酬和福利
• 提及“隨意”條款，以避免候選人將錄取通知書視為具有法律約束力的合同。 本條款允許雇主或僱員隨時終止僱傭期限，無需任何理由或通知
• 指定管理協議和僱傭關係的其他或有事項，例如簽署保密協議、競業禁止協議、接受任何特定培訓或測試等的要求。
• 使用員工可以理解的簡單語言。 盡量保持語言簡單，以免混淆員工。
• 歡迎員工加入您的組織。 提及您很高興員工成為您組織的一部分，並期待與他們合作。

不：

• 提及任何晉升或評估的承諾
• 使用技術和法律術語。 這可能會導致誤解，並可能造成不必要的麻煩。

讓新員工加入可能會非常令人興奮，但請確保您清楚地與員工溝通條款。 不要為任何模棱兩可留下餘地。 包含哪些內容和不包含哪些內容可能會有所不同，具體取決於您的公司在哪裡運營（哪個國家或地區）。 一份措辭謹慎的錄取通知書可以滿足任何或所有必要的法律規定。

打嗝的可能性仍然很大，例如錯過任何特定條款或術語、不正確的法律術語或拼寫錯誤。 為了解決這種情況，您可以使用經過審查的錄取通知書模板，這些模板可以根據您組織的要求和指南進行定制。 這簡化了文檔創建過程並為您提供了先機。

非常注意您正在準備的文件。 人們經常對錄取通知書和僱傭信的用途和目的感到困惑。 在深入研究錄取通知書的組成部分之前，讓我們先弄清楚這種混亂的氣氛。

錄取通知書與僱傭協議有何不同？

與僱傭協議相比，錄取通知書是簡明的文件。 錄取通知書包含基本條款和條件。 另一方面，僱傭協議是冗長的文件，其中包括管理僱傭期限的更複雜的條款和條件。

因此，這裡有一些要點可以消除您的困惑：

錄取通知書和僱傭協議之間的底線區別在於 - 錄取通知書是對候選人與雇主之間達成的口頭協議的書面確認。 鑑於僱傭協議是具有約束力的合同，雙方必須在整個僱傭期間遵守。

求職信中包含的 10 個組成部分

有 10 個不同的組件組合在一起以創建錄取通知書。 為了更好地溝通和理解，您必須以結構良好的格式包含這些組件。 以下是創建錄取通知書時必須包含的一些基本組件。

1. 職位名稱和描述

提及候選人被選中的職位名稱。 緊隨其後，簡要描述該角色的期望，並提及該工作要求的任何具體要求。 如果將來出現有關角色及其職責的任何問題，這可能是一個很好的參考點。

2. 入職日期

在您的錄取通知書中以粗體指定加入日期。 這將確保您和員工都在同一頁面上。 明確的加入日期為員工提供了時間來管理和完成早期的義務，並在沒有以前的工作後遺症的情況下加入您的組織。 這尤其適用於員工在加入公司之前搬遷或休息的情況。

3. 團隊和報告結構

告知員工他們將與之共事的團隊以及他們將向其匯報的經理會帶來自信和舒適感。 與團隊和報告結構有關的信息將根據員工被雇用的角色而有所不同。

如果員工被聘為入門級或執行級職位，那麼您可以提及他們的經理將是誰以及經理的頭銜以及可能的報告結構。

而管理級別的僱員應該被告知他應該管理的團隊，例如沒有。 團隊中的人員數量以及報告結構中的層次結構如何適用於他的角色。

4. 候選人在第一天應該期待什麼

提前做好準備對雇主和僱員都有幫助。 列出一些基本的期望將使員工了解期待什麼，並可以相應地為工作做好準備。 這些信息還將幫助雇主確保員工順利入職。

5. 工資、福利和津貼

錄取通知書包含的最關鍵信息之一是伴隨工作而來的薪水、福利和津貼。

概述員工將賺多少錢，他們是否會獲得獎金 - 如果是，那麼是否有任何特定條件，佣金結構和他們應該了解的任何其他薪酬結構。

解釋付款計劃如何運作。 員工是按天、按週還是按月支付。 有幫助的是提及他們將收到的總金額並根據付款時間表進行拆分。

例如，一名員工每年的收入為 12,000 美元，而他所在的組織按月支付工資。 該員工每月將賺取 1,000 美元。

最後，您必須提及您的組織提供的好處。 福利超出了員工可以享受的固定薪酬，如健康保險、401k 計劃等。一些雇主還提供小福利，如代金券、午餐券、電話費支付等等。

6. 角色的預期 KPI 和 KRA

明確定義的員工關鍵責任領域 (KRA) 和關鍵績效指標 (KPI) 應包含在錄取通知書中。 識別 KRA 和 KPI 可以明確角色，讓員工專注於任務以獲得預期的結果，並幫助做出為組織發展增加價值的決策。

KRA 與 KPI 以及它們之間的區別

這些術語仍然存在一些混淆，並且經常互換使用。

基礎	KRA	關鍵績效指標
意義	KRA 列出了對員工和組織至關重要的活動、目標和任務。	KPI 列出了用於衡量已定義目標實現情況的指標
自然與度量	本質上是定性的戰略因素	本質上是定量的指標
利用	定義工作或特定任務的期望	分析和衡量任務執行情況的指標

