So erstellen Sie ein Angebotsschreiben, das Ihre neuen Mitarbeiter stärkt

Die richtige Einstellung zu finden, ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Der erste Austausch formeller Dokumente, der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stattfindet, ist ein Angebotsschreiben . Lassen Sie uns die Bedeutung eines so wichtigen Dokuments besprechen und welche Komponenten enthalten sein sollten.

Was ist ein Angebotsschreiben?

Ein Angebotsschreiben ist ein Bestätigungsschreiben für eine Stelle. Das Dokument wird mit dem ausgewählten Kandidaten geteilt und enthält die Stellenangebote. Es enthält grundlegende Details wie die Bezeichnung des Kandidaten, die Gesamtvergütung, die Leistungen und das Datum des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses.

Der Kandidat muss das Schreiben unterschreiben, um die Annahme des Angebots zu bestätigen.

Der gesamte Prozess der Auswahl, Einstellung und des Versands von Angebotsschreiben an Mitarbeiter ist eine zeitgebundene Aktivität, bei der Sie die erforderlichen Dokumente schnell und mit minimalen oder keinen Fehlern erstellen müssen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie das Angebotsschreiben an Ihren Mitarbeiter senden.

Tun:

• Verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens, um Ihre Angebotsschreiben zu teilen. Dadurch wird der Name Ihres Unternehmens eindeutig angegeben.
• Achten Sie darauf, den Namen und die vollständige Adresse des Mitarbeiters korrekt zu aktualisieren.
• Benennung, Anstellungsdauer, Vergütung und Nebenleistungen eindeutig festlegen
• Erwähnen Sie die Klausel „nach Belieben“, um zu verhindern, dass der Kandidat das Angebotsschreiben als rechtsverbindlichen Vertrag annimmt. Diese Klausel erlaubt dem Arbeitgeber oder dem Arbeitnehmer, das Arbeitsverhältnis jederzeit ohne Angabe von Gründen oder Vorankündigung zu kündigen
• Geben Sie andere Eventualitäten an, die die Vereinbarung und das Arbeitsverhältnis regeln, wie z.
• Verwenden Sie eine einfache Sprache, die der Mitarbeiter verstehen kann. Versuchen Sie, die Sprache einfach zu halten, um den Mitarbeiter nicht zu verwirren.
• Begrüßen Sie den Mitarbeiter in Ihrer Organisation. Erwähnen Sie, dass Sie froh sind, dass der Mitarbeiter Teil Ihres Unternehmens ist, und freuen Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm.

Nicht:

• Erwähnen Sie alle Versprechungen von Beförderungen oder Beurteilungen
• Verwenden Sie Fach- und Rechtsjargon. Dies kann zu Fehlinterpretationen führen und unnötige Probleme verursachen.

Einen neuen Mitarbeiter an Bord zu holen kann sehr aufregend sein, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen mit Ihrem Mitarbeiter klar kommunizieren. Lassen Sie keinen Raum für Unklarheiten. Was einzubeziehen ist und was nicht, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen tätig ist (welches Land oder welche Region). Ein sorgfältig formuliertes Angebotsschreiben kann einige oder alle erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen erfüllen.

Es besteht immer noch ein hohes Risiko für Schluckauf, wie das Verpassen einer bestimmten Klausel oder eines bestimmten Begriffs, falscher juristischer Fachsprache oder Rechtschreibfehler. Um solche Situationen zu bewältigen, können Sie geprüfte Vorlagen für Angebotsschreiben verwenden, die gemäß den Anforderungen und Richtlinien Ihrer Organisation angepasst werden können. Dies vereinfacht den Dokumentenerstellungsprozess und verschafft Ihnen einen Vorsprung.

Achten Sie sehr darauf, welches Dokument Sie vorbereiten. Menschen werden oft zwischen der Verwendung und dem Zweck eines Angebotsschreibens und eines Arbeitsschreibens verwechselt. Lassen Sie uns diese Verwirrung beseitigen, bevor wir tief in die Bestandteile des Angebotsschreibens eintauchen.

Wie unterscheidet sich ein Angebotsschreiben von einem Arbeitsvertrag?

Angebotsschreiben sind im Vergleich zum Arbeitsvertrag prägnante Dokumente. Angebotsschreiben enthalten die grundlegenden Geschäftsbedingungen. Arbeitsverträge hingegen sind langwierige Dokumente, die kompliziertere Bedingungen für die Dauer des Arbeitsverhältnisses enthalten.

Hier sind einige Punkte, die Ihre Verwirrung beseitigen:

Der wesentliche Unterschied zwischen Angebotsschreiben und Arbeitsverträgen besteht darin, dass - Angebotsschreiben eine schriftliche Bestätigung einer mündlichen Vereinbarung sind, die zwischen dem Kandidaten und dem Arbeitgeber stattgefunden hat. Der Arbeitsvertrag ist ein verbindlicher Vertrag, an den sich beide Parteien während der gesamten Beschäftigungsdauer halten müssen.

10 Komponenten, die Sie in Ihr Stellenangebotsschreiben aufnehmen sollten

Es gibt 10 verschiedene Komponenten, die zusammengesetzt werden, um ein Angebotsschreiben zu erstellen. Es ist wichtig, dass Sie diese Komponenten in einem gut strukturierten Format für eine bessere Kommunikation und ein besseres Verständnis einfügen. Hier sind einige grundlegende Komponenten, die Sie bei der Erstellung eines Angebotsschreibens einbeziehen müssen.

1. Berufsbezeichnung und -beschreibung

Nennen Sie den Titel der Rolle, für die der Kandidat ausgewählt wurde. Beschreiben Sie anschließend kurz, was von der Rolle erwartet wird, und nennen Sie alle spezifischen Anforderungen, die dieser Job erfordert. Dies kann ein guter Bezugspunkt sein, wenn in Zukunft Fragen zu der Rolle und ihren Verantwortlichkeiten aufkommen.

2. Beginn der Beschäftigung

Geben Sie das Eintrittsdatum in Ihrem Angebotsschreiben fett gedruckt an. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl Sie als auch der Mitarbeiter auf derselben Seite sind. Ein klares Eintrittsdatum gibt dem Mitarbeiter Zeit, frühere Verpflichtungen zu verwalten und abzuwickeln und Ihrer Organisation ohne vorherige Arbeitskater beizutreten. Dies gilt insbesondere für Fälle, in denen ein Mitarbeiter umzieht oder vor dem Eintritt in das Unternehmen eine Pause einlegt.

3. Team- und Berichtsstruktur

Den Mitarbeiter über das Team zu informieren, mit dem er zusammenarbeiten wird, und die Vorgesetzten, denen er Bericht erstatten wird, vermittelt ein Gefühl von Vertrauen und Komfort. Die Informationen zu den Teams und der Berichtsstruktur variieren je nach Rolle, für die der Mitarbeiter eingestellt wird.

Wenn ein Mitarbeiter für eine Einstiegs- oder Führungsposition eingestellt wird, können Sie mit dem Titel des Managers zusammen mit einer möglichen Berichtsstruktur angeben, wer sein Manager sein wird.

Während ein Mitarbeiter auf Führungsebene über das Team informiert werden sollte, das er voraussichtlich leiten wird, wie z. B. die Nr. der Personen im Team und wie die Hierarchie in der Berichtsstruktur für seine Rolle anwendbar ist.

4. Was Kandidaten am ersten Tag erwarten sollten

Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer ist es hilfreich, sich im Voraus vorzubereiten. Das Auflisten einiger grundlegender Erwartungen gibt dem Mitarbeiter ein Gefühl dafür, worauf er sich freuen kann, und kann sich entsprechend auf die Stelle vorbereiten. Diese Informationen helfen dem Arbeitgeber auch dabei, einen reibungslosen Onboarding-Prozess für den Mitarbeiter zu gewährleisten.

5. Gehalt, Leistungen und Vergünstigungen

Eine der wichtigsten Informationen, die ein Angebotsschreiben enthält, ist das Gehalt, die Leistungen und Vergünstigungen, die mit der Stelle einhergehen.

Skizzieren Sie, wie viel der Mitarbeiter verdienen wird, wird er einen Bonus erhalten – wenn ja, gibt es bestimmte Bedingungen, die damit verbunden sind, wie die Provisionsstruktur und andere Vergütungsstrukturen sind, die er kennen sollte.

Erklären Sie, wie der Zahlungsplan funktioniert. Ob die Mitarbeiter täglich, wöchentlich oder monatlich bezahlt werden. Was hilft, ist, den Gesamtbetrag zu nennen, den sie erhalten, und ihn gemäß dem Zahlungsplan aufzuteilen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 12.000 USD pro Jahr und die Organisation, für die er arbeitet, zahlt monatlich. Der Mitarbeiter verdient 1.000 US-Dollar pro Monat.

Schließlich müssen Sie die Vorteile erwähnen, die Ihre Organisation bietet. Über die Festvergütung hinaus, die die Mitarbeiter genießen können, werden Vergünstigungen wie Krankenversicherung, 401k-Plan usw. gewährt. Einige Arbeitgeber bieten auch kleine Vergünstigungen wie Gutscheine, Essensgutscheine, Zahlungen für Telefonrechnungen und vieles mehr an.

6. Erwartete KPIs und KRAs für die Rolle

Klar definierte Hauptverantwortungsbereiche (KRAs) und Leistungskennzahlen (KPIs) der Mitarbeiter sollten im Angebotsschreiben enthalten sein. Die Identifizierung von KRAs und KPIs bringt Klarheit in die Rolle, lässt den Mitarbeiter sich auf die Aufgabe konzentrieren, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, und hilft, Entscheidungen zu treffen, die einen Mehrwert für das Unternehmenswachstum schaffen.