這是為營銷主管起草的 KRA 和 KPI 示例。

KRA：

• 創建社交媒體活動，制定想法和策略
• 目標受眾研究與分析
• 適銷對路的內容分發
• 促銷活動的專業知識

關鍵績效指標：

• 新推出的社交媒體活動中每天/每週/每月的關注次數、個人資料訪問量、帖子參與度
• 促銷活動範圍
• 通過社交媒體活動獲得的潛在客戶數量
• 來自網站博客的註冊數量
• 訪客帖子每週生成的反向鏈接

在為新員工列出 KRA 和 KPI 時，您可以更全面地了解他們的角色以及您對他們的期望。

7. 招聘的任何試用規則或意外情況

很多雇主要求新員工在試用期內工作，以獲得固定的人數。 數天或數月。 持續時間可能因組織而異。 如果貴公司有規定的試用期，則應在錄取通知書中告知員工，並附上附加條件（如果有）。

要約信還應詳細說明與本協議有關的其他或有事項。 雇主可以要求他們簽署更多協議，例如競業禁止、保密協議或要求提供一些文件以進行背景調查。 有時，員工可能還必須通過藥物測試以確保報價仍然有效。

當涉及到像工作機會這樣重要的事情時，不應該有任何驚喜。 在加入組織之前，讓員工了解此類突發事件至關重要。

8、熟悉企業文化

確保在錄取通知書中解釋所有技術細節是必須的，但這不應限制您讓您的新員工了解組織的文化。 用愉快的語氣歡迎員工，讓他們感覺自己是組織的一部分。 提及貴公司的總體使命和願景。 讓新員工感到被需要並成為團隊的重要補充。

9. 解決法律技術問題

最後，確保包含報價信中所需的所有必要信息，以保持雙方的期望，如隨意條款。

10. 候選人接受錄取通知書

只有當所有必需的組件都包含並完整打包後，您才能將錄取通知書發送給候選人以供接受和簽名。

一旦與候選人分享了錄取通知書，您的工作就完成了，還是完成了？ 在招聘遊戲中，您還可以做更多的事情。

在文檔管理工具中創建您的錄取通知書，您可以在其中跟踪用戶活動，即候選人是否打開了發送的文檔，他們是否已簽署文檔等等。

您還可以通過將您的錄取通知書與電子簽名功能相連接來確保順利的簽名過程。 候選人可以省去下載、打印、簽名然後通過電子郵件發送文件的麻煩。 使用電子簽名工具只需單擊一下，就可以簽署錄取通知書。

11. 閉幕詞和致謝

代表公司以隨意的感謝結束您的錄取通知書，並向員工傳達您很高興他們參與其中，並期待他們在接受報價後立即加入。

錄取通知書封面

要脫穎而出並吸引候選人的注意力，您應該採取與其他公司不同的方式。 為此，您無需努力工作，而是使用經過審查的即用型模板聰明地工作； 您可以起草一份有創意的錄取通知書，以吸引候選人的注意力並幫助您更快地工作。

為您的錄取通知書添加一個封面，其中包含標准信息，例如您的公司徽標以及為誰準備的文件。 下面是封面的樣子：

錄取通知書模板

[公司信箋]

[日期]

[候選人全名]

[候選人地址]

親愛的[候選人姓名]，

我們很高興為您提供 [公司名稱] 的 [職稱或職稱] 的全職職位。 您的暫定加入日期將是[日期]，取決於成功完成背景驗證。

您將被要求為 [No. 每周小時數] 從星期一到星期五。 我們確實提供遠程工作 [no. 每週或每月的一天]。 附上您的職位描述摘要，以使您熟悉角色和職責以及報告結構。

您的年薪將為 [Amount] 美元，並將按月支付，但需繳納適用稅款。 年薪細目載於附錄 A。

此優惠有效期至 [日期]。 請在此日期內簽署並寄回這封信，以確認您接受此要約。 如果您不確認接受，我們有權撤回報價。

請注意，[公司名稱] 自願為您提供此就業機會。 此錄取通知書不構成僱傭合同，您將在加入時收到您的僱傭合同。

我們期待您加入我們的團隊。 如果您有任何問題，請隨時與我們聯繫。

真摯地，

[你的名字]

附件：

• 附錄 A
• 職位描述摘要

[插入年薪明細]

[定義 KRA 和 KPI]

[提供報告結構]

[報告經理的姓名和職務]

結論

獲取適合某個角色的資源可以為您的組織創造奇蹟。 正如博客開頭提到的，招聘是一項非常有時間限制的工作。 如果你沒有為你的工作僱傭最優秀的人，那麼其他人會。

為了實現這一點，您需要通過錄取通知書在文檔方面確定第一次正式或半正式的互動。 在將其發送給候選人簽名之前，請確保您的所有 i 都被點綴並且 t 被剪掉。

最重要的是要記住保持語言簡單。 不要使用可能使候選人感到困惑的法律和技術術語。 讓這封信簡單明了，並提供足夠的信息以將您的報價傳達給候選人。

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