KRAs vs. KPIs und wie sie sich unterscheiden

Es gibt immer noch einige Verwirrung über diese Begriffe und sie werden ständig synonym verwendet.

Hier ist ein Beispiel für KRAs und KPIs, die für einen Marketingleiter entworfen wurden.

KRAs:

• Erstellen einer Social-Media-Kampagne, Ausarbeiten von Ideen und Strategien
• Recherche und Analyse der Zielgruppe
• Vertrieb marktfähiger Inhalte
• Know-how in Werbemaßnahmen

KPIs:

• Anzahl der Follower, Profilbesuche, Interaktion mit den Posts pro Tag/Woche/Monat aus der neu gestarteten Social-Media-Kampagne
• Reichweite der Werbemaßnahmen
• Anzahl der Leads, die durch die Social-Media-Kampagne eingehen
• Anzahl der Anmeldungen von Website-Blogs
• Backlinks, die pro Woche aus Gastbeiträgen generiert werden

Sie können ausführlicher sein, wenn Sie die KRAs und KPIs für Ihre neuen Mitarbeiter auflisten, um ihnen mehr Klarheit über ihre Rolle und Ihre Erwartungen an sie zu geben.

7. Bewährungsregeln oder Eventualitäten für die Einstellung

Eine gute Anzahl von Arbeitgebern verlangen von neuen Mitarbeitern, dass sie auf Probe für eine feste Nr. arbeiten. von Tagen oder Monaten. Die Dauer kann von Organisation zu Organisation variieren. Wenn Ihr Unternehmen eine festgelegte Probezeit hat, sollte der Mitarbeiter im Angebotsschreiben darüber informiert werden, zusammen mit zusätzlichen Bedingungen, falls vorhanden.

Das Angebotsschreiben sollte auch Einzelheiten zu anderen Eventualitäten im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung enthalten. Der Arbeitgeber kann sie auffordern, einige weitere Vereinbarungen wie Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungsvereinbarungen zu unterzeichnen oder um ein Dokument bitten, um Hintergrundprüfungen durchzuführen. Manchmal muss der Mitarbeiter auch einen Drogentest durchlaufen, um sicherzustellen, dass das Angebot gültig bleibt.

Es sollte keine Überraschung geben, wenn es um etwas so Kritisches wie Stellenangebote geht. Es ist von größter Bedeutung, dass der Mitarbeiter auf solche Eventualitäten aufmerksam gemacht wird, bevor er der Organisation beitritt.

8. Kennenlernen der Unternehmenskultur

Sicherzustellen, dass alle technischen Details im Angebotsschreiben erklärt werden, ist ein Muss, aber das sollte Sie nicht daran hindern, Ihrem neuen Mitarbeiter einen Einblick in die Kultur der Organisation zu geben. Begrüßen Sie den Mitarbeiter mit einem fröhlichen Ton, der ihm das Gefühl gibt, ein Teil Ihres Unternehmens zu sein. Erwähnen Sie die allgemeine Mission und Vision Ihres Unternehmens. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, erwünscht und wichtig für das Team zu sein.

9. Sprechen Sie die rechtlichen Formalitäten an

Stellen Sie schließlich sicher, dass alle notwendigen Informationen, die in einem Angebotsschreiben erforderlich sind, enthalten sind, um die Erwartungen von beiden Seiten wie die Klausel nach Belieben aufrechtzuerhalten.

10. Bestätigung der Angebotsannahme durch den Kandidaten

Erst wenn alle erforderlichen Komponenten enthalten und vollständig verpackt sind, können Sie das Angebotsschreiben an den Kandidaten zur Annahme und Unterschrift senden.

Sobald das Angebotsschreiben mit dem Kandidaten geteilt wird, ist Ihre Arbeit erledigt, oder? Es gibt noch ein paar Dinge, die Sie tun können, um bei der Einstellung von Mitarbeitern an der Spitze zu stehen.

Erstellen Sie Ihr Angebotsschreiben in einem Dokumentenmanagement-Tool, in dem Sie die Benutzeraktivität verfolgen können, dh ob das gesendete Dokument vom Kandidaten geöffnet wurde, ob er das Dokument unterschrieben hat und so weiter.

Sie können auch einen reibungslosen Signaturprozess sicherstellen, indem Sie Ihr Angebotsschreiben mit der E-Signatur-Funktion verbinden. Der Kandidat kann sich das lästige Herunterladen, Drucken, Unterschreiben und anschließende Versenden des Dokuments per E-Mail ersparen. Ein einfacher Klick mit dem E-Signatur-Tool und das Angebotsschreiben ist unterschrieben.

11. Schlusswort und Dankeschön

Beenden Sie Ihr Angebotsschreiben mit einem lockeren Dankeschön im Namen des Unternehmens und teilen Sie dem Mitarbeiter mit, dass Sie sich freuen, dass er Teil des Unternehmens ist, und sich darauf freuen, ihn an Bord zu nehmen, sobald er das Angebot annimmt.

Deckblatt des Angebotsschreibens

Um sich abzuheben und die Aufmerksamkeit Ihres Kandidaten auf sich zu ziehen, sollten Sie sich von dem unterscheiden, was die anderen Unternehmen tun. Dafür müssen Sie nicht hart arbeiten, sondern intelligent mit geprüften, gebrauchsfertigen Vorlagen arbeiten; Sie können ein kreatives Angebotsschreiben entwerfen, das die Aufmerksamkeit des Kandidaten auf sich zieht und Ihnen hilft, schneller zu arbeiten.

Fügen Sie Ihrem Angebotsschreiben ein Deckblatt hinzu, das Standardinformationen wie Ihr Firmenlogo und für wen das Dokument erstellt wurde, enthält. So könnte ein Deckblatt aussehen:

Angebotsschreiben Vorlage

[FIRMENBRIEFKOPF]

[Datum]

[Vollständiger Name des Kandidaten]

[Adresse des Kandidaten ]

Sehr geehrte(r) [Name des Kandidaten],

Wir freuen uns, Ihnen die Vollzeitstelle als [Bezeichnung oder Titel] bei [Firmenname] anbieten zu können. Ihr vorläufiges Beitrittsdatum ist der [Datum], abhängig vom erfolgreichen Abschluss der Hintergrundüberprüfung.

Es wird erwartet, dass Sie für [Nr. Stunden pro Woche] von Montag bis Freitag. Wir bieten Telearbeit bis [Nr. Tag pro Woche oder pro Monat]. Eine Zusammenfassung Ihrer Stellenbeschreibung ist beigefügt, um Sie mit den Rollen und Verantwortlichkeiten sowie der Berichtsstruktur vertraut zu machen.

Ihr Jahresgehalt beträgt [Betrag] $ und wird monatlich gezahlt, vorbehaltlich der anfallenden Steuern. Eine Aufschlüsselung des Jahresgehalts ist in Anhang-A enthalten.

Dieses Angebot gilt bis zum [Datum]. Bitte bestätigen Sie Ihre Annahme dieses Angebots, indem Sie dieses Schreiben innerhalb eines solchen Datums unterschreiben und zurücksenden. Wenn Sie Ihre Annahme nicht bestätigen, haben wir das Recht, das Angebot zurückzuziehen.

Bitte beachten Sie, dass [Name des Unternehmens] Ihnen diese Beschäftigungsmöglichkeit nach Belieben anbietet. Dieses Angebotsschreiben stellt keinen Arbeitsvertrag dar und Sie erhalten Ihren Arbeitsvertrag bei Eintritt.

Wir freuen uns darauf, Sie in unserem Team zu haben. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Aufrichtig,

[Ihren Namen]

Anhänge:

• Anhang A
• Zusammenfassung der Stellenbeschreibung

[Aufschlüsselung des Jahresgehalts einfügen]

[KRAs und KPIs definieren]

[Geben Sie eine Berichtsstruktur an]

[Name und Titel des berichtenden Managers]

Fazit

Die Beschaffung von Ressourcen, die für eine Rolle geeignet sind, kann Wunder für Ihr Unternehmen bewirken. Wie zu Beginn des Blogs erwähnt, ist die Einstellung von Mitarbeitern ein sehr zeitgebundener Job. Wenn Sie nicht die besten Leute für Ihren Job einstellen, dann wird es jemand anderes tun.

Um dies zu erreichen, müssen Sie die erste formelle oder sagen wir halbformelle Interaktion in Bezug auf die Dokumentation durch ein Angebotsschreiben festnageln. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre i's gepunktet und t's abgeschnitten sind, bevor Sie es an den Kandidaten zur Unterschrift senden.

Das Wichtigste, was zu beachten ist, um die Sprache einfach zu halten. Verwenden Sie keinen juristischen und technischen Fachjargon, der den Kandidaten verwirren könnte. Halten Sie das Schreiben einfach und auf den Punkt gebracht und enthalten Sie genügend Informationen, um Ihr Angebot dem Kandidaten zu übermitteln.

Hier sind einige weitere Angebotsschreiben und verschiedene Vorlagen für HR-Dokumente, die Sie nutzen können. Möchten Sie noch besser vorbereitet sein? Sehen Sie sich diese Vorlagenbibliothek mit über 400 geprüften und gebrauchsfertigen Dokumentvorlagen an, die von Fachleuten entworfen und gestaltet wurden, um Sie zu beruhigen